RPAとは? 仕組みやメリット・デメリット、HR領域の導入例、失敗しない選び方をわかりやすく解説

RPAとは? 仕組みやメリット・デメリット、HR領域の導入例、失敗しない選び方をわかりやすく解説

働き方改革やDX(デジタルトランスフォーメーション)とともに耳にすることが増えたRPA(Robotic Process Automation)。上手に活用すれば業務の効率化に大きく貢献する便利なシステムです。

この記事では、RPAという言葉の意味や仕組み、RPAを導入するメリット・デメリットを紹介するとともに、HR領域での導入例や失敗しない選び方について解説します。

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RPAとは?

RPAとは?

RPAは英語の「Robotic Process Automation」の略称で、「ロボットで業務プロセスを自動化する」といった意味になります。一般的には、コンピューターの操作を自動的に行う業務支援の仕組みを指す言葉です。

ロボットというと、人の形をしたロボットをイメージしてしまいがちですが、RPAはパソコンやサーバーの中にインストールして運用するソフトウエアです。

RPAが注目される背景

RPAが注目される背景

RPAはなぜ注目されているのでしょうか。その背景について解説します。

労働力人口の減少、働き方改革の実現

少子高齢化の影響で、働き手となる労働力人口は減少しています。経済にマイナスの負荷をかける状態が危惧されており、その改善策のひとつとして取り組まれているのが働き方改革です。働き方改革では労働生産性を上げつつ、労働時間は短縮化することが求められています。RPAは業務プロセスの自動化により、人間の労働時間を短縮化しつつ、生産性を高めることが期待できます。

また、新型コロナウイルスの流行によるリモートワーク推進により、RPAで作業を自動化することで、オフィスから持ち出せないパソコンのリモート操作が可能になります。このことで在宅勤務でも安心できる環境が担保されるため、出社の回数を減らせるという利点も注目されています。

デジタルトランスフォーメーション(DX)の進行

2020年5月に施行された「情報処理の促進に関する法律の一部を改正する法律」に基づく認定制度(DX認定制度)は、国が進めているDX普及策のひとつです。

これは、DXの優良な取り組みを行う企業およびDXを進める一定の準備が整っている会社を国が認定する制度で、企業のDXに対する意識改革をうながすことを目的としています。

また、2021年度の税制改正では、「デジタルトランスフォーメーション(DX)投資促進税制」としてDX関連の優遇措置が設けられました。税額控除には前述のDX認定が必要であるため、DX施策の一環として企業のRPA導入が進むという流れになっています。

参考:
DX認定制度│IPA 独立行政法人 情報処理推進機構
3 法人課税 令和3年度税制改正 令和3年3月│財務省

市場のグローバル化による競争力の強化

既にRPAを導入している欧米企業との競争力を強化するため、日本企業においてもRPAの導入を進めているという背景もあります。市場のグローバル化にともない業務の効率化や生産性の向上を狙う企業で、RPAが注目されているのです。

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RPAの特徴

RPAの特徴

ここからは、RPAの特徴について解説します。

プログラミングの知識がなくても作れる・使える

一からプログラムを書く必要はなく、ロボットに手順のシナリオを覚えさせることで指示できるため、プログラミングの知識がなくてもRPAを導入できます。

ただし、エンジニアが使用するようなRPAの場合は、操作にあたって専門知識が必要になることもあります。

異なるアプリケーションをまたいで稼働できる

Webブラウザーソフト、表計算ソフト、データベースソフト、メールソフトなど異なるアプリケーションをまたいで稼働できるため、指示できる作業の幅が大きいという特徴があります。

24時間365日稼働できる

当然ながら人間は一日に稼働できる時間に限りがあり、体調を崩すなどの理由で休むこともあります。しかし、RPAは休むことなく24時間365日稼働できます。

人間よりも正確で高速

これまで人的ミスが防げなかった作業でも、RPAで一度システムを作ってしまえば、人間よりも正確かつ高速に処理できます。システムに欠陥がない限り、うっかりミスをすることもありません。

作業記録が残るのでコンプライアンスの向上に役立つ

RPAは、いつどのような作業をしたかという作業記録が残ります。透明性の高い記録が残るため、コンプライアンスの向上にも寄与できます。

RPAとAI、マクロ、ITシステム、産業用ロボットはどう違う?

