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【例文付き】返信率が上がるスカウトメール文と件名の書き方のコツ

求人広告を出して応募を待つ「守り」の採用に対して、企業側から気になる求職者に対してアプローチするのが「攻め」の採用。その攻めの初手が「スカウトメール」です。スカウトメールの開封率や返信率を高める件名、文章の書き方について、例文とともに詳しく紹介します。


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スカウトメールとは

スカウトメールとは

スカウトメールとは、企業側が求職者に対して直接、応募を促すために送るダイレクトメールのことです。求職者や転職潜在層が経歴などの情報を登録している媒体のデータベースを活用し、スカウトメールを送る方法が一般的です。企業が求める人材を自ら探してアプローチする方法のため、従来のような「待ち」の姿勢ではなく、「攻め」の採用手法といえます。

経験豊富なマネジメント人材、ニッチな専門職種の人材を求める場合や、企業の知名度が高くない場合など、求人広告で応募者を集めにくいケースで活用されています。

ダイレクトリクルーティングを自社の採用方法に取り入れる際には、ビズリーチの利用がおすすめです。ビズリーチは国内最大級の人材データベースから「欲しい人材」を自ら探して直接アプローチできるサービスです。経営幹部、管理職、専門職など次世代リーダーの即戦力人材をはじめとして、さまざまな職種、業種の人材が登録しています。また、審査を通過した人材だけが登録しているため、優秀な人材の割合が多いと考えられます。「攻め」の採用を行うため、ビズリーチの利用を検討してみてはいかかでしょうか。


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スカウトメールが注目される理由

少子高齢化が進む現代で労働力人口が減少するなか、企業の人材不足は深刻化しています。2022年6月に内閣府が公表した「令和4年版高齢社会白書」によると、1994年に14%だった65歳以上人口は上昇を続け、2022年10月1日現在、28.9%。総務省統計局の「労働力調査(基本集計)2021年(令和3年)平均結果の概要」では、15~64歳の労働力人口は前年に比べ 15 万人減少したことが報告されています。

このような現代において、求職者からの応募をただ待っているだけでは人材が集まりにくく、企業が本当に求める人材と出会うことは難しいでしょう。

また、日本銀行が発表する「全国企業短期経済観測調査」(短観)の雇用人員判断 D.I.の数値を見ると、一般的に大企業よりも認知度が低い中小企業が一番人手不足となっています。認知度の低い企業は人材を集めることが難しくなってきているため、企業が主体となって自ら求める人材を採用する方法の一つとして、スカウトメールを活用した採用手法が有効です。求める人材に直接アプローチすることで母集団を形成しやすく、ミスマッチの防止にもつながります。

全国企業短期経済観測調査(短観)|日本銀行日本銀行時系列統計データ検索サイトをもとに作成

最近では、コロナ禍をきっかけに企業優位の買い手市場になる業界もありましたが、多くの応募者のなかに企業の求める人材が埋もれてしまう可能性が高いことから、企業にマッチする人材に絞って直接スカウトメールを送る採用手法が注目されています。

参考:令和4年版高齢社会白書 高齢化の状況|内閣府労働力調査(基本集計)2021年(令和3年)平均結果の概要|総務省統計局


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スカウトメールの種類

スカウトメールにはいくつか種類があり、状況に合わせて最適な方法を選ぶことが大切です。

企業が求人媒体のデータベースのなかから一定の条件に合致した人材に同一内容を送信する「一斉送信型」は、母集団形成に有効です。ただし、同じメッセージが求職者に届くため、画一的な内容になりがちで、返信率が上がるとは限りません。

一方、求める人材により焦点をあてて絞り込み、特定の個人にメールを送信する「ヘッドハンティング型」は、個別にメッセージを作成して送信するため、スカウトメールに大切な要素である「特別感」を演出できます。ダイレクトリクルーティングサービスのなかには、人材に求める条件を細かく設定でき、ヘッドハンティング型に向いているものもあります。一斉送信型より手間はかかりますが、どうしても話を聞きたい候補者がいる場合などに有効でしょう。

【アンケート調査】返信したくなるスカウトメールの特徴

スカウトメールを送っても、候補者から返信が来なければ採用にはつながりません。では、「返信したい」と思うようなスカウトメールとは、一体どのような内容なのでしょうか。

