人事部とは? 主な業務内容や総務・労務部との違い、近年変化する役割を解説

人事部とは? 主な業務内容や総務・労務部との違い、近年変化する役割を解説

多くの企業に設置されている人事部。人材の採用や研修の実施などを担っているイメージが強いですが、それ以外にどういった業務があるのかよくわかっていない方も多いのではないでしょうか。また、人事部と混同されがちな「総務部」や「労務部」などもあり、それぞれの違いがわからないという方もいるかもしれません。

そこでこの記事では、人事部はどのような役割を担っているのか、主な業務内容もあわせて紹介するとともに、人事部の社員に求められるスキルや、近年変化しつつある人事部の役割なども含めて詳しく解説します。

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人事部とは

人事部とは

人事部とは、「ヒト・モノ・カネ・情報」といった経営資源のなかで「ヒト」の管理をする部署です。しかし、「ヒトの管理」と聞いても抽象的で、具体的にどのような役割を担うのかわかりづらいものです。

そこで、まずは人事部の役割を紹介するとともに、企業にとって人事部が必要な理由もあわせて紹介しましょう。

人事部の役割

人事部の役割を一言で表すと、「戦略人事に沿った業務を遂行すること」といえるでしょう。戦略人事とは、経営戦略やビジョンを実現するための人材マネジメントを行うことを指します。

たとえば、労務管理や給与計算といった定型的な業務だけでなく、経営戦略を実現するためにはどの部門の人員を増強しなければならないのか、反対に人員を減らすべき部門などを考え対応することが人事部の役割です。わかりやすくいえば、主に採用活動や人材管理、人材育成などを行うのが人事部の役割ともいえます。

戦略人事に関する意思決定は上層部が行いますが、人事部はその方針に沿って業務を遂行する役割があります。

企業にとって人事部が必要な理由

社員が数名のスタートアップ企業やベンチャー企業などのように、企業規模によっては人事部が設置されていない場合もあります。企業規模が大きくなればなるほど社員数も増え、労務管理が煩雑になることから人事部を設置するケースが一般的です。

しかし、企業にとって人事部が重要な理由はそれだけではありません。企業に人事部の設置が求められる重要なポイントとして挙げられるのが、雇用環境の変化です。

終身雇用制度が一般的であった時代には、ひとりの社員がさまざまな業務・部署を経験しながら、ゼネラリストとして成長していくことが少なくありませんでした。しかし、雇用が流動化しつつある現在では、ひとつの会社で定年まで勤め上げることのほうが珍しく、転職が当たり前の時代となっています。

このような背景から、現在では終身雇用制度を前提としてさまざまな仕事を経験させるゼネラリストを育成するのではなく、専門性を身につけるスペシャリストの育成に注目が集まっているのです。そこで、専門人材の採用、育成に対応できるよう人材マネジメントを担う人事部が求められています。

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人事部の業務内容

人事部の業務内容

人事部の業務は、年間の業務スケジュールとして毎年一定の時期に行うものもあれば、年間を通して行うものまで多岐にわります。そこで、人事部ではどのような業務を行っているのか、具体的な内容を6つに分けて紹介します。

採用活動

新卒・第二新卒者はもちろんのこと、中途採用者など、自社で活躍してもらうための人材を採用する業務です。具体的には人材採用計画の立案から始まり、各種求人媒体への掲載、自社採用サイトやSNSの運用のほか、書類選考、面接、入社に関する手続きまでを一手に担います。

人材採用計画とは、「いつまでに・どの部署へ・どのような人材を・何名配属させるか」などを明確化することです。また、多くのエントリーが集まってきた場合、書類選考や面接などは人事部以外にも実務部門の管理職や担当者が担うケースもあります。

なお、人材採用計画は新卒・中途採用ごとに分けることが必要です。そもそも新卒採用と中途採用では求職者との接点や採用時の注意点、訴求の仕方などが異なり、同じ内容で進めることは難しいためです。

人材配置・異動

新入社員および既存社員の配置や異動を決定する業務です。どの部署に何名、といった配置を決定するのは人事部だけでは判断が難しいため、各部門の責任者や担当者と打ち合わせをしながら、人数や人員を最終決定します。

