RPOとは？ 採用業務を外部に委託するメリット・デメリットを解説

人手不足が深刻化している現在。必要な人材がなかなか集まらず、採用活動が思うように進まない企業は少なくありません。さらには、採用活動が進まない理由が、そもそも採用活動を推進できる人材が社内にいないためであることも。

そのような企業におすすめなのが、RPOとよばれる採用アウトソーシングのサービスです。今回の記事では、RPOとは何なのか、RPOの対象業務やメリット・デメリットを中心に詳しく解説します。

RPO（採用アウトソーシング）とは？

そもそもRPOとは何なのでしょうか？　注目されている理由とともに詳しく解説します。

RPOとは採用業務を外部へ委託すること

RPOとは「Recruitment Process Outsourcing」の略称で、採用業務をアウトソース（外部へ委託）することを指します。日本では「採用アウトソーシング」または「採用代行」と呼ばれることも多いです。

採用業務は自社で行うのが一般的ですが、人事部門の人手が足りなかったり、自社に採用ノウハウがなかったりと、さまざまな事情によって外部の企業に委託するケースが増えています。

RPOで委託する業務も多種多様で、採用活動の一部を委託するケースもあれば業務全般を委託するケースもあります。

RPOが注目されている理由

深刻な人手不足によって、求人市場では売り手市場が続いています。企業としては、内定辞退を防ぐためにも採用業務の精度を高めなければなりません。しかし、人事部門の経験者を募集しても集まりにくく、スキルのある採用担当者を確保できない企業も多いのです。

RPOをうまく活用すれば、採用担当者を新たに迎え入れて人件費をかけるよりも採用コストの削減につながるほか、採用のミスマッチを防ぐこともできることから、RPOは多くの企業から注目されています。

RPOで委託できる業務とは？

RPOにはどのような業務を委託できるのでしょうか。採用業務のプロセスに沿って解説します。

採用計画の策定

採用したい人物像（ペルソナ）の策定や、採用活動の予算案の作成、面接官の育成計画などを委託できます。

採用計画は、採用における基本方針となるため、RPOに委託する場合でも自社の意向をしっかりと反映させることが重要です。

採用集客

採用チャネルおよび求人サイトの選定のほか、求人広告・求人票の作成、企業説明会なども含めた求人募集にかかわる業務全般を委託することもできます。

採用集客のノウハウがない企業においても、「どの採用チャネルを選べば効果が見込めるか」といったRPOのノウハウや知見を生かすことで、集客力を高められます。

候補者対応・管理

候補者との事務的な連絡や面接日程の調整、管理などの業務も委託できます。

人事部門の人手が不足していると、事務作業に時間がかかってしまい、採用面接などのコア業務に割く時間が少なくなってしまいがちです。しかし、採用に関する事務的な業務をRPOに委託することによって、人事部門の業務を大幅に効率化し、人事部門がコア業務に専念しやすくなります。

選考・研修

採用基準をもとに書類選考を行ったり、採用面接や入社後の研修を委託したりすることも可能です。

候補者とのコミュニケーションや選考活動・採用に直接つながる業務は、できるだけ自社の人事担当者で対応したいと考える企業も多いかもしれません。しかし、候補者に対して対応できる企業側の人数が足りていなければ、面接などの日程がすぐに組めず、それが理由で選考辞退につながることもあり得えます。こういった場合は、RPOを取り入れ、スピーディーに進めることで、改善が期待できます。

採用計画で策定したペルソナをもとに、どのような基準で人材を見極めればよいか、事前にRPOと認識をすり合わせておくことが重要です。

RPOのメリット

RPOを活用するメリットについて、3つのポイントに分けて解説します。

自社にはない採用ノウハウで採用力強化

たとえば、これまで中途採用での実績が少なく、採用ノウハウが蓄積されていないような企業でも、中途採用領域を専門とするRPOを活用することで、そのノウハウを利用することができます。自社単体では取り組むことが難しかった採用手法なども、RPOによって実施できる可能性もあるでしょう。