ビズリーチが行ったアンケートによると、求職者が返信しようと思うスカウトの特徴は、以下のようになっています。

1位「なぜ自分をスカウトしたのかがわかる」

2位「業務内容や役割が具体的である」

3位「待遇(年収・福利厚生など)について詳細に書かれている」

4位「求めている人物像が明確である」

5位「募集背景が明確である」

返信したくなるスカウトとは

■調査概要
調査方法:インターネットによるアンケート
調査期間:2022年1月13日 ~ 2022年1月19日
集計対象:「ビズリーチ」の会員
有効回答数:7,761件 ※未登録の属性や未回答の設問が含まれるため、各分析軸の合計数と合致しない場合があります

このことから、「なぜあなたが必要なのか」が明確に伝わるスカウトメールを送ることが重要だと読み取れます。

スカウトメールの良しあしを決める開封率と返信率を上げるポイントについては、例文を交えながら次の項以降で解説していきます。

スカウトメールの開封率を上げる方法

スカウトメールの開封率を上げる方法

求職者が返信したくなるようなスカウトメールとは「なぜあなたが必要なのか」がわかりやすく書かれた文面であると前述しましたが、いくら熱意のあるスカウトメールを作成しても、開封してもらえなければ伝わりません。

ここではスカウトメールの開封率を上げるポイントを解説します。

件名を工夫する

送る相手に合わせた魅力的なタイトルをつけましょう。毎日何通ものオファーを受け取っている求職者もいるため、当たり障りのない件名では他のスカウトメールに埋もれてしまい、開封してもらえません。他社との差別化ポイントなどを盛り込み、求職者に刺さる件名にしましょう。

<悪い例>

・営業経験のある方、元気な仲間たちと一緒に働きませんか?

・○○様の経験を当社でぜひ生かしてください!

「元気な仲間たち」など抽象的な表現はなるべく避けたほうが良いです。また、「経験を当社でぜひ生かしてください!」といった内容も、定型文のような印象を与える可能性があるため、下記のような例を使用しましょう。

<良い例>

・【営業職】特許取得の商材で新規開拓不要、残業もほぼありません!

・【面談のご案内】新規事業を担っていただく営業部長を探しております

良い例は、自社や募集ポジションの特徴などを具体的に記載して内容をわかりやすく伝えているため、候補者に特別感を伝えられるでしょう。そうすることで、候補者がスカウトメールを開封する可能性が高まります。

再送信するときは件名を変える

想定よりも反響が少なくて再送信することになった場合は、件名を変えましょう。自社からのスカウトメールを読んで応募しなかった人はご縁がなかったということですが、「開封さえしていない」という人も一定数いるはずです。2通目は開封してもらうことを狙って、件名でのアピール内容を変更することも有効です。

新規登録者に素早くアプローチする

求人媒体のデータベースなどに登録している求職者のうち、「新規登録者」「職務経歴書を更新した人」は、特に転職意欲が高く、アクティブに活動する傾向があります。こうした求職者に対して他社より早くアプローチすると、スカウトメールの開封率が高まるでしょう。

スカウトメールの担当者が求職者の情報をこまめにチェックすることが重要です。

開封してもらえる時間に送信する

スカウトメールを送信する時間帯も意識したいポイントの一つです。経験者採用の場合、スカウトメールを送信する人材の職種によって効果的な時間は異なりますが、一般的にスマートフォンを見ている可能性が高い時間帯のほうが良いといわれています。

業務中で忙しい時間帯を避け、休憩時間前後の同11時から午後2時、帰宅時間の午後5時から6時ごろのタイミングで送信するのがおすすめです。また、休前日のケースが多い金曜日は、自身のキャリアなどを見直す余裕があるため、メールを読んでもらいやすいとされています。


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スカウトメールの例文と返信率を上げる7つのポイント

スカウトメールの返信率を上げる6つのポイントと例文

上記のアンケートでも「なぜ自分をスカウトしたのかわかる」「業務内容や役割が具体的である」が上位に入っていることから、多くの人が「自分宛てのラブレター」が欲しいのだとわかります。