RPAとAI、マクロ、ITシステム、産業用ロボットはどう違う?

RPAと類似するシステムについて、それぞれどのような違いがあるのでしょうか。まず機能の違いから見ていきます。

ツール機能
RPA定型的な業務をロボットに覚えさせ、業務プロセスを自動化する。
AI定型的な業務を繰り返すほか、データに基づいて自ら意思決定をすることも可能。
AIもRPAのクラス2の概念に含まれており、今後RPAにおいてもAI機能が普及する予定。
マクロMicrosoft Excelをはじめとする一部のアプリケーションに搭載されている。特に「Excel」の自動化で使われることが多い。
Microsoft Office アプリケーションにおいてマクロの操作内容を記録するためのプログラミング言語をVBA(Visual Basic for Applications)といい、VBAを用いるとより幅広い業務を自動化できる。
ITシステム/情報システム/基幹システムクラウドなどを活用し、仕事環境の効率化を図るシステム。
生産管理、販売管理、会計、人事、メールソフトやグループウエアなどの情報系など、システムの種類は多岐にわたる。
データ解析を行うシステムもあるが、基本的に業務の効率化を図るものであり、自動化するためのものではない。
産業用ロボット人間の手足の動きを代行し、工場で機械の組み立てなどを行う。

さらに、各ツールの違いをまとめました。

ツール異なるアプリケーションをまたいでの稼働導入側に必要なスキル導入コスト
RPA可能操作に専門知識は必要ないが、開発やメンテナンスには必要必要な業務のみに取り入れる場合、基幹システム導入よりは安価
AI可能操作に専門知識は必要ないが、開発やメンテナンスには必要必要な業務のみに取り入れる場合、基幹システム導入よりは安価
マクロVBAを併用すればMicrosoft Office アプリケーション間の操作に対応。

そのほかのアプリケーションともマクロ機能があれば使用できるが、数は少ない
操作に専門知識は必要ないが、開発やメンテナンスには必要Microsoft Office アプリケーションに元から搭載されているため、自作するならば導入コストは低い。

複雑なマクロの開発を委託する場合は費用が発生する
ITシステム/情報システム/基幹システム可能なシステムもあるが、限定的操作に専門知識は必要ないが、開発やメンテナンスには必要RPAやAIより費用がかかる場合が多い。

システムの開発/導入費用のほか、運用保守とメンテナンスにも費用がかかる 
産業用ロボットソフトウエアではなく実態のあるロボットであるため、アプリケーション上では機能しない操作に専門知識は必要ないが、開発やメンテナンスには必要ロボットの開発/購入/リース費用、およびメンテナンス費用が発生する

RPAが得意とする業務

RPAが得意とする業務

RPAが得意とするのは、手順やルールが決まっていてパソコン上で完結する単純作業です。以下のように、いったんその動作をRPAに記憶させれば同じように繰り返せる作業は、RPAの得意分野といえるでしょう。定期的に発生する業務や、大量に発生する業務にも向いています。

テキストやデータの登録・転記

  • 請求書処理
  • 見積もり発行
  • 売り掛け・入金処理
  • 買い掛け・支払い処理
  • 交通費計算
  • ECサイトの受注処理 など

システムの管理

  • 営業支援システムや、基幹業務システムなど、社内外のシステムへのデータ入力
  • 金融機関のWebバンキングの操作 など

情報収集

  • 決まった時間に特定のWebサイトを巡回し、更新された情報を収集する
  • 特定の単語の検索結果として表示されたデータを収集する
  • 株価の調査
  • 競合製品の価格調査
  • 特定の単語を含むニュースやプレスリリースの収集 など

