「自社で活躍が期待される人材を採用したのに、入社してまもなく退職してしまった」といった事態が多く、採用活動に頭を悩ませている人事・採用担当者も多いのではないでしょうか。
新たに入社した社員がなかなか定着しないといった場合、採用のミスマッチが発生している可能性があります。
本記事では、採用のミスマッチはなぜ発生するのか、それによってどのような影響があるのかを企業側と求職者側それぞれの視点から解説し、採用のミスマッチを防ぐ対策の一例やポイントについても紹介します。
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採用のミスマッチとは
ミスマッチとは、両者の釣り合いがとれていないことを意味する言葉です。すなわち、採用のミスマッチとは、企業が求職者に求めていることと、求職者が企業に求めていることの間にギャップが生じている状態のことを指します。
たとえば、プログラマーを即戦力として採用したいと考えている企業が求人を募集するとき、募集要項には必須条件としてプログラミングスキルを記載することが多いでしょう。
しかし、即戦力として活躍してもらうためには実務経験も必須であり、プログラミングの知識はあっても実務経験が乏しい人材を採用してしまうと採用のミスマッチが起こってしまいます。
採用のミスマッチが生じると、企業へ入社したあとになって求職者が「こんなはずではなかった」と感じ、業務においてポテンシャルを発揮できないケースや、早期退職につながるケースもあるのです。
採用のミスマッチの種類
一口に採用のミスマッチといっても、企業と求職者との認識にギャップが生じる背景にはさまざまな要因があります。どのようなパターンがあるのか、代表的な3つのケースは以下の通りです。
- 労働条件のミスマッチ
典型的なパターンとして挙げられるのが、労働条件や待遇に関するギャップが生じるパターンです。
たとえば、「入社前は残業がほとんどないと聞かされていたのに、連日深夜までの残業が常態化している」「成果主義による評価制度と聞かされていたのに、成果が給与やボーナスに一切反映されていない」といった内容が労働条件のミスマッチに該当します。
- 能力・スキルのミスマッチ
冒頭でも例に挙げたような、企業が求職者に求める能力・スキルと、求職者の能力・スキルにギャップが生じ採用のミスマッチにつながるケースです。
入社後の仕事内容は募集要項に記載しますが、求めるスキルのレベルを明確化しておかないと、求職者が入社したとしても能力を発揮できず、退職を余儀なくされることもあります。
- 社風のミスマッチ
企業によっても社風や文化は異なり、転職をしたあとに前職と雰囲気が大きく変わり戸惑う求職者も少なくありません。
社風や企業文化は求人情報としても記載することは多いですが、実際に働かなければそれらを理解することは難しいのも事実です。
休職者自身が想像していた社風や企業文化と、実際に入社したあとの社内の雰囲気のギャップがあまりにも大きい場合、「今後やっていけるのか」と不安に感じ、早期退職にいたるケースもあります。
採用のミスマッチとアンマッチの違い
採用のミスマッチと似た言葉に「アンマッチ」があり、両者の違いが分からず混同されることも少なくありません。
採用のアンマッチとは、企業が求職者に求めている能力に対し、給与や待遇が合っていないことなどから採用が難航する状態を指します。これに対し採用のミスマッチは、主に入社後に生じる企業と求職者とのギャップという意味で用いられます。
すなわち、採用のアンマッチは入社前の募集段階、採用のミスマッチは入社後に生じるギャップという違いがあります。
ちなみに、総務省の労働力調査では、2021年1〜3月の失業者が仕事につけない理由として、「希望する種類・内容の仕事がない」がもっとも多くの割合を占めました。また、「求人年齢と自分の年齢があわない」、「勤務時間・休日などが希望とあわない」などの理由も多く、これらは採用のアンマッチの大きな要因となっています。
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新卒採用のミスマッチが起こる原因【企業視点】
そもそも、採用のミスマッチはなぜ発生するのでしょうか。今回は、新卒採用と中途採用に分け、企業側と求職者側それぞれの視点から解説します。
まずは、企業側から見た場合の新卒採用のミスマッチが起こる原因を紹介します
求職者にポジティブな情報しか伝えていない
多くのエントリーを集めるために、自社に関するポジティブな情報を伝え、ネガティブな情報を伏せることで採用のミスマッチが起こります。
やりがいのある仕事であっても、残業時間が多かったり、どのような評価基準で人事評価がおこなわれているのかが分からなかったりと、求職者が入社したあとに「イメージと違っていた」と感じ退職にいたるケースも少なくありません。
