企業が新たに人材を迎え入れるためには、採用広報や母集団の形成、書類選考、面接などさまざまなプロセスを経なければなりません。これらの業務は一般的に人事部門が担いますが、そのなかでも採用に関する業務を担うのが採用担当者とよばれる社員です。
人手不足が続くなか、採用力を強化するために採用担当者を拡充する企業も少なくありません。しかし、どういった人材を採用担当者としてアサインすればよいのか分からず悩んでいる企業もあるでしょう。
本記事では、採用担当者の仕事内容から、求められる知識や押さえておきたい最新の採用手法、向いている人の特徴まで、詳しく解説します。
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企業における採用担当者とは
採用担当者とはその名のとおり、自社で働く人材の採用を担当する人のことを指します。
企業の経営資源は「ヒト・モノ・カネ・情報」の4つが挙げられることが多いですが、このうちの「ヒト」に関わる業務を担うのが採用担当者です。事業の拡大や推進のために欠かせない人材を採用する採用担当者は、企業の成長にとって欠かせないポジションといえます。
採用担当者の主な業務である採用計画の立案や面接は、自社全体を俯瞰しながら判断を行っていく必要があります。会社や事業に対する深い理解とともに、さまざまな立ち位置で仕事を行うため、柔軟性も求められます。
採用担当者の役割
採用担当者の最大の役割は、企業の特性にマッチした優秀な人材を採用することです。
企業にとって人材は組織を支える屋台骨でもあり、人材がいなければ経営は成り立ちません。そのため、採用担当者は自社の経営を支えるという、重要な役割を担っているといえます。
求職者が最初にコンタクトを取るケースが多い採用担当者は、「自社の顔」ともいえる存在です。いくら知名度が高く有名な企業であっても、対応が悪ければその企業で働くことが不安になり、選考を辞退する求職者もいるでしょう。
反対に、本来は自社への志望度が低かった求職者が採用担当者の対応によって、自社に好印象を抱き、志望順位を上げることもあります。
他社に比べてエントリー数が少なかったり、待遇面などの条件がわずかに低かったりしたとしても、対応次第で採用率を高められる可能性もあるのです。
人事担当者と採用担当者の違い
採用担当者は一般的に、人事部門の一員として働く場合が多いです。では、人事担当者と採用担当者にはどのような違いがあるのでしょうか。
まず、人事担当者の業務は採用担当者と同じく「ヒト」に関わるものですが、業務の幅が広いことが特徴です。主な業務は以下の6つに分けられます。
- 採用（必要な人材を企業内に採り入れる活動）
- 育成（企業内の人材を業務で必要な特性をもつ人材に育てる活動）
- 配置（企業内の人材を適切な部署・ポジションに配置する活動）
- 評価（目標の達成度、行動、仕事の成果の達成度に基づいて人材を評定する活動）
- 報酬（評価に基づき人材に還元する価値を決める活動）
- 代謝（人材の退職に関わる活動）
人事担当者は上記のすべてまたは一部の業務を担うのに対し、採用担当者は「採用」に関わる業務を中心に行うという違いがあります。そのため、広い意味では採用担当者も人事担当者に含まれることになります。
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採用担当者の業務内容
採用に関わる仕事とは、具体的にどういった業務を指すのでしょうか。代表的な採用担当者の業務を5つに分けて紹介します。
採用計画の立案
採用担当者にとって重要な業務のひとつに、採用計画の立案があります。
採用計画とは、いつまでに、どの部署に、何人、どのような人材を採用するといった採用に関する計画を指します。十分に練られていないと、場当たり的な採用活動になってしまう可能性もあるため、十分検討する必要があります。
採用計画を立てる際には、採用スケジュールや人材要件の策定などさまざまな項目も存在します。立案の流れと各項目の概要は、下図のとおりです。
採用手法の選定
どのような採用手法で人材を採用するのか、具体的な方法や募集するための媒体を選定します。
人材採用と聞くと、求人サイトやハローワークでの募集などをイメージすることも多いですが、それら以外にもリファーラル（リファラル）採用やダイレクトリクルーティングなどさまざまな方法があります。
また、求人サイトや人材紹介会社などによっても特徴があるため、登録している求職者の傾向や業界・職種に特化しているかなど、複数の視点をもって採用手法を選定することが重要です。
採用手法はひとつに限定せず、組み合わせることも有効です。たとえば、求人情報の掲載費用が基本的にかからない自社採用サイトとハローワークを併用することで、コストを抑えつつ、幅広い人材にアプローチすることができるでしょう。
募集活動