また、「採用しても早期離職してしまう人が多い」といった採用のミスマッチに頭を悩ませている企業が客観的なアドバイスをもらう機会にもなります。社外の立場だからこそ、自社にはない視点で採用活動を支援してくれることが期待できるでしょう。

人事部門の業務負荷を軽減できる

人事部門が人手不足に陥っており採用業務に割ける時間が少ない場合、RPOを活用することによって業務負荷が軽減できます。

特に、日程調整などの事務的な業務についてRPOを活用することで、人事部門の担当者は採用を成功に導くためのペルソナづくりやアトラクト（魅力付け）の強化など、より採用の核となる業務に集中できるため、業務の質を上げることができます。

人事担当者を新たに迎え入れるよりもコストダウンにつながることも

採用担当者の人手が足りていない場合、社員やアルバイトを採用し、人員を増やすという方法もあります。しかしそのような場合に、RPOを活用して部分的に採用業務を委託することで、人事担当者を新たに迎え入れるよりも結果的にコストを抑えることにつながる場合もあるのです。

RPOのデメリット

RPOには採用ノウハウの活用やコスト的なメリットがある一方で、デメリットも存在します。

採用ノウハウが蓄積されない

RPOは、外部企業のノウハウを一時的に活用するためには有効であるものの、その採用ノウハウが自社の資産として蓄積されるとは限りません。

今後も継続的に人材採用を行っていくためにも、RPOで一時的に採用力を強化することに加えて、人事部門に担当者を迎え入れるなどの抜本的な対策も必要です。

要件を満たさない人材が採用されるリスクも

面接や書類選考についてもRPOを活用する場合、採用基準やペルソナなどについて事前に十分な打ち合わせをしておかないと、要件を満たさない人材が採用されてしまうリスクもあります。

RPOにおいて注意しておきたいポイント

RPOを活用する場合、採用のミスマッチを防ぐためにも注意しておくべきポイントがあります。

自社に合った料金プランや費用相場を把握する

人事部門の採用担当者を新たに採用した場合と、RPOを活用した場合のコストを比較しておきましょう。RPOは安さだけで選ぶのではなく、実績や信頼性などを客観的に評価したうえで検討する必要があります。

また、RPOの料金形態は企業によってもさまざまで、半年や1年単位で契約する定額制のプランから、採用数や面接実施数に応じて料金が変動する成果報酬型、必要な業務量に応じて料金を支払う従量単価制のプランなどがあるため、自社の目的に合ったプランを選択しましょう。

求めるスキルや人物像を言語化する

採用のミスマッチを防ぐためには、求めるスキルや人物像をできるだけ細かく定義しておく必要があります。抽象的な表現やイメージではなく、できるだけ具体的に言葉で定義しておかないと、委託先との齟齬が生じてしまうためです。

特に、求めるスキルや人物像など人材採用における戦略や計画の立案には積極的に関わるようにしましょう。

委託する業務範囲を明確にする

事務的な補助のみを委託したいのか、面接や書類選考、内定後のフォローまで委託したいのか、具体的な業務範囲を明確にしておきましょう。

採用のミスマッチを防ぐためには、面接や書類選考は自社の人事部門で行い、それに対する客観的なアドバイスやサポートをRPOに依頼するのがよいでしょう。

RPOの利用が向いている企業とは？

RPOは以下のような悩みや課題を抱えている企業におすすめです。

採用を担当する人事部門の人員が足りず、採用活動を振り返る余裕がない

募集をかけてもなかなか人材が集まらない

内定後の辞退が多い

自社に採用のノウハウがない

新たな採用チャンネルに取り組んでみたい

採用業務をRPOに委託する場合、具体的にどのような業務に人手が不足しているのかを精査したうえで、「社外に委託した方が、結果的にメリットがある業務は何か」をしっかり見極めることが重要です。