しかし、人手不足が深刻化しているなかで採用できる人数も限られているため、各部門の希望が必ずしも実現できるわけではありません。そのため、責任者や担当者と協議をすることも人事部の重要な業務のひとつです。

人事評価

人事評価制度を構築し、運用する業務です。人事評価制度の構築方法は企業によっても異なりますが、多くの場合、評価期間や評価項目、評価者、評価のフロー・プロセスの案を人事部が立案し、経営層と協議のうえ正式に決定します。

人事評価制度の内容が決まったら、社員に対して周知し、実際に運用していくことも人事部の重要な業務です。

人材育成

新入社員研修や新任管理職向けの研修、若手社員に対するフォローアップ研修などを通し、人材育成をはかる業務です。

自社にとってどのような人材が必要か、そのような人材をどうやって育成するのかを考え、育成プランを検討します。また、実際に研修を運営していくことも人事部の重要な業務です。

組織開発

組織開発とは、主に経営方針に沿って部署の新設や統合、廃止などを行う業務です。また、社員にとって働きやすい職場を構築することも組織開発に含まれます。

たとえば、社員同士のコミュニケーションを活性化するために社内イベントの実施や、ハラスメント相談窓口の設置・運用をしていくことなどが挙げられます。

労務管理・福利厚生

労務管理とは、社員の入社・退職の手続きをはじめとして、勤怠管理や給与計算、給与振込などが挙げられます。

また、福利厚生は、年金や健康保険といった社会保険関連の手続き、福利厚生制度の拡充などがあたります。特に福利厚生制度は企業によってユニークなものが増えており、たとえば朝食の無料提供やテレワーク環境の整備に充てるための金銭的補助などもあります。

以下に、人事部の主な業務内容をまとめました。

項目主な業務内容
採用活動・人材採用計画の立案(新卒/中途)
・各種求人媒体への掲載
・自社採用サイトやSNSの運用
・書類選考
・面接
・入社に関する手続き
人材配置・異動・新入社員
・既存社員の配置/異動
・各部署と調整のための話し合い
人事評価・人事評価制度の構築/運用
・社員に対する人事評価制度の周知
人材育成・新入社員研修
・新任管理職向けの研修
・若手社員に対するフォローアップ研修など
・育成プランの検討
・研修の運営
組織開発・経営方針に沿った部署の新設や統合/廃止
・働きやすい職場の構築(社内イベント実施、ハラスメント相談窓口の設置/運用など)
労務管理・福利厚生・入社/退職手続き
・勤怠管理
・給与計算/給与振込
・社会保険関連の手続き
・福利厚生制度の拡充

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人事部と総務部・労務部との違い

人事部と総務部・労務部との違い

人事部と混同されやすい部署として、総務部や労務部が挙げられます。企業によっても部署ごとの役割や業務内容が異なるケースはありますが、人事部と総務部、労務部は一般的に何が異なるのでしょうか。

ここからは、それぞれの部署に求められる役割と業務内容の違いを解説します。

人事部と総務部の違い

総務部とは、ヒトだけでなくモノやカネ、情報に関する業務を遂行し、管理する部門です。総務部が担う業務内容の具体例としては、以下のようなものがあります。

  • 契約管理
  • 防災管理
  • 社内・社外広報
  • 社会貢献活動
  • 備品、消耗品、固定資産などの管理
  • 株主総会、取締役会の準備、運営
  • 労働安全衛生の管理
  • 健康診断の受診管理
  • 慶弔業務
  • 社内向け・社外向けイベントの実施 など

上記はあくまでも一例であり、総務部の仕事内容は多岐にわたります。また、企業によっては、総務部が人事部の役割を兼ねているケースも少なくありません。

人事部と労務部の違い

労務部とは、人事部と同様にヒトに関わる業務を遂行し管理する部門です。労務部という部署が設置されていない企業は、人事部が労務部の業務内容を担うケースが多い傾向にあります。

