採用フローの作り方とは? 新卒・中途採用の基本的な流れやパターン例、改善ポイントをわかりやすく解説

採用活動を行うにあたって、「採用フロー」は作成していますか?

一連の流れを可視化することにより、採用活動がより円滑に進められるようになるほか、ミスマッチの防止にもつながります。さらには、採用活動における企業課題について、解決の糸口も見つかるかもしれません。

本記事では、そもそも採用フローとは何か、作成するメリット、新卒・中途採用の一般的な流れや、代表的なパターン例を紹介します。さらに、採用フローを上手に活用するポイント、よくある課題と改善策について、わかりやすく解説します。

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採用フローとは

採用フローとは

採用フローとは、求人募集を公開してから人材を採用するまでの一連の流れのことです。

採用フロー

このように、一連の流れを頭の中で描くだけでなく、採用フローをチャート化することで、採用までの流れと進捗状況が把握しやすくなります。

上図の採用フローはあくまで一例で、新卒・中途採用の有無や、職種、役職、採用人数などに合わせて、構成要素を調整します。採用フローを作成するには、まず採用計画が必要です。採用計画について、詳しくは後述します。

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採用フローを作成するメリット

採用フローを作成するメリット

採用フローを作成することで、採用活動におけるトラブルを未然に防ぎ、採用活動の質や効率の向上につながります。

ここでは、採用フローを作成することで得られる主なメリットを解説します。

採用までの流れ・進捗状況を共有できる

採用活動は、人事と求職者だけで行われるものではなく、各部署の担当者、経営陣などもかかわっています。そのため、情報の共有や連携が不十分だと、確認に不要な手間がかかってしまったり、トラブルが発生してしまったりする可能性もあります。

採用フローによって一連の流れや進捗状況が可視化されると、社内の関係者が同じ認識を持てるようになり、情報の共有や連携がスムーズに行えるので、トラブルを未然に防げるでしょう。

採用活動の改善に役立つ

採用フローを明確にすることで、採用活動の振り返りがしやすくなります。特に、各工程の歩留まり(次の工程に進んだ人数の割合)を数値化しておくと、フローのどの部分に問題があったのかがわかるようになります。

それにより課題を分析しやすくなり、次回以降の改善に役立てられます。

採用活動は、一連の流れを実施したらそれで終わりではなく、PDCAサイクルを回し、改善し続けていくことが大切です。分析データを蓄積していくと、採用ターゲットごとに適した採用フローが明確になってきます。最適な採用フローを使い分けることで、採用活動の質および効率が向上するでしょう。

歩留まりを明確にする

まずは採用計画を立てる

まずは採用計画を立てる

先述した通り、採用フローを作成するには、まず採用計画を立てましょう。

採用活動は、ただ人材が足りないからという理由だけで行うものではありません。どのような人材を、いつまでに、何人採用するかという具体的な採用計画が必要です。

「事業計画を達成するために、効果的に人材を配置する」ということが、採用活動の本来の目的です。事業計画を理解したうえで、採用計画を立てていきましょう。

ここからは、採用計画を立てる際にポイントとなる「ペルソナの設定」「目標の設定」について解説します。

ペルソナの設定

まずは、どのような人材を採用したいのかを明確にするために、配属予定先の部署と協議しながら、ペルソナを設定しましょう。

ペルソナとは、具体的な人物像のことです。求めるスキルや能力だけでなく、年齢・性別・家族構成・考え方などを細かく設定します。これにより、求める人材へどのように会社の魅力を発信すれば応募につながるのかが見えてきます。また、採用後のミスマッチも起きにくくなるでしょう。

特に中途採用の場合、「退職者の後任」「新事業のための人員補充」など、採用背景がさまざまです。要件が曖昧だと、ミスマッチが起きたり、求める人材から募集が集まらなかったりする可能性が考えられます。

目標の設定

次に、採用人数と採用時期を設定します。こちらも、配属予定先の部署と協議しながら決めていきましょう。このときに重要なのが、採用活動のゴールは「入社」ではなく、「育成研修が終わるタイミング」であるということです。