しかし、一人一人にフルカスタマイズしていくのは、工数がかかりすぎて現実的ではありません。そこで、カスタマイズする部分と流用をうまく組み合わせる「セミカスタマイズ」の方法を紹介します。以下の例文をもとにして、候補者が興味を抱いてくれるような魅力的なスカウトメールを作成しましょう。

■スカウトメールの例文

○○ ○○様

はじめまして。
(1)株式会社□□□□ 代表取締役の○○ ○○です。

(2)○○様の■■社でのご経歴に惹かれて、スカウトを送らせていただきました。

まずは簡単に当社の自己紹介をさせてください。

(3)当社は2003年創業、××県の難関公立高校合格者数トップの実績を誇る進学塾を運営しております。2015年にはオンライン授業もスタートしました。本年度は、感染症拡大の臨時対応ではなく、これまで蓄積してきたオンライン授業のノウハウを評価していただきまして、120%の成長率となっています。

よろしければ当社のホームページもご覧ください。(URLを入れる)

(4)今後も当社は、山間部など遠方のご家庭や、多額の教育費をかけられないご家庭にも安価で良質な学習環境をご提供するべく、「オンライン学習の充実・低価格化」を経営の重要課題と位置づけております。

その実現のため、まさに貴殿のようなサーバーエンジニアのご経験を持つ方を求めておりました。ご担当いただきたいのは、自社で企画・開発している「オンライン授業・復習システム」および自社内ITインフラ基盤に関する業務全般です。

具体的には、
・ネットワーク全般の設計、構築
・サーバーの設計・構築・運用
・データベース設計・構築・運用
などが主な業務になります。

(5)また、当社は本気で塾業界での顧客満足度No.1を目指しております。同時に働き方改革も推進しており、2025年までに××県の働きがいNo.1企業になることが目標です。

(6)給与については○○様のこれまでの経歴を踏まえて、現在の月収○○円以上をお約束させていただくほか、インセンティブ制度を設けており、さらなる給与アップも可能です。有給消化率は○○%以上で、介護休業制度や時短勤務制度、週○回のリモートワークも導入しております。

(7)メールだけで当社の魅力や業務をすべてお伝えするのは難しいので、まずはオンライン面談にて、ざっくばらんにお話をさせていただけませんでしょうか。

ご返信、心よりお待ちしております。
何卒よろしくお願いいたします。

株式会社□□□□
代表取締役 ○○ ○○

上記の例文中の(1)(2)(6)は候補者ごとにカスタマイズして、特別感を醸成することが重要です。

(3)(4)(5)(7)は流用でもいい部分ですが、しっかり文章を練ることがポイントです。特に「スカウトした理由」「業務内容」「待遇」は、「返信したくなるスカウトメール」のアンケート結果で上位を占めているので明確に伝えることを意識しましょう。ただし長文になると読んでもらえない可能性が高いので、簡潔にわかりやすく書くように心がけてください。

ここからは、具体的にどのようにスカウトメールを作ればいいのか、上記「スカウトメールの例文」の(1)~(7)に沿って、ポイントごとに詳しく解説していきます。

スカウトメールの返信率を上げつ7つのポイント

(1)候補者に合わせた送信者を設定する

特別感を醸成するために、候補者が魅力を感じると思われる送信者から送りましょう。採用したい相手がエンジニアであれば、CTO(最高技術責任者)や開発責任者、中小企業による募集なら社長や代表取締役から送ると熱意を感じてもらいやすいため効果的です。

(2)冒頭にスカウトした理由を入れる

候補者がもっとも重視しているポイントなので、簡潔にわかりやすい文章でスカウトした理由を入れます。「自分の職務経歴書をしっかり読んでくれているな」「自分の強みをわかってくれているな」と感じさせる言葉を選びましょう。

一方、悪い例は多くの人に同じ文面を送っているかのような印象を抱かせます。このような内容では候補者を引きつけられません。

<良い例>

  • ◯◯業界でご活躍の経歴を拝見し、スカウトメールをお送りいたしました。
  • 職務経歴書にて、SE・プログラマーのご経験を拝見しました。これまでに培った技術や能力をぜひ当社で生かしていただきたく、ご連絡いたしました。

