RPOとは？ 代行可能な採用業務や導入メリット、注意点を解説

人手不足が深刻化している現在。「求人を出しても応募が集まらない」「社内リソースが足りず、採用活動が思うように進まない」といった企業も多いのではないでしょうか。

そのような企業におすすめなのが、RPOとよばれる採用アウトソーシングのサービスです。この記事では、RPOとは何か、RPOの対象業務や導入するメリット・デメリットについて解説します。RPOの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

RPO（採用アウトソーシング）とは？

RPOとは「Recruitment Process Outsourcing」の略称で、採用業務をアウトソース（外部へ委託）することを指します。日本では「採用アウトソーシング」または「採用代行」と呼ばれることも多いです。

事業計画の実現や目標の達成に向けて、どのような人材が必要になるのか、経営戦略も踏まえて自社で見極める必要があります。そのため、採用業務は自社で行うのが一般的ですが、人事部門の人手が足りなかったり、自社に採用ノウハウがなかったりなど、さまざまな事情によって外部の企業に採用業務を委託するケースが増えています。

RPOで委託する業務も多種多様で、採用活動の一部を委託するケースもあれば業務全般を委託するケースもあります。

RPOを利用する企業が増えている理由とは？

人材の採用は企業の経営戦略にもつながる重要な部分のため、採用業務の委託にためらう企業もあるでしょう。そのようななかでもRPOを利用する企業が増えている理由について解説します。

採用市場の競争激化による「質」の向上

深刻な人手不足によって、求人市場では売り手市場が続いています。企業としては、内定辞退を防ぐためにも採用業務の精度を高めなければなりません。

これまでの採用手法は、求人広告や転職サイトなどに企業が求人を出して応募を待つスタイルが一般的でした。しかし、知名度の高くない企業などは応募が集まりにくく、他社の求人に埋もれてしまうこともあるでしょう。

そういった課題を解決するため、近年では、自社の求める人材を企業が積極的に探し出し、直接アプローチしていく採用手法が増えています。また、複数の採用手法を併用している企業も少なくありません。SNSを使う場合や、自社の採用サイトにオウンドメディアを立ち上げて、社内や社員の様子をブログに掲載するなど、多岐にわたります。

このように、他社との人材獲得競争に勝つには、さまざまな方向からのアプローチが必要となっています。

採用にかかる業務負担の増加

先述したように、人材獲得競争に勝って自社の求める人材を採用するためには、採用戦略を練ったり実行したりする実質的な時間だけでなく、それにかかわる知識やスキルも必要です。

RPOをうまく活用すれば、リソース不足を補うために採用担当者を新たに迎え入れて人件費をかけるよりも、採用コストの削減につながります。また、採用ノウハウの豊富さから、採用のミスマッチを防ぐことも期待できるため、多くの企業がRPOの導入を進めています。

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RPOで委託できる業務とは？

RPOにはどのような業務を委託できるのでしょうか。採用業務のプロセスに沿って解説します。

採用計画の策定

採用したい人物像（ペルソナ）の策定や、採用活動の予算案の作成、面接官の育成計画などを委託できます。

採用計画は、採用における基本方針となるため、RPOに委託する場合でも自社の意向をしっかりと反映させることが重要です。

採用集客

採用チャネルおよび求人サイトの選定のほか、求人広告・求人票の作成、企業説明会なども含めた求人募集にかかわる業務全般を委託することもできます。

採用集客のノウハウがない企業においても、「どの採用チャネルを選べば効果が見込めるか」といったRPOのノウハウや知見を生かすことで、集客力を高められます。

候補者対応・管理

候補者との事務的な連絡や面接日程の調整、管理などの業務も委託できます。面接の日程調整だけでなく、面接そのものを代行することも可能です。筆記試験や適性検査の実施など、サービスによって代行できる業務の範囲はそれぞれです。

人事部門の人手が不足していると、事務作業に時間がかかってしまい、採用面接などのコア業務に割く時間が少なくなってしまいがちです。しかし、採用に関する事務的な業務をRPOに委託することによって、人事部門の業務を大幅に効率化し、人事部門がコア業務に専念しやすくなります。

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選考・研修

採用基準をもとに書類選考を行ったり、採用面接や入社後の研修を委託したりすることも可能です。

候補者とのコミュニケーションや選考活動・採用に直接つながる業務は、できるだけ自社の人事担当者で対応したいと考える企業も多いかもしれません。しかし、候補者に対して対応できる企業側の人数が足りていなければ、面接などの日程がすぐに組めず、それが理由で選考辞退につながることもあり得えます。こういった場合は、RPOを取り入れ、スピーディーに進めることで、改善が期待できます。

