スカウト代行とは？ サービスの種類や料金、選び方のコツを徹底解説

スカウト代行は、企業に代わって採用に関する業務を行う採用代行（RPO）のサービスの一つです。

今回は、スカウト代行の種類や依頼できる業務などの基礎知識のほか、近年注目を集めている理由やサービス選定時のコツなどをわかりやすく解説します。

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スカウト代行とは

スカウト代行とは、採用に関する業務の一部、もしくは全てを企業に代わって行う採用代行（RPO：Recruitment Process Outsourcing）の一つです。採用代行のなかでも、スカウト型採用に特化したサービスを指します。

スカウト型採用は、候補者からの応募を「待つ」のではなく、企業側から求める人材にアプローチをかける「攻め」の手法といえます。企業自らが採れる手段を主体的に考え、能動的に実行する採用活動である「ダイレクトリクルーティング」という手法の一つです。

スカウトサービス提供企業などが持つデータベースから、自社の求める人材を採用担当者が探し出し、直接メールやメッセージを送って自社の魅力をアピールします。

企業のスカウト型採用をサポートするのが、スカウト代行サービスです。候補者選定、スカウト文作成、スカウトメール送信、返信対応などを企業に代わって行います。業務範囲はサービスごとに異なるので、事前にしっかり確認しましょう。

自社でスカウト型採用を行う際は、ビズリーチの活用もおすすめです。即戦力人材が登録するデータベースを直接検索して、「欲しい」人材を見つけられるほか、候補者に直接アプローチできるのでスピーディーな採用が実現可能です。

スカウト代行サービスが注目されている理由

近年は少子高齢化などを理由に労働力人口が減少しており、ハローワークや求人広告といった応募を「待つ」手法だけでは、人材の採用が難しくなってきています。

採用市場の状況を見てみると、有効求人倍率（求職者1人に対する求人件数）は、2009（平成21）年度以降上昇を続け、新型コロナウイルス流行前の2018（平成30）年度には1.62倍にまで達しました。

2020（令和2）年度以降は大きく下落したものの、最近は緩やかながら回復傾向にあります。 2023（令和5）年3月に厚生労働省が発表した「一般職業紹介状況」によると、同年1月の有効求人倍率は1.35倍となっています。ピーク時に比べるとまだまだ低い水準ですが、求職者側に有利な売り手市場が続いています。

このような売り手市場で求める人材を採用するため、企業側には「攻め」の姿勢が求められます。

スカウト型採用は、企業側で選んだ人材に直接コンタクトをとれるため、求める人材の採用に効果的ですが、工数が多いため、取り組むとなると膨大な時間と労力が必要になります。

また、ある程度ノウハウがなければなかなか結果につながりません。スカウト型採用に取り組みたいが人員の余裕がない、またはノウハウがなくて取り組めないという企業が多いのです。

そのようななかで、社内の負担を最小限に抑えつつ、スカウト型採用を推進するための手段として、スカウト代行が注目されています。

参考：「一般職業紹介状況（令和5年1月分）について」｜厚生労働省

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スカウト代行サービスに依頼できる7つの業務

ここからはスカウト代行サービスに依頼できる具体的な業務を紹介します。

主な業務は7つです。自社の採用課題を見極め、どの業務を依頼すべきか判断しましょう。一つずつ、詳しく解説していきます。

採用戦略の設計

採用戦略設計の一連の業務を依頼できます。具体的には、現状の採用課題の抽出、採用人数や求める人物像の設定、企業の魅力の整理などです。

採用戦略は、経営計画（中長期の事業計画）と連動させることが重要です。単に足りない人員を補うのではなく、将来の事業を成功させるためにはどのような人材が何人必要なのかといった、長期的な視点が求められます。

代行会社に任せきりにせずに、経営計画をもとに担当者同士ですり合わせを行うことが大切です。

媒体の選定

数あるスカウト媒体のなかから自社に最適な媒体を選定してもらうこともできます。

各スカウト媒体にはそれぞれ強みがあります。若い世代の採用に強い媒体、特定の業界・職種に強い媒体など、特徴はさまざまです。また、料金体系も月額制、従量課金制、成果報酬制など媒体によって異なります。

スカウト代行サービスは各種媒体に知見を持っているので、採用戦略に適した媒体を紹介してくれるでしょう。

スカウト媒体運営企業の営業担当者は、自社が運営する媒体を強くすすめてくることもあります。最適な媒体を選ぶためには、多くの媒体のデータを持つ代行会社に意見を求めるのがおすすめです。

