【2022年完全版】面接官マニュアル|面接の進め方や質問例、NG行動も解説

採用活動において欠かせないプロセスに面接があります。候補者一人一人とコミュニケーションをとり、自社にマッチした人材かを見極めるためにはさまざまなコツを押さえておかなければなりません。

また、候補者に入社したいと感じてもらえるよう、面接を通して自社の魅力を伝えることも面接官にとって重要な役割です。

このような面接のノウハウを「面接マニュアル」としてまとめておくことで、面接官の研修や面接の運用に役立てられます。本記事では、面接において気をつけるべきポイントを解説し、面接マニュアル作成にあたって盛り込むべき内容や、面接の進め方、実際の現場で役立つ質問例などもあわせて詳しく解説します。

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面接官に求められる役割

面接官に求められる役割

まずは面接官に求められる役割を正確に把握しておくことが重要です。

面接官には大きく分けて「候補者を見極めること」と「自社の魅力を理解してもらうこと」という2つの役割があります。それぞれの役割について詳しく解説します。

自社にマッチした候補者か見極める

自社にエントリーした候補者が、自社の目指すビジョンや経営方針、社風などにマッチしているかを見極めることが面接官に求められる役割のひとつです。

候補者がもっているスキルや能力、実務経験といった面を確認することはもちろんですが、その人の性格や人となり、考え方、価値観なども総合的に見極め、自社へ入社した後も活躍できる人材であるか、面接を通して判断する必要があります。

候補者に自社の魅力を理解してもらう

面接は候補者を企業側が選定するための場であると捉えられがちですが、それだけではなく、応募者も自分自身が入社すべき企業であるかを判断しています。そこで、候補者に自社の魅力を十分に知ってもらい、「この会社に入社したい」と思ってもらえることも面接官に求められる役割といえるでしょう。

複数の企業から内定を獲得している候補者も少なくありません。その候補者に対して内定を出したとしても、面接時、候補者に自社の魅力を十分伝えられていないと、自社の内定を辞退して他社へ流れてしまうこともあるでしょう。

内定辞退を避けるためにも、面接を通して自社のことを候補者に十分知ってもらうことは採用力の強化にもつながります。

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面接マニュアルに盛り込むべき内容

面接マニュアルに盛り込むべき内容

では、面接マニュアルの作成にあたっては、具体的にどのような内容を盛り込むべきなのでしょうか。押さえておきたい5つのポイントを紹介します。

面接官に求められる役割や資質

面接官には公平な視点で候補者を見極めることが求められるため、どのような資質が必要かを定義してマニュアルにしておくことが重要といえるでしょう。たとえば、以下のような内容が挙げられます。

  • 候補者に対して落ち着いた態度で接することができる
  • 固定観念を強くもたない
  • 候補者の話す内容を聞き入れる体勢ができている(面接官が話しすぎない)
  • 極端な意見や偏見をもっていない
  • 冷静かつ客観的な姿勢
  • 権限をみだりに行使しない
  • 候補者と同年代の人とコミュニケーションをとる機会がある

面接の進め方

面接は限られた時間のなかで行われるため、効率よく進行できるように進め方もマニュアルにして用意しましょう。

どのような順番で面接を進めていけばよいのか、面接における一連の流れはもちろんのこと、候補者1人あたりの面接にかける時間も面接マニュアルに取り入れる必要があるでしょう。原則として、正社員やパート、アルバイトなど、雇用形態を問わず面接の基本的な流れは同じです。

なお、面接の進め方の詳細については、後述の「面接の基本的な進め方」でも解説しているので、そちらも参考にしてください。

面接の現場で役立つ質問例

実際の面接では候補者だけでなく、面接官も緊張してしまい、何を質問すればよいのか分からなくなってしまうことも起こり得ます。そこで、面接マニュアルのなかにはさまざまな状況に応じた質問の例も用意しておくとよいでしょう。

候補者の本音や人となりを把握するためにも、面接官は候補者との会話を想定しながら、できるだけ多くの質問を用意しておくと安心です。

面接時の心得

面接官はどのような心構えで面接に臨むべきか、押さえておくべき心得も面接マニュアルのなかに盛り込みます。

具体的には、以下のような心得が一例として挙げられます。

  • いきなり本題に入るのではなく、話しやすいムードをつくり緊張感をほぐす
  • 候補者と対等な立場を意識し、相互理解を深める
  • 質問は簡潔な内容にまとめることを心がける
  • 候補者も企業を選んでいることを念頭に置く
  • 企業のイメージダウンを防ぐために、候補者に対して不快感を与えないことを心がける

