スカウト型採用を成功させるには? スカウトの返信率を上げるポイントや、よい・悪いスカウト文の特徴、サービスの選び方について解説

スカウト型採用を成功させるには? スカウトの返信率を上げるポイントや、よい・悪いスカウト文の特徴、サービスの選び方について解説

少子化の影響やコロナ禍の状況下での採用活動の制限により、従来通りの採用手法では採用機会が少なくなっている企業も多いでしょう。そのようななかで企業が候補者を直接スカウトする「スカウト型採用が注目を集めています。

本記事ではスカウト型採用とはどのようなものかを紹介するとともに、成功させるためのポイントやよい・悪いスカウト文の特徴など、詳しく解説していきます。

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 スカウト型採用とは

スカウト型採用とは

スカウト型採用とは、企業が候補者に直接アプローチする採用手法です。人材紹介会社の持つ「人材データベース」やインターネットのSNSなどから自社の求める人材を採用担当者が自ら検索して候補者を探しだし、直接メールやメッセージを送って自社の魅力をアピールします。

人材データベースには、今すぐ転職の意思がある「転職顕在層」だけでなく、求人内容によっては転職したいと考えているような「転職潜在層」も含まれるため、従来の採用手法に比べて幅広い範囲から求める人材像を探すことが可能です。

求人を出して応募を待つタイプの採用手法に対し、スカウト型採用は企業が自ら候補者にアプローチしていく「攻め」の採用手法といえます。

スカウト型採用と従来の採用手法との違い

スカウト型採用と従来の採用手法との違い

次にスカウト型採用の特徴を、従来の採用手法と比較して紹介します。

自由なタイミングで人材データベースから検索ができる

企業の都合のいいタイミングでデータベースから人材を見つけられます。求人を出して応募を募る場合と異なり、待つ時間がないのが特徴です。

データベースの検索は、さまざまな条件を設定しながら人材を発掘できるため、自社の希望条件に合った人材を探しやすくなっています。

主体性を持って積極的な採用活動ができる

従来の採用手法は、問い合わせや応募のアクションに対応しますが、スカウト型採用は興味のある人材を見つけたら企業側からその人材にメッセージを送ります。

企業側から人材へと働きかける主体的な採用手法となるため、特定の経験やスキルを持つ人材を必要なタイミングで求めることができます。

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スカウト型採用が注目される理由

スカウト型採用が注目される理由

スカウト型採用が注目される大きな理由として、労働力人口の減少による人材獲得競争の激化があります。また、それ以外にも次の理由でスカウト型採用は注目されています。

  • コロナ禍の状況下での採用活動の制限

コロナ禍の状況下においては、感染症防止のため、人を集めた説明会や対面での面接など、従来通りの採用活動が制限されました。それを補うための採用手法として、非対面での採用活動がしやすいスカウト型採用が注目を集めています。

  • インターネットの普及

インターネットの普及により企業・求職者ともにSNSが身近になりました。企業自身がSNSを活用することで直接候補者を探しだしやすくなっています。

また、SNSはメールやメッセージなどを迅速に送れることに加え、比較的コミュニケーションのハードルが低く、求職者も企業からのアプローチを受け取りやすいため、スカウト型採用との親和性が高いといえます。

さらに、キャリア意識の変化により、転職が特別なものではなくなってきており、人材紹介会社や転職サイトに登録することへの抵抗感も低くなっていると考えられます。

人材紹介会社や転職サイトに登録する理由は、転職だけが目的とは限らず、自身の市場価値を知りたい」「今は転職の意思がないが情報収集のため」などの目的で登録する人も増えていると推測できます。

スカウト型採用のメリット

スカウト型採用のメリット

ここからは、企業がスカウト型採用を利用するメリットについて紹介します。

転職潜在層も候補になる

転職の意欲が高くない人材も、情報収集などの目的で人材紹介会社や転職サイトに登録している場合があります。このような転職潜在層のなかに、自社の求める優秀な人材や条件に合致する人材がいるかもしれません。