メール、ワークフローの操作

  • 特定の件名のメール文面を「Excel」にコピー&ペーストする
  • 特定の属性の人にメールを送信する(健康診断の案内など) など

情報の比較・照合

  • データに誤りがないか再計算する
  • 文書の表記がルールにのっとっているかチェックする
  • 工場で取っているデータに異常値が出ていないかチェックする など

RPAの動く仕組み

RPAの動く仕組み

RPAは、人間がパソコンでマウスを操作しクリックしたり、キーボードで文字を入力したりする操作を覚え、そのまま再現します。人間の代わりにマウスとキーボードの操作をRPAがしてくれる、と考えるとわかりやすいでしょう。

RPAには、画面のどこをどのように操作するかを教えなければなりません。これには、

  • 座標方式パソコンの画面上でどこを操作するか、位置(座標)で教える
  • 画像方式操作したいウィンドウやボタンを、画像で教える
  • オブジェクト方式操作したいWebブラウザーなどの画面のソースコードを解析させ、対象を教える

という3つの方式があります。いずれかの方式のみを使うRPAと、複数の方式をミックスして使うRPAの、どちらのパターンもあります。

どのような手順で動くのか、注文メールの内容をシステムに登録するという作業を例にして説明しましょう。

  1. メールソフトを立ち上げ、送られてきた注文メールを開封する
  2. メールに書いてある注文内容を、あらかじめ指定しておいたExcelファイルに転記する
  3. Excelに転記した内容をCSVに変換する
  4. 変換したCSVデータを社内のシステムに登録する

この一連の流れを「シナリオと呼びます。実際には、動作をもっと細分化し、単純な命令にすることでRPAが迷わずにプログラムを実行できるようにします。「1日に1回行う」「1日のうち9時と14時に行う」などと設定しておけば、RPAが自動でメールを開き、作業を完了するという流れです。

参考書籍:進藤圭「いちばんやさしいRPAの教本 人気講師が教える現場のための業務自動化ノウハウ 」インプレス 位置416/3180(電子書籍)

RPAの3つのクラスとは

RPAの3つのクラスとは

RPAには、クラス1から3まで3段階の自動化レベルがあります。それぞれどのようなものか、解説します。

クラス1. RPA(Robotic Process Automation)

ここまで説明してきたように、手順やルールが決まっている単純作業をソフトウエアロボットで自動化します。最も実用化が進んでいる段階です。

クラス2. EPA(Enhanced Process Automation)

「Enhanced(エンハンスド)」は、「強化された」という意味です。手順やルールを元に、ソフトウエアロボットが自分で考えて動きます。

機械学習などAI技術を用いた分析ができ、データを処理して、新たなデータとしてまとめることも可能で、自然言語解析や音声解析・画像解析、機械学習技術を利用できます。製品化されたものが出てきている段階です。

クラス3. CA(Cognitive Automation)

「Cognitive(コグニティブ)」は、「認識」や「認知」という意味の言葉で、「Cognitive Automation」は「経験的知識に基づいた自動化」といった意味になります。

クラス2よりもさらに進み、プロセスから意思決定までを自律的に行うことで、業務のすべての工程を自動化します。ディープラーニングや自然言語処理の技術を利用することが想定されていますが、現在はまだ開発途上の段階です。

参考書籍進藤圭「いちばんやさしいRPAの教本 人気講師が教える現場のための業務自動化ノウハウ 」インプレス 位置393/3180(電子書籍)

RPA導入のメリット・デメリットとは

RPA導入のメリット・デメリットとは

実際にRPAを導入する場合、どのようなメリットやデメリット、リスクが考えられるのでしょうか。次で紹介していきます。

業務効率化につながる多数のメリットが得られる

導入メリットとしては、以下のような点が挙げられます。

  • 業務負荷が削減されることでコア業務に集中でき、より専門性を磨ける
  • 「やらなくてはいけない」業務だけでなく、「挑戦したい」業務ができるようになる
  • 働き方改革・DXの推進に役立つ
  • 属人化が解消される
  • 人的ミスを防止して、業務の正確性が担保される
  • 24時間365日稼働できるため、スケジュールが短縮できる
  • 作為的な改ざんや漏えいがなくなり、コンプライアンス強化につながる
  • 人件費の削減につながる