求める人材からのエントリーを集めるために、募集活動を行います。求人情報やスカウト文を作成する際は、正確かつ自社の魅力が伝わる内容にすることを意識しましょう。
求人情報の告知も大切な仕事です。たとえば、求人サイトで募集を開始したらそれで終わりとするのではなく、自社サイトやSNSなどを用い、採用を行っていることを伝えます。そのほか、採用イベント開いて候補者を集めることも、募集活動のひとつです。
書類選考・面接
採用活動において「選考」のプロセスは、「要」といえます。採用担当者は応募者からのエントリーや人材紹介会社などからの紹介を受けて、応募書類に目を通して求職者を選考する書類選考や、求職者と対面やオンラインでコミュニケーションを取り、適した人材を選考する面接も担います。
また、応募者対応、面接スケジュールの調整、面接官の選定など、選考までのフォローも重要な業務のひとつです。
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内定通知・内定者フォロー
書類選考・面接を経て、内定が決まった求職者に対し電話やメール、書類などでその旨を通知します。
また、内定が決定してから入社するまでの間も、内定辞退にならないようにフォローが必要となります。内定者へメールや電話などで定期的にコンタクトを取ったり、内定後面談や内定者向けの研修などを行ったりして、安心して入社してもらえるような施策を検討・実践しましょう。
採用担当者がもっておくべき知識
採用活動をトラブルなくスムーズに進めたり、自社にマッチした人材を採用したりするためには、さまざまな知識やスキルが求められます。具体的な項目を5つに分けて紹介します。
法令知識
求人に明示しなければならない項目が職業安定法で定められているほか、内定後に労働契約を結ぶ際にも法令知識は必要です。採用活動において、社会的差別の原因となるおそれのある個人情報などの収集は、同法で禁止されています。
■採用担当者が知っておくべき主な労働法
- 職業安定法
労働者の募集や職業紹介、労働者供給に関することを定めた法律
- 労働基準法
企業と従業員が結ぶ雇用契約のほか、賃金、労働時間、休日など、労働条件に関する基準を定めた法律
- 男女雇用機会均等法
職場において、性別を理由とする差別を禁止し、男女の平等な扱いを定めた法律
- 労働契約法
労働契約に関する基本的な事項を定めた法律
また、求職者の人権・権利を侵害しないよう、企業は十分な配慮をしなければなりません。
厚生労働省が公表した「公正な採用選考の基本」には「応募者の適性・能力とは関係ない事柄で採否を決定しない」と記載され、具体的には、本籍・出生地、家族、生活環境、宗教、思想、支持政党、購読している新聞や愛読書などに関する質問は面接の際にすべきではないとされています。
求人情報に記載する応募資格のなかに、「○歳までの方」といった年齢制限を設けるのも原則として禁止されているため注意しましょう。
参考：職業安定法|厚生労働省、公正な採用選考の基本|厚生労働省
最新の採用手法
人手不足の深刻化によって、求人情報を公開しても十分なエントリーが集まらないケースも少なくありません。
採用方法が多様化している現在、人材を募集して応募を「待つ」という従来の採用手法や求人媒体では、ターゲットとなる求職者へのアプローチが難しい場合もあるため、採用担当者は最新の採用手法を把握しておくことも求められます。
近年は、求職者にアプローチしていく「攻め」の採用活動が重要になっています。たとえば、企業側が「欲しい」人材を採用するために、企業自身が採れる手段を主体的に考え、能動的に実行するダイレクトリクルーティングや、SNSを活用して自社の情報を発信して採用につなげるソーシャルリクルーティングが挙げられます。
そのほか、社員の友人や知人を紹介してもらうリファーラル採用、自社を退職した従業員を再雇用するアルムナイ採用なども、注目を集めている採用手法です。
また、企業が行う広報活動を指す「採用広報」に力を入れる企業も増加傾向にあります。なかでも、動画コンテンツや、音声配信サービス「Podcast」などを活用して自社の魅力を伝える方法がトレンドといえるでしょう。
コミュニケーション能力
面接時に質問を投げかけたり、求職者が話す内容を正しく理解したりするためにも、コミュニケーション能力は不可欠です。
面接は求職者の適性や人柄を見極めると同時に、求職者に対して自社をアピールする場でもあります。コミュニケーション能力が高いと、いきいきと働いている印象が伝わるなどのメリットがあり、自社への入社を前向きに考えてもらえる可能性も高まるでしょう。
さらに、採用担当者は採用計画の立案段階などにおいて、経営層や他部門の関係者とやり取りして協力を要請する機会も多いため、コミュニケーション能力のほか、交渉力も重要なスキルといえます。また、効率的な採用スケジュールを組んだり、面接官を選任したりするため、調整力も必要となるでしょう。
