採用代行(RPO)とは? 業務内容と依頼するメリット、サービスの選び方を解説

「採用活動を拡大したいが人員が不足している」「最近は内定辞退者が多い」などの悩みを抱えている企業も多いのではないでしょうか。採用についてのノウハウを持っている採用代行(RPO)に依頼することで、採用活動における悩みや課題を解決できるかもしれません。

今回は、近年注目されている採用代行とは何か、依頼できる業務内容やメリット・デメリット、活用のポイントなどを解説します。

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採用代行(RPO)とは

採用代行(RPO)とは

採用代行とは、採用業務の一部、もしくは業務全般を企業に代わって行うサービスのことです。英語では「Recruitment Process Outsourcing」といい、この頭文字をとって「RPO」とも呼ばれています。正社員だけでなく、パート・アルバイトなどの採用も依頼することが可能です。

採用代行は、大きく分けて以下の2タイプがあります。

  • 事務代行型……採用活動における事務代行を行う
  • リクルーター配置型……クライアントの社内にリクルーターを配置して候補者を探す

日本では事務代行型が主流ですが、リクルーターを社内に配置する方法も外資系企業を中心に増えつつあります。本記事では、事務代行型について詳しく解説します。

人材紹介との違い

採用代行と混同されやすいサービスに人材紹介があります。採用代行が行うサービスは「業務委託」です。代行会社は、事業内容や社風など企業のことを深く理解したうえで、企業に代わり採用活動の一部または全般を行います。

一方、人材紹介は、その名のとおり企業が求める人物像にマッチする人材を紹介するサービスです。人材紹介会社が企業と求職者間に入り仲介する形で面接調整や入社条件の交渉も行いますが、求人媒体対応などは行いません。

採用代行の費用について詳しくは後述していますが、月額一律料金制、従量課金型、成功報酬型などがあり、依頼する業務内容やサービスによって異なります。人材紹介サービスの費用は、採用決定時に報酬を支払う成功報酬型が多いです。

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採用代行が注目される背景

採用代行が注目される背景

人材の採用は企業の経営戦略にもつながる重要な部分のため、採用代行を利用することにためらう企業もあるでしょう。そのようななかでも近年、採用代行が注目を集めている2つの理由を解説します。

採用手法の多様化

近年、少子高齢化により労働力人口が減少しています。従来の採用手法だけでは採用が難しくなってきているため、時代に沿った新しい手法に取り組む企業も増えています。

たとえば、企業側が「欲しい」人材を採用するために、企業自身が採れる手段を主体的に考え、能動的に実行する採用活動である「ダイレクトリクルーティング」、FacebookやTwitterなどのSNSを活用した「ソーシャルリクルーティング」などです。

新しい手法を取り入れると、その分、工数は増え、さらに効果測定の手間も発生するなど、採用担当者の負担が大きくなります。そうすると、面接や採用の可否決定など、より重要なコア業務に十分な時間を充てられなくなるかもしれません。

このような採用担当者の負担を軽減し、新たな手法で成果を得るために、採用市場の最新動向などに精通した採用代行が注目されています。

採用活動の長期化

現在は売り手市場(求職者に対して求人数が多い)が続いています。複数の企業から内定を得ている求職者も多く、企業側としては内定辞退のリスクが高まっている状況です。内定辞退者が出れば、必要な人員を採用するために採用活動を継続させなければなりません。

また、以前の日本は終身雇用が一般的で、多くの企業は年度末から新年度にかけ採用活動を行っていました。しかし現在は、新卒・中途を問わず通年採用を行う企業が増えています。このような、採用活動の長期化・通年化による採用担当者の負担を軽減させるために、採用代行が注目されています。