面接官がとるべきではない行動・NG質問

採用面接においては、企業または面接官の立場が上で、候補者が下であると誤解するケースも少なくありません。しかし、面接ではどちらが上・下という関係ではなく、面接官はあくまでも候補者と対等な視点に立ち面接に臨むことが重要となります。

候補者に対して横柄な態度で接してしまうと、候補者が企業に対して抱くイメージが悪くなり、悪評が広まるリスクも考えられるでしょう。

これらは、ハラスメント行為ととられる可能性もあることから、そのような事態を防ぐためにも、面接官がとるべきではない行動やNG質問をマニュアルにまとめておくことが重要です。

なお、これらの詳細は後述の「面接官が注意すべきNG行動」で紹介しているため参考にしてください。

面接の基本的な進め方

面接の基本的な進め方

面接マニュアルに記載する項目のひとつに、面接の進め方があります。

企業によって面接の進め方は異なる場合が多いですが、一般的な進め方の例を紹介しましょう。

一般的な面接の進め方

アイスブレイク

面接では本題に入る前に、まずアイスブレイクを取り入れるケースが一般的です。アイスブレイクとは、候補者の緊張をほぐすためのコミュニケーションのことです。

面接に挑む候補者の多くは、初対面の面接官に対して緊張しているケースが多く、この状態では本音を引き出すことが難しいものですそこで、アイスブレイクを用いることにより、リラックスした状態で面接に臨めます。

アイスブレイクの具体例としては、天気の話題や、面接会場まで道に迷わず来ることができたかなど、本題とは関係のない内容が好ましいでしょう。

自己紹介

アイスブレイクを終えた後は、いよいよ本題に入っていきます。

まずは面接官の簡単な自己紹介を行った後、候補者の自己紹介もしてもらいましょう。面接官の自己紹介では、氏名と所属部署、普段どのような業務を行っているか、入社何年目か、といった内容を中心に簡潔に述べましょう。

次に、候補者の自己紹介では、面接官は履歴書やエントリーシート、職務経歴書などに記載されている内容と異なる部分がないかを確認します。

候補者に対する質問

候補者の自己紹介が終わったら、自己紹介や履歴書、エントリーシートなどでは把握しきれない情報を質問します。

たとえば、自社に入社して携わりたい仕事や将来のビジョンなど。中途採用面接の場合は同業他社ではなく自社にエントリーした理由・前職の退職理由など、履歴書やエントリーシートには書ききれないこともあります。そこで、候補者の本音や真意を確かめるために、面接でこれらの質問を投げかけて深掘りしていきましょう。

候補者からの質問

面接官から候補者に対する質問が一通り終わったら、候補者から企業側に対して質問がないかを確認します。

候補者のなかには、あらかじめ企業研究を行っているケースもあるでしょう。しかし、パンフレットや資料、Webサイトだけでは把握しきれない内容も多く、漠然とした疑問や不安を抱えている応募者も少なくありません

そこで、質問しやすい雰囲気をつくり、社内の雰囲気や働きやすさなども含め、不安に感じていることや疑問に思っていることを、応募者から引き出すことが大切です。

クロージング

候補者からの質問がなくなったら、面接の最後にクロージングを行います。面接に来てもらったことに感謝の言葉をかけ、最後にもう一度質問がないかを確認します。

また、複数の企業に対してエントリーしている候補者も多く、選考結果が届くタイミングは候補者にとって気になるポイントです。そのため、選考結果の連絡の日時や連絡方法なども伝えておくとよいでしょう。

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面接における候補者の見極め方

面接における候補者の見極め方

面接官の経験がない、または経験が浅い担当者にとって、どのような基準で候補者を見極めればよいか分からないこともあるでしょう。

そこで、面接マニュアルに取り入れておきたい候補者の見極め方やポイントを紹介します。

自社へ入社する意欲があるか

複数の企業の面接を受け、内定を獲得する候補者も多いことから、自社が内定を出したからといって必ずしも入社が決まるとは限りません。そこで、面接においては、どれだけ自社へ入社意欲があるかを見極めることが重要となります。