転職潜在層を含めた幅広い層から候補者を探せるため、自社の条件に合う人材を発掘しやすくなります。

候補者に直接アプローチできる

企業が候補者に直接メッセージを送れるため、自社の魅力を伝えやすく、個別のやりとりによって自社に興味を持ってもらいやすくなります。

また、企業側でも候補者のSNSを通じて候補者自身の志向性や考え方を知ることができます。相互理解が深まるため採用後のミスマッチ防止も期待できるでしょう。

質の高い母集団を形成できる

スカウト型採用は条件を満たした候補者を絞り込んでアプローチできるため、母集団の質を高めることが可能です。また、従来の採用手法には応募者を選考する工程が生じますが、スカウト型なら最初から求める人材に絞った選考ができます。

そのため、効率よく自社の条件に合った人材を採用できる可能性が高まります。

採用ノウハウを蓄積できる

主体的な採用活動であるため、候補者へ「どのようなアプローチや働きかけをしたのか」といった内容と、その結果が明確になり、成功事例・失敗事例を採用ノウハウとして蓄積できます。

採用コストを抑えられる可能性がある

従来型の採用手法では多くの人に向けた求人を出したり、説明会を実施したりすることが多かったでしょう。スカウト型採用は、検索対象こそ広範囲に及びますが、アプローチそのものは数を絞れるため、採用活動にかかる時間を抑えられる可能性があります。

ただし、採用担当者による個別対応が基本となるため、効率よく行わないとかえって業務負担が増えて人的コストがかかる懸念もあります。

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スカウト型採用の注意点

スカウト型採用の注意点

企業が求める人材に向けて効率よく採用活動を進められるスカウト型採用ですが、注意しておきたい点もあります。スカウト型採用の注意点は次のとおりです。

個別対応が必要となる

従来の採用手法であれば、「書類選考」「日程確認」「面接」といった大まかなスケジュールを求人段階で組めます。しかし、スカウト型採用の場合は候補者の現在の仕事状況やスケジュールに応じた個別対応が必要なため、工程が不規則になりがちです。結果的に、スケジュールが複雑になり、進捗管理が難しくなる可能性があります。

候補者探し・連絡・日程調整・面接準備など採用業務が多岐にわたるため、複数人でチームを組むなどの工夫が必要です。

担当者の経験値に成功率が左右されやすい

候補者ごとにメッセージを作成し、個別対応をしていくため、担当者の候補者理解や文章力、コミュニケーション力によって採用成功率が左右されやすくなります。

また、スカウト型採用に関するノウハウの蓄積までに時間がかかるため、初期段階では採用率が伸び悩む懸念もあります。マニュアル化や情報共有などによって、部署全体でノウハウを蓄積していく中長期的な視点も意識しておきましょう。

大人数の採用に向かない

個別対応となり、アプローチできる人数が限られるため、大人数の採用には不向きです。採用人数を増やしたい場合はチームメンバーを増員して対応力を上げることや、返信率の高いメッセージを分析してスカウトへの返信率を高めていくことなどが求められます。

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スカウト型採用に向いている企業とは

スカウト型採用に向いている企業とは

スカウト型採用はどのような企業に適した採用手法なのでしょうか。次のような企業にとって大きな効果が期待できます。

人材を主体的に発掘したい企業

応募者を募る採用手法の場合、どのような人材が集まるかは応募者側の意思決定により決まります。場合によっては応募者のなかに自社ニーズを満たす人材がいないことも考えられます。

応募だけに頼るのではなく、主体的に幅広く人材を発掘したい企業にはスカウト型採用が効果的でしょう。

自社のペースで採用を進めたい企業

企業からアプローチするため、候補者数・スカウト時期を自社の状況に合わせて調整することが可能です。「繁忙期を避けて採用活動を行いたい」「退職者の出るタイミングで採用したい」などの事情に応じ、企業が主体的に採用を進められます。

スカウト型採用を成功させるポイント

スカウト型採用を成功させるポイント

ここからは、スカウト型採用を成功させるためのポイントを紹介します。スカウトの返信率を高める8つのチェックポイントも参考にしてください。

求める人材像のペルソナを定める

自社の条件に合った人材を採用するために、具体的にどのようなスキルや経験を持った人材が必要なのか、求める人材像のペルソナを決めます。

また、用意しているポジションの役割を明確にし、人材を受け入れる部署と連携することも重要です。それによって、採用担当と現場の考え方に齟齬が出てしまう状況を防ぎ、より早く、求める人材を探しだせるでしょう。