<悪い例>

  • ○○業界に興味があるかと思い、スカウトメールをお送りしました。
  • 弊社が展開する事業内容に共感いただけると思い、ご連絡いたしました。

(3)会社説明はコンパクトに

求人に興味を持ってくれれば、会社の公式サイトを見にきてくれるはずです。会社の歴史や売上高などを詳細に記載すると、かえって印象が悪くなる可能性があるため、ここでの会社紹介はコンパクトにして、公式サイトのURLを紹介しましょう。

<良い例>

  • 起業からまだ3年ですが、強みの商品開発力によって着実に業績を伸ばしています。現在の主力商品は◯◯や△△です。当社のホームページにて詳しく紹介しておりますので、よろしければご覧ください。(URLを記載する)
  • ◯◯において独自の特許技術を保有し、□□業界では3位の売上高となっております。
  • よろしければ当社のホームページもご覧ください。(URLを記載する)

<悪い例>

  • 当社は○○年に創業し、○○年に会社名を○○に変更、○○年に再度社名を変更し、現在にいたります。○○業界の売上高トップを目指して事業を拡大し、○○年に○○億円、○○年に○○億円、○○年に○○億円の売上げを記録しました。従業員数は○○名。本社の所在地は○○で、○○などに支社があります。現在の主力商品は○○、○○、○○となっており、お客様にご好評をいただいております。

(4)業務内容と募集背景を書く

業務内容はできるだけイメージしやすくなるように書きます。担当エリアや必要なスキルなどがあれば具体的に記載するのが効果的です。募集背景の説明では「人手が足りず」「急募」などはネガティブな印象になるので避けて、ポジティブな言葉を選びましょう。

<良い例>

  • お任せしたいのは◯◯県南部のエリアマネージャーです。現在は△△市を中心に4店舗ございますが、今後さらに出店していきたい重点地域のため、マネジメントスキルの高い方を求めております。
  • 当社では現在、総務部が人事を兼務しております。ですが事業拡大と働き方改革を両輪で推進するにあたり、人事部を新設したため、人事のキャリアを積まれた方に人事部長をお任せしたいと考えております。

<悪い例>

  • お任せしたいのは営業部のマネージャーです。当社は急速な事業拡大を行っているため、人手が足りず○○様のお力をお貸しいただきたく存じます。
  • ○○のポジションを担う人材を急募しており、今回スカウトメールを送らせていただきました。

(5)将来の展望や自社の思いを語る

経営理念や将来のビジョンは必須事項ではありませんが、入れると文面の熱量が上がりますが、押しつけがましい内容は逆効果になってしまいます。候補者が共感してくれるような内容を心がけると良いでしょう。特に社長や経営層からスカウトメールを送る場合には説得力があります。

<良い例>

  • 介護業界では離職率の高さが問題になっておりますが、当社では手当制度や柔軟なシフト勤務体制、コミュニケーション研修などを充実させてきました。介護職員が長く定着し、いつも笑顔で働けることは、施設で暮らす方々の幸せや安心にもつながると信じております。
  • 当社のモットーは「クリエイティブで日本を元気に」です。つらいことがあった日でも、見たらププッと笑ってしまう、元気が湧いてくるコンテンツを一緒に作りましょう!

<悪い例>

  • 当社は「○○」という企業理念を全社員が持ち、それを業務に落とし込むことで成長してまいりました。
  • 当社は「業界No.1」を目指しております。○年後に売上げを○○億円にするため全社一丸となり、目標に向けてまい進する必要があると考えております。

(6)待遇を具体的に記載する

候補者にとって給与や福利厚生などの待遇は気になるポイントです。自社で働くことによって得られるメリットを具体的に記載するようにしましょう。給与、働きやすさなど、アピールできるポイントは漏らさず伝えます。

<良い例>

  • ○○様のこれまでのご経歴を鑑み、○○万円以上の月収からスタートさせていただきたいと思います。賞与は年に○回で、売上げに応じたインセンティブ制度もありますので、さらなる給与アップも可能です。残業は月平均○時間とほとんどなく、メリハリをつけて働ける環境になっております。
  • 社員が働きやすい企業でありたいとの思いから、フレックスタイム制度やリモート勤務など柔軟な勤務体制を導入しております。介護休業制度、資格取得支援、住宅手当、各種祝い金の支給も行っております。

