【例文付き】返信率が上がるスカウトメール文と件名の書き方のコツ

求人広告を出して応募を待つ「守り」の採用に対して、企業側から気になる求職者に対してアプローチするのが「攻め」の採用。その攻めの初手が「スカウトメール」です。スカウトメールの開封率や返信率を高める件名、文章の書き方について、例文とともに詳しく紹介します。

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スカウトメールとは

スカウトメールとは、企業側が求職者に対して直接、応募を促すために送るダイレクトメールのことです。求職者や転職潜在層が経歴などの情報を登録している媒体のデータベースを活用し、スカウトメールを送る方法が一般的です。企業が求める人材を自ら探してアプローチする方法のため、従来のような「待ち」の姿勢ではなく、「攻め」の採用手法といえます。

経験豊富なマネジメント人材、ニッチな専門職種の人材を求める場合や、企業の知名度が高くない場合など、求人広告で応募者を集めにくいケースで活用されています。

ダイレクトリクルーティングを自社の採用方法に取り入れる際には、ビズリーチの利用がおすすめです。ビズリーチは国内最大級の人材データベースから「欲しい人材」を自ら探して直接アプローチできるサービスです。経営幹部、管理職、専門職など次世代リーダーの即戦力人材をはじめとして、さまざまな職種、業種の人材が登録しています。また、審査を通過した人材だけが登録しているため、優秀な人材の割合が多いと考えられます。「攻め」の採用を行うため、ビズリーチの利用を検討してみてはいかかでしょうか。

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スカウトメールが注目される理由

少子高齢化が進む現代で労働力人口が減少するなか、企業の人材不足は深刻化しています。2022年6月に内閣府が公表した「令和4年版高齢社会白書」によると、1994年に14％だった65歳以上人口は上昇を続け、2022年10月1日現在、28.9％。総務省統計局の「労働力調査（基本集計）2021年（令和3年）平均結果の概要」では、15～64歳の労働力人口は前年に比べ 15 万人減少したことが報告されています。

このような現代において、求職者からの応募をただ待っているだけでは人材が集まりにくく、企業が本当に求める人材と出会うことは難しいでしょう。

また、日本銀行が発表する「全国企業短期経済観測調査」（短観）の雇用人員判断 D.I.の数値を見ると、一般的に大企業よりも認知度が低い中小企業が一番人手不足となっています。認知度の低い企業は人材を集めることが難しくなってきているため、企業が主体となって自ら求める人材を採用する方法の一つとして、スカウトメールを活用した採用手法が有効です。求める人材に直接アプローチすることで母集団を形成しやすく、ミスマッチの防止にもつながります。

最近では、コロナ禍をきっかけに企業優位の買い手市場になる業界もありましたが、多くの応募者のなかに企業の求める人材が埋もれてしまう可能性が高いことから、企業にマッチする人材に絞って直接スカウトメールを送る採用手法が注目されています。

参考：令和4年版高齢社会白書 高齢化の状況|内閣府、労働力調査（基本集計）2021年（令和3年）平均結果の概要|総務省統計局

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スカウトメールの種類

スカウトメールにはいくつか種類があり、状況に合わせて最適な方法を選ぶことが大切です。

企業が求人媒体のデータベースのなかから一定の条件に合致した人材に同一内容を送信する「一斉送信型」は、母集団形成に有効です。ただし、同じメッセージが求職者に届くため、画一的な内容になりがちで、返信率が上がるとは限りません。

一方、求める人材により焦点をあてて絞り込み、特定の個人にメールを送信する「ヘッドハンティング型」は、個別にメッセージを作成して送信するため、スカウトメールに大切な要素である「特別感」を演出できます。ダイレクトリクルーティングサービスのなかには、人材に求める条件を細かく設定でき、ヘッドハンティング型に向いているものもあります。一斉送信型より手間はかかりますが、どうしても話を聞きたい候補者がいる場合などに有効でしょう。

【アンケート調査】返信したくなるスカウトメールの特徴

スカウトメールを送っても、候補者から返信が来なければ採用にはつながりません。では、「返信したい」と思うようなスカウトメールとは、一体どのような内容なのでしょうか。

ビズリーチが行ったアンケートによると、求職者が返信しようと思うスカウトの特徴は、以下のようになっています。

■調査概要
調査方法：インターネットによるアンケート
調査期間：2022年1月13日 ～ 2022年1月19日
集計対象：「ビズリーチ」の会員
有効回答数：7,761件 ※未登録の属性や未回答の設問が含まれるため、各分析軸の合計数と合致しない場合があります

このことから、「なぜあなたが必要なのか」が明確に伝わるスカウトメールを送ることが重要だと読み取れます。

スカウトメールの良しあしを決める開封率と返信率を上げるポイントについては、例文を交えながら次の項以降で解説していきます。

スカウトメールの開封率を上げる方法

求職者が返信したくなるようなスカウトメールとは「なぜあなたが必要なのか」がわかりやすく書かれた文面であると前述しましたが、いくら熱意のあるスカウトメールを作成しても、開封してもらえなければ伝わりません。

