RPOとは？ 代行可能な採用業務や導入メリット、注意点を解説

人手不足が深刻化している現在。「求人を出しても応募が集まらない」「社内リソースが足りず、採用活動が思うように進まない」といった企業も多いのではないでしょうか。

そのような企業におすすめなのが、RPOとよばれる採用代行サービスです。

この記事では、RPOの意味や対象業務、導入するメリット・デメリットや費用相場などについて幅広く解説します。RPOの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

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RPO（採用アウトソーシング）とは？

RPOとは「Recruitment Process Outsourcing」の略称で、採用業務をアウトソース（外部へ委託）することを指します。日本では「採用代行」または「採用アウトソージング」とよばれることも多いです。

採用計画において、企業は事業計画の実現や目標の達成に向けてどのような人材が必要になるのか、経営戦略も踏まえて自社で見極める必要があります。そのため、採用業務は自社で行うのが一般的ですが、人事部門の人手が足りなかったり、自社に採用ノウハウがなかったりなど、さまざまな事情によって外部の企業に採用業務を委託するケースが増えています。

RPOは主に、採用活動における事務代行を行う「事務代行型」と、クライアントの社内にリクルーターを設置して候補者を探し出す「リクルーター型」に分けられます。委託できる業務も多種多様で、採用活動の一部を委託するケースもあれば業務全般を委託するケースもあります。

人材サービスとの違い

採用代行と混同されやすいサービスに人材紹介・人材派遣があります。採用代行が行うサービスは「業務委託」です。代行会社は、事業内容や社風など企業のことを深く理解したうえで、企業に代わり採用活動の一部または全般を行います。

一方、人材紹介は、その名のとおり企業が求める人物像にマッチする人材を紹介するサービスです。民間で運営されている有料の職業紹介業である人材紹介会社が、企業と求職者間に入り仲介する形で面接調整や入社条件の交渉も行うものの、求人媒体対応などは行いません。

人材派遣は、派遣会社に登録している人材を企業に紹介するサービスのことを指します人材が雇用契約を結ぶのは派遣会社ですが、派遣先の指揮命令に従って業務を行うことが特徴です。

採用代行の費用について詳しくは後述しますが、月額一律料金制、従量課金型、成功報酬型などがあり、依頼する業務内容やサービスによって異なります。人材紹介サービスの費用は、採用決定時に報酬を支払う成功報酬型が多いです。

RPOが注目を集める背景

深刻な人手不足によって、企業の求人数が求職者数を上回る「売り手市場」が続いています。

厚生労働省が発表した最新データによると、令和5（2023）年6月の有効求人倍率は1.30倍。企業間の採用競争も激しさを増し、企業としては、内定辞退を防ぐためにも採用業務の精度を高めなければなりません。

これまでの採用手法は、求人広告や転職サイトなどに企業が求人を出して応募を待つスタイルが一般的でしたが、近年では、自社の求める人材を企業が積極的に探し出し、直接アプローチしていく採用手法が増えています。また、複数の採用手法を併用している企業も少なくありません。

新しい手法を取り入れると、その分、工数は増え、さらに効果測定の手間も発生します。加えて、現在は新卒・中途を問わず通年採用を行う企業が増えており、採用活動の長期化・通年化による採用担当者の負担も大きくなっています。

RPOをうまく活用すれば、リソース不足を補うために採用担当者を新たに迎え入れて人件費をかけるよりも、採用コストの削減につながります。また、採用ノウハウの豊富さから、採用のミスマッチを防ぐことも期待できるため、多くの企業がRPOの導入を進めています。

参考：厚生労働省「一般職業紹介状況（令和5年6月分）について」

▼採用手法が多様化している昨今。自社に適している手法は何か、判断に悩む企業が増えています。自社に合った採用手法を選ぶ際のポイントについては、こちらの資料で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください▼

RPOに委託できる業務

RPOにはどのような業務を委託できるのでしょうか。採用業務のプロセスに沿って解説します。

採用計画の策定

採用活動を成功させるためには、どの部署に、いつ、何人、どのような人を、どのような方法で採用するのかなどを設定する「採用計画」の策定が重要となります。RPOには採用計画の策定や、既存の採用計画へのアドバイスなどを依頼できます。

具体的には、採用したい人物像（ペルソナ）の策定や、採用課題の抽出、採用活動の予算案の作成、面接官の育成計画などを委託できます。

採用計画は、採用における基本方針となるため、RPOに委託する場合でも自社の意向をしっかりと反映させることが重要です。

母集団形成

自社の求人への応募者を集める「母集団形成」もRPOの業務の一つです。企業側は採用チャネルおよび求人サイトの選定のほか、求人広告・求人票の作成、企業説明会なども含めた求人募集にかかわる業務全般を委託できます。

求人広告の作成を採用のプロともいえるRPOに任せることで、ターゲットに訴求しやすい内容になるでしょう。DM（ダイレクトメール）やスカウトを用いた採用活動はノウハウがないとなかなか成果を出すのが難しい手法ですが、ダイレクトリクルーティングを得意とするRPOにこの業務を依頼すれば、さらなる成果を期待できます。