スカウト文・求人の作成

スカウト文や求人の作成も依頼できるサービスの一つです。

各スカウト媒体にはそれぞれ特徴があり、媒体ごとにどのような文面が適しているかも変わります。たとえば、スカウトメールを配信するにあたり、転職顕在層（転職の意思を持ち、積極的に転職活動を行っている人たち）が多い媒体なら、ある程度ボリュームのある文面でも返信が期待できます。

しかし、転職潜在層が少ない媒体なら、その時点では転職に積極的でない人が多いため、簡潔な文章のほうが返信率は高くなります。

代行会社はさまざまなデータ、ノウハウを持っているので、魅力的なスカウト文や求人を作ることが期待できます。

候補者の選定

多くの人材が登録するデータベースから候補者を選定していくには、膨大な時間と労力が必要です。また、採用ポジションの専門性が高いほど、優秀な人材を見極めるのも難しくなります。

これらの業務をスカウト代行サービスに依頼することで、採用担当者の負担を軽減できるだけでなく、候補者のスキルを正しく評価するための力を借りられるでしょう。

スカウトメール送信

スカウト文や求人の作成だけでなく、候補者にスカウトメールを送信してくれます。スカウトメールには、大きく分けて3つの種類があります。

このなかで、スカウト代行サービスに依頼するのはヘッドハンティング型が多いです。候補者一人一人に対して、その人に合わせた文面を作成して送信します。文面のカスタマイズに別途料金が発生する場合もあるので、事前にしっかり確認しておきましょう。

スカウトメールの返信率を上げるには、文面の内容やボリュームだけでなく、スカウトメールを送信する時間帯もポイントです。通勤時間帯やランチタイムは返信率が高い傾向があります。スカウト代行サービスに依頼すれば、こうしたさまざまな知見をいかして、スカウトメールを効果的に送信してくれます。

面接日時の調整

スカウトメールを送信した候補者から返信が来た場合、面談日時の調整を依頼できます。

依頼できる範囲はサービスによって異なりますが、初回の面接設定までを基本とし、2次面接や最終面接などはオプションとなる場合が多いです。一度設定した面接がキャンセルになってしまった際にも、スカウト代行サービスなら迅速な対応ですぐに面接を再設定してくれます。結果、面接の実施率も向上するでしょう。

なかには、共有のカレンダー機能に面接日程の入力まで行ってくれるサービスや、面接の設定だけでなく内定の連絡まで行ってくれるサービスもあります。

面接日時の調整はスカウト型採用のなかでも労力と時間がかかる業務の一つのため、依頼することで、採用担当者の負担を軽減できます。

効果測定・振り返り

スカウトメールの返信率・開封率などのデータ集計、スカウト文の改善、募集要件の見直しなど、効果の測定や振り返りを依頼することも可能です。

効率的かつ効果的な採用活動を行っていくためにも、少なくとも月に1回は、効果測定・振り返りの時間を設けましょう。

また、複数のスカウト媒体を使用している場合や、スカウトメールの送信数が多い場合は、データ集計やレポーティングにもかなりの時間がかかります。

これらの業務をスカウト代行サービスに依頼することで採用担当者の負担が減り、面接や採用の可否決定といったより重要なコア業務（採用に直接かかわる業務）に集中できるようになります。

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スカウト代行サービスの種類

スカウト代行サービスには、大きく分けて5つの種類があります。

それぞれの特徴を知り、自社に合ったスカウト代行サービスを選びましょう。

採用アウトソーシング型

採用アウトソーシング型は、採用代行の一部としてスカウト代行を行うサービスです。スカウト文の作成、候補者の選定など幅広い業務に対応しています。

フォロー体制が手厚いのが特徴で、求人媒体や人材紹介会社など、スカウト型採用以外の手法も活用して、目標の達成をサポートしてくれます。採用計画との整合性がとりやすいという点もメリットです。

しかし、スカウト型採用だけを依頼したい場合はコストが高くなりがちで、スカウト専門の代行会社よりも知見やノウハウがない場合もあります。

スカウト配信代行のみ

スカウト型採用に関する業務のうち、スカウトメール送信のみを行う代行サービスです。ほかの種類よりも、比較的安価に利用できます。効果的な時間にスカウトメールを送信してくれるため、メールの開封率が上がるなどの効果が期待できるでしょう。

サービスによりますが、候補者の選定やスカウト文の作成は業務範囲に含まれないことが多いため、採用担当者の業務負担があまり減らないといえます。

スカウト（ダイレクトリクルーティング）特化型

スカウト型採用に関する業務に特化した代行サービスです。

通常の採用代行サービスと比較して、スカウトに関する知見・ノウハウが豊富なので、スカウト型採用を成功させたい企業におすすめです。また、業務範囲がスカウト型採用関連に限られるので、比較的安価に利用できます。