ここではスカウトメールの開封率を上げるポイントを解説します。

件名を工夫する

送る相手に合わせた魅力的なタイトルをつけましょう。毎日何通ものオファーを受け取っている求職者もいるため、当たり障りのない件名では他のスカウトメールに埋もれてしまい、開封してもらえません。他社との差別化ポイントなどを盛り込み、求職者に刺さる件名にしましょう。

「元気な仲間たち」など抽象的な表現はなるべく避けたほうが良いです。また、「経験を当社でぜひ生かしてください！」といった内容も、定型文のような印象を与える可能性があるため、下記のような例を使用しましょう。

良い例は、自社や募集ポジションの特徴などを具体的に記載して内容をわかりやすく伝えているため、候補者に特別感を伝えられるでしょう。そうすることで、候補者がスカウトメールを開封する可能性が高まります。

新規登録者に素早くアプローチする

求人媒体のデータベースなどに登録している求職者のうち、「新規登録者」「職務経歴書を更新した人」は、特に転職意欲が高く、アクティブに活動する傾向があります。こうした求職者に対して他社より早くアプローチすると、スカウトメールの開封率が高まるでしょう。

スカウトメールの担当者が求職者の情報をこまめにチェックすることが重要です。

開封してもらえる時間に送信する

スカウトメールを送信する時間帯も意識したいポイントの一つです。経験者採用の場合、スカウトメールを送信する人材の職種によって効果的な時間は異なりますが、一般的にスマートフォンを見ている可能性が高い時間帯のほうが良いといわれています。

業務中で忙しい時間帯を避け、休憩時間前後の同11時から午後2時、帰宅時間の午後5時から6時ごろのタイミングで送信するのがおすすめです。また、休前日のケースが多い金曜日は、自身のキャリアなどを見直す余裕があるため、メールを読んでもらいやすいとされています。

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スカウトメールの例文と返信率を上げる7つのポイント

上記のアンケートでも「なぜ自分をスカウトしたのかわかる」「業務内容や役割が具体的である」が上位に入っていることから、多くの人が「自分宛てのラブレター」が欲しいのだとわかります。

しかし、一人一人にフルカスタマイズしていくのは、工数がかかりすぎて現実的ではありません。そこで、カスタマイズする部分と流用をうまく組み合わせる「セミカスタマイズ」の方法を紹介します。以下の例文をもとにして、候補者が興味を抱いてくれるような魅力的なスカウトメールを作成しましょう。

■スカウトメールの例文

上記の例文中の（1）（2）(6)は候補者ごとにカスタマイズして、特別感を醸成することが重要です。

（3）（4）（5）（7）は流用でもいい部分ですが、しっかり文章を練ることがポイントです。特に「スカウトした理由」「業務内容」「待遇」は、「返信したくなるスカウトメール」のアンケート結果で上位を占めているので明確に伝えることを意識しましょう。ただし長文になると読んでもらえない可能性が高いので、簡潔にわかりやすく書くように心がけてください。

ここからは、具体的にどのようにスカウトメールを作ればいいのか、上記「スカウトメールの例文」の（1）～（7）に沿って、ポイントごとに詳しく解説していきます。

（1）候補者に合わせた送信者を設定する

特別感を醸成するために、候補者が魅力を感じると思われる送信者から送りましょう。採用したい相手がエンジニアであれば、CTO（最高技術責任者）や開発責任者、中小企業による募集なら社長や代表取締役から送ると熱意を感じてもらいやすいため効果的です。

（2）冒頭にスカウトした理由を入れる

候補者がもっとも重視しているポイントなので、簡潔にわかりやすい文章でスカウトした理由を入れます。「自分の職務経歴書をしっかり読んでくれているな」「自分の強みをわかってくれているな」と感じさせる言葉を選びましょう。

一方、悪い例は多くの人に同じ文面を送っているかのような印象を抱かせます。このような内容では候補者を引きつけられません。

（3）会社説明はコンパクトに

求人に興味を持ってくれれば、会社の公式サイトを見にきてくれるはずです。会社の歴史や売上高などを詳細に記載すると、かえって印象が悪くなる可能性があるため、ここでの会社紹介はコンパクトにして、公式サイトのURLを紹介しましょう。

（4）業務内容と募集背景を書く

業務内容はできるだけイメージしやすくなるように書きます。担当エリアや必要なスキルなどがあれば具体的に記載するのが効果的です。募集背景の説明では「人手が足りず」「急募」などはネガティブな印象になるので避けて、ポジティブな言葉を選びましょう。

（5）将来の展望や自社の思いを語る

経営理念や将来のビジョンは必須事項ではありませんが、入れると文面の熱量が上がりますが、押しつけがましい内容は逆効果になってしまいます。候補者が共感してくれるような内容を心がけると良いでしょう。特に社長や経営層からスカウトメールを送る場合には説得力があります。