採用集客のノウハウがない企業においても、「どの採用チャネルを選べば効果が見込めるか」といったRPOのノウハウや知見を生かすことで、集客力を高められます。

候補者対応・管理

候補者との事務的な連絡や面接日程の調整、管理などの業務も委託できます。筆記試験や適性検査の実施など、代行できる業務の範囲はサービスによってそれぞれです。

これらの業務は引き継ぎ作業の工数が少ないことに加え、求職者が多数いる場合など煩雑になりやすい業務のため、採用代行に依頼する企業は多いです。

採用に関する事務的な業務をRPOに委託することによって、人事部門の業務を大幅に効率化でき、人事担当者が採用に直接かかわるコア業務に専念しやすくなります。

選考

採用基準をもとに書類選考を行ったり、採用面接を委託したりすることも可能です。

候補者とのコミュニケーションや選考活動・採用に直接つながる業務は、できるだけ自社の人事担当者で対応したいと考える企業も多く、ミスマッチを避けるため2次面接や最終面接は自社で実施する企業が多いでしょう。

しかし、候補者が比較的多い書類選考や1次面接の段階で、対応できる企業側の人数が足りていなければ、面接などの日程がすぐに組めず、それが理由で選考辞退につながることもあり得えます。こういった場合は、RPOを取り入れ、スピーディーに進めることで、改善が期待できます。

採用計画で策定したペルソナをもとに、どのような基準で人材を見極めればよいか、事前にRPOと認識をすり合わせておくことが重要です。

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内定後フォロー

内定者への連絡、入社前の研修の企画といった内定後のフォローや、定期的なアンケートの実施、早期離職防止のための施策提案などの定着支援も依頼できます。

売り手市場の現代では、候補者に内定を出した後のフォローが内定辞退を避けるために重要となっています。しかし、すべての内定者に対して継続的なフォローを実施するのは労力がかかるため、RPOに依頼する企業もあります。

採用活動は、内定を出したら終わりではありません。内定辞退と早期離職を防ぎ、定着を図ることが大切です。

その他の業務

以下は、そのほかにRPOに依頼できる業務の一例です。

RPOには幅広い業務を依頼できます。トラブルを防ぐために、業務の範囲と責任を明確にしておくほか、認識のズレが生じないようにこまめに情報を共有することも依頼する際のポイントです。

RPOのメリット

ここからは、RPOを活用するメリットについて、3つのポイントに分けて解説します。

採用力を強化できる

これまで中途採用での実績が少なく、採用ノウハウが蓄積されていないような企業でも、中途採用領域を専門とするRPOを活用することで、そのノウハウを利用することができます。

たとえば、スカウトの返信率は10％が目安といわれていますが、自社が基準とする数値のみを見るなど正しく自社を分析できないと、対策に不要な時間をかけることにつながります。RPOに依頼すれば、プロの視点から自社を客観的に分析でき、効果的な対策をとれます。

RPOは最新の採用市場の変化に精通しているため、自社単体では取り組むことが難しかった新たな採用手法なども実施でき、求める人材を採用できる可能性が高まるでしょう。

また、「採用しても早期離職してしまう人が多い」といった採用のミスマッチに頭を悩ませている企業が客観的なアドバイスをもらう機会にもなります。社外の立場だからこそ、自社にはない視点で採用活動を支援してくれるでしょう。

人事部門の負荷軽減

人事部門が人手不足に陥っており採用業務に割ける時間が少ない場合、RPOを活用することによって業務負荷が軽減できます。

採用業務には、採用に直接かかわる「コア業務」と、間接的な「ノンコア業務」があります。それぞれの主な業務は下記のとおりです。

特に、日程調整などの事務的なノンコア業務について、RPOを活用することで人事部門の担当者はより採用の核となるコア業務に集中できるため、業務の質を上げられます。

先述したように採用活動の長期化に悩む企業が増えていますが、採用についての豊富なノウハウを持つRPOに依頼することで企業の採用課題が解決され、短期間での採用が可能になります。就職・転職サイトへの掲載、数値検証・改善、求人広告原稿の更新などを依頼すれば、採用までにかかる時間を20～50％ほど短縮できるでしょう。

採用コストの削減につながる

採用担当者の人手が足りていない場合、人材を採用するという方法もありますが、採用コストが発生します。RPOを活用し部分的に採用業務を委託することで、人事担当者を新たに迎え入れるよりもコストを抑えられるケースが多いです。

また、求人媒体の選定が適切でなかったり、求人広告が魅力的でなかったりすると、なかなか応募が集まらず、再掲載の必要などがあり採用コストは高くなります。これらを採用のプロに任せれば、適切な方法で効率良く採用活動を行ってくれるので、採用コスト削減につながるでしょう。

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RPOのデメリット

RPOには採用ノウハウの活用やコスト的なメリットがある一方で、デメリットも存在します。3つの項目に分けて紹介します。

採用ノウハウが蓄積されない

RPOの活用は、外部企業のノウハウを一時的に活用するためには有効であるものの、委託した業務を自社で行う必要がなくなるため、その採用ノウハウが自社の資産として蓄積されるとは限りません。