たとえば、志望動機などが具体的で自社のことをよく研究していることがうかがえる候補者は、入社意欲が高いといえるでしょう。

反対に、志望動機が抽象的で自社以外の企業にも共通するような内容の場合、面接で具体的な質問を投げかけ、候補者の志望動機を掘り下げながら入社への意欲を探ることが重要です。

自社が求めるスキルや能力・実務経験があるか

自社の業務に求められるスキルや能力、実務経験を有しているかも重要な選考のポイントとなります。

これらは履歴書やエントリーシートで確認できることも多いですが、より詳細なスキルのレベルを知るためには、面接を通して具体的な質問をすることが効果的です。

たとえば、履歴書に「プログラミングスキル」と記載されていた場合、専門的な資格をもっているか、プログラミングで実際にアプリやシステムなどを開発した経験があるか、中途採用面接のケースでは前職でどういったプロジェクトを担当していたかなどをヒアリングしましょう。

コミュニケーション力が備わっているか

業務に求められるスキルや能力が備わっていたとしても、複数の社員とチームで仕事を行ううえではコミュニケーション力が不可欠です。

面接の際に面接官の質問をしっかりと理解し、それに対して明確な受け答えができているかはもちろんですが、コミュニケーションの際に相手の目を見て受け答えができるか、落ち着いた応対ができているか、といった立ち振る舞いもよく観察しておきましょう。

質問とその回答に齟齬が生じていない、落ち着いた応対ができている候補者はコミュニケーション力が備わっている可能性が高いです。

面接で活用できる質問例

面接で活用できる質問例

面接の経験がない場合、面接の本番を迎えた際に質問が頭に浮かんでこずに混乱することもあるでしょう。

そのような事態にならないように、面接マニュアルに取り入れておきたい質問例を紹介します。

アイスブレイクに活用できる質問例

アイスブレイクでは、「本日は面接にお越しいただきありがとうございます」といった挨拶を交わした後、天気に関する話題や会場までのアクセスなどの話題を切り出すのが有効です。

候補者が答えやすく、リラックスできるように、「はい・いいえ」で答えられる簡単な質問を心がけるとよいでしょう。

■アイスブレイクに活用できる質問例

  • 暑さが厳しい日が続いていますが夏バテなどしていませんか?
  • 今朝の大雨で電車の遅延などはありませんでしたか?
  • 最寄りの◯◯駅から当社まで道に迷わず来られましたか?
  • ご自宅が◯◯県ということで、当社まで◯時間以上かかったのではないですか?
  • 昨日はよく眠れましたか?
  • 筆記試験はいかがでしたか?

自社へ入社する意欲を見極める質問例

入社意欲を探るためには、履歴書やエントリーシートにかかれている志望動機だけでなく、踏み込んだ質問をすることが有効です。入社意欲を見極める質問の例としては、以下のような内容があります。

■自社へ入社する意欲を見極める質問例

  • 同業他社の◯◯ではなく、当社にエントリーいただいた理由や動機はありますか?
  • 当社へエントリーしようと決断した決め手は何でしたか?
  • 当社へ入社が決まった場合、どのような仕事をしたいといった希望はありますか?
  • 当社へ入社した後、どのようなキャリアを目指したいといったビジョンや目標はありますか?
  • 当社が昨年から取り組んでいる◯◯事業について、率直にどのような意見・感想をお持ちですか?

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仕事に対する適性を見極める質問例

候補者の仕事に対する適性を判断するためには、同じような業種での実務経験の有無やスキル面の把握が挙げられます。

一方で、実務経験がない候補者の場合には、仕事で壁にぶつかることの多いポイントを挙げ、それをどのように乗り越えていくかを考えてもらうのもよいでしょう。

そのためには、以下のような質問を投げかけるのがおすすめです。

■仕事に対する適性を見極める質問例

  • これまでアルバイトを含めて、当社と同じような◯◯の業務経験はありますか?
  • ◯◯に関する専門的な知識やスキルはありますか?
  • 前職では◯◯のプロジェクトに従事していたとのことですが、開発規模や◯◯さんの役割について詳しく教えていただけますか?
  • 当社の仕事では、〇〇の部分でつらいこともありますが、どうやって克服していこうと考えていますか?
  • もし仕事を進めるなかで、お客様から〇〇というクレームをいただいたとき、どう改善していけばよいと思いますか?