採用代行に依頼できる業務

採用代行に依頼できる業務

採用に関する多くの業務は、採用代行に依頼することが可能です。プロセスに沿って主な業務を紹介します。

採用代行に依頼できる主な業務

採用計画の策定

採用計画の策定や既存の採用計画へのアドバイスなどを依頼できます。具体的には、ペルソナ設定、必須要件・歓迎要件の設定などです。

採用代行会社ごとに強みや業務領域も異なります。戦略部分も依頼したい場合は、採用コンサルティングを得意とする採用代行を選びましょう。

求人広告の作成・掲載

母集団形成などを目指した求人広告の作成・掲載を依頼できます。求人広告の作成を採用のプロに任せることで、ターゲットに訴求しやすい内容となり、応募数の増加が期待できるでしょう。採用媒体の選定から依頼することも可能です。

複数の求人媒体を利用している場合、工数とコストの削減にもつながります。

DM(ダイレクトメール)・スカウトメールの送信

近年、企業側が「欲しい」人材を採用するために、企業自身が採れる手段を主体的に考え、能動的に実行する採用活動であるダイレクトリクルーティングが注目されています。

DM(ダイレクトメール)やスカウトメールを用いた採用活動はノウハウがないとなかなか成果を出すのが難しい手法ですが、ダイレクトリクルーティングを得意とする採用代行にこの業務を依頼すれば、成果を期待できるほか、ノウハウを学ぶこともできます。

求職者管理

応募書類や情報の管理、求職者の選定、面接日時の調整といった求職者管理を依頼することで、採用担当者の負担を軽減できます。

これらの業務は引き継ぎ作業の工数が少ないことに加え、求職者が多数いる場合など煩雑になりやすい業務のため、採用代行に依頼する企業は多いです。

説明会代行

説明会で使用するスライドやプレゼンテーションの作成、日程調整、告知案内、運営など、会社説明会の代行も依頼できます。

依頼する際は求職者に企業の魅力をしっかりと伝えられるよう、代行会社に任せきりにせずに、事前に担当者同士で話し合い、認識をすり合わせることが大切です。

面接代行

求職者が遠方在住のため直接会うことが難しいケース、自社の面接官のスケジュールが合わない、面接の経験がなく優秀な人材を見抜く自信がない などの場合、企業の代わりに面接を実施してもらったり、面接に同席してもらったりすることもできます。

人事経験者、人材紹介会社でのキャリアカウンセラー経験者、CDA(キャリア・デベロップメント・アドバイザー)資格保有者など、ニーズに合わせた面接官の指定も可能です。

内定後のフォローと定着支援

内定者への連絡、入社前の研修の企画といった内定後のフォローや、定期的なアンケートの実施、早期離職防止のための施策提案などの定着支援も依頼できます。

採用活動は、内定を出したら終わりではありません。内定辞退と早期離職を防ぎ、定着を図ることが大切です。

その他の業務

以下は、そのほかに依頼できる業務の一例です。

  • 電話受け付けのみの採用センターの設置
  • 私書箱の設置
  • 選考データの整理・分析
  • SNSや採用サイトの運用

採用代行には幅広い業務を依頼できます。トラブルを防ぐために、業務の範囲と責任を明確にしておくほか、認識のズレが生じないようにこまめに情報を共有することも依頼する際のポイントです。

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採用代行のメリット

採用代行のメリット

採用代行に依頼することで、採用活動の質が向上するなどの効果が期待できます。具体的にどのようなメリットが得られるのか、一つずつ見ていきましょう。

  • 求める人材にマッチした人材を採用できる
  • 採用担当者がコア業務に集中できる
  • 効果的な採用戦略が設計できる
  • 客観的に自社を分析できる
  • コスト削減につながる
  • 短期間で効率的に採用できる
  • 求職者に対して迅速・丁寧な対応ができる
  • 変化に対応しやすい
  • 社内にノウハウが蓄積される

求める人物像にマッチした人材を採用できる

代行会社はさまざまなデータやノウハウを持っています。ターゲットに適した求人媒体や、魅力的な求人広告の作り方を知っているので、適切な方法で効率よく採用活動を行ってくれます。

