スカウトメールの書き方とは？ 例文で返信率が上がるポイントを解説

求人広告を出して応募を待つ「守り」の採用に対して、企業側から気になる求職者に対してアプローチするのが「攻め」の採用。その攻めの初手が「スカウトメール」です。スカウトメールの種類や、返信率を高める効果的なスカウトメールの書き方を紹介します。

スカウトメールの種類

スカウトメールとは、企業側が転職エージェントに登録している求職者に対して、応募を促すために送るEメール。ハイスペック人材やニッチな専門職種、企業の知名度が高くない場合など、求人広告で応募者を集めにくいケースで活用されています。

スカウトメールは大きく分けて「オープンオファー」と「プライベートオファー」の２種類があります。　

オープンオファー　

オープンオファーとは、求職者に一斉にスカウトメールを送信すること。年齢や居住地域、経験職種など、ある程度条件を絞り込んでから送る場合もあります。オープンオファーはメール文面をひとつ作るだけでいいので、労力が少なく済むのがメリットです。ただ、受け取る側の多くの人も、オープンオファーは大量送信であり、採用につながる確率が低いことを知っているので、反響は得にくい傾向があります。

プライベートオファー

プライベートオファーとは、企業側が求める条件と合致している求職者に対して、個別にスカウトメールを送ること。企業が「ぜひ応募してほしい」という人に送るので、面談（面接）確約などの特別な内容を記すことも多いでしょう。たくさんの職務経歴書を読んで対象者を絞り込んだり、相手に合わせてメール文面を作成したりと手間はかかりますが、オープンオファーよりも応募・採用につながる確率は高くなります。

スカウトメールの開封率を上げるポイント

オープンオファーでもプライベートオファーでも、スカウトメールはまず求職者にメールを開封してもらえなければ意味がありません。開封率を上げるためには、以下を実践しましょう。

ポイント①件名を工夫する

送る相手に合わせた魅力的なタイトルをつけましょう。毎日何通ものオファーを受け取っている求職者もいますし、当たり障りのない件名では開封してもらえません。

再送信するときは件名を変える

想定よりも反響が少なくて再送信することになったら、件名を変えましょう。自社からのメールを読んで応募しなかった人はご縁がなかったということですが、「開封さえしていない」という人も一定数いるはずです。2通目は開封してもらうことを狙って、件名でのアピール内容を変えてみてください。

ポイント②新規登録者に素早くアプローチする

登録している求職者のうち、「新規登録者」「職務経歴書を更新した人」は、特に転職意欲が高く、アクティブに活動する傾向があります。こうした求職者に対して、他社より早くアプローチすることが重要です。

候補者が「返信したくなる」スカウトメールとは？

スカウトメールを送っても、相手から返信が来なければ採用は始まりません。ここからは返信率を上げる方法を見ていきましょう。

「年収が高い」よりも大切な５つの項目

ビズリーチが行ったアンケートによると、求職者が返信しようと思うスカウトメールの特徴は、1位「業務内容が具体的に書かれている」、2位「なぜ自分をスカウトしたのかわかる」、3位「募集背景が書かれている」、4位「求めている人物像が明確」、5位「職務経歴書をしっかりと読んだことがわかる」となっています。

このTOP5は「求人の年収が高い」よりも上位にランクインしています。これら5つのポイントを押さえて文面を書くことが返信率向上のカギと言えるでしょう。

■調査概要
調査方法：インターネットによるアンケート(会員向けメールマガジンで回答を依頼)
調査期間：2019年5月20日~2019年5月25日
集計対象：回答いただいた「ビズリーチ」会員のうち21~60歳を対象に集計
有効回答数：395名

スカウトメールの返信率を上げる６つのポイントと例文

上記のアンケートでも「なぜ自分をスカウトしたのかわかる」「職務経歴書をしっかりと読んだことがわかる」が上位に入っていることから、多くの人が「自分宛てのラブレター」が欲しいのだとわかります。

しかし、一人ひとりにフルカスタマイズしていくのは、工数がかかりすぎて現実的ではありません。そこで、カスタマイズする部分と流用をうまく組み合わせる「セミカスタマイズ」の方法を紹介します。

■スカウトメールの例文
　

作り方のおすすめはセミカスタマイズ

上記の例文中の①②はカスタマイズしましょう。ここで候補者に特別感を醸成することが重要です。

③〜⑥は流用でいい部分ですが、しっかり文章を練ることが必要です。とくに「業務内容」「募集背景」「求めている人物像」はアンケートの「知りたいこと」の上位なのできちんと伝えましょう。ただしいたずらに長くなると読んでもらえないので、簡潔にわかりやすく書くように心がけます。ここからは、具体的にどのようにスカウトメールを作ればいいのか、詳しく解説していきます。

ポイント①候補者に合わせた送信者を設定する

特別感を醸成するために、候補者が魅力を感じると思われる送信者から送りましょう。エンジニアにはCTO（最高技術責任者）や開発責任者、中小企業なら社長から送ると効果的です。

ポイント②冒頭にスカウトした理由を入れる

簡単でよいので理由を入れます。「自分の職務経歴書をしっかり読んでくれているな」「自分の強みをわかってくれているな」と感じさせる言葉を選びましょう。

ポイント③会社説明はコンパクトに

求人に興味を持ってくれれば、会社のHPを見にきてくれるはずです。ここでの自社紹介はコンパクトにして、公式HPのURLを入れればOK。

ポイント④業務内容と募集背景を書く

候補者が最も重視している部分なので、業務内容はできるだけイメージしやすくなるように書きます。募集背景の説明では「人手が足りず」「急募」などはネガティブな印象になるので避けて、ポジティブな言葉を選びましょう。

ポイント⑤将来の展望や自社の思いを語る

経営理念や将来のビジョンは必須事項ではありませんが、入れると文面の熱量が上がります。特に社長や経営層が発信する場合には説得力があるでしょう。

ポイント⑥面談形式でアプローチする

いきなり面接ではなく、「まずはざっくばらんに面談でお話をしたい」といった方向でアプローチするのがおすすめです。

メールの内容は担当コンサルタントにチェックしてもらおう

自分が一生懸命書いた文章というのは客観的に読めないもの。自社では常識の用語が社外の人には通じないこともあります。また、400文字でも読むのが面倒に感じる文章もあれば、2,000文字でもスラスラ読めるものもあります。

求職者にとって魅力を感じるスカウトメールになっているかは、客観的にチェックすることが大切です。転職エージェントなどの担当コンサルタントにも見てもらい、アドバイスをもらうとベストでしょう。

下記の記事では小さな会社でもスカウトで成功している事例をご紹介しています。具体的にどんな工程で、どんなスカウトメールを送ったのか、ぜひこちらもご覧ください。