多くの場合、求人募集を公開してから入社まで、短くても2カ月はかかると考えられます。そこからどのような研修を行い、いつまでに活躍できる人材になってもらうのかという点を考えて、逆算して目標を設定していきましょう。

採用計画の立て方について詳しくは、こちらの記事で解説しています。

採用計画の立て方とは? 採用をスピーディーに成功へ導く方法を解説

新卒採用の採用フロー

新卒採用の採用フロー

先に述べたように、採用フローの構成要素は採用ターゲットによって異なりますが、新卒採用は、以下のようなフローで行われるのが一般的です。

一般的な新卒採用の採用フロー

ここからは、新卒採用における、採用フローの各工程を紹介していきます。

募集活動

まずは、母集団(自社の求人に応募してくれる人の集団)を形成するために募集活動を行います。さまざまな手法がありますが、オーディション型とオファー型の大きく2種類に分けられます。

オーディション型とは、求人が出ている企業に学生が応募するという「待ちの手法」です。求人サイトや自社サイト、SNSのほか、合同説明会なども含まれます。

一方、オファー型とは、採用担当者から学生にアプローチする「攻めの手法」です。データベースの中から求める人材を探し、企業側から積極的に採用活動を行うダイレクトリクルーティングや、社員に友人や知人を紹介してもらうリファーラル採用などが、近年注目を集めています。

時代の変化に合わせてさまざまな採用手法が生まれていますが、流行に流されず、自社の目的に合ったやり方で募集しましょう。

会社説明会

会社説明会は、一般的に応募(エントリー)があった学生に対して行うものです。企業のことを理解してもらい、本エントリーしてもらうために、公開している求人情報だけではわからない情報を共有します。

自社の求める学生を早期に見極めるために、同時に筆記試験やグループディスカッションを行い、1次選考とする企業もあります。また、学生との相互理解を深めるために、座談会や1対1の面談など、双方向のコミュニケーション機会を設けるケースも見られます。

書類選考・筆記試験

企業が求める最低限の要件を応募者がクリアしているかどうかを、履歴書やエントリーシート、成績証明書などの書面でチェックします。近年は書面ではなく、自己PRや志望動機などを動画で提出してもらう企業もあるようです。

また、適性を判断するために、筆記試験や適性検査を実施します。現在はオンライン化が進んでおり、自宅のパソコンからでも受験できるツールを活用する企業が多いようです。

面接

面接には、集団選考と個別選考があります。

集団選考は、人とのかかわり方や、集団の中で自身の役割を理解しているかどうかという点をチェックするために行います。種類としては、グループディスカッション、グループワーク、集団面接などです。

一方、個別選考は、自社にマッチする人材かどうかの適性を見るために行います。企業によっても異なりますが、面接は複数回にわたって行われることが多いです。

内定

面接の合格者に内定を通知します。新卒の採用活動にはさまざまなルールが設けられており、4年生に内定を通知できるのは解禁日(10月1日)以降と決まっています。それ以前に内定者が決まった場合、「内々定通知」として合格を伝え、10月1日の内定式で正式に「内定通知」を行うことが一般的でしょう。

また、内定を出したからといって、その人材が必ず入社してくれるとは限らず、内定を辞退することも考えられます。目標採用人数を達成するために、不採用の連絡をするタイミングに注意しましょう。優先度が高い内定者の内定承諾を得てから不採用の連絡をするなど、繰り上げ合格の余地を残しておくことがポイントです。

入社

新卒採用の場合、入社日は企業側であらかじめ決定しておきます。内定者のモチベーション向上と、内定辞退を防ぐために、入社日までフォローアップを行いましょう。内定者研修や社内イベントは、内定者同士のコミュニケーションの機会にもなります。