代行会社と企業の間で、採用したい人材の人物像をしっかりすり合わせることで、自社が求める人材の採用に近づくでしょう。

採用担当者がコア業務に集中できる

採用業務には、採用に直接かかわる「コア業務」と、間接的な「ノンコア業務」があります。具体的な主な業務は下記のとおりです。

  • コア業務
    採用計画や戦略の立案、募集条件の設定、面接、採用の可否決定 など
  • ノンコア業務
    採用媒体選定、DM・スカウトメールの送信、応募受け付け対応、面接日時調整 など

採用成功のために特に重要なのはコア業務です。ノンコア業務を採用代行に依頼して工数を減らすことで、採用担当者の負担が減り、コア業務に集中できるようになります。

効果的な採用戦略が設計できる

代行会社は、さまざまな就職・転職サイトのデータや最新情報をそろえています。たとえば、「数年前までエンジニア採用に強かったA社のサービスも、最近は未経験者が増えてきた」ということもあるでしょう。これらをもとに、より効果的な戦略が設計できます。

また、代行会社には採用手法の知識と経験があります。自社だけではノウハウがなく取り入れられなかった手法も、採用代行に依頼することで可能になります。

客観的に自社を分析できる

たとえば、スカウトメールの返信率は10%が目安といわれていますが、企業の規模や、業界・職種によっても基準は変わってくるものです。自社が基準とする数値のみを見るなど正しく自社を分析できないと、対策に不要な時間をかけることにつながります。

採用代行サービスに依頼すれば、プロの視点から自社を客観的に分析でき、効果的な対策をとることができます。

コスト削減につながる

膨大な採用業務に対応するためには、それに対応する人員が必要になりますが、新たな社員を採用するよりも、採用代行に依頼するほうが人件費を抑えられることが多いです。

また、求人媒体の選定が適切でなかったり、求人広告が魅力的でなかったりすると、なかなか応募が集まらず、再掲載の必要などがあり採用コストは高くなります。これらを採用のプロに任せれば、適切な方法で効率良く採用活動を行ってくれるので、採用コスト削減につながるケースもあります。

短期間で効率的に採用できる

先述したように採用活動の長期化に悩む企業が増えていますが、採用代行に依頼することで企業の採用課題が解決され、短期間での採用が可能になります。

たとえば、ノウハウ不足の企業でも、代行会社の持つデータや情報をいかせば新たな手法を取り入れることができます。人員不足の企業であれば、採用代行に依頼することで工数を大きく減らせます。具体的には、就職・転職サイトへの掲載、数値検証・改善、求人広告原稿の更新などを依頼すれば、採用までにかかる時間を20~50%ほど短縮できるでしょう。

求職者に対して迅速・丁寧な対応ができる

レスポンスが早い企業ほど、求職者に信頼してもらいやすいといえます。求職者を待たせてしまうと、その間に他社への入社を決められてしまったり、「この企業は採用に消極的である」という印象を持たれてしまったりする可能性もあるでしょう。

採用代行に依頼することで、求職者に対してスピーディーかつ丁寧な対応ができるようになり、選考辞退や内定辞退を防ぐことができるかもしれません。

変化に対応しやすい

採用活動の規模は、企業の業績や社会情勢によっても変わるものです。採用市場の最新動向などに精通した採用代行に業務を依頼することで、効果的な採用活動を行えます。

また、採用代行は業務量によって料金が変わる体系(従量課金制)もあるので、コスト面でも市場の変化に対応しやすくなります。

社内にノウハウが蓄積される

代行会社の知見を吸収していくことで、社内にもノウハウが蓄積されていきます。

たとえば、中途採用の実績が少なく、採用ノウハウが蓄積されていない企業でも、中途採用に強い採用代行に依頼することで、代行会社が持つ知見を活用できます。得られたものをしっかり自社のマニュアルに反映させて引き継いでいくことで、ノウハウを蓄積していくことも可能です。

