スカウト代行とは? 選び方や料金、採用を成功させるポイントを徹底解説

スカウト代行は、企業に代わって採用に関する業務を行う採用代行(RPO)のサービスの一つです。

今回は、スカウト代行とは何か、近年注目を集めている理由や依頼できる業務内容、サービスの選び方などをわかりやすく解説します。

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スカウト代行とは

スカウト代行とは

スカウト代行とは、採用に関する業務の一部、もしくは全てを企業に代わって行う採用代行(RPO:Recruitment Process Outsourcing)の一つです。採用代行のなかでも、スカウト型採用に特化したサービスを指します。

スカウト型採用とは、候補者からの応募を「待つ」のではなく、企業側から求める人材にアプローチをかける「攻め」の手法で、ダイレクトリクルーティングという手法の一つです。

スカウト代行サービスに依頼できる具体的な業務としては、データベースのなかから要件に合う人材を探し出すなどの候補者選定、スカウト文作成、スカウトメール送信、返信対応などがあります。

なかには、これらの業務に加えて採用戦略の設計や面接日時の設定、振り返りまで依頼できるサービスもあります。業務範囲はサービスごとに異なるので、事前にしっかり確認しましょう。

スカウト代行サービスが注目されている理由

スカウト代行サービスが注目されている理由

近年は少子高齢化により労働力人口が減少しており、ハローワークや求人広告といった応募を「待つ」手法だけでは、人材の採用が難しくなってきています。

採用市場の状況を見てみると、有効求人倍率(求職者1人に対する求人件数)は、平成21年度以降上昇を続け、新型コロナウイルス流行前の平成30年度には1.62倍にまで達しました。令和2年度以降は大きく下落したものの、最近は緩やかながら回復傾向にあり、令和4年4月の有効求人倍率は1.23倍となっています。ピーク時に比べるとまだまだ低い水準ですが、求職者側に有利な売り手市場が続いています。

求人、求職及び求人倍率の推移
出典:一般職業紹介状況(令和4年4月分)について|厚生労働省

このような売り手市場で求める人材を採用するため、企業側には「攻め」の姿勢が求められます。スカウト型採用は、企業側で選んだ人材に直接コンタクトをとれるため、求める人材の採用に効果的であることが注目されています。

しかし、スカウト型採用は工数が多いため、取り組むとなると膨大な時間と労力が必要になるほか、ある程度ノウハウがなければなかなか結果につながりません。スカウト型採用に取り組みたいが人員の余裕がない、またはノウハウがなくて取り組めないという企業が多いのです。

そのようななかで、社内の負担を最小限に抑えつつ、スカウト型採用を推進するための手段として、スカウト代行が注目されています。

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スカウト代行サービスに依頼できる7つの業務

スカウト代行サービスに依頼できる7つの業務

スカウト代行サービスに依頼できる具体的な業務を7つ紹介します。

  1. 採用戦略の設計
  2. 媒体の選定
  3. スカウト文・求人の作成
  4. 候補者の選定
  5. スカウトメール送信
  6. 面接日時の調整
  7. 効果測定・振り返り

採用戦略の設計

採用戦略設計の一連の業務を依頼できます。具体的には、現状の採用課題の抽出、採用人数や求める人物像の設定、企業の魅力の整理などです。

採用戦略は、経営計画(中長期の事業計画)と連動させることが重要です。単に足りない人員を補うのではなく、将来の事業を成功させるためにはどのような人材が何人必要なのかといった、長期的な視点が求められます。

代行会社に任せきりにせずに、経営計画をもとに担当者同士ですり合わせを行うことが大切です。

媒体の選定

数あるスカウト媒体のなかから自社に最適な媒体を選定してもらうこともできます。

各スカウト媒体にはそれぞれ強みがあります。若い世代の採用に強い媒体、特定の業界・職種に強い媒体など、特徴はさまざまです。また、料金体系も月額制、従量課金制、成果報酬制など媒体によって異なります。

スカウト媒体運営企業の営業担当者は、自社が運営する媒体を強く薦めてくることもあるので、最適な媒体を選ぶためには、多くの媒体のデータを持つ代行会社に意見を求めるのがおすすめです。

スカウト文・求人の作成

スカウト文や求人の作成も依頼できるサービスの一つです。

各スカウト媒体にはそれぞれ特徴があり、媒体ごとにどのような文面が適しているかも変わります。たとえば、スカウトメールを配信するにあたり、転職顕在層(転職の意思を持ち、積極的に転職活動を行っている人たち)が多い媒体なら、ある程度ボリュームのある文面でも返信が期待できます。しかし、転職潜在層が多い媒体なら、その時点では転職に積極的でない人が多いため、簡潔な文章のほうが返信率は高くなります。