（6）待遇を具体的に記載する

候補者にとって給与や福利厚生などの待遇は気になるポイントです。自社で働くことによって得られるメリットを具体的に記載するようにしましょう。給与、働きやすさなど、アピールできるポイントは漏らさず伝えます。

（7）面談形式でアプローチする

いきなり面接をお願いすると候補者にとってもハードルが高く、採用後のミスマッチにつながることもあります。そのため、「まずはざっくばらんに面談でお話をしたい」といった方向でアプローチするのがおすすめです。

【職種別】効果的なワードと避けたい表現

スカウトメールの文面を作成する際、候補者に良い印象を与えない言葉があり、その代表が「大量採用」「急募」です。これらは、どの業種においても使用しないほうが良いでしょう。そのほか、職種別で良い印象を与える効果的なワードと避けたい表現も存在します。

ここでは、5つの職種で使用したい言葉を紹介します。

残業時間、休日、有給消化率など、具体的な数値を示せる内容は記載して、実際に働いたときのイメージを持ってもらうことが大切です。

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スカウトメール作成のコツ

スカウトメールは、「誰に（対象）」「何を（内容）」「どのように（文章）」の順番で作成することがポイントです。以下のポイントを押さえて作成していきましょう。

ペルソナを設定する

スカウトメールを送る前に、採用したいターゲットを明確にしておく必要があり、その際はペルソナを設計するのが有効でしょう。ターゲットの場合、性別や年齢、職業、属性といった大きな枠組みでグルーピングするのに対し、ペルソナはこれまでの経験や保有するスキル、性別や年齢、希望職種などを明確化して、詳細に示します。

ペルソナを設定することで、スカウトメールを送る相手に具体的なイメージを持つことができます。たとえば経験者と未経験者では、業務内容や企業に対する魅力の感じ方が異なるため、「誰に（対象）」を明確にすることで、「何を（内容）」「どのように（文章）」伝えるのかという部分も明確になり、求める人材にあったスカウトメールを作成できます。

自社の魅力をわかりやすく伝える

「誰に（対象）」の部分を明確にしたら、その相手に何を伝えれば興味をもってくれるのかを考えます。相手が求める条件や待遇に照らし合わせて、自社の魅力をわかりやすく伝えることが重要です。

たとえば裁量を求める求職者には、仕事のポジションや魅力を伝えるのが有効です。ワークライフバランスを重視する求職者には、勤務時間や休日休暇、福利厚生などの労働条件をわかりやすく書くと「入社するとどのような魅力があるのか」が伝わりやすくなります。

また、長文になりがちな会社紹介は端的にまとめることがポイントです。会社のホームページを読めばわかるような内容ではなく、「現在どのような社会貢献をしているのか」「今後、どういった目標に向けて成長を目指しているのか」といった、現在軸と未来軸を交えた内容を伝えるとよいでしょう。

納得感とリアリティーを重視する

スカウトした理由を納得してもらうことも、スカウトメール作成のコツの一つです。候補者の経験に触れたうえで「○○様には社員の育成と営業の成果をつなぐ仕組みづくりをお任せしたいと考えております」など、任せたいことを明示します。そうすることで自社にとって必要な人材であることが訴求でき、候補者の納得感が高まります。

また、本音を打ち明けてありのままを伝えることも重要です。「業績は好調ですが、それゆえ、経営側の意識が営業現場に浸透していない現状があります。○○様のご経験が今の当社に必要不可欠であるという結論にいたりました」と事情を伝え、候補者にリアリティーを持ってもらいます。入社後に任せたい業務のほか、数年後にどのような存在になってほしいかなどを具体的に示すことも、リアリティーを伝えるポイントです。

特別感を出す

転職サイトなどの人材データベースに登録している求職者は、他社からも多くのスカウトメールを受け取っているケースがあるため、同じような件名や本文の内容だと最後まで読まずに閉じられる可能性が高いです。これを防ぐために、「あなただからオファーしました」という特別感を出すことがポイントです。

相手のプロフィールや職務経歴書を読み込んで、他社との差別化ポイントを盛り込んだた件名を考え、スカウトした理由もメールの冒頭で伝えることが重要です。ここでも長文にならないように注意して、一文一文をコンパクトにまとめるよう意識しましょう。

スカウト理由が明確に伝わる文章を作成しよう

求職者が返信したくなるスカウトメールは、「なぜ自分なのか」というスカウト理由が明確にわかる内容です。求職者に興味を持ってもらうために、件名や内容を工夫して自社をアピールできるスカウトメールを作りましょう。

自社では常識の用語が社外の人には通じないこともあるので、相手に寄り添った言葉を選ぶことも重要です。また、400文字でも読むのが面倒に感じる文章もあれば、2,000文字でもスラスラ読めるものもあります。本記事で紹介した開封率を上げる方法や例文を参考に、「あなただからオファーしました」という理由が伝わるスカウトメールを作成してください。

下記の記事では小さな会社でもスカウトで成功している事例をご紹介しています。具体的にどんな工程で、どんなスカウトメールを送ったのか、ぜひこちらもご覧ください。

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