業務負荷に関するメリットをはじめ、正確性を保ちつつスケジュールを短縮できるなど、業務の効率化につながるさまざまなメリットがあります。

参考書籍:大西亜希「RPAで成功する会社、失敗する会社」 クロスメディア・パブリッシングp130

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運用管理コストがかかるデメリットや操作ミスによるリスクも

導入デメリットやリスクとしては、以下のような点が挙げられます。

  • ロボットが停止する場合がある
  • イレギュラーなことが起こった場合に対応できない
  • 管理しきれずサーバーに負荷をかけることがあるため、稼働状況を把握しておく必要がある
  • プログラムの不具合や操作ミスにより、不正アクセスや情報漏えいの危険性がある
  • 人が介在していれば気付けたミスや改善点などが、RPAによる自動化で盲点となる可能性がある
  • 導入コストがかかる

記憶させる動作そのものにミスがあれば、自動化ゆえのメリットは誤った方向に作用してしまいます。動作前にテストを繰り返したり、定期的に人の目で確認したりするといった対策が必要でしょう。

RPA導入の4ステップ

RPA導入の4ステップ

RPAを導入する際はどのような手順で行えばよいか、大きく4つのステップに分けて解説します。

RPA導入計画を策定する

まずはRPAの導入計画を策定しましょう。RPA導入計画のチームを作り、導入の意義を整理します。チームには経営部門、人事部、経理部、事業部、情報システム部などから意思決定のキーパーソンや現場の状況を把握している人、技術トレンドに明るい人を加えます。そして、導入することでどのような効果を期待しているのか、導入の目的は何かをまとめます。

続いて、導入までのロードマップを策定しましょう。いつまでにトライアルをして、いつまでに本格導入をするのかを決めます。一般的には、トライアルの期間は半年~1年が多くなっています。

次にRPAを適用させる対象業務を洗い出します。全社アンケートによるヒアリングを行い、客観的に全体を把握します。全社アンケートと同時に、RPAの導入を社内で周知しましょう。経営者自らが語り、働き方改革に取り組む姿勢を見せることで現場の士気も高まります。

RPAのプロダクトを選定する

計画の策定と全社的な周知が終わったら、プロダクトの選定に移ります。現在リリースされている各社のRPAプロダクトの多くは無料トライアル期間があるので、積極的に利用してトライアルを進めましょう。一度に多くのプロダクトの情報を得るには、働き方改革や業務効率化の展示会へ参加することがおすすめです。

RPAプロダクトにはオンプレミス型(サーバー型)、クラウド型、デスクトップ型、開発型の4種類があります。それぞれの特徴を押さえておきましょう。

【オンプレミス型】
オンプレミス型は自社のサーバーにRPA環境を構築するもので、サーバー型とも呼ばれています。自社サーバーでの運用は、高いセキュリティ要件が求められる作業にも向いています。

【クラウド型】
クラウド型はWebサービスとして提供されているRPAです。自社のサーバーは必要なく、WebブラウザーからログインしてRPAを動かします。他のクラウドサービスと連携して業務を自動化することもできます。

【デスクトップ型】
デスクトップ型は個別のパソコンにインストールして動かすRPAです。そのパソコンで行う業務だけがRPAの対象となるため、性能はパソコンのスペックや設定に依存します。部門全体や会社全体として管理することが難しく、情報の外部流出が起こった場合に検知しづらいというリスクがあるため、自社の情報システム部門が管理することが望ましいでしょう。

【開発型】
開発型は自社専用のRPAを一から開発していくものです。業務に合わせてRPAをカスタマイズしながら作れるので、現場の作業にフィットしてセキュリティ面でも強いRPAを開発できます。業務内容を変更するごとにRPAそのものも調整しなければならないので、自社にエンジニアがいるか、予算と時間に余裕のある企業に向いているでしょう。