代行会社はさまざまなデータ、ノウハウを持っているので、魅力的なスカウト文や求人を作ることが期待できます。

候補者の選定

応募書類を一人ずつ熟読して候補者を選定していくには、膨大な時間と労力が必要です。

また、採用ポジションの専門性が高いほど、優秀な人材を見極めるのも難しくなります。

これらの業務をスカウト代行サービスに依頼することで、採用担当者の負担を軽減できるだけでなく、候補者のスキルを正しく評価するための力を借りられるでしょう。

スカウトメール送信

スカウト文や求人の作成だけでなく、候補者にスカウトメールを送信してくれます。スカウトメールには、大きく分けて3つの種類があります。

  • 一斉送信型……複数人に同じ文章を一斉に送信するメール
  • 応募促進型……自社の求人への応募を促すメール
  • ヘッドハンティング型……候補者一人一人に個別に送るメール

このなかで、スカウト代行サービスに依頼するのはヘッドハンティング型が多いです。候補者一人一人に対して、その人に合わせた文面を作成して送信します。文面のカスタマイズに別途料金が発生する場合もあるので、事前にしっかり確認しておきましょう。

スカウトメールの返信率を上げるには、文面の内容やボリュームだけでなく、スカウトメールを送信する時間帯もポイントです。通勤時間帯やランチタイムは返信率が高い傾向があります。スカウト代行サービスに依頼すれば、こうしたさまざまな知見をいかして、スカウトメールを効果的に送信してくれます。

面接日時の調整

返信が来た候補者の面談日時の調整を依頼できます。

依頼できる範囲はサービスによって異なりますが、初回の面接設定までを基本とし、2次面接や最終面接などはオプションとなる場合が多いです。一度設定した面接がキャンセルになってしまった際にも、スカウト代行サービスなら迅速な対応ですぐに面接を再設定してくれます。結果、面接の実施率も向上するでしょう。

なかには、共有のカレンダー機能に面接日程の入力まで行ってくれるサービスや、面接の設定だけでなく内定の連絡まで行ってくれるサービスもあります。

面接日時の調整はスカウト型採用のなかでも労力と時間がかかる業務の一つのため、依頼することで、採用担当者の負担を軽減できます。

効果測定・振り返り

スカウトメールの返信率・開封率などのデータ集計、スカウト文の改善、募集要件の見直しなど、効果の測定や振り返りを依頼することも可能です。

効率的かつ効果的な採用活動を行っていくためにも、少なくとも月に1回は、効果測定・振り返りの時間を設けましょう。

また、複数のスカウト媒体を使用している場合や、スカウトメールの送信数が多い場合は、データ集計やレポーティングにもかなりの時間がかかります。これらの業務をスカウト代行サービスに依頼することで採用担当者の負担が減り、面接や採用の可否決定といったより重要なコア業務(採用に直接かかわる業務)に集中できるようになります。

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スカウト代行サービスを利用するメリット

スカウト代行サービスを利用するメリット

スカウト代行サービスに依頼することで企業にどのようなメリットがあるのか、具体的な4つの効果を解説します。

採用活動の工数を削減できる

スカウト型採用に関する業務には、採用戦略の立案・募集要件の設定・面接・採用の可否決定という「コア業務(直接業務)」と、スカウトメール送信、面接日時調整などの「ノンコア業務(間接業務)」があります。

スカウト型採用では、候補者一人一人に合わせたスカウト文の作成などのノンコア業務に工数がかかるため、採用担当者の負担が増加し、より重要なコア業務がおろそかになってしまうかもしれません。

スカウト代行サービスに依頼することでノンコア業務の工数を大きく削減できるため、採用担当者はコア業務に集中できるようになります。

コア業務、ノンコア業務

採用のプロのアドバイスが得られる

代行会社は、スカウト型採用に関する豊富なデータとノウハウを持っています。そんな採用のプロからアドバイスが得られることも、スカウト代行サービスを利用するメリットの一つです。

たとえばスカウト媒体の選定なら、代行会社のこれまでの経験と、企業が求める人物像や予算などを照らし合わせて、最も適した媒体を選んでくれるでしょう。スカウトメールなら、魅力的な文面の作り方や返信が来やすい時間帯を知っているので、返信率の向上が期待できます。