具体的には、人事部の業務内容として紹介したなかの、労務管理・福利厚生にあたる業務を担うのが労務部といえます。社員の入社・退職の手続きや、勤怠管理、給与計算、社会保険関連の手続きなどの業務が代表的ですが、それ以外にも労働安全衛生に関する管理業務を労務部が担うこともあります。

企業の規模が大きく社員数も膨大になってくると、勤怠管理や給与計算といった業務量も比例して増加します。そのため、人事部と労務部を分け、対応業務を分けている企業も少なくありません。

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人事部の社員に求められるスキル

人事部の社員に求められるスキル

人事部で働く社員にはさまざまなスキルが求められます。ここでは、人事部の社員として特に身につけるべき5つのスキルを紹介します。

OAスキル

Word、Excel、PowerPointといったオフィス系ソフトの操作や、社内システムの操作方法といった基本的なOAスキルは不可欠です。

たとえば、勤怠管理や給与計算といった作業をスムーズに進めるためには、Excelなどの表計算ソフトや使用しているツールの操作が求められます。また、採用にあたって求人票を作成する場合には、求人媒体に掲載する企業紹介の文章を作成しなければなりません。そのため、Wordなどを用いた文章作成スキルも求められるでしょう。

スケジュール管理能力

人事部の業務は幅広く、企業によっては総務部や労務部が担う業務も人事部で行うケースがあります。そのため、ひとりの担当者が複数の業務を掛け持ちすることも珍しくありません。

複数のタスクを効率的に進め、納期や締め日に間に合わせられるようなスケジュール管理能力が求められます。また、社員からの問い合わせを受けたり、上層部からの指示により優先度の高い業務が割り振られたりすることもあるため、臨機応変に作業を進めることも重要といえるでしょう。

コミュニケーション能力

人事部には部門や役職を問わず、あらゆる社員からさまざまな問い合わせが寄せられます。たとえば、転勤を伴う異動が決まった社員からは転居や交通費精算の手続き方法、結婚が決まった社員からは氏名変更や住所変更、慶弔金支給に関する申請方法などを質問されることがあるでしょう。

社員がどのようなことに困っているのか、メールや電話、対面でのコミュニケーションにより正確に把握し、適切な回答をしなければなりません。

また、採用活動においては候補者と面接をしたり、人材紹介会社の担当者とコミュニケーションをとったりする場合もあります。社内・社外を問わず、さまざまな人とコミュニケーションをとる機会があることから、相手の話す内容を理解する・わかりやすく伝えるといった基本的なコミュニケーション能力は必須といえます。

労務・社会保険関係の法律知識

多くの企業でコンプライアンスの強化・徹底が求められていますが、労務に関する内容もコンプライアンスと密接に関連しています。

たとえば、「上司がサービス残業を強要してくる」「上司や同僚、部下からのハラスメントに悩んでいる」といった悩みを人事部に相談してくる社員もいるでしょう。そのような相談を受けたとき、正しく対処するためには法律の知識が要求されることもあります。

企業によっては、顧問弁護士や社会保険労務士などの専門家の意見を仰ぐことも多いですが、法律関係の正しい知識を身に付けておけば人事部の社員として活躍の幅が広がることが期待されます。

経営的な思考能力

自社がどのようなビジョンを掲げ経営戦略をとっているのかを理解し、それに沿った人事戦略を構築できる思考力も求められます。わかりやすくいえば、経営層が掲げるビジョンや経営戦略を実現するために、現在どのような課題があるのか、それを解決するためにはどのような人材、組織が求められるかを理解することといえるでしょう。

人事部で働く社員は、採用や人材育成、組織開発などにおいて、いずれも経営層の観点で考えることが求められます。

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企業の規模・フェーズによって変わる人事部の役割

企業の規模・フェーズによって変わる人事部の役割

人事部は、経営戦略やビジョンを実現するための人材マネジメントである戦略人事に沿った業務を遂行することが主な役割とここまで紹介してきました。

しかし、企業の規模や成長過程によっても人事部に求められる役割は異なってきます。そこで、企業の「創業期」から「成長期」「安定期」といったフェーズに分け、人事部に求められる役割を解説します。