4種類の導入にかかるコストや時間などを比較すると、次のようになります。

RPAプロダクト4種類の比較

オンプレミス型は高機能ですが導入コストが数百万円かかり、月額コストも数十万円かかるため、導入のハードルは比較的高いといえます。クラウド型は導入のハードルが低いですが、稼働時間に応じて課金されるタイプもあるため、適用させる業務によっては割高です。デスクトップ型はスペックが十分あり、情報システム部がロボットの作成と運用を管理できる企業に向いているといえます。

 RPAのトライアルを実施する

RPAのトライアルを実施するにあたって、トライアルチームを作りましょう。トライアルを実施する部門を決め、現場で業務を把握している人を担当者に選出します。

トライアルチームで目標を設定してからトライアルを開始しましょう。操作を覚え、RPA製造元の出す練習問題を解いてから自社の業務のシナリオをRPAで書いて動かします。トライアルが終わったら評価と効果測定を行います。

 RPAを本格的に導入する

トライアルを経て導入するプロダクトが決定したら、いよいよRPAの本格導入です。RPAの導入チームを作り、いつまでにどのようなステップを経て導入するか決めましょう。

全社への導入は少なくとも数年かかることが予想されます。運用体制やルールも決め、業務内容に合わせてシナリオの変更をしながら運用していきましょう。

参考書籍:大西亜希「RPAで成功する会社、失敗する会社」クロスメディア・パブリッシング p6、p127-169、p181-190

HR領域におけるRPAの導入例

HR領域におけるRPAの導入例

最後にHR領域での導入例について紹介します。まずはRPAの導入率から見ていきましょう。

RPAの導入率

ICT市場調査コンサルティングを行う株式会社MM総研の調査によれば、2021年1月時点のRPAの利用状況は年商50億円以上の大・中規模企業では37%、年商50億円未満の中・小規模企業では10%でした。

中・小規模企業においては準備中・検討中の企業が25%となっています。RPAの認知やユースケースが浸透すれば、導入率も伸びると考えられています。

出典:RPA導入企業が活用を本格化、AI-OCR導入も約2割  | 株式会社MM総研

人事管理領域での導入例

  • 人事考課表など、人事情報の管理の自動化
  • 採用活動に際しての応募者への連絡、日程調整、試験の採点の自動化
  • 登用試験の採点、結果管理、合否通知等の自動化 など

たとえば採用活動での応募者への連絡は個人情報に留意しながら迅速に、タイミングよく行わなければなりません。大きな企業であれば、一度に採用する人員の数が多いことも考えられます。RPAで自動化することでミスが減り、作業の削減にもつながります。

労務管理領域での導入例

  • 勤怠管理や給与計算、給与振り込み、給与明細配布等の自動化
  • 通勤手当申請の確認の自動化
  • 労働時間の確認や、残業時間が超過した場合の注意喚起メールの自動送信
  • 入社・休職・退職等の手続きの自動化 など

何らかの管理システムを使わずに、毎月の勤怠管理業務を行うのは骨の折れる作業です。毎日の勤務時間、残業時間、有給休暇の残日数を集計するなどの業務は、RPAで自動化することで人事スタッフの工数を削減できます。

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人事業務にもRPAを活用して効率をアップしよう

人事業務にもRPAを活用して効率をアップしよう

RPAは業務の効率化を行うにあたって、特にクラウド型であれば導入のハードルもそれほど高くありません。人事はRPAによる自動化の成果が見えやすい分野なので、導入を検討してはいかがでしょうか。

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著者プロフィール株式会社ケイ・ライターズクラブ

書籍やムック、企業系冊子、Web記事、動画など、さまざまな教養の実用書籍から企業・大学案内、エンタメ系ムック、官公庁や地方自体のWEB記事など、幅広いジャンルのコンテンツ制作をワンステップで行う編集プロダクション。採用や人事、マネジメント、転職などに関するコンテンツも多数制作している。