スカウト型採用の経験が少ない企業でも、得られたアドバイスを自社のマニュアルに反映させて引き継いでいけば、社内にノウハウを蓄積できます。

求める人物像に近い人材に出会える

採用ポジションの専門性が高いほど、企業側にも優秀な人材を見極めるスキルが必要になります。豊富なノウハウを持ったスカウト代行サービスに任せれば、求める人材に訴求できる可能性が高くなります。

また、各データベースには、数十万人から数百万人の登録者がいます。そこから条件で絞り込んだとしても、一人一人の応募書類を熟読して候補者を選定するのは、かなりの時間と労力がかかります。

採用担当者の負担が大きくなると、優秀な人材を見落としてしまうこともあるかもしれません。この業務を依頼することで、求める人物像に近い人材に出会いやすくなります。

間接経費を削減できる

スカウト型採用の業務にあたる人員が不足している場合、新たに社員を採用するよりも、スカウト代行サービスに依頼するほうがコストを抑えられる場合が多いです。

たとえば、新たに人事部に社員や派遣社員を採用すると、人件費だけでなく、社会保険料やパソコン等の備品などにもコストがかかります。スカウト代行の費用は一見高く見えますが、社会保険料や備品等の間接費がかからないため、総合的に見てコスト削減になるケースもあります。

また、必要なときに必要なサービスを提供してもらえるので、企業の業績や社会情勢などの変化に対応しやすいという点も依頼するメリットといえます。

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スカウト代行サービスを利用するデメリット

スカウト代行サービスを利用するデメリット

スカウト代行サービスの利用は、メリットばかりではありません。デメリットを知り、十分に検討を重ねてから導入しましょう。

採用戦略のすり合わせが難しい

採用活動は採用戦略を軸に進めていくので、最初の採用戦略の策定はとても重要な業務です。採用戦略の策定はスカウト代行サービスに依頼できる業務の一つではありますが、自社が理想とする採用戦略を完璧に理解してもらうことは難しく、認識のズレが生じて採用活動がうまく進まなくなる可能性があります。

要件をしっかりすり合わせながら、企業と代行会社の二人三脚で進めていきましょう。

先述したように、採用戦略は経営計画と連動させることが大切です。独立行政法人中小企業基盤整備機構が開発した「経営計画つくるくん」というアプリなら、約30分で簡単に経営計画を作成できます。「経営計画がない」「どうやって作成すればよいかわからない」という方は、利用を検討してみてはいかがでしょうか。

参考:アプリについて | 経営計画つくるくん 公式サイト – 中小企業基盤整備機構マンガでわかる「経営計画つくるくん」編 | 経済産業省 中小企業庁

担当者との相性が合わないこともある

スカウト型採用は、企業とスカウト代行サービスの担当者同士が協力し合って進めていかなければなりません。担当者同士の相性が合わないと、コミュニケーションが不足したり認識にズレが生じたりして、狙った成果が得られないこともあります。

スカウト代行サービスは、担当者を変えることが可能です。採用を成功させるために、「相性が合わない」と感じたら遠慮せずに申し出ましょう。

スカウト代行サービスを利用し、採用を成功させるポイント

スカウト代行サービスを利用し、採用を成功させるポイント

スカウト代行サービスに依頼する際は、より効果的な採用活動を行うために、以下のポイントを押さえておきましょう。

企業情報や採用目標を正確に伝える

採用を成功させるためには、スカウト代行サービスの担当者に企業のことを正しく理解してもらわなければなりません。

まずは、最初に正確な情報を共有しておくことが大切です。企業の基本情報、魅力、現状の課題などをあらかじめ整理しておき、採用目標とともに正しく伝えましょう。これが不十分だと、認識にズレが生じて採用後にミスマッチが起こる可能性もあります。

担当者とこまめに連絡を取る

採用のプロだからといって、業務を任せきりにするのは適切ではありません。採用を成功させるには、企業とスカウト代行サービスの担当者同士が信頼関係を築き、二人三脚で進めていくことが大切です。

連絡を受ける側ばかりにならないように、企業側からも積極的に連絡をとり、状況を確認したり、要望や意見を伝えたりしましょう。

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スカウト代行サービスの種類

スカウト代行サービスの種類

スカウト代行サービスには、大きく分けて5つの種類があります。それぞれの特徴を知り、自社に合ったスカウト代行サービスを選びましょう。

スカウト代行サービスの種類

採用アウトソーシング型

採用アウトソーシング型は、採用代行の一部としてスカウト代行を行うサービスです。スカウト文の作成、候補者の選定など幅広い業務に対応しています。

フォロー体制が手厚いのが特徴で、求人媒体や人材紹介会社など、スカウト型採用以外の手法も活用して、目標の達成をサポートしてくれます。採用計画との整合性がとりやすいという点もメリットです。