前職の退職理由を確認する質問例

中途採用の場合、候補者に前職を退職した理由を確認しますが、退職理由によっては話しづらいことも多いものです。

そこで、以下のような質問をすることで退職理由の本音を引き出せる可能性があります。

■前職の退職理由を確認する質問例

  • 転職活動を始めようと思ったきっかけは何でしたか?
  • 今のタイミングで転職活動を始めた理由を教えていただけますか?
  • 前職と比較したとき、当社にエントリーいただいた決め手は何でしたか?
  • 前職とは全く異なる業界である当社を選んだ理由を教えていただけますか?
  • 前職で『こんな制度や条件があったら働きやすかったのに』というものはありましたか?

面接官が注意すべきNG行動

面接官が注意すべきNG行動

厚生労働省では、公正な採用活動を実現するために「採用選考時に配慮すべき事項」を挙げており、面接マニュアルへ取り入れる企業も少なくありません。

就職差別につながる可能性があるためにNGとされている質問の例や、その他面接官が注意すべきNG行動の例を紹介しましょう。

基本的人権や就職差別につながる質問

厚生労働省が掲げている「採用選考時に配慮すべき事項」の内容は以下の通りです。

■本人に責任のない事項の把握

  • 本籍・出生地に関すること
  • 家族に関すること(職業、続柄、健康、病歴、地位、学歴、収入、資産など)
  • 住宅状況に関すること(間取り、部屋数、住宅の種類、近郊の施設など)
  • 生活環境・家庭環境などに関すること

■本来自由であるべき事項(思想信条にかかわること)の把握

  • 宗教に関すること
  • 支持政党に関すること
  • 人生観、生活信条に関すること
  • 尊敬する人物に関すること
  • 思想に関すること
  • 労働組合に関する情報(加入状況や活動歴など)、学生運動など社会運動に関すること
  • 購読新聞・雑誌・愛読書などに関すること

上記にかかわる質問は基本的人権や就職差別につながるおそれがあるため、NGとされています。

また、「政治・宗教・スポーツ」に関する話題は通称「3S」ともよばれており、候補者の思想・信条が反映されやすく、個人間の対立を招きかねません。そのため、これらは面接時の話題としてタブー視されていることも覚えておきましょう。

出典:採用選考時に配慮すべき事項  厚生労働省

候補者に対する高圧的な言動

企業側と候補者はあくまで対等であり、候補者に対して高圧的な言動をとることはNGとなります。

たとえば、候補者のストレス耐性を見極めるという名目のもとで、圧迫面接を行う企業もあります。しかし、候補者に対して高圧的・威圧的・悪意のある質問をすることはハラスメント行為とみなされる可能性もあるのです。

また、強い言葉を投げかけなくても、面接の最中にテーブルをたたく、ドアを強く開け閉めするといった、身体的な動作・行為も高圧的な言動に含まれます。

仮に、候補者側の態度や言葉遣いが悪いなどの問題があったとしても、面接官はこのような言動をとるべきではなく、あくまでも冷静にきぜんとした対応が求められます。

候補者が不快に感じる言動・質問

面接官本人が高圧的な言動をとっていないつもりでも、候補者にしてみれば不快に感じたり、不安・恐怖をあおられたりするような言動や質問もあります。

たとえば、候補者が真剣に応対しているにもかかわらず、面接官が一切候補者の目を見ず履歴書やエントリーシートばかり見ていると、本当に話を聞いてくれているのか不安に感じるでしょう。

また、椅子に浅く腰掛けたまま肘をつき、足を組んだりしていると印象が悪く、企業イメージにも悪影響を及ぼします。

質問の具体例としては、「◯◯年に◯◯大学を卒業ということは、浪人生活を送っていたのですね」といったように、学歴・職歴をおとしめる質問や、「ひとり親家庭で育ったのですね」といった家族に関する質問など、能力とは関係のない質問が挙げられます。

オンライン面接のコツと注意点

オンライン面接のコツと注意点

面接といえば以前は対面で行うケースが一般的でしたが、近年ではオンラインで行う企業も増えています。

オンライン面接では、面接官はどのような点に注意すべきか5つのポイントを紹介しましょう。

  • 応募者の緊張をほぐすよう配慮する
  • 対面よりもゆっくり話すように心がける
  • 質問事項を事前に決めておく
  • ビデオ会議システムへ早めに入室しておく
  • トラブル発生時の代替策を用意しておく