採用代行のデメリット

採用代行のデメリット

採用代行にはさまざまなメリットがあることがわかりました。しかし、メリットばかりではありません。デメリットについても認識し、より効果的に採用代行を活用しましょう。

  • 認識のズレが生じる場合がある
  • 選定が難しい
  • 求職者・内定者との接点が減ってしまう
  • 情報漏えいのリスク

認識のズレが生じる場合がある

企業と代行会社の担当者同士の話し合い・情報共有が不十分だと、求める人材要件に認識のズレが生じ、採用後のミスマッチにつながることもあります。

認識のズレを生じさせないために、あらかじめ情報共有や進捗報告の頻度を決めておきましょう。また、書類選考や面接代行を依頼する場合は、要件のすり合わせを特に入念に行うことが大切です。

選定が難しい

代行会社ごとに強みや業務領域、料金体系も異なります。自社に合ったサービスを選ばなければ、狙った成果が得られなかったり、多額の費用がかかってしまったりすることもあります。

特に、初めて採用代行を利用する際には、代行会社の選定が難しいケースも多いでしょう。どんな業務を任せたいのか、現在どのような採用課題があるのかなどを整理し、適切な代行会社を選びましょう。

求職者・内定者との接点が減ってしまう

求職者対応や面接などを採用代行に依頼する場合、必然的に企業と求職者との接点が減るため、信頼関係を構築しづらいというデメリットがあります。

また、代行会社の担当者に企業のことをきちんと理解してもらわなければ、魅力や雰囲気が求職者にしっかり伝わらない可能性もあるでしょう。

入社後の良好な関係を構築するためにも、企業と求職者・内定者が直接会う機会は重要です。採用代行を利用する場合も、代行会社に頼りすぎないようにしましょう。

情報漏えいのリスク

代行会社は、企業の内部情報や求職者の個人情報など、さまざまな情報を扱うことになります。こうした情報が漏えいするリスクがあることも、採用代行を利用するデメリットの一つです。

採用代行選定の際には、ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)認証や、プライバシーマークの認証を取得している代行会社を選ぶことがポイントです。あわせて、個人情報の管理体制や、社員に対してどのようなセキュリティ教育を実施しているかなども、事前に確認しておきましょう。

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採用代行を依頼するまでの流れ

採用代行を依頼するまでの流れ

以下は、採用代行を依頼するまでの流れの一例です。依頼する代行会社によって、工程が多い、または少ない場合があります。

  1. キックオフミーティング
  2. 採用目標の設定
  3. 採用プロセスの設定・見直し
  4. 代行業務の決定
  5. 準備(採用代行会社による各種必要なコンテンツの作成など)
  6. 運用開始

いずれの工程においても、代行会社の担当者と情報をすり合わせ、共通の認識を持つことが重要です。

採用代行選定の際に重視すべき6つのポイント

採用代行選定の際に重視すべき6つのポイント

数ある採用代行サービスのなかから、どのような点を重視して依頼先を選べばよいのでしょうか。ここからは、採用代行サービス選定の6つのポイントを紹介します。

  1. 依頼したい業務に対応できるか
  2. 実績はあるか
  3. 見積り費用に納得できるか
  4. コミュニケーションがとりやすいか
  5. コンサルティングに強みを持っているか
  6. セキュリティ管理がなされているか

依頼したい業務に対応できるか

代行会社によって対応できる業務範囲は異なりますので、依頼したい内容が業務範囲内かを確認しましょう。

あわせて、どのような経験・スキルを有するメンバーが運営に携わるのかなど、業務遂行の体制や品質もチェックし、依頼したい業務に十分対応できるかどうかを見極めます。

実績はあるか

実績が豊富な会社と少ない会社では、業務の質が異なります。これまでの実績をチェックし、安心して任せられるかどうかを見極めます。

実績は単に件数を見るだけでなく、企業の規模や業界、業務の内容やボリュームなどを細かくチェックします。あわせて、自社が所属する業界の最新動向や、転職活動が活性化する時期などを理解できているかどうかを確認することも大切です。