求職者の適性を見極められなかった
新卒採用の場合、決められた期間内に採用活動を進めなければならないケースのほか、短期間に多くのエントリーが集まってくる傾向もあります。1人あたりの選考にかけられる時間も限られてしまい、採用担当者が求職者とじっくり向き合えず、その人の考え方や適性などを把握できないまま内定を出してしまうこともあります。
その結果、自社にマッチしない求職者が採用されてしまい短期退職につながることもあるのです。
新卒採用のミスマッチが起こる原因【求職者視点】
次に、求職者側から見た場合の新卒採用のミスマッチが起こる原因を紹介します。
自己分析が不十分
社会人経験のない学生にとって、自分がどのような仕事に適性があるかは分かりにくいものです。
就職活動にあたってどの業界や職種、企業に応募すればよいのかしっかりとした自己分析をしないまま採用が決まってしまうと、採用のミスマッチが起こるケースもあるでしょう。
企業研究が不十分
自分の適性や得意分野が把握できていたとしても、応募する企業の研究が不十分だと採用のミスマッチが起こる場合もあります。
たとえば、企業の社風や文化は企業理念や経営戦略などに表されているケースもありますが、これらは抽象的な言葉で表現されているケースも多く、求職者にとっては分かりにくいものです。
また、同じ業種であっても企業によって業務内容が異なるケースもあります。業務内容が異なると求職者に求められるスキルや能力も変わってくるため、採用のミスマッチが起こりやすくなります。企業について理解を深めておくことが大切といえるでしょう。
中途採用のミスマッチが起こる原因【企業視点】
新卒採用では求職者のポテンシャルを評価して採用を判断しますが、中途採用の場合は即戦力を求めるケースが多い傾向にあります。
新卒採用と比較したとき、中途採用ではどのような点が採用のミスマッチに結びつきやすいのでしょうか。こちらも企業側と求職者側それぞれの視点から採用のミスマッチが起こる原因を解説しましょう。
求職者の申告内容をうのみにしている
求職者の履歴書やエントリーシートに記載されているスキルや能力は、自社が求めるレベルとは必ずしも合致していないケースがあることから、申告内容をうのみにしてしまうと採用のミスマッチが起こる可能性があります。
たとえば、「プログラミングスキルがあり、システム開発経験のある人材」を採用したい場合、中途採用者が入社後に携わる仕事の規模やプロジェクトにおける役割などによっても必要なスキルは大きく異なるでしょう。
企業は求職者の申告内容をうのみにするのではなく、できるだけ細かくヒアリングし、自社が求めるレベルに達しているかを見極める必要があります。
入社後のフォローが不足している
中途採用者は即戦力人材として採用されることが多いですが、企業によっても仕事の進め方は異なるため、入社後の研修やフォローは必要です。
即戦力人材だからといって入社後すぐに実務を丸投げしてしまうと、中途採用者は仕事がスムーズに進められず戸惑う場合もあります。
入社後に最低限の導入研修やフォローが受けられないと、中途採用者は企業に対して不信感を抱いたり、「自分はこの仕事に向いていないのではないか」と考えたりするようになり、採用のミスマッチが発生します。
中途採用のミスマッチが起こる原因【求職者視点】
次に、求職者側から見た場合において中途採用のミスマッチが起こる原因を紹介しましょう。
募集要項を詳細まで確認できていない
募集要項の中身を詳細に確認することなく、十分なスキルや実務経験がないにもかかわらず待遇や条件に魅力を感じて応募するケースもあります。しかし、実際に入社したあとになって、仕事についていけず退職にいたることも少なくありません。
ほかにも、全国転勤がある職種であるにもかかわらず、それを確認しないまま入社し、転勤の辞令が下りてから退職にいたるケースなども考えられるでしょう。
ただし、募集要項に関する要因については、そもそも企業が求人情報へ詳細を記載していないケースや、面接時にも候補者に詳細を確認しないことで採用のミスマッチが発生することもあります。そのため、必ずしも求職者側だけに問題があるとも限りません。
企業風土や文化になじめない
職種や業務内容は自分の希望通りであったにもかかわらず、以前に在籍していた会社と雰囲気が異なり、戸惑うケースもあります。
企業風土や文化が異なると、上司や同僚、部下との接し方に困って人間関係がうまくいかなかったり、仕事の進め方がやりづらいと感じたりして、十分なパフォーマンスを発揮できないこともあるでしょう。
募集要項に記載されている文言をしっかり確認したつもりでも、自分が理想とする社風や文化であるかを企業の採用動画などを見るなどし、理解を深めることが大切です。細かく確認しないと、採用のミスマッチを引き起こす場合があります。