<悪い例>

  • 当社社員の平均年収は○○万円以上で、実力や頑張り次第で給与アップや昇進も可能です。
  • 当社は週休2日制でリモートワークも可能です。繁忙期に残業が発生しますが、ライフワークバランスは充実しております。

(7)面談形式でアプローチする

いきなり面接をお願いすると候補者にとってもハードルが高く、採用後のミスマッチにつながることもあります。そのため、「まずはざっくばらんに面談でお話をしたい」といった方向でアプローチするのがおすすめです。

<良い例>

  • まずは面談でざっくばらんにお話させていただけますでしょうか? 対面またはオンラインのいずれでも結構ですので、ご希望の方法をお選びいただければと思います。
  • 少しでもご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ一度、当社にお越しください。いろいろと気軽にお話ししましょう。明るいオフィスや社員たちの様子もご覧いただきたいと思います。

<悪い例>

  • 今回、ご興味をお持ちいただけましたら早速ではありますが、選考の過程に入らせていただければ幸いです。配属先部署のメンバー・部長と行う1次面接にご参加いただきたく、日程のご希望があれば、お伝えいただきたいと思います。

【職種別】効果的なワードと避けたい表現

【職種別】効果的なワードと避けたい表現

スカウトメールの文面を作成する際、候補者に良い印象を与えない言葉があり、その代表が「大量採用」「急募」です。これらは、どの業種においても使用しないほうが良いでしょう。そのほか、職種別で良い印象を与える効果的なワードと避けたい表現も存在します。

ここでは、5つの職種で使用したい言葉を紹介します。

■管理・事務

【ポジティブワード】

  • 残業なし
  • 年間休日○○日
  • 土日祝休み
  • 有給消化率○○%

【避けたい表現】

  • マルチタスク
  • 大量採用
  • 急募

■営業

【ポジティブワード】

  • 高インセンティブ
  • 転勤なし
  • 年間休日○○日
  • 残業平均月○時間

【避けたい表現】

  • ノルマ
  • 固定残業
  • 大量採用
  • 急募

■エンジニア

【ポジティブワード】

  • 前職の給与保障
  • フレックス勤務
  • 副業OK
  • 資格取得支援

【避けたい表現】

  • 早期キャリアアップ
  • 未経験者可
  • 大量採用
  • 急募

■販売・サービス

【ポジティブワード】

  • 地域密着
  • 未経験者歓迎
  • 人柄重視

【避けたい表現】

  • 歩合制
  • 実力主義
  • 大量採用
  • 急募

■クリエイティブ系

【ポジティブワード】

  • チャレンジ可能
  • 脱年功序列
  • 服装自由

【避けたい表現】

  • 固定残業
  • やりがい
  • 大量採用
  • 急募

残業時間、休日、有給消化率など、具体的な数値を示せる内容は記載して、実際に働いたときのイメージを持ってもらうことが大切です。


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スカウトメール作成のコツ

スカウトメール作成のコツ

スカウトメールは、「誰に(対象)」「何を(内容)」「どのように(文章)」の順番で作成することがポイントです。以下のポイントを押さえて作成していきましょう。

スカウトメール作成のコツ

ペルソナを設定する

スカウトメールを送る前に、採用したいターゲットを明確にしておく必要があり、その際はペルソナを設計するのが有効でしょう。ターゲットの場合、性別や年齢、職業、属性といった大きな枠組みでグルーピングするのに対し、ペルソナはこれまでの経験や保有するスキル、性別や年齢、希望職種などを明確化して、詳細に示します。

【ペルソナ】【ターゲット】

ペルソナを設定することで、スカウトメールを送る相手に具体的なイメージを持つことができます。たとえば経験者と未経験者では、業務内容や企業に対する魅力の感じ方が異なるため、「誰に(対象)」を明確にすることで、「何を(内容)」「どのように(文章)」伝えるのかという部分も明確になり、求める人材にあったスカウトメールを作成できます。