自社を理解してもらうことを前提とした採用活動を行う

従来の採用手法では、求職者は自社の基本情報を知ったうえで応募します。

しかし、スカウト型採用の場合、候補者が自社のことを知らない可能性が高いため、はじめに自社の基本情報や魅力を伝え、理解を深めてもらうことを重視したメッセージを送りましょう。

アプローチする人数を絞る

個別に対応していく採用手法であるため、大人数の採用には向きません。そのため担当者やチームが必要以上にアプローチしてしまうと、採用業務が回らなくなる懸念があります。人材を必要としている部署と必要な人材の人数を明確にし、アプローチしましょう。

また、一定数以上の人材を採用する必要がある場合は、従来型の採用手法とスカウト型採用を併用する方法もあります。

候補者へのメッセージを作成し、返信率を上げる

企業側が候補者一人一人に個別にアプローチをしていくため、メッセージは定型のものではなく、各候補者に合わせたものにする必要があります。

最初のメッセージは、採用活動のスタートでもあります。ここでつまずくと以降の採用活動につなげられないため、データベースに登録されている履歴書やSNSを読み込んだうえでメッセージを作成しましょう。

また、それぞれのメッセージについて「返信があった」「返信がなかった」のデータを蓄積し、分析していくことも大切です。

メッセージの作成については、次のリストを参考にしてください。

スカウトの返信率を高めるための8つのチェックポイント

  1. 件名はわかりやすくキャッチーか?
  2. 「特別なあなた」であることが伝わるメッセージになっているか?
  3. 会社紹介はわかりやすく端的な内容であるか?
  4. 具体的な数字を使って、アピールできているか?
  5. 「大量採用」など、ネガティブに捉えられる可能性のある言葉が含まれていないか?
  6. 応募に際しての不安を解消するメッセージが含まれているか?
  7. 候補者の関心を誘う「特別な案内」を入れているか?
  8. 「面談の日程希望をおしえてください」など、候補者に次に起こしてほしいアクションを具体的に伝えているか?

次に、よいスカウト文と悪いスカウト文の特徴も紹介します。

よいスカウト文の特徴

  • 候補者の希望や志向性と求人内容が合っている
  • 文章が読みやすい長さで、情報量も適切である
  • その候補者に向けた特別感のある言葉が織り込まれている
  • 企業が候補者のどこに魅力を感じたのか、理由が明確である

悪いスカウト文の特徴

  • 候補者の希望する求人内容ではない。もしくは志向性が合っていない
  • 情報量が多すぎる、文章が長すぎる、読みにくい。もしくは情報量が少なすぎ、文章が短すぎで、転職を検討するための情報が不足している
  • 定型文であると感じられる内容、特別感のない文章になっている
  • 企業がその候補者へアプローチした理由が伝わらない

選考はカジュアルかつ、ハードルを上げすぎない

候補者が自社に興味を持ったあとは、面談に進みます。面談は選考の第1段階ですが、面接のような場を設けることは避けましょう。候補者にとって面談しやすい日時や方法を指定して、リラックスした状態で話し合えるようにします。

履歴書や自己PRの書類提出を求めるなど、候補者にとってハードルが上がるような要望も避け、最初は会話のなかで必要な情報を聞き取っていきます。

候補者の動機形成を行う

候補者に転職意欲がないこともあるスカウト型採用では、面談を通じて候補者の動機形成を行うことが重要です。動機形成のプロセスは次の3段階です。

自己開示

候補者の話を引き出すためには、面談担当者の自己開示が必要です。いきなり質問をされても、候補者は安心して心のうちを話せません。まずは面談担当者の自己開示により信頼関係を築いていきます。

自己開示によって共感できるテーマで話せると、候補者の信頼を得やすくなります。候補者にとっても身近な話題である入社動機を語ると共感を得やすいかもしれません。

情報収集

信頼関係を築き、会話がスムーズに進むようになったら情報収集を行っていきます。仕事観やキャリア志向などについて、候補者に関心を持って対話します。

また、自社に対する不安要素を収集・回答していくことが重要です。残業の有無や給与水準などは候補者にとって重要な要素であるため不安要素になりがちです。事前にそれらの要素をリストアップし、正確な回答ができるように準備しておくといいでしょう。