創業期【社員数:1名~】

創業間もない時期は社員数も限られるため、人材採用や配置などは経営者および経営幹部が担い、給与計算などの定形業務は経理担当者が担うケースが多く見られます。

そのため、創業期は人事部を設置しなくても経営が十分可能なフェーズといえるでしょう。また、経営を軌道に乗せるためにも限られた人件費で企業を運営していく必要があるため、人事部をあえて設置せず事業の拡大を優先する企業もあります。

成長期【社員数:数十名~】

社員数が数十名規模の成長期に入ると、人材採用は経営者の人脈だけに頼ることが難しくなってきます。また、社員数に比例して労務管理や給与計算の工数も増えてくるため、人事部を設置し、業務を分担する必要が出てくるでしょう。

そのため、成長期のフェーズで初めて人事部を設置する企業も少なくありません。企業のさらなる成長を実現するためにも、成長期の企業の人事部では、自社の経営理念を社員へ浸透させていくことも重要な役割といえます。

安定期【社員数:100名~】

社員数が100名規模の安定期に入ると、労務管理の対象人数が増加することから、人事部のなかでも役割を明確化する必要が出てきます。たとえば、採用担当や労務管理、組織開発など、企業の規模に応じて部門やチームを細分化するケースもあります。

さらに、安定期の企業における人事部では、採用や労務管理といった業務だけでなく、人材育成や組織開発の方向性を決めることも求められます。

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変化しつつある人事部の役割とその背景

変化しつつある人事部の役割とその背景

かつての人事部といえば、労務管理や給与計算、入社・退職の手続きといったように、定型的な事務作業やオペレーション作業がメインでした。しかし、バックオフィス部門の業務は自動化・効率化が進み、現在では多くの事務作業やオペレーター作業に人手をかけることなく正確かつスピーディーにこなせるようになりました。

それに伴い、人事部の役割も大きく変化しつつあります。冒頭で紹介した「戦略人事に沿った業務を遂行する」ためには、人事部の担当者は現場側と経営側の視点を併せ持ち、双方の橋渡しになることが求められるでしょう。

戦略人事を実行するためには、経営側の視点に立ち経営戦略やビジョンを理解することが不可欠です。しかし、経営側の視点でしか考えられないと、現場からの理解を得られず反発を招き、戦略人事が実現できなくなることもあるでしょう。

人事部として重要なのは、現場の実情も踏まえ、企業の成長を目的として経営側と現場側の双方が納得できる戦略人事を実行していくことです。

また、現在は多くの企業で働き方改革に向けた取り組みが加速しており、育児・介護と仕事を両立できる環境の構築や、多様な就業形態に対応できる制度の構築も求められています。求人市場も大きく変化していることから、従来のような新卒一括採用にこだわるのではなく、テレワークを前提とした採用や副業人材の採用なども検討する必要があるでしょう。

HRBPとは

HRBPとは

人事部は現場側と経営側の視点をバランスよく取り入れ、戦略人事を実現していくことが求められていると紹介しました。これを実現するうえで注目されているのが、「HRBP」とよばれる概念です。

HRBP(HRビジネスパートナー)は、米国にあるミシガンビジネススクール教授 デーブ・ウルリッチ氏によって提唱されました。文字通り経営者のパートナーという立場から、企業の成長を目的に人事の面でサポートする役割を担います。

HRBPの役割

サポートに際して特に重要なのが、人事戦略の構築です。経営戦略やビジョンを実現するために、どのような人材が必要なのかを定義し、採用や人材育成の方針を決定することが求められます。また、現在の人事戦略のなかで課題があればそれを把握し、どのように解決していくかを決定するのもHRBPの重要な役割です。

従来の人事部とHRBPの違い

人事戦略の構築は従来の人事部でも担ってきた業務であることから、HRBPと従来の人事部は何が異なるのか、わかりにくいと感じる方も多いでしょう。

HRBPが従来の人事部と決定的に異なるのは、役割の違いです。人事部は労務管理や採用、配置といったオペレーションを中心に担います。これに対しHRBPは、オペレーション中心ではなく、経営側の立場から人事の仕組みや方針、施策を経営陣に提案します。