実績が公表されていない場合もあるので、電話や問合せフォームなどから直接問い合わせましょう。

見積り費用に納得できるか

料金体系や見積り費用の記載形式は代行会社によって異なります。1社だけでなく複数の代行会社の見積りをとり、比較しながら検討しましょう。

契約後のトラブルを防ぐために、不明な箇所があれば小さなことでも事前に解決しておきます。

コミュニケーションがとりやすいか

担当者同士のコミュニケーション不足から認識のズレが生じ、採用後のミスマッチが起こることもあります。代行会社に任せきりにすることがないよう、そのために、連絡手段や対応可能な時間帯を事前に確認しておき、こまめにコミュニケーションをとることが大切です。

コンサルティングに強みを持っているか

一から採用体制を構築していきたい場合は、コンサルティングに強い採用代行に依頼するのがおすすめです。採用計画の策定など戦略部分の策定にも対応してくれるので、高い成果が期待できます。

セキュリティ管理がなされているか

先述したように、情報漏えいのリスクがあることが採用代行のデメリットの一つです。情報セキュリティの管理体制や方針、業務を行うオフィスのセキュリティ対策などを確認しておく必要があります。

具体的には、プライバシーマークを取得しているか、メンバーに対して情報セキュリティに関する研修を実施しているかなどです。

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採用代行を依頼する際の注意点

採用代行を依頼する際の注意点

採用代行サービスに依頼する際に、注意するべき4つのポイントを紹介します。

  1. 業務範囲と責任を明確にする
  2. 社内の状況との親和性を見極める
  3. こまめに進捗を確認し情報を共有する
  4. 求職者・内定者と直接会う機会を設ける

業務範囲と責任を明確にする

トラブルを防ぐために、業務の範囲と責任を明確にしておきましょう。情報や書類の取り扱い、情報連携のフローなどについて、しっかりとルールを決めておきます。

また、求職者の選定や面接代行を依頼する場合は、選考基準を明確にし、企業と代行会社の間で認識を合わせておきましょう。代行会社に任せきりにすると、狙った成果が得られなかったり、採用後のミスマッチが起こったりする可能性もあります。

社内の状況との親和性を見極める

企業にはそれぞれ独自の社内ルールやセキュリティポリシーなどの規則がありますが、それらを代行会社が守ってくれるかどうかをしっかりと見極めましょう。

採用活動をスムーズに進めていくためには、企業と代行会社の相性も大切です。

こまめに進捗を確認し情報を共有する

認識のズレを発生させないためにも、進捗報告やミーティング、レポートなどの頻度を決めておき、こまめに連絡を取り合いましょう。

採用担当者の負担は軽減されたか、応募数は増加しているかなど、採用代行に依頼したことの効果が表れているかどうかを初期段階は特にチェックし、理想的な採用体制を構築することが大切です。

求職者・内定者と直接会う機会を設ける

先述したように、企業と求職者・内定者が直接接する機会は重要です。企業の魅力や雰囲気をリアルに伝えられ、入社後に良好な関係を構築しやすくなります。

面接や内定フォローを代行会社に依頼する場合も、任せきりにせず、直接求職者・内定者と会う機会を設け、求職者・内定者の信頼を得られるようにしましょう。

採用代行導入に向いている企業

採用代行導入に向いている企業

さまざまな効果が期待できる採用代行ですが、特に導入をおすすめするのは、以下のような特徴を持つ企業です。

複数の人材紹介サービスを利用している

複数の人材紹介サービスを利用している場合、それぞれに採用要件を伝えたり、面接日時の設定を行ったりするため担当者同士がこまめに連絡を取り合う必要があり、必然的に工数が増えます。