例えば残業について「普段の残業は〇時間と少ないですが、繁忙期は〇時間くらいになります」のように具体的な数字で回答できると納得感と安心感を与えられるでしょう。

説得勧誘

最後が入社の意思を決定する段階です。これは候補者のタイプに応じたアプローチをします。

例えば、候補者が決断力のあるタイプであれば少ない情報量でも入社の意思を固めることがあります。そのため入社意欲が高まっていると感じられたときは、面談担当者から自社に誘うことが有効です。

反対に多くの情報をもとに熟考するタイプであれば、多くの情報を提供したうえで候補者の決断を待つほうが効果的です。

いくつかの説得勧誘パターンを用意し、候補者のタイプごとに使い分けていきましょう。

スカウト型採用サービスを選ぶ際に注目したいポイント

スカウト型採用サービスを選ぶ際に注目したいポイント

スカウト型採用が注目されるなか、「スカウト型採用サービス」を提供する企業も少なくありません。自社に合ったサービスを選ぶにあたっては、次のポイントに留意しましょう。

登録会員が自社の求める条件にマッチしているか

スカウト型採用サービスを選ぶ際、登録会員の多さに注目する企業が多いかもしれませんが、質の高い母集団形成のためには会員数だけでなく、自社が求める条件にマッチした会員がどれだけ登録しているかも重要です。

近年は登録者の「経験業界」や希望する「職種・ポジション」「給与」などの条件を絞っているサービスもあるため、活用していきましょう。

オプションを含めたサポート体制を確認

スカウト型採用は企業が主体となって進めていきます。ただしすべての企業がスカウト型採用のノウハウを持っているわけではないため、スカウト型採用サービスのサポートが重要になってきます。

疑問に対して迅速かつ丁寧な回答を得られるか」「自社に寄り添ったサポートが受けられるか」「スカウト型採用のすべての段階においてフォローがあるかなどを確認したうえで選びましょう。

使いやすさ、直感的な操作が可能か

サービスサイトの使いやすさは、見落としがちですが重要なポイントです。担当者はサービスを利用するたびにサイトを操作しなければならないため、操作性がよくないと日々の作業がストレスにつながる可能性があります。

誰でも快適に作業できるよう、直感的な操作が可能なサービスサイトを選びましょう。

自社にとって利用しやすい機能があるか

検索機能であればフリーワード検索ができる、データベースであれば「候補者の最終ログイン日や情報更新履歴を閲覧できるなど、自社にとって利用しやすい機能があることで、採用活動をスムーズに進められます。

料金体系、導入後のコストを確認

スカウト型採用サービスは、採用時に年収の15~35%の手数料が発生する成功報酬型であることが多いですが、月額料金や着手金がかかるサービスもあります。サービスごとの料金体系・コストをオプションも含めて確認しましょう。

予定より採用人数が増えるケースや、時間がかかるケースも想定し、複数のパターンでコストを見積もるといいでしょう。

自社と近い企業の導入事例を参考にする

複数のパターンでコストを確認しても、実際にはどうなるかわからず不安を感じる担当者もいるでしょう。そのような場合に参考になるのが、業界や企業規模、人材に求める条件などが自社と近い企業の導入事例です。

導入事例では自社との類似性・相違点を認識したうえで、サービスを導入した背景や理由を推測しましょう。それによって自社にとってもそのサービスが有効かどうか見極めやすくなります。

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スカウト型採用で自社の採用課題を解決しよう

スカウト型採用で自社の採用課題を解決しよう

現在転職を考えていない潜在層も含めて一人一人にアプローチしていくスカウト型採用は、「求人を出しても自社の条件に合った人材からの応募がない」「自社の魅力を候補者に直接伝えたい」と考える企業にとって有効な採用手法です。

ただし、すべての企業に有効になるとは限りません。自社の採用課題を明確にし、その課題をスカウト型採用で解決できるか検討することが必要です。

スカウト型採用を取り入れる場合は、最初はごく小規模で実施する、人材紹介会社のデータベースをうまく活用するなどして、効率のよい運用を目指しましょう。

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著者プロフィール株式会社IKUSA

デジタルマーケティング事業を展開し、Webサイトの制作・運用・分析、記事・DL資料・メールマガジンなどのコンテンツ制作などを行う。2021年12月時点、自社で7つのオウンドメディアを運用し、月間合計600件を超えるコンバージョン数を達成。