経営戦略やビジョンの実現に必要と判断すれば、時にはルールや前例、慣習を覆すような大胆な提言を行うこともあるのです。

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人事部の業務効率化を実現するHRテックとは

人事部の業務効率化を実現するHRテックとは

人事部における役割の変化という意味では、HRBPと並んで注目されているのが「HRテック」とよばれる概念です。

HRテックとは、人事を意味する「Human Resource」と「テクノロジー(Technology)」を組み合わせた造語です。特定の技術やツール、システムを指すものではなく、人事部の業務に関連するテクノロジーの総称として「HRテック」とよばれています。

HRテックの代表的な例

HRテックの代表的な例

人事部の業務に関連するテクノロジーの総称と聞いても、HRテックの具体的なイメージが湧きにくいと感じる方も多いでしょう。そこで、HRテックの代表的な例をいくつか紹介します。

タレントマネジメントシステム

タレントマネジメントシステムとは、社員の経歴やスキル、保有資格といった人事情報を一元的に集約し、管理するためのシステムです。

人事部の業務のうち、採用や配置、人材育成などを効率化するツールです。タレントマネジメントシステムには、人材育成・人材開発に特化したツールもあれば、戦略的な人材の採用・配置を実現するために特化したツールなどがあり、目的に応じて最適なシステムを選べます。

RPA

RPAとは「Robotic Process Automation」の略称で、PCで動作するさまざまなアプリケーション、システムを横断的に操作し、自動化できるツールです。

たとえば、「勤怠管理システムからデータをダウンロードし、給与計算をする」「給与明細を各社員へ個別にメールで送信する」といった業務を自動化できます。RPAはパソコン上で動作するソフトウエア型のロボットで、プログラミング知識がなくてもロボットに業務を覚えさせられるメリットがあります。

AIを搭載したチャットツール

社員から寄せられるさまざまな問い合わせについて、一次対応をAI搭載のチャットへ集約する方法です。たとえば、住所変更や休暇申請などの手続きや申請方法といった基本的な質問はAIが自動返答することで、人事部担当者の負担を軽減できます。

HRテックを導入するメリット

HRテックを導入するメリット

バックオフィス部門では定型的な業務から脱却し、より生産性の高い業務へシフトしていくことが求められています。

HRテックを導入することで、これまで人事部が行ってきた労務管理や給与計算といった定型業務を自動化し、より高度な判断が求められる採用面接や社員へのフォロー、組織開発などに充てられるようになるでしょう。

また、候補者や社員の情報をデータベース化し、一元的に管理することで、戦略人事の実現に必要なスキルをもった人材がどの程度いるのかを瞬時に把握できたり、AIによる分析で最適な配置・異動が実現できたりする可能性もあるでしょう。

このように、HRテックを導入することで定型的な業務を自動化し、オペレーション中心の人事業務から戦略人事の実現へと移行できることが期待されます。また、従来は人の経験に頼ってきた人材の配置や異動も、AIを用いることによって適材適所が実現されると考えられるでしょう。

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これからの人事部はオペレーション中心から戦略人事へ

これからの人事部はオペレーション中心から戦略人事へ

人事部の業務といえば人材の採用や配置、労務管理といったオペレーション業務が中心であり、現在もそのようなイメージを抱いている方は少なくありません。

しかし、これからの人事部には、経営戦略に沿った戦略人事の考え方が不可欠になってくるでしょう。人事部で働く社員は、現場で働く社員の立場で考える視点も重要ですが、それと同時に経営戦略やビジョンを深く理解し、経営側に立って人事戦略を考えることも求められます。

このような高度な業務を遂行していくためは、定型的なオペレーション業務を自動化し、より専門的で高度な判断が求められるコア業務に専念していく必要があるでしょう。そのためにも、今回紹介したHRBPやHRテックといった概念を正しく理解し、人事部の業務をあらためて見直していくことが重要です。

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著者プロフィール株式会社IKUSA

デジタルマーケティング事業を展開し、Webサイトの制作・運用・分析、記事・DL資料・メールマガジンなどのコンテンツ制作などを行う。2021年12月時点、自社で7つのオウンドメディアを運用し、月間合計600件を超えるコンバージョン数を達成。