【例文付き】返信率が上がるスカウトメール文と件名の書き方のコツ

【例文付き】返信率が上がるスカウトメール文と件名の書き方のコツ

求人広告を出して応募を待つ「守り」の採用に対して、企業側から気になる求職者に対してアプローチするのが「攻め」の採用。その攻めの初手が「スカウトメール」です。スカウトメールの開封率や返信率を高める件名、文章の書き方について、例文とともに詳しく紹介します。

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スカウトメールとは

スカウトメールとは

スカウトメールとは、企業側が転職サイトに登録している求職者に対して直接、応募を促すために送るダイレクトメールのことです。企業が求める人材を自ら探してアプローチする方法のため、従来のような「待ち」の姿勢ではなく、「攻め」の採用手法といえます。

経験豊富なマネジメント人材、ニッチな専門職種の人材を求める場合や、企業の知名度が高くない場合など、求人広告で応募者を集めにくいケースで活用されています。

「攻め」の採用手法が注目される理由

少子高齢化が進む現代で労働力人口が減少するなか、企業の人材不足は深刻化しています。このような現代において、求職者からの応募をただ待っているだけでは人材が集まりにくく、企業が本当に求める人材と出会うことは難しいでしょう。

特に、知名度の高くない企業は人材を集めることが難しくなってきているため、企業が主体となって自ら求める人材を採用する方法の一つとして、スカウトメールを活用した採用手法が有効です。求める人材に直接アプローチすることで母集団を形成しやすく、ミスマッチの防止にもつながります。

最近では、コロナ禍をきっかけに企業優位の買い手市場になる業界もありましたが、多くの応募者のなかに企業の求める人材が埋もれてしまう可能性が高いことから、企業にマッチする人材に絞って直接スカウトメールを送る採用手法が注目されています。

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スカウトメール作成のコツ

スカウトメール作成のコツ

スカウトメールは、「誰に(対象)」「何を(内容)」「どのように(文章)」の順番で作成することがポイントです。以下のポイントを押さえて作成していきましょう。

  1. ペルソナを設定する
  2. 自社の魅力をわかりやすく伝える
  3. 特別感を出す

ここからは、スカウトメール作成のコツについて解説します。

ペルソナを設定する

スカウトメールを送る前に、ターゲットを明確にしておく必要があります。これまでの経験や保有するスキル、性別や年齢、希望職種などを明確化して、求める人材のペルソナを設定しましょう。

ペルソナを設定することで、スカウトメールを送る相手に具体的なイメージを持つことができます。たとえば経験者と未経験者では、業務内容や企業に対する魅力の感じ方が異なるため、「誰に(対象)」を明確にすることで、「何を(内容)」「どのように(文章)」伝えるのかという部分も明確になり、求める人材にあったスカウトメールを作成できます。

自社の魅力をわかりやすく伝える

「誰に(対象)」の部分を明確にしたら、その相手に何を伝えれば興味をもってくれるのかを考えます。相手が求める条件や待遇に照らし合わせて、自社の魅力をわかりやすく伝えることが重要です。

たとえば裁量を求める求職者には、仕事のポジションや魅力を伝えるのが有効です。ワークライフバランスを重視する求職者には、勤務時間や休日休暇、福利厚生などの労働条件をわかりやすく書くと「入社するとどのような魅力があるのか」が伝わりやすくなります。

また、長文になりがちな会社紹介は端的にまとめることがポイントです。会社のホームページを読めばわかるような内容ではなく、「現在どのような社会貢献をしているのか」「今後、どういった目標に向けて成長を目指しているのか」といった、現在軸と未来軸を交えた内容を伝えるとよいでしょう。

特別感を出す

転職サイトなどの人材データベースに登録している求職者は、他社からも多くのスカウトメールを受け取っているため、最後まで読まずに閉じられる可能性が高いです。これを防ぐために、「あなただからオファーしました」という特別感を出すことがポイントです。

相手のプロフィールや職務経歴書を読み込んで、スカウトした理由をメールの冒頭で伝えましょう。ここでも長文にならないように注意して、一文一文をコンパクトにまとめるよう意識しましょう。

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【アンケート調査】候補者が「返信したくなる」スカウトメールとは?

【アンケート調査】候補者が「返信したくなる」スカウトメールとは?

