採用計画の立て方とは？ 採用をスピーディーに成功へ導く方法を解説

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経営計画・経営戦略に大きな影響を与える採用計画の策定ですが、つい目先のニーズに追われてしまい、短期的な採用計画を最優先にしていませんか。

近年、著しい経営環境の変化、また終身雇用が崩壊したことから、「新たに採用する」だけではなく、「人員整理や退職」の側面も十分考慮することが必要です。採用計画においては、これらの要素も踏まえたうえで、どのような人材が何人くらい必要かを決め、中長期的な視点で事業計画と連動させながら策定することが求められています。

この記事では、採用計画を立てる際に考えるべき項目や具体的なステップを紹介するとともに、期間内までにスピーディーに採用を成功させるポイントについて解説します。

採用計画とは

採用計画とは、どの部署に、いつ、何人、どのような人を、どのような方法で採用するのかなどの目標を設計した「採用活動の指標となる計画」を意味します。

採用計画に必要な要素は「採用数」だけではありません。「どの部署に」「いつ頃」「どのような人材」が必要なのか、経営方針や事業計画に基づいて、マクロ的に検討する「ビジネス戦略」と一体化した採用計画が求められます。つまり、採用計画を立てるには、自社の経営方針や事業計画を正しく把握している必要があるのです。

採用計画が必要とされる理由

• 自社のニーズを明確にすることで、求める人材を採用しやすくなる

選定方法や評価方法を確立し、「採用する人物像・学生像」を選考者全員が具体的にイメージしてから採用活動を始めることで、評価のズレが生じにくくなるというメリットがあります。

• 採用活動の進捗度を測れる

立てた計画通りに採用活動が進んでいるのか、採用コストに無駄は生じていないかなど、計画とのズレを認識できるため、早期に改善策を立てやすい点も大きなメリットです。

採用計画を立てる前にやるべき準備

自社に適した採用計画を立てるために、前もって準備すべきことがあります。採用計画を立てるうえで把握すべきことは、以下の3点です。

自社の採用課題だけでなく競合、市場のリサーチも含めて自社の事業計画をしっかり分析してから、採用計画を立てましょう。

事業計画・採用人数を把握する

先述のとおり、自社の経営方針や事業計画を理解しないままでは、採用計画は正しく策定できません。そこでまず、部署や部門、職種ごとに「どこに、どのような人材が、何名必要か」を把握します。マクロ的算定法とミクロ的算定法を利用して割り出しましょう。

急成長フェーズにある組織においては、必要な人員数をつい過剰に見積もってしまう可能性がありますが、即戦力人材を期待する中途採用においても、入社直後は、その会社のルールを学び、業務に慣れる時間と教育の場が必要です。

「採用したが、教える社員が足りない」といったことがないよう、入社後の受け入れ体制を十分加味したうえで、採用人数を決定しましょう。

採用課題の把握

次に、これまでの採用実績を振り返り、採用課題を把握します。

たとえば、内定辞退の人数が予想よりも多かった場合、内定後のフォローに課題があると考えられるでしょう。また、入社後の定着率が低い場合には、オンボーディング施策や研修制度の見直しや、社内コミュニケーションに問題がないかを調査・改善するといった課題が見えてきます。

そのほか、これまでに入社した人材が期待通りに活躍できているかを振り返り、採用の評価基準やロールモデルを検討し直す必要が出てくる可能性もあるでしょう。

このように、過去の採用活動を振り返ることで、改善すべき採用課題がないかを把握しておくことが重要です。

競合他社の調査

景気動向や就職・転職活動のトレンドによって変化する有効求人倍率は、2009年にリーマン・ショックで落ち込んで以降、上昇を続け、現在も高い水準を維持しています。

採用市場全体の動向だけでなく、業界ごとのトレンドなどについても収集・分析を行い、自社の状況を客観的に把握することは必要不可欠です。また、求職者の動向を把握することも忘れずに行いましょう。

「求める人材がどのような志向をもって就職・転職活動をしているか」「競合他社はどのような採用を行っているか」など、自社以外の採用実態も調査して、採用計画に反映させましょう。

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採用計画の立て方4ステップ

前述した調査分析を終えて事前準備が整ったら、実際に採用計画を立てていきます。ここからは、採用計画の手順とその内容について解説します。

採用体制を構築する

人事部だけで採用業務を完結させようとせず、募集元の部署や経営層・役員など、社内のさまざまな人を巻き込みましょう。

特に、候補者と直接コミュニケーションをする面接官やリクルーターの選定は重要です。採用活動が本格的に始まる前の段階から、協力を依頼し、適切な人材を手配しましょう。

選考スケジュールから逆算し、事前に理解や協力を得ることで、繁忙期やイレギュラーな事態にも対応できます。

求める人物像を明確化する

募集元である各部署から以下の内容をヒアリングし、「求める人物像」を明確に定義し、言語化します。

中途採用の場合は必要とされるスキルや経験を特に重視し、具体化します。一方、新卒採用の多くはポテンシャル採用であることから、能力、社風適合性、属性を重視して検討することが望ましいでしょう。