柔軟性・適応力
人手不足の深刻化や働くことへの価値観の変化によって、求職者の会社選びのポイントは変化してきています。採用担当者は求人市場の変化に合わせて、つねに新しい採用手法やアプローチ方法を検討しなければならず、それに適応する力も必要です。
従来の採用方法に固執するのではなく、柔軟性をもって採用戦略を立てていくことが求められます。
また、面接では求職者の資質や人柄を見極めるために、さまざまな質問をしなければなりません。事前にいくつかの質問をしていたとしても、求職者の回答次第ではさらに質問を掘り下げなくてはならないこともあるでしょう。そのような意味でも、状況に応じて柔軟に対応する力が必要です。
専門分野の知識や実務経験
求職者のスキルや資質を見極めるうえでは、採用担当者本人が自社の業務にどの程度精通しているかも重要なポイントとなります。
たとえば、即戦力人材の採用では、求職者のスキルレベルや実務経験を細かく確認しなければならないため、採用担当者にも専門分野の知識が求められます。もし実務経験や知識がない場合は、求職者の配属予定先の現場社員から教わるなどして、理解を深めておく必要があります。
そのほか、採用にかかわる資格を取得するのもおすすめです。採用計画の立て方からペルソナ設定、選考基準の作り方まで、基礎的な知識を学べる「採用コンサルタント資格」や、人材を雇用する際に必要となる法的な知識を習得できる「人事総務検定」などの資格があります。優秀な人材を採用するため、自己研さんに努める姿勢が重要です。
採用担当者に向いている人の特徴
採用担当者を選任する場合、どのような人材が適任かどうか分からず困ってしまうこともあるでしょう。採用担当者にはどういった人が向いているのでしょうか。4つの特徴を紹介します。
コミュニケーション能力が高い人
求職者や社内の関係者とさまざまなコミュニケーションを取らなければならないため、採用担当者はコミュニケーション能力が高い人材が理想的です。採用面接においてコミュニケーション能力は必須ともいえ、求職者の特性や性格を見極め、自社にマッチした人材かを判断する場合にも重要なスキルとなります。
コミュニケーション能力が高い人材の特徴には、以下のような項目が挙げられます。
- 自分と相手の会話量のバランスがよい
- 話の内容が分かりやすい
- 相手の声に耳を傾けじっくりと話を聞く傾聴力がある
- 人に対する興味や関心が高い
自分自身が伝えたいことを相手に分かりやすく簡潔に伝えられることはもちろんですが、相手の話をよく聞き正確に理解できることも重要です。コミュニケーション能力が高い人は相手の意見を最後まで聞き、自分自身が主張すべきところは主張でき、社内の交渉や調整においても相手と対等なやり取りができます。
ものごとを冷静かつ客観的に見られる人
採用では求職者の資質やスキルを客観的に分析し、自社に貢献できる人材を選ぶことが大切です。そのため、採用担当者には個人的な感情に左右されず、冷静な視点で判断できる力が求められるでしょう。
また、客観的な視点をもっていることも重要な要素です。たとえば、「○○大学の卒業予定者だから優秀だろう」などといった偏見や先入観などを抱くことなく、求職者の本質をいかに見抜けるかという点がポイントとなります。
他者から信頼される人
内定者の不安を解消することも採用担当者の仕事のひとつです。
内定者が入社までに抱くささいな不安に対しても誠実に向き合うことが求められるため、採用担当者自身が他者から信頼される誠実な人柄であることも重要です。
採用担当者はさまざまな部門との交渉や調整も担当するケースがあり、採用活動に協力してもらうためにも、自社の社員から信頼される必要があります。
新たなテクノロジーや採用手法に興味を抱ける人
先述のとおり、求人サイトやハローワークでの募集などの採用方法やアプローチ方法だけでは、変化する求人市場に対応できず、エントリー数の減少につながることもあるでしょう。採用担当者には、従来のやり方に固執するのではなく、つねに新たな方法を模索する姿勢が大切です。
特に昨今では、IT技術を活用し優秀な人材の採用につなげる採用DX（デジタルトランスフォーメーション）も普及しつつあります。SNSを積極的に活用したソーシャルリクルーティングや、自社採用サイトを開設し、求職者から直接応募を受け付けるといった企業も増えています。
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採用担当者に向いていない人の特徴
上記とは反対に、採用担当者に向いていない人にはどういった特徴があるのでしょうか。3つの例をもとに紹介します。
責任感がない人
採用担当者は多くの求職者にとっての窓口となるため、自社の顔ともいえる存在です。しかし、採用担当者としての責任感がないと、自社の顔であるという認識がなく、面接で上から目線の態度をとってしまったり、内定後のフォローが不足したりすることもあるでしょう。