しかし、ほかの採用手法や採用ブランディングなども依頼したい場合は、別の代行会社に頼む必要があり、やり取りや工数が増えるというデメリットがあります。

プロジェクト型

プロジェクト型は、プロジェクトマネジメントを含めた代行を依頼できるサービスです。採用活動におけるプロジェクトマネジメントとは、採用活動の設計業務や進捗管理など、採用目標を達成するために全体をコントロールしていくことをいいます。

プロジェクトマネジメントを含む採用活動の全てをアウトソーシングする形になるので、工数を大きく削減できる一方、ほかの種類に比べて利用料金は高くなります。

人材アサイン型

人材アサイン型は、代行会社が専門知識を持った人材を企業に派遣し、その人材が企業の代わりにスカウト業務を行うサービスです。

このタイプは、スカウト代行サービスの担当者が自社に常駐してくれるのでコミュニケーションがとりやすく、認識のズレが生じにくいという点が大きなメリットです。しかし、担当者の能力や企業との相性によっては、やり取りに工数がかかってしまったり、狙った成果が得られなかったりすることもあります。

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スカウト代行サービスの料金体系と費用の目安

スカウト代行サービスの代表的な料金体系のパターンは3つあります。

依頼する業務項目ごとに毎月決まった料金を支払うのが月額制です。採用アウトソーシング型に多い料金体系です。

固定費はかかりますが、スカウトメールを何通送信しても料金が変動しないため、予算管理がしやすいというメリットがあります。また、スカウトメールの数によっては従量課金制よりもコストを抑えられます。月額20万円からが相場ですが、依頼する業務内容や量によってもかなり変わりますので、しっかり見積もりをとりましょう。

従量課金制では、スカウトメールの送信数や面接の設定数などの業務量に応じて料金を支払います。そのときのニーズや成果に応じて費用を調整できるという点がメリットです。スカウトメール送信数による従量課金制の場合は、1通1,000～2,000円が相場です。

成果報酬型では、面接実施や内定といった成果に応じて料金を支払います。成果が出るまで料金は発生しないため初期費用や無駄なコストを最小限に抑えられる一方、成功報酬の費用は高めに設定されている場合が多いです。初期費用がかからないため、サービスを導入しやすいというメリットがあります。

スカウト代行サービスを利用するメリット・デメリット

スカウト代行サービスに依頼することで企業にどのようなメリット・デメリットがあるのか、具体的な効果を2つずつ紹介します。

【メリット1】採用活動の工数を削減できる

スカウト型採用に関する業務には、採用戦略の立案・募集要件の設定・面接・採用の可否決定という「コア業務（直接業務）」と、スカウトメール送信、面接日時調整などの「ノンコア業務（間接業務）」があります。

スカウト代行サービスに依頼することでノンコア業務の工数を大きく削減できるため、採用担当者はコア業務に集中できるようになります。

また、スカウト型採用の業務にあたる人員が不足している場合、新たに社員を採用するよりも、スカウト代行サービスに依頼するほうがコストを抑えられる場合があります。

たとえば、新たに人事部に社員や派遣社員を採用すると、人件費だけでなく、社会保険料やパソコン等の備品などにもコストがかかります。スカウト代行はそれらの間接費がかからないため、総合的に見てコスト削減につながるでしょう。

【メリット2】求める人物像に近い人材に出会える

採用ポジションの専門性が高いほど、企業側にも優秀な人材を見極めるスキルが必要になります。豊富なノウハウを持ち、「採用のプロ」ともいえるスカウト代行サービスに任せれば、求める人材に訴求できる可能性が高くなります。

スカウト対象が登録しているデータベースから候補者を選定するには、かなりの時間と労力がかかります。採用担当者の負担が大きくなると、優秀な人材を見落としてしまうこともあるかもしれません。この業務を依頼することで、採用要件に合致した人材にアプローチできる可能性が上がるでしょう。

また、サービスを利用する過程で得られたアドバイスを自社のマニュアルに反映させて引き継いでいけば、社内にスカウト型採用に関するノウハウを蓄積できます。

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【デメリット1】採用戦略のすり合わせが難しい

採用戦略の策定はスカウト代行サービスに依頼できる業務の一つではありますが、自社が理想とする採用戦略を完璧に理解してもらうことは難しく、認識のズレが生じて採用活動がうまく進まなくなる可能性があります。

採用活動は採用戦略を軸に進めていくため、その策定はとても重要な業務です。要件をしっかりすり合わせながら、企業と代行会社の二人三脚で進めていきましょう。

先述したように、採用戦略は経営計画と連動させることが大切です。独立行政法人中小企業基盤整備機構が開発した「経営計画つくるくん」というアプリなら、約30分で簡単に経営計画を作成できます。「経営計画がない」「どうやって作成すればよいかわからない」という方は、利用を検討してみてはいかがでしょうか。