また、社内で人物像を共有するだけではなく、求職者にも求める内容をしっかり伝えることが、入社後のミスマッチ防止につながります。

採用活動のスケジュールを立てる

採用計画の策定は、まず課題の洗い出しとともに、スケジュールを決めること、ゴールを明確にすることから始めます。過去の採用活動を振り返り、スケジュールを立てます。

また、いつまでに何名採用する必要があるのか、最終的なゴールを決めたうえで逆算してKPI（Key Performance Indicator：重要業績評価指標）を設定するとよいでしょう。ゴールから逆算して現在の進捗に滞りはないか、プロセスのどこかにボトルネックが発生していないかを観察して、課題があれば適切に対処して改善していきます。

採用手法・チャネルを決定する

社内の採用体制や目標のスケジュール、求める人材の特性などに合わせて、以下のような採用手法・チャネルのなかから、採用ポジションに合うものを選択しましょう。

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採用計画を立てる際のポイント

ここまで解説してきたように、採用計画は自社内の状況だけではなく、求職者の動向や、競合他社の動向など、社外の状況も加味したうえで策定する必要があります。ここでは、採用計画を立てる際に押さえておくべきポイントについて紹介します。

計画通りに進んでいるかチェックする

「うまくいっていない」ことがわかっていても、プロセス管理ができていないと、具体的な改善に移しにくいものです。

壁にぶつかった際にも、改善策を出しやすい採用活動をするには、プロセスごとに、エントリー者数、説明会参加者数、応募者数、面接設定数、面接通過者数、内定者数、辞退者数など具体的な数字を管理・確認することが大切です。

計画通りに進んでいない場合は、どのプロセスで問題が起きているのかを確認し、改善策を実行しましょう。

前回の採用を振り返る

2回目以降の採用計画策定では、必ず前回の採用について振り返りを行いましょう。

これらのチェックポイントは、特に重視して振り返ることをおすすめします。

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採用計画に沿ってスピーディーな採用を実現するには

新卒採用においては採用時期が決まっていますが、中途採用は欠員した人材を補充するために求人を募ることが多いため、スピーディーな採用活動が求められるでしょう。また、競合他社との人材獲得競争に勝つためにも、スピード感は重視すべき点といえます。

ここからは、スピード感をもって採用計画を進めていくためのポイントについて解説します。

採用プロセスごとの期間

母集団形成から書類選考、面接、内定と選考を進めるなかで、それぞれのプロセスに重要といえるのがスピード感です。たとえば中途採用において、最終面接から内定通知までの期間が、自社では2週間、他社では1週間だったとしましょう。候補者は早々に他社の内定を承諾し、自社の内定は辞退してしまうかもしれません。

求める人材に自社へ入社してもらうためにも、採用スケジュールが決定したらプロセスごとにKPIを設定し、スピード感を意識して動いていくことが重要です。

応募者への対応

応募が多数集まっても、候補者に対し適切な対応ができなければ、入社には至りません。採用活動の目的は「母集団を形成すること」ではなく、あくまでも「活躍する社員を採用すること」です。

候補者への連絡手段や内容、頻度、タイミングなどをあらかじめルール化し、担当などを明確にすることで、漏れなく適切な対応ができる体制づくりを進めましょう。

選考と評価

面接での「候補者体験」をできるだけよいものにすること、採用活動におけるオペレーションの精度を向上させることも、採用計画における重要な要素です。

準備が不足した採用活動によって候補者の入社意欲を下げてしまうこともあります。オペレーションがスムーズに進むよう、連絡スピードなどの対応ルールに加え、面接における質問、面接官があらかじめインプットすべき情報や心得など、候補者視点でチェックしましょう。

また、選考時のルールだけでなく、評価も社内で標準化することが大切です。面接官の主観的な評価によって不公平・不適切な判断が下されることがないよう、評価方法の選定や評価シートの準備、面接官向けのトレーニングなどを、必要に応じて導入しましょう。

内定者フォロープログラム

新卒採用、中途採用どちらの場合も、内定通知から入社までに、一定の期間が空きます。入社するまでの間、内定者にモチベーションを高く保ち続けてもらうため、この期間にすべき「内定者フォロープログラム」も検討するとよいでしょう。

内定通知や採用決定をゴールとするのではなく、入社後いかにスムーズに組織や業務に慣れてもらい、活躍までの期間を短縮するかという観点が大切です。

採用課題を把握したうえで適切な採用計画を立てよう

他社との差別化を図り、企業・組織が継続的に成長するために、最も重要な経営資源ともいえる「人材」。

求める人材は、企業の成長フェーズや事業計画によっても変化します。自社が成長していくためにはどのような人材が必要なのかをあらかじめ明確にしたうえで、それに沿って中長期的・短期的な視野の両軸で採用計画を策定しましょう。