自社の魅力をわかりやすく伝える

「誰に(対象)」の部分を明確にしたら、その相手に何を伝えれば興味をもってくれるのかを考えます。相手が求める条件や待遇に照らし合わせて、自社の魅力をわかりやすく伝えることが重要です。

たとえば裁量を求める求職者には、仕事のポジションや魅力を伝えるのが有効です。ワークライフバランスを重視する求職者には、勤務時間や休日休暇、福利厚生などの労働条件をわかりやすく書くと「入社するとどのような魅力があるのか」が伝わりやすくなります。

また、長文になりがちな会社紹介は端的にまとめることがポイントです。会社のホームページを読めばわかるような内容ではなく、「現在どのような社会貢献をしているのか」「今後、どういった目標に向けて成長を目指しているのか」といった、現在軸と未来軸を交えた内容を伝えるとよいでしょう。

納得感とリアリティーを重視する

スカウトした理由を納得してもらうことも、スカウトメール作成のコツの一つです。候補者の経験に触れたうえで「○○様には社員の育成と営業の成果をつなぐ仕組みづくりをお任せしたいと考えております」など、任せたいことを明示します。そうすることで自社にとって必要な人材であることが訴求でき、候補者の納得感が高まります。

また、本音を打ち明けてありのままを伝えることも重要です。「業績は好調ですが、それゆえ、経営側の意識が営業現場に浸透していない現状があります。○○様のご経験が今の当社に必要不可欠であるという結論にいたりました」と事情を伝え、候補者にリアリティーを持ってもらいます。入社後に任せたい業務のほか、数年後にどのような存在になってほしいかなどを具体的に示すことも、リアリティーを伝えるポイントです。

特別感を出す

転職サイトなどの人材データベースに登録している求職者は、他社からも多くのスカウトメールを受け取っているケースがあるため、同じような件名や本文の内容だと最後まで読まずに閉じられる可能性が高いです。これを防ぐために、「あなただからオファーしました」という特別感を出すことがポイントです。

相手のプロフィールや職務経歴書を読み込んで、他社との差別化ポイントを盛り込んだた件名を考え、スカウトした理由もメールの冒頭で伝えることが重要です。ここでも長文にならないように注意して、一文一文をコンパクトにまとめるよう意識しましょう。

ビズリーチを使用した5社の採用成功事例

スカウト理由が明確に伝わる文章を作成しよう

スカウト理由が明確に伝わる文章を作成しよう

求職者が返信したくなるスカウトメールは、「なぜ自分なのか」というスカウト理由が明確にわかる内容です。求職者に興味を持ってもらうために、件名や内容を工夫して自社をアピールできるスカウトメールを作りましょう。

自社では常識の用語が社外の人には通じないこともあるので、相手に寄り添った言葉を選ぶことも重要です。また、400文字でも読むのが面倒に感じる文章もあれば、2,000文字でもスラスラ読めるものもあります。本記事で紹介した開封率を上げる方法や例文を参考に、「あなただからオファーしました」という理由が伝わるスカウトメールを作成してください。

下記の記事では小さな会社でもスカウトで成功している事例をご紹介しています。具体的にどんな工程で、どんなスカウトメールを送ったのか、ぜひこちらもご覧ください。

ビズリーチは、データベースから自ら探して人材を直接スカウトできるので、書類選考や面談でのミスマッチを減らせます。下記のリンクから、159万人以上の優秀な人材が登録するデータベースをお試しください。

求職者の心を動かす「メールコミュニケーション術」

メールコミュニケーションが採用活動における最大のカギ

スカウト送信や面接の前の「メールコミュニケーション」は、企業を印象づける大切な接点です。

ビズリーチ会員へのアンケートからも、メールコミュニケーションの重要性が判明。選ばれる会社になるために心がけるべき5つのポイントをまとめました。

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著者プロフィール株式会社ケイ・ライターズクラブ

書籍やムック、企業系冊子、Web記事、動画など、さまざまな教養の実用書籍から企業・大学案内、エンタメ系ムック、官公庁や地方自体のWEB記事など、幅広いジャンルのコンテンツ制作をワンステップで行う編集プロダクション。採用や人事、マネジメント、転職などに関するコンテンツも多数制作している。