参考：アプリについて | 経営計画つくるくん　公式サイト – 中小企業基盤整備機構、マンガでわかる「経営計画つくるくん」編 | 経済産業省 中小企業庁

【デメリット2】担当者との相性が合わないこともある

スカウト型採用は、企業とスカウト代行サービスの担当者同士が協力し合って進めていかなければなりません。担当者同士の相性が合わないと、コミュニケーションが不足したり認識にズレが生じたりして、狙った成果が得られないこともあります。

スカウト代行サービスは、担当者を変えることが可能です。採用を成功させるために、「相性が合わない」と感じたら遠慮せずに申し出ましょう。

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スカウト代行サービスを活用する際のポイント

スカウト代行サービスを活用する際、どのような点を意識すれば効果的な採用につながるのでしょうか。サービス選定時のポイント、利用して採用を成功させるコツの2つに分けて解説します。

サービス選定時に重視すべきこと

採用代行サービスを選ぶときは、以下のようなポイントをおさえておくとよいでしょう。

導入実績のあるスカウト代行サービスほどデータやノウハウが豊富なことが多いため、高い成果が期待できます。公式サイトなどで実績が公表されていない場合は、直接問い合わせることをおすすめします。

スカウト代行サービスごとに、それぞれ得意な領域や業務の対応範囲があります。自社の求める人物像と依頼した業務範囲を明確にし、合致するサービスを選びましょう。また、

フラットな視点で自社にマッチしたサービスを求める場合は、特定のスカウト媒体の販売パートナーになっている代行会社もよりを選ぶことが大切です。

スカウト代行サービスの担当者とコミュニケーションがとりやすいかどうかという点も、重要なポイントの一つです。求める人材を採用するためには、スカウト代行サービスと自社の共通認識が必要なため、こまめな情報共有が欠かせません。優秀な人材であるほど複数の企業からスカウトが来ていることも多いため、対応スピードも重要になってきます。

料金体系も1社だけでなく複数の代行会社に見積もりを依頼して、比較しながら検討しましょう。トラブルを防ぐためにも、不明な点は契約前に解消しておきます。

サービスを利用して採用を成功させるコツ

採用を成功させるためには、スカウト代行サービスの担当者に企業のことを正しく理解してもらわなければなりません。そのためには、初期段階で正確な情報を共有しておくことが重要です。

企業の基本情報、魅力、現状の課題などをあらかじめ整理しておき、採用目標とともに正しく伝えましょう。これが不十分だと、認識にズレが生じて採用後にミスマッチが起こる可能性もあります。

また、採用のプロだからといって、業務を任せきりにするのは適切ではありません。採用に関するノウハウが自社に蓄積されず、サービス解約後にスカウト型採用が思うように進まないといったことも考えられます。

企業とスカウト代行サービスの担当者同士が信頼関係を築き、二人三脚で採用活動を進める必要があります。連絡を受ける側ばかりにならないように、企業側からも積極的に連絡をとって状況を確認し、要望や意見を伝えることも意識すべきポイントです。

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スカウト代行サービスを導入すべき企業とは

最後に、スカウト代行サービスを導入すべき企業の特徴を2つ紹介します。

スカウトのノウハウがない企業

1つめは、これまでスカウト型採用の経験がない、または少なく、ノウハウが蓄積されていない企業です。

スカウト型採用は工数が多く、採用ポジションの専門性が高いほど、優秀な人材を見極めるためのスキルも必要になります。多くの人材が登録されているデータベースのなかから採用要件に合った候補者を見つけ出すのは、非常に労力のいる作業です。

また、候補者をひきつけるスカウト文や求人の作成も容易ではないため、ある程度ノウハウがなければ、短期間で成果を出すのは難しいでしょう。

スカウト型採用に知見を持つスカウト代行サービスに依頼することで、これらの点を補うことができます。

人員の余裕がない企業

スカウト型採用を自社で行う場合、候補者の選定やスカウト文の作成・送信など、ある程度の労力がかかります。そのため、スカウト型採用にかかわる人員が不足している企業は、スカウト代行サービスの導入に向いているといえます。

スカウトメールは、必ず返信が来るものではありません。企業の規模や業界・職種にもよりますが、返信率は10％が目安といわれています。候補者を集めるには多くのスカウトメールを送信する必要がありますが、採用担当者の負担が増えると、パフォーマンスが下がり、効果的な採用活動ができず、採用単価が上がってしまう可能性もあります。

スカウト代行サービスに依頼すれば、採用担当者の負担も軽減され、業務の質とコスト面の両方を改善することができます。