スカウトメールを送っても、候補者から返信が来なければ採用にはつながりません。では、「返信したい」と思うようなスカウトメールとは、一体どのような内容なのでしょうか。

ビズリーチが行ったアンケートによると、求職者が返信しようと思うスカウトメールの特徴は、以下のようになっています。

1位「なぜ自分をスカウトしたのかがわかる」

2位「業務内容や役割が具体的である」

3位「待遇(年収・福利厚生など)について詳細に書かれている」

4位「求めている人物像が明確である」

5位「募集背景が明確である」

返信したくなるスカウトとは

■調査概要
調査方法:インターネットによるアンケート
調査期間:2022年1月13日 ~ 2022年1月19日
集計対象:「ビズリーチ」の会員
有効回答数:7,761件 ※未登録の属性や未回答の設問が含まれるため、各分析軸の合計数と合致しない場合があります

このことから、「なぜあなたが必要なのか」が明確に伝わるスカウトメールを送ることが重要だと読み取れます。

また、スカウトメールの良しあしを決める開封率と返信率を上げるポイントについて、次で解説していきます。

ビズリーチを使用した5社の採用成功事例

スカウトメールの開封率を上げるポイント

スカウトメールの開封率を上げるポイント

求職者が返信したくなるようなスカウトメールとは「なぜあなたが必要なのか」がわかりやすく書かれた文面であると前述しましたが、いくら熱意のあるスカウトメールを作成しても、開封してもらえなければ伝わりません。ここではスカウトメールの開封率を上げるポイントを解説します。

ポイント(1)件名を工夫する

送る相手に合わせた魅力的なタイトルをつけましょう。毎日何通ものオファーを受け取っている求職者もいるため、当たり障りのない件名では他のスカウトメールに埋もれてしまい、開封してもらえません。他社との差別化ポイントなどを盛り込み、求職者に刺さる件名にしましょう。

<NG例>

・営業経験のある方、元気な仲間たちと一緒に働きませんか?

・○○様の経験を当社でぜひ生かしてください!

<OK例>

・【営業職】特許取得の商材で新規開拓不要、残業もほぼありません!

・【面談のご案内】新規事業を担っていただく営業部長を探しております

再送信するときは件名を変える

想定よりも反響が少なくて再送信することになった場合は、件名を変えましょう。自社からのスカウトメールを読んで応募しなかった人はご縁がなかったということですが、「開封さえしていない」という人も一定数いるはずです。2通目は開封してもらうことを狙って、件名でのアピール内容を変更することも有効です。

ポイント(2)新規登録者に素早くアプローチする

登録している求職者のうち、「新規登録者」「職務経歴書を更新した人」は、特に転職意欲が高く、アクティブに活動する傾向があります。こうした求職者に対して、他社より早くアプローチすることが重要です。

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スカウトメールの返信率を上げる6つのポイントと例文

スカウトメールの返信率を上げる6つのポイントと例文

上記のアンケートでも「なぜ自分をスカウトしたのかわかる」「職務経歴書をしっかりと読んだことがわかる」が上位に入っていることから、多くの人が「自分宛てのラブレター」が欲しいのだとわかります。

しかし、一人一人にフルカスタマイズしていくのは、工数がかかりすぎて現実的ではありません。そこで、カスタマイズする部分と流用をうまく組み合わせる「セミカスタマイズ」の方法を紹介します。

■スカウトメールの例文

○○ ○○様

はじめまして。
(1)株式会社□□□□ 代表取締役の○○ ○○です。

(2)○○様の■■社でのご経歴に惹かれて、スカウトを送らせていただきました。

まずは簡単に当社の自己紹介をさせてください。

(3)当社は2003年創業、××県の難関公立高校合格者数トップの実績を誇る進学塾を運営しております。2015年にはオンライン授業もスタートしました。本年度は、感染症拡大の臨時対応ではなく、これまで蓄積してきたオンライン授業のノウハウを評価していただきまして、120%の成長率となっています。

よろしければ当社のホームページもご覧ください。(URLを入れる)

(4)今後も当社は、山間部など遠方のご家庭や、多額の教育費をかけられないご家庭にも安価で良質な学習環境をご提供するべく、「オンライン学習の充実・低価格化」を経営の重要課題と位置づけております。

その実現のため、まさに貴殿のようなサーバーエンジニアのご経験を持つ方を求めておりました。ご担当いただきたいのは、自社で企画・開発している「オンライン授業・復習システム」および自社内ITインフラ基盤に関する業務全般です。

具体的には、
・ネットワーク全般の設計、構築
・サーバーの設計・構築・運用
・データベース設計・構築・運用
などが主な業務になります。

(5)また、当社は本気で塾業界での顧客満足度No.1を目指しております。同時に働き方改革も推進しており、2025年までに××県の働きがいNo.1企業になることが目標です。

(6)メールだけで当社の魅力や業務をすべてお伝えするのは難しいので、まずはオンライン面談にて、ざっくばらんにお話をさせていただけませんでしょうか。

ご返信、心よりお待ちしております。
何卒よろしくお願いいたします。

株式会社□□□□
代表取締役 ○○ ○○

上記の例文中の(1)(2)は候補者ごとにカスタマイズして、特別感を醸成することが重要です。

(3)~(6)は流用でもいい部分ですが、しっかり文章を練ることがポイントです。特に「スカウトした理由」「業務内容」「待遇」は、「返信したくなるスカウトメール」のアンケート結果で上位を占めているので明確に伝えることを意識しましょう。ただし長文になると読んでもらえない可能性が高いので、簡潔にわかりやすく書くように心がけてください。