しかし、スカウト型採用だけを依頼したい場合はコストが高くなりがちで、スカウト専門の代行会社よりも知見やノウハウがない場合もあります。

スカウト配信代行のみ

スカウト型採用に関する業務のうち、スカウトメール送信のみの代行サービスです。ほかの種類よりも、比較的安価に利用できます。

サービスによりますが、候補者の選定やスカウト文の作成は業務範囲に含まれないことが多いです。そのため、採用担当者の業務負担があまり減らないといえます。

スカウト(ダイレクトリクルーティング)特化型

スカウト型採用に関する業務に特化した代行サービスです。

通常の採用代行サービスと比較して、スカウトに関する知見・ノウハウが豊富なので、スカウト型採用を成功させたい企業におすすめです。また、業務範囲がスカウト型採用関連に限られるので、比較的安価に利用できます。

しかし、ほかの採用手法や採用ブランディングなども依頼したい場合は、別の代行会社に頼む必要があり、やり取りや工数が増えるというデメリットがあります。

プロジェクト型

プロジェクト型は、プロジェクトマネジメントを含めた代行を依頼できるサービスです。採用活動におけるプロジェクトマネジメントとは、採用活動の設計業務や進捗管理など、採用目標を達成するために全体をコントロールしていくことをいいます。

プロジェクトマネジメントを含む採用活動の全てを完全にアウトソーシングする形になるので、工数を大きく削減できます。しかしその分、ほかの種類に比べて利用料金は高くなります。

人材アサイン型

人材アサイン型は、代行会社が専門知識を持った人材を企業に派遣し、その人材が企業の代わりにスカウト業務を行うサービスです。

このタイプは、スカウト代行サービスの担当者が自社に常駐してくれるのでコミュニケーションがとりやすく、認識のズレが生じにくいという点が大きなメリットです。しかし、担当者の能力や企業との相性によっては、やり取りに工数がかかってしまったり、狙った成果が得られなかったりすることもあります。

スカウト代行サービス選定時に重視すべきこと

スカウト代行サービス選定時に重視すべきこと

スカウト代行サービスは、どのような点を重視して選べばよいのでしょうか。ここからは、スカウト代行サービス選定の6つのポイントを紹介します。

導入実績はあるか

まずは、これまでの導入実績です。導入実績のあるスカウト代行サービスほど、データやノウハウが豊富である可能性が高いので、高い成果が期待できます。

実績が公表されていない場合もあるので、ホームページなどに掲載されていなければ、電話や問い合わせフォームなどから直接問い合わせてみましょう。その際、スカウト業務に関する実績かどうかを確認することが重要です。

また、業界や職種でも適した媒体やスカウト文は変わってくるため、業界・職種別の実績も確認することをおすすめします。

ターゲット層が合致するか

スカウト代行サービスごとに、それぞれ得意な領域があります。たとえば、新卒採用に強いサービス、中途採用に強いサービス、エンジニア採用専門のサービスなど、さまざまです。

まずは自社の求める人物像と要件を明確にし、各サービスの特徴と照らし合わせながら、ターゲット層が合致するサービスを選びましょう。

スカウト媒体の販売パートナーになっていないか

特定のスカウト媒体の販売パートナーになっている代行会社もあります。

このような代行会社に依頼すると、販売パートナーのスカウト媒体を薦められることもあるため、よりフラットな視点で自社にマッチしたものを求める場合は、販売パートナーになっていない代行会社のサービスを選ぶようにしましょう。

依頼したい業務が対応範囲に含まれているか

スカウト代行サービスに依頼できる具体的な7つの業務を紹介しましたが、対応範囲はサービスごとに異なります。

どんな業務を依頼するのかをあらかじめ明確にし、その業務が対応範囲に含まれているか、効果的に利用できそうかも確認しましょう。

情報共有やレスポンスの早さ

スカウト代行サービスの担当者とコミュニケーションがとりやすいかどうかという点も、重要なポイントです。求める人材を採用するためには、スカウト代行サービスと自社の共通認識が必要なため、こまめな情報共有が欠かせません。