入社後は、育成のステップに入っていきます。

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中途採用の採用フロー

中途採用の採用フロー

次に、中途採用の採用フローについて紹介します。募集する職種や役職によっても異なりますが、中途採用の一般的なフローは以下の通りです。

一般的な中途採用の採用フロー

ここでは、中途採用における採用フローの各工程を見ていきます。

募集活動

ここまで解説してきたように、採用背景がさまざまな中途採用では、ペルソナをしっかり設定し、求める人物像に合った方法で募集をかけましょう。

母集団形成に用いられる主な手法としては、求人メディア、特化型人材紹介会社、ソーシャルリクルーティングなどがあります。それぞれのメリット・デメリットを解説します。

■求人メディア(転職サイト、求人誌など)

メリット幅広く人材を集められる
デメリット要件に合う人を探し出すのに手間がかかる

■特化型人材紹介会社(業種や職種に特化した人材紹介サービス)

メリットスピーディーな採用が可能
デメリットエリア制限がある場合もある

■ダイレクトリクルーティング(企業側が「欲しい」人材を獲得するために、企業自身が採れる手段を主体的に考え、能動的に実行する採用活動)

メリット採用コストを低減できる
デメリット人事担当の負担が増加する、一度に多くの採用が難しい

■ソーシャルリクルーティング(SNSを活用した手法)

メリット今まで出会えなかったような求職者と出会える可能性がある
デメリット時間と労力がかかる

書類選考・筆記試験

中途採用では、履歴書と職務経歴書で書類選考を行います。

筆記試験や適性検査を行わない、または新卒採用と内容を変えて実施している企業もあります。

面接

中途採用は、1対1の個別面接が中心で、集団面接を行わない企業も少なくありません。業界や職種にもよりますが、面接は複数回(2~3回)実施する場合が多いでしょう。近年は、オンライン面接を行う企業も増えています。

中途採用では、事前に会社説明会を開催することは少なく、面接時に会社説明を行うことがほとんどです。

内定

面接の合格者に内定を通知します。中途採用の場合、複数社の選考を並行していることが多いため、先に内定を出した企業へ人材が流れてしまいがちです。内定までの期間を短くし、スピーディーに進めていくことを心がけましょう。

入社

中途採用の場合は、応募者がまだ在職中のことも多いため、入社日は双方で相談をしながら決めていきましょう。前職の引き継ぎや退職手続きなどの兼ね合いで、入社は内定から2~3カ月後となるケースが多いです。

内定辞退を防ぐために、事前に雇用契約書を渡す、コミュニケーションの機会を設けるなどして、入社までフォローアップを行いましょう。

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採用フローのパターン例

採用フローのパターン例

新卒採用、中途採用の一般的な採用フローを紹介しましたが、採用フローには、以下のようにいくつかのパターンがあります。

  • 標準型
  • 試験先行型
  • 筆記試験・面接一体型
  • 説明会・選考一体型
  • 社員紹介・リクルーター型

求める人材を、必要な人数採用するためには、自社に合った採用フローを作成することが大切です。

ここからは、代表的な採用フローのパターンを紹介します。

標準型

標準型の採用フロー

多くの企業が取り入れている、最も標準的な採用のフローです。

新卒採用では、学生はインターネットでの応募受付が主流となっており、会社説明会も「Webセミナー」としてオンラインで開催する企業もあるようです。

会社説明会により、学生の企業への理解が進んでいるなかでの選考試験となるので、納得感が高いというメリットがあります。このパターンは、応募受付から内定までに数カ月単位の期間が必要です。

中途採用の場合は、会社説明会は開催しない場合が多く、筆記試験や適性テストも省略されることがあります。

試験先行型

試験先行型の採用フロー

はじめに試験によってふるいにかけるため、新卒採用で人数が多い場合や、人気業界・人気企業に有効なフローです。

ただし、試験後から会社説明などの企業理解の段階に入るので、入社後にミスマッチが起きやすいといえます。また、試験後は入社してもらうことに目が行きがちになりますが、企業理解をおろそかにせず、内定後のフォローも含めて、入社までに候補者の納得感を高めていくことが重要です。

筆記試験・面接一体型

筆記試験・面接一体型の採用フロー

筆記試験・適性テストと1次面接を同日に行うため、総合的に結果を判断したい場合に適したフローです。

応募者を複数のグループに分けて、Aグループは「面接→筆記」、Bグループは「筆記→面接」のように実施するケースもあれば、全員が「筆記→面接」と進んでいくケースもあります。