採用担当者の負担を減らし、各サービスの効果を最大限に発揮するためにも、これらの業務を採用代行サービスに一括して依頼することがおすすめです。

採用人数が多い・募集ポジションが幅広い

目標とする採用人数が多い場合、より多くの候補者が必要になるため、必然的に工数も増えます。また、募集ポジションが幅広い場合、それぞれに適した求人媒体や選考方法を選ばなくてはいけません。採用フローが多様化するほど、採用担当者の業務は増え、管理も煩雑になりがちです。

採用代行に依頼することで業務負担が減り、採用担当者はコア業務に集中できるようになります。

人員とノウハウが不足している

たとえば、新たな採用手法を導入したいが人事部の人員が不足しているという場合、採用代行に依頼することで、採用活動にあたる人員を補えます。

また、採用ノウハウがないため何から手を付けてよいのかわからない、または立ち上げたばかりの企業なので採用業務の経験者がいないというような場合は、採用代行に依頼すれば、企業側が指示を出さなくても、採用のプロが効率良く採用活動を進めてくれます。

採用を急いでいる

すぐに新たな人材が必要な場合に採用代行を利用する企業もあります。

代行会社は経験・知識が豊富なため、適切な方法で効率良く採用活動を行ってくれます。従来の自社の採用手法では、すぐに人材を採用できないといったケースもあるでしょう。採用代行のメリットでも紹介したように、依頼することで短期間での成果が期待できるでしょう。

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採用代行の料金

採用代行の料金

代行会社によって業務範囲や料金体系は違います。ここでは、代表的な料金体系のパターンと、業務別の料金例を紹介します。

料金体系のパターン

採用代行の料金体系の形態は、大きく以下の3パターンがあります。自社の予算などを考慮し、適したものを選びましょう。

  • 月額一律料金型
    依頼する業務項目ごとに月額料金を支払います。業務内容に応じたパッケージプランや、3カ月・6カ月・1年という単位で契約できる場合もあります。費用相場としては、採用活動全体を依頼するなら月額40万円以上、一部の依頼なら月額10万円台が目安です。
  • 従量課金型
    業務量(代行期間や対応件数など)に応じて料金を支払います。多くの代行会社が採用している料金体系です。代行会社によっては、初期費用や面接時の追加料金が発生する場合もあります。
  • 成功報酬型
    成果(面接実施・内定・採用人数など)に応じて料金を支払います。成果が出るまで料金は発生しませんが、成功報酬の費用は上記2つの料金体系と比べて高めです。

業務別の料金例

以下は、業務量によって課金される支払い形態の一例です。

  • 新卒・中途採用の求人媒体管理:月額5万~70万円
  • 面談日時の調整:月額5万円~
  • DM・スカウトメールの送信:月額3万円~
  • 連絡対応・応募受け付け:月額5万円~
  • 面接官代行:30万円~

上記はあくまで一例です。代行会社ごとに基準があり、依頼内容によっても異なるので、しっかり見積りをとりましょう。

採用活動の課題解決のため採用代行導入を検討しよう

採用活動の課題解決のため採用代行導入を検討しよう

少子高齢化などの影響で、従来の採用手法だけでは求める人材の採用が難しくなってきています。人員やノウハウが不足している企業も、採用代行に依頼すれば、ダイレクトリクルーティングなど新たな手法を取り入れられます。

現在の採用活動に課題を感じているなら、本記事で紹介したメリット・デメリットや注意点をふまえたうえで、採用代行の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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著者プロフィール株式会社IKUSA

デジタルマーケティング事業を展開し、Webサイトの制作・運用・分析、記事・DL資料・メールマガジンなどのコンテンツ制作などを行う。2021年12月時点、自社で7つのオウンドメディアを運用し、月間合計600件を超えるコンバージョン数を達成。