応募者の緊張をほぐすよう配慮する

オンライン面接では相手の表情や細かな仕草が見えづらいことから、対面での面接以上に緊張してしまう候補者もいます。

候補者の本音を引き出すためにも、リラックスして面接に臨んでもらうことが重要ですが、そのためにはアイスブレイクの時間を長めにとり、和やかな雰囲気をつくるなどの対策が求められます。

対面よりもゆっくり話すように心がける

オンライン面接は対面での面接に比べて、会話のテンポがとりづらいという特徴があります。また、マイクとスピーカーを通すことで音声がクリアに聞こえづらく、相手の声が聞き取れないこともあるでしょう。

このような問題を解消するために、オンライン面接では通常の会話よりも話すスピードを遅くし、意識的にゆっくりと話すことを心がけましょう。

これにより、お互いが話しはじめるタイミングがぶつかったり、話を聞き直したりといったコミュニケーションのロスが減り、スムーズに面接を進行できます。

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質問事項を事前に決めておく

対面でも同様ですが、面接の経験がない、または経験が浅い場合、候補者を目の前にして質問が出てこないケースもあります。また、オンラインでは身振り手振りといった非言語情報が読み取りづらく、会話や質問といった言語情報に頼らざるを得ないことが多いです。

そのため、事前に履歴書やエントリーシートに目を通し、質問事項をピックアップしておくことで、掘り下げた質問ができたり、面接を円滑に進められたりするようになるでしょう。

ビデオ会議システムへ早めに入室しておく

オンライン面接ではネットワークや機材のトラブルが発生する可能性があり、ギリギリで入室をすると面接のスタート時間に間に合わないこともあります。

そこで、このようなトラブルを想定し、5分から10分前には入室しておき、時間通りに面接がスタートできるように早めに準備をしておきましょう。

トラブル発生時の代替策を用意しておく

万が一機材のトラブルが発生してしまうと、面接そのものが実施不可能となり、応募者に対して再びスケジュールを調整してもらわなければならないこともあります。

そのような事態にならないよう、トラブル発生時を想定して代替策を準備しておきましょう。

たとえば、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレット端末にもビデオ会議システムのアプリをインストールしておいたり、音声トラブルに備えて候補者の連絡先も把握しておいたりすることも有効です。

面接マニュアルの効果的な運用方法

面接マニュアルの効果的な運用方法

面接マニュアルを作成した後、実際の現場ではどのように運用していけばよいのでしょうか。

大前提として、面接マニュアルを作成しただけでは、必ずしも採用面接をスムーズに進められるとは限りません。面接マニュアルを配布しても内容を把握しないまま面接に臨む面接官がいたり、面接マニュアルの内容が現場にそぐわないままになっていたりするケースもあるためです。

面接マニュアルの運用において重要なのは、実際の現場でマニュアルを運用しながら、より良い方法へとブラッシュアップしていくことです。

たとえば、「マニュアルの通りに面接を進めたが、◯◯と◯◯の順番は逆のほうが進めやすい」「◯◯という質問よりも、◯◯という質問のほうが、候補者が答えやすく本音を引き出せた」といった意見が出てくることもあるでしょう。

そのような現場からの意見は積極的に吸い上げて検討しながら、マニュアルへ反映していくことを心がけましょう。

また、面接の経験がない、経験が浅い面接官に対しては、面接マニュアルを活用しながらロールプレイングを行い、面接の場に慣れさせていくことも有効な運用方法といえます。

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採用力強化の一歩として面接マニュアルを作成しよう

採用力強化の一歩として面接マニュアルを作成しよう

面接官は「候補者を見極めること」はもちろんですが、「自社の魅力を理解してもらうこと」も重要な役割のひとつです。自社にマッチした候補者を見極められても、自社の魅力を候補者に知ってもらえなければ内定辞退につながることもあるためです。

面接官に求められる2つの役割を両立するためには、面接の手順や効果的な質問の仕方を押さえておく必要があります。

面接マニュアルを作成しておくことで、面接の進め方や質問のコツや例、候補者を見極めるポイントなどを集約でき、採用に関するノウハウを社内に蓄積することが可能になるでしょう。

面接マニュアルを作成できていない企業は、これからでも作成に着手し、自社の採用力を強化していきましょう。

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著者プロフィール株式会社IKUSA

デジタルマーケティング事業を展開し、Webサイトの制作・運用・分析、記事・DL資料・メールマガジンなどのコンテンツ制作などを行う。2021年12月時点、自社で7つのオウンドメディアを運用し、月間合計600件を超えるコンバージョン数を達成。