通常の選考よりもスケジュールが短い学校推薦による選考で多く見られるパターンです。また、特定の分野における理解度を測るために、理系や専門分野の採用活動でも用いられることがあります。

中途採用の場合は、会社説明会は行わないことがほとんどです。

説明会・選考一体型

説明会・選考一体型の採用フロー

新卒採用で用いられるパターンの一つです。会社説明会と選考試験を同日に実施することで、採用フローを短縮し、スピーディーな採用活動が行えます。

他社が内定出しを行っている期間であっても、一体型とすることで応募者が集まりやすく、内定出しまでをスピーディーに行えるというメリットがあります。新卒採用の後半戦に適したフローです。

一方、デメリットとしては、説明会と選考が同日に行われるため、学生の拘束時間が長くなるということと、企業理解に不安が残るということが挙げられます。

社員紹介・リクルーター型

社員紹介・リクルーター型の採用フロー

リファーラル採用やリクルーター制度などで取り入れられるフローです。リクルーター制度とは、採用担当者以外の社員(リクルーター)が候補者と接触し、採用活動を行うことをいいます。リクルーターは、企業と候補者の橋渡し役です。円滑に進められれば、企業理解が進み、志望度も向上するでしょう。

このパターンは、他の採用フローよりも工程が少なく、お互いを見極めるためのコミュニケーションを重視しているのが特徴です。

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採用フローを効果的に活用するためのポイント

採用フローを効果的に活用するためのポイント

採用フローは、ただ作成するだけでは意味がありません。大切なのは、定期的に振り返りを行い、分析・改善をすることです。具体的には以下の点を意識して、自社に最適な採用フローを作っていきます。

  • 各工程の歩留まりを算出する
  • 歩留まりが低い要因を分析する
  • 改善策を考える

ここからは、採用フローを効果的に活用するための3つのポイントを紹介します。

各工程の歩留まりを算出する

工程ごとに人数を記載し、何%の人が次の工程に進めたのかを算出できるようにしましょう。次の工程に進んだ人の割合を、「歩留まり」といいます。

上図の場合では、書類選考を通過した人が少ないことがわかります。このように、各工程の歩留まりを算出できるようにしておくと、採用の課題がどこにあるのかが見つけやすくなります

歩留まりを明確にする

歩留まりが低い要因を分析する

他の工程に比べて歩留まりが低い工程があれば、何か問題が隠れているかもしれません。

例えば、会社説明会から応募への歩留まりが低い場合、会社説明会の内容がわかりにくいなどの問題がある可能性が考えられます。要因を洗い出して、分析していきましょう。

改善策を考える

洗い出した要因をもとに、改善策を考えます。前項の例でいうならば、実施した会社説明会が学生にとって魅力的な内容であったかどうか、改めて見直すとよいでしょう。

採用活動は、一連の流れを実施したらそれで終わりではなく、PDCAサイクルを回し、ブラッシュアップしていくことが大切です。目標を無事達成し、採用活動を一度ストップする場合も、次回のために対処した内容は記録しておきましょう。

採用活動におけるよくある課題と改善策

採用活動におけるよくある課題と改善策

採用活動における課題は、企業によってさまざまなものがありますが、特に多いものとして、以下の5つが挙げられます。

  • 応募が集まらない
  • 書類通過が少ない
  • 面接通過が少ない
  • 内定辞退者が多い
  • 専門性の高い人材を採用できない

ここでは、これらの課題の要因として考えられることと、その改善策を解説していきます。

応募が集まらない

求人への応募者が少なく、母集団が形成できないという悩みです。考えられる要因は、いくつかあります。

【要因1】求める人物像が不明確である

まずはペルソナを設定しましょう。すでに設定している場合は、本当にそのペルソナが求める人物像なのか、必要以上の能力やスキルを求めすぎていないかチェックが必要です。

【要因2】自社の魅力をうまく発信できていない

この場合、まずは「自社の本当の魅力とは何か」を考えましょう。将来性なのか、働きやすさなのか、仕事内容なのか、社員にヒアリングしたり、アンケートをとったりしながら、再確認していきます。自社の魅力を確認できたら、それをどう言語化すれば求職者に伝わるのかを考えていきます。