ここからは、具体的にどのようにスカウトメールを作ればいいのか、ポイントごとに詳しく解説していきます。

ポイント(1)候補者に合わせた送信者を設定する

特別感を醸成するために、候補者が魅力を感じると思われる送信者から送りましょう。採用したい相手がエンジニアであれば、CTO(最高技術責任者)や開発責任者、中小企業による募集なら社長や代表取締役から送ると熱意を感じてもらいやすいため効果的です。

ポイント(2)冒頭にスカウトした理由を入れる

候補者がもっとも重視しているポイントなので、簡潔にわかりやすい文章でスカウトした理由を入れます。「自分の職務経歴書をしっかり読んでくれているな」「自分の強みをわかってくれているな」と感じさせる言葉を選びましょう。

<例文>

・◯◯業界でご活躍の経歴を拝見し、スカウトメールをお送りいたしました。

・職務経歴書にて、SE・プログラマーのご経験を拝見しました。これまでに培った技術や能力をぜひ当社で生かしていただきたく、ご連絡いたしました。

ポイント(3)会社説明はコンパクトに

求人に興味を持ってくれれば、会社のホームページを見にきてくれるはずです。ここでの会社紹介はコンパクトにして、ホームページのURLを紹介しましょう。

<例文>

・起業からまだ3年ですが、強みの商品開発力によって着実に業績を伸ばしています。現在の主力商品は◯◯や△△です。当社のホームページにて詳しく紹介しておりますので、よろしければご覧ください。(URLを記載する)

・◯◯において独自の特許技術を保有し、□□業界では3位の売上高となっております。
よろしければ当社のホームページもご覧ください。(URLを記載する)

ポイント(4)業務内容と募集背景を書く

業務内容はできるだけイメージしやすくなるように書きます。募集背景の説明では「人手が足りず」「急募」などはネガティブな印象になるので避けて、ポジティブな言葉を選びましょう。

<例文>

・お任せしたいのは◯◯県南部のエリアマネージャーです。現在は△△市を中心に4店舗ございますが、今後さらに出店していきたい重点地域のため、マネジメントスキルの高い方を求めております。

・当社では現在、総務部が人事を兼務しております。ですが事業拡大と働き方改革を両輪で推進するにあたり、人事部を新設したため、人事のキャリアを積まれた方に人事部長をお任せしたいと考えております。

ポイント(5)将来の展望や自社の思いを語る

経営理念や将来のビジョンは必須事項ではありませんが、入れると文面の熱量が上がります。特に社長や経営層からスカウトメールを送る場合には説得力があるでしょう。

<例文>

・介護業界では離職率の高さが問題になっておりますが、当社では手当制度や柔軟なシフト勤務体制、コミュニケーション研修などを充実させてきました。介護職員が長く定着し、いつも笑顔で働けることは、施設で暮らす方々の幸せや安心にもつながると信じております。

・当社のモットーは「クリエイティブで日本を元気に」です。つらいことがあった日でも、見たらププッと笑ってしまう、元気が湧いてくるコンテンツを一緒に作りましょう!

ポイント(6)面談形式でアプローチする

いきなり面接をお願いするのではなく、「まずはざっくばらんに面談でお話をしたい」といった方向でアプローチするのがおすすめです。

<例文>

・まずは面談でざっくばらんにお話させていただけますでしょうか? 対面またはオンラインのいずれでも結構ですので、ご希望の方法をお選びいただければと思います。

・少しでもご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ一度、当社にお越しください。いろいろと気軽にお話ししましょう。明るいオフィスや社員たちの様子もご覧いただきたいと思います。

スカウト理由が明確に伝わる文章を作成しよう

スカウト理由が明確に伝わる文章を作成しよう

求職者が返信したくなるスカウトメールは、「なぜ自分なのか」というスカウト理由が明確にわかる内容です。求職者に興味を持ってもらうには、相手の職務経歴書などを読み込み、件名や内容を工夫してスカウトメールを作成しましょう。

自社では常識の用語が社外の人には通じないこともあるので、相手に寄り添った言葉を選ぶことも重要です。また、400文字でも読むのが面倒に感じる文章もあれば、2,000文字でもスラスラ読めるものもあります。本記事を参考に、「あなただからオファーしました」という理由が伝わるスカウトメールになるよう作成してください。

下記の記事では小さな会社でもスカウトで成功している事例をご紹介しています。具体的にどんな工程で、どんなスカウトメールを送ったのか、ぜひこちらもご覧ください。

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著者プロフィール株式会社ケイ・ライターズクラブ

書籍やムック、企業系冊子、Web記事、動画など、さまざまな教養の実用書籍から企業・大学案内、エンタメ系ムック、官公庁や地方自体のWEB記事など、幅広いジャンルのコンテンツ制作をワンステップで行う編集プロダクション。採用や人事、マネジメント、転職などに関するコンテンツも多数制作している。