採用計画で策定したペルソナをもとに、どのような基準で人材を見極めればよいか、事前にRPOと認識をすり合わせておくことが重要です。

RPOのメリット

ここからは、RPOを活用するメリットについて、3つのポイントに分けて解説します。

自社にはない採用ノウハウで採用力強化

たとえば、これまで中途採用での実績が少なく、採用ノウハウが蓄積されていないような企業でも、中途採用領域を専門とするRPOを活用することで、そのノウハウを利用することができます。自社単体では取り組むことが難しかった採用手法なども、RPOによって実施できる可能性もあるでしょう。

また、「採用しても早期離職してしまう人が多い」といった採用のミスマッチに頭を悩ませている企業が客観的なアドバイスをもらう機会にもなります。社外の立場だからこそ、自社にはない視点で採用活動を支援してくれることが期待できるでしょう。

人事部門の業務負荷を軽減できる

人事部門が人手不足に陥っており採用業務に割ける時間が少ない場合、RPOを活用することによって業務負荷が軽減できます。

特に、日程調整などの事務的な業務についてRPOを活用することで、人事部門の担当者は採用を成功に導くためのペルソナづくりやアトラクト（魅力付け）の強化など、より採用の核となる業務に集中できるため、業務の質を上げることができます。

コストダウンにつながることも

採用担当者の人手が足りていない場合、社員やアルバイトを採用し、人員を増やすという方法もあります。しかしそのような場合に、RPOを活用して部分的に採用業務を委託することで、人事担当者を新たに迎え入れるよりも結果的にコストを抑えることにつながる場合もあるのです。

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RPOのデメリット

RPOには採用ノウハウの活用やコスト的なメリットがある一方で、デメリットも存在します。

採用ノウハウが蓄積されない

RPOは、外部企業のノウハウを一時的に活用するためには有効であるものの、その採用ノウハウが自社の資産として蓄積されるとは限りません。

今後も継続的に人材採用を行っていくためにも、RPOで一時的に採用力を強化することに加えて、人事部門に担当者を迎え入れるなどの抜本的な対策も必要です。

採用のミスマッチが起きる可能性がある

面接や書類選考についてもRPOを活用する場合、採用基準やペルソナなどについて事前に十分な打ち合わせをしておかないと、要件を満たさない人材が採用されてしまうリスクもあります。

情報漏えいのリスク

採用業務で扱うもののなかには、企業の内部情報や応募者の個人情報などが含まれています。そういった情報漏えいのリスクを考え、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証やプライバシーマークの認証を取得しているRPOのサービスを選ぶようにしましょう。同時に、個人情報の管理体制や社員のセキュリティに対する教育が行き届いているかなども、事前に確認してください。

RPOを導入する際に注意するポイント

RPOを活用する場合、採用のミスマッチを防ぐためにも注意しておくべきポイントがあります。

自社に合った料金プランや費用相場を把握する

人事部門の採用担当者を新たに採用した場合と、RPOを活用した場合のコストを比較しておきましょう。RPOは安さだけで選ぶのではなく、実績や信頼性などを客観的に評価したうえで検討する必要があります。

また、RPOの料金形態は企業によってもさまざまで、半年や1年単位で契約する定額制のプランから、採用数や面接実施数に応じて料金が変動する成果報酬型、必要な業務量に応じて料金を支払う従量単価制のプランなどがあるため、自社の目的に合ったプランを選択しましょう。

求めるスキルや人物像を言語化する

採用のミスマッチを防ぐためには、求めるスキルや人物像をできるだけ細かく定義しておく必要があります。抽象的な表現やイメージではなく、できるだけ具体的に言葉で定義しておかないと、委託先との齟齬が生じてしまうためです。

特に、求めるスキルや人物像など人材採用における戦略や計画の立案には積極的に関わるようにしましょう。

委託する業務範囲を明確にする

事務的な補助のみを委託したいのか、面接や書類選考、内定後のフォローまで委託したいのか、具体的な業務範囲を明確にしておきましょう。

採用のミスマッチを防ぐためには、面接や書類選考は自社の人事部門で行い、それに対する客観的なアドバイスやサポートをRPOに依頼するのがよいでしょう。