【要因3】認知度が低い

特に中小企業に多い悩みではないでしょうか。この場合、新卒採用であれば「大勢の学生に認知してもらおう」という考えから一度離れましょう。選考の初期段階では1対1の面談を取り入れるなど、双方向のコミュニケーションを重視した採用フローに変えることも手です。まずは目の前の一人一人と地道にコミュニケーションをとり、企業に対する関心を高めていくことが大切です。

書類通過が少ない

母集団は形成できるものの、書類通過が少なく、筆記試験や面接まで人材が残らないという悩みです。

要因としてまず考えられるのは、「通過要件のハードルが高すぎる」ということです。前項でも挙げたように、必要以上のスキル・能力を求めすぎていないか、ペルソナを改めて確認しましょう。

また、書類選考を複数人で行っている場合、「担当者間で通過要件の認識にズレがある」ということも考えられます。何が「必須条件」で何が「歓迎条件」なのかをあらかじめ明確にしておき、担当者間で共有しておくことが大切です。

面接通過が少ない

面接までは順調に進むものの、通過者が少ないという悩みです。

要因としては、「面接官ごとに判断基準が異なっている」ということが考えられるでしょう。判断基準が面接官ごとに異なっていると、採用後のミスマッチが起こってしまう可能性も高まります。判断基準は、関係者間で齟齬がないようにしましょう。

判断基準を合わせる方法としては、面接評価シートの活用が有効です。面接評価シートとは、面接での評価項目と基準を明確に示したチェック用紙のことをいいます。これを面接に活用することで、面接官の主観による評価を防げます。

面接シートの詳しい作り方については、こちらの記事からご覧いただけます。

面接評価シートの作り方とは? 適切に評価する方法や、サンプルを紹介

内定辞退者が多い

内定出しを行った後に辞退が続くという悩みです。

要因としては、「企業に対して何らかの不安が残っている」ことや、「内定後のフォローが足りない」ということが考えられます。

この場合、まずは面接の内容を確認しましょう。会話を通して自社の魅力を伝えられているか、応募者の不安を払しょくできているかといった点が重要です。面接時の動機形成が不十分だと、内定辞退につながる可能性があります。

また、内定を出したら終わりではなく、入社日まで定期的にコミュニケーションをとり、しっかりとフォローを行うことで、相互理解が深まり、内定者のモチベーションも保たれるでしょう。

専門性の高い人材を採用できない

一部の専門性の高い人材がなかなか採用できないという悩みです。少子高齢化の影響で、特に理系の人材採用が難しくなっています。

これを改善するためには、採用フローの工夫が必要です。特に「募集」の工程が重要で、求人を掲載して応募を待つのではなく、こちらから候補者を探しに行く・会いに行く「攻めの手法」を取り入れましょう。ダイレクトリクルーティングを利用する、既存社員から紹介してもらうなどの方法があります。

採用フローを活用して企業課題を解決しよう!

採用フローを活用して企業課題を解決しよう!

採用フローの基本的な仕組みやパターン例、効果的に活用する方法などを紹介しました。採用フローを作成・活用することで、採用活動をよりスムーズに進められます。また、PDCAを回していくことで、採用活動における自社の課題や、改善策も見つけやすくなるでしょう。

変化の激しい時代においても企業が成長を続けていくためには、戦略的に採用活動に取り組んでいかなければなりません。そのために、自社の採用活動に適した採用フローの作成は不可欠といえます。採用フローを見直して、採用活動の質・効率を向上していきましょう。

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著者プロフィール株式会社IKUSA

デジタルマーケティング事業を展開し、Webサイトの制作・運用・分析、記事・DL資料・メールマガジンなどのコンテンツ制作などを行う。2021年12月時点、自社で7つのオウンドメディアを運用し、月間合計600件を超えるコンバージョン数を達成。