採用担当者のスキルアップの機会が減る可能性もあり、育成が進まないこともデメリットといえるでしょう。

継続的に人材採用を行っていくためにも、RPOに採用業務を任せきりにするのではなく積極的に情報交換を行い、ノウハウを学んでいく姿勢が必要です。

採用のミスマッチが起きる可能性がある

面接や書類選考についてもRPOを活用する場合、採用基準やペルソナなどについて事前に十分な打ち合わせをしておかないと、要件を満たさない人材が採用されてしまうリスクもあります。代行会社の担当者に企業のことをきちんと理解してもらわなければ、自社の魅力や雰囲気が求職者にしっかり伝わらず、ミスマッチの原因になってしまいます。

さらに、必然的に企業と求職者との接点が減るため、信頼関係を構築しづらいというデメリットもあります。企業と求職者・内定者が直接会う機会は重要です。採用代行を利用する場合も、代行会社に頼りすぎないようにしましょう。

情報漏えいのリスク

RPOは企業の内部情報や求職者の個人情報など、さまざまな情報を扱うことになります。こうした情報が漏えいするリスクがあることも、デメリットの一つです。

RPOを選定する際には、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証やプライバシーマークの認証を取得しているサービスなど、信頼性の高いものを選ぶ必要があります。同時に、個人情報の管理体制や社員のセキュリティに対する教育が行き届いているかなども、事前に確認しておきましょう。

採用代行の費用相場

代行会社によって委託できる業務範囲や料金体系は違います。ここでは、代表的な料金体系のパターンと、業務別の料金例を紹介します。

料金体系のパターン

採用代行の料金体系の形態は、大きく以下の3パターンがあります。自社の予算などを考慮し、適したものを選びましょう。

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業務別の料金例

以下は、業務量によって課金される支払い形態の料金例です。

上記はあくまで一例です。代行会社ごとに基準があり、依頼内容によっても異なるので、しっかり見積もりをとりましょう。

いずれにおいても、具体的にどのような業務に人手が不足しているのかを精査したうえで、「社外に委託した方が、結果的にメリットがある業務は何か」を、しっかり見極めることが重要です。それぞれの項目について、詳しく見ていきましょう。

人員とノウハウが不足している

たとえば、新たな採用手法を導入したいが人事部の人員が不足しているという場合、RPOを活用することで、採用活動にあたる人員を補えます。繁忙期に人員が不足し、一時的に人手が必要というケースでも、RPOは心強い味方になってくれるでしょう。

また、採用ノウハウがないため何から手を付けてよいのかわからない、または立ち上げたばかりの企業なので採用業務の経験者がいない、内定後の辞退が多い、募集をかけてもなかなか人材が集まらないといった悩みを持つ場合に、企業側が指示を出さなくても、採用のプロが効果的な施策を進めてくれます。

採用人数が多い・募集ポジションが幅広い

目標とする採用人数が多い場合、より多くの候補者が必要になるため、必然的に工数も増えます。また、募集ポジションが幅広いと、それぞれに適した求人媒体や選考方法を選ばなくてはいけません。採用フローが多様化するほど、採用担当者の業務は増え、管理も煩雑になりがちです。

応募者の受け付け対応や面接の日時調整などをRPOに依頼することで負担が減り、採用担当者はより重要なコア業務に集中できるようになります。

複数の人材紹介サービスを利用している

複数の人材紹介サービスを利用している場合、それぞれに採用要件を伝えたり、面接日時の設定を行ったりするため担当者同士がこまめに連絡を取り合う必要があり、必然的に工数が増えます。

採用担当者の負担を減らし、各サービスの効果を最大限に発揮するためにも、これらの業務を採用代行サービスに一括して依頼することがおすすめです。

RPOを導入する際に注意するポイント

RPOを活用する場合に注意しておくべきポイントは以下の3つです。

先述のとおり、RPOの料金形態はさまざま。業務委託料が安いからという理由だけで選ぶのではなく、実績や信頼性、得意とする業界・分野があるのかなどを総合的に評価したうえで検討することが重要です。人事部門の採用担当者を新たに採用する場合と、RPOを活用した場合のコストを比較したうえで、自社の目的に合ったプランを選択しましょう。

RPOを活用する際に起こりがちなのが、委託先とのミスマッチです。これを防ぐためには、求めるスキルや人物像をできるだけ細かく定義し、共有しておく必要があります。抽象的な表現やイメージではなく、できるだけ具体的に言葉で定義しておかないと、齟齬が生じてしまいます。特に、人材採用における戦略や計画の立案には積極的にかかわるようにして、認識のズレが生じないよう意識することが大切です。

ほかにも、事務的な補助のみを委託したいのか、面接や書類選考、内定後のフォローまで委託したいのか、業務範囲を明確にしておくのもポイントの一つ。採用業務の多くを任せきりにすると、ミスマッチが発生する可能性があるため、面接や書類選考は自社の人事部門で行い、それに対する客観的なアドバイスやサポートをRPOに依頼するなど、自社に適した活用方法を事前に検討しておきましょう。