また、優秀な人材であるほど、複数の企業からスカウトが来ていることも多いため、対応スピードも重要になってきます。

代行会社とのコミュニケーション方法や対応可能な時間帯などは、あらかじめ確認しておきましょう。リアルタイムでやり取りできるチャットツールであれば、こまめな進捗共有や、連携が取りやすくなるのでおすすめです。

担当者と信頼関係を築いていくためにも、企業側からも積極的にコミュニケーションをとり、連絡を受ける側ばかりにならないように心がけましょう。

費用に納得できるか

料金体系も、スカウト代行サービスによってさまざまです。次項で詳しく解説していますが、月額制・従量課金制・成果報酬型などがあります。

1社だけでなく複数の代行会社に見積もりを依頼して、比較しながら検討しましょう。トラブルを防ぐためにも、不明な点は契約前に解消しておくことが大切です。

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スカウト代行サービスの料金体系と費用の目安

スカウト代行サービスの料金体系と費用の目安

ここからは、スカウト代行サービスの代表的な料金体系のパターンと、費用の目安を紹介します。

月額制

月額制では、依頼する業務項目ごとに毎月決まった料金を支払います。採用アウトソーシング型に多い料金体系です。

固定費はかかりますが、スカウトメールを何通送信しても料金が変動しないため、予算管理がしやすいというメリットがあります。また、スカウトメールの数によっては従量課金制よりもコストを抑えられます。月額20万円からが相場ですが、依頼する業務内容や量によってもかなり変わりますので、しっかり見積もりをとりましょう。

従量課金制

従量課金制では、スカウトメールの送信数や面接の設定数などの業務量に応じて料金を支払います。

その時のニーズや成果に応じて費用を調整できるという点がメリットです。スカウトメール送信数による従量課金制の場合は、1通1,000~2,000円が相場です。

成果報酬型

成果報酬型では、面接実施や内定といった成果に応じて料金を支払います。

成果が出るまで料金は発生しないため初期費用や無駄なコストを最小限に抑えられる一方、成功報酬の費用は高めに設定されている場合が多いです。初期費用がかからないため、サービスを導入しやすいというメリットがあります。

スカウト代行サービスを導入すべき企業とは

スカウト代行サービスを導入すべき企業とは

最後に、スカウト代行サービスを導入すべき企業の特徴を2つ紹介します。

スカウトのノウハウがない企業

1つめは、これまでスカウト型採用の経験がない、または少なく、ノウハウが蓄積されていない企業です。

スカウト型採用は工数が多く、採用ポジションの専門性が高いほど、優秀な人材を見極めるためのスキルも必要になります。数十万人から数百万人が登録されている候補者データベースのなかから採用要件に合った候補者を見つけ出すのは、非常に労力のいる作業であり、スカウト文や求人の作成も、ある程度ノウハウがなければ、短期間で成果を出すのは難しいでしょう。ノウハウが豊富なスカウト代行サービスに依頼することで、これらの点を補うことができます。

人員の余裕がない企業

スカウト型採用の業務のなかで採用担当者の大きな負担となるのが、スカウトメールの送信業務です。

スカウトメールは、必ず返信が来るものではありません。企業の規模や業界・職種にもよりますが、返信率は10%が目安といわれています。候補者を集めるには多くのスカウトメールを送信する必要がありますが、採用担当者の負担が増えると、パフォーマンスが下がり、効果的な採用活動ができず、採用単価が上がってしまう可能性もあります。

スカウト代行サービスに依頼すれば、採用担当者の負担も軽減され、業務の質とコスト面の両方を改善することができます。

スカウト代行サービスを導入して採用成功率をアップさせよう

スカウト代行サービスを導入して採用成功率をアップさせよう

従来の採用手法だけでは人材の採用が難しくなってきている今、スカウト型採用に取り組む企業が増えています。スカウト型採用は工数が多いため、自社だけで行う場合は、採用担当者の負担が非常に大きくなります。また、成果を出すにはある程度ノウハウも必要です。

「採用活動を行う人員に余裕がない」「スカウト型採用のノウハウがない」という企業も、スカウト代行サービスを活用すれば、スカウト型採用を取り入れることができ、求める人材の採用に近づくでしょう。本記事で紹介した内容をふまえたうえでスカウト代行サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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著者プロフィール株式会社IKUSA

デジタルマーケティング事業を展開し、Webサイトの制作・運用・分析、記事・DL資料・メールマガジンなどのコンテンツ制作などを行う。2021年12月時点、自社で7つのオウンドメディアを運用し、月間合計600件を超えるコンバージョン数を達成。