その結果、選考途中で辞退されてしまったり、内定辞退につながったりするケースも考えられます。
採用担当者の対応次第で、自社に対する志望度が上がる求職者もいることから、責任感がない人は採用担当者に不向きといえます。
コミュニケーションが苦手な人
コミュニケーションを取るのが苦手な人は、面接で求職者を冷静に分析できず、企業と求職者の間で起こる認識のズレを指す採用のミスマッチが起こるリスクがあります。
こういった人材は、周りを巻き込んで仕事するのに苦労するケースも少なくありません。ほかの人事担当者や他部門に協力を仰いだりすることができず、一人で仕事を抱え込んでしまうこともあるでしょう。
臨機応変な対応が苦手な人
時代の変化や求人市場の変化に気づきながらも、臨機応変な対応が苦手な人は採用担当者に不向きといえます。
企業間の採用競争が激化するなか、自社で長年続けてきた採用方法だからといって、同じやり方に固執してしまうと、優秀な人材を自社に迎えることは難しいでしょう。時代に応じた新たな採用手法に取り組むなど、柔軟な姿勢が求められます。
また、面接では求職者からの返答に応じて質問を掘り下げていかなければなりません。あらかじめ台本のように質問と回答が決められているわけではないため、機転を利かせた対応が苦手な人は採用業務に不向きであると感じ、悩むこともあります。
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採用担当者が抱えがちな悩みと解決法
採用担当者のなかには、自分なりに努力しているのに結果が伴わず、苦悩する人も多いものです。どういった悩みが多いのか、それに対する解決法も紹介しましょう。
母集団の形成がうまくいかない
「母集団の形成」は、採用活動において応募者を集める取り組みのことを指します。求人募集をかけても十分なエントリーが集まらないケースは、採用担当者が抱える大きな悩みのひとつでしょう。
うまくいかない背景としては、求人の数に対して働き手数が足りていない売り手市場が続いていることもひとつの要因として挙げられますが、求人媒体の選び方やアプローチ方法に課題がある場合も少なくありません。
【解決法】
求人媒体の特徴や傾向を把握したり、これまでにない新たなアプローチ方法を人材要件に合わせて検討したりしていくことで、母集団形成につなげられるケースもあります。
求人サイトでの募集と並行して、社員の知人や友人を紹介してもらうリファーラル採用や、SNSを活用して企業側から直接求職者にアプローチするソーシャルリクルーティングを行うことも有効な方法といえるでしょう。
選考や内定を辞退されてしまう
選考の途中または内定後に求職者から選考活動への参加、入社を辞退されるケースです。
選考辞退に至る理由としては、採用活動は企業が求職者を選ぶと同時に、企業も求職者から選ばれる立場であることを十分認識していないことが要因として考えられます。内定辞退については、内定者へのフォローが十分ではなかった、などの可能性があります。
【解決法】
採用プロセスにおいて自社の魅力をアピールできているか、求職者に対するフォローは不足していないかなどを振り返り、これらを改善することで辞退されにくくなると考えられます。
自社サイトだけで採用広報を行うのではなく、SNSや採用を目的とした「採用オウンドメディア」を運営し、自社の情報を継続的に発信する、求職者からの質問や問い合わせに対応できる窓口を開設する、内定後面談を行うといった方法があります。
業務が回らない
一度に多くの求職者を採用しなければならない場合など、採用担当者にかかる負担が増大し業務が回らなくなるケースです。
担当業務をこなさなければならないといった責任感から、採用担当者が一人で多くの仕事を抱え込んでしまうことがあります。
【解決法】
すべての仕事をこなすのは不可能であることを認識したうえで、人事担当者やほかの部門に事情を説明・理解してもらい、協力を仰ぐことが重要です。
たとえば、面接スケジュールや面接官の割り当ては採用担当者が行い、面接官の役割を人事担当者や他部門に依頼するといったことも解決法のひとつです。
上記のように、採用担当者の仕事は多忙でつらい一面があります。しかし、面接を担当した求職者が入社した後、配属先の部門で大きな活躍を見せたとき、自分ごとのようにうれしく感じる瞬間もあるでしょう。
また、人材は経営を支えるための重要な屋台骨でもあり、採用担当者は間接的に事業運営に大きな貢献をしているといっても過言ではありません。採用を通じて自社に貢献できていると実感できるため、やりがいの大きい仕事ともいえます。
「ダメ面接官」にならないためにできること
「ダメ面接官」が陥りがちな「NG行為」「思い込み」とは――。ダメ面接官に共通する特徴を取り上げながら、面接の質を向上させ、採用力を高めるためのノウハウを、人事コンサルタントの曽和利光氏が解説します。