採用のミスマッチが企業に与える影響
採用のミスマッチが発生すると、企業および求職者に対してさまざまな影響があります。はじめに、企業に対しては具体的にどのような影響がおよぶのか、4つのポイントをもとに紹介しましょう。
採用コストの損失
採用活動には求人情報の掲載料や⼈材紹介会社への報酬、面接や説明会の会場の費用などさまざまなコストがかかります。
採用のミスマッチが起こり、短期間で退職する社員が増えると、その分の採用コストが企業の損失となってしまいます。
また、退職した穴を埋めるために新たな人材を採用しなければならず、採用にかかる労力と時間がさらに増えることになります。
企業イメージの悪化
採用のミスマッチによって短期退職者が増えると、企業に対してネガティブなイメージが付くことがあります。
また、退職者が転職情報サイトなどに企業のネガティブな情報を書き込むリスクもあり、そのような情報が拡散されるとエントリーそのものが集まりにくくなり、今後の採用活動に支障をきたす可能性もあるでしょう。
ノウハウが蓄積されない
企業が有している独自の知見やノウハウは、そこで働く社員によって蓄積されていきます。しかし、採用のミスマッチによって短期退職者が増えると、業務のノウハウを若手社員に引き継ぐことが難しくなります。
知識や知見を引き継ぐ社員がいなくなると、社内にノウハウが蓄積されていかず、自社の技術力の低下などを招きます。結果として企業の中長期的な成長が見込めなくなる可能性もあります。
生産性の低下
企業や組織で働く社員にとって重要な仕事の一つに新入社員の教育があります。
しかし、退職者が出るたびに新たな社員を採用すると、その都度教育をし直さなければなりません。新人教育にばかり時間を取られてしまうと、通常業務にあてる時間が減ってしまい生産性が低下する可能性もあります。
また、教育を担当する社員のなかには「教えてもどうせすぐに辞めてしまうのでは」と感じる人も出てくるでしょう。その結果、社員全体のモチベーションが低下していき、教育担当の社員も転職を検討するケースが考えられます。
採用のミスマッチが求職者に与える影響
採用のミスマッチは企業にばかり影響がおよぶとは限りません。求職者の目線で考えたとき、採用のミスマッチはどのような影響があるのでしょうか。
肉体的な疲労やケガのリスク
採用のミスマッチが発生すると、求職者の適性にそぐわない業務や部署に配属されるケースがあり、肉体的な疲労やケガを誘発する可能性が考えられます。
たとえば、体力に自信がない求職者が現場作業や外回りの多い部署などに配属された場合、肉体的な疲労が蓄積してケガや事故につながるおそれもあるでしょう。
過度なストレスによる精神疾患のリスク
採用のミスマッチによって適性にそぐわない業務や部署に配属されると、慢性的なストレスが蓄積されていくこともあります。
自分に向いていない仕事を続けていくと、仕事のミスも発生しやすくなり、さらにストレスが蓄積され、精神疾患に陥る危険も考えられます。
再就職に時間がかかる
自分に今の仕事が合っていないと感じて退職をしたとしても、すぐに次の仕事を見つけなくてはならない場合も多いでしょう。
しかし、入社後短期間で退職をした経歴があると、転職活動に不利にはたらくこともあり、次の仕事が見つかるまで時間がかかることもあります。
また、採用のミスマッチによって適性にそぐわない仕事を続けてきた場合、これまでの仕事でうまくいかなかったことが思い出されるようになり、ネガティブな思考に陥ることもあります。その結果、社会人生活そのものに自信をなくしてしまい、精神的に立ち直り、再就職できるまでに長い時間を要することもあるのです。
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企業が採用のミスマッチを防ぐ対策方法【入社前】
採用のミスマッチを防ぐために、企業がとるべき対策を、入社前に講じるべき対策と入社後に講じる対策の2パターンに分けて、具体例を紹介します。
採用対象の明確化
はじめに、どのような人材を採用するのか、採用対象を明確化しておきましょう。
たとえば、「プログラミングスキルがあり、システム開発経験のある人材」を採用したい場合、使用言語やプロジェクトの規模とチーム内での役割、法人向けのシステム開発経験なのか、個人向けのシステム開発経験なのかなどを具体化する必要があります。
募集要項のように求められる要件を羅列するのもひとつの方法ですが、より分かりやすくするためには採用ペルソナを設計することも有効です。自社が求める人物像を具体的にモデル化し、年齢や居住地、学歴、保有スキル、実務経験、ライフスタイルなどを当てはめていきます。
採用ペルソナを設計しておくことで、採用プロセスにおいて求職者と自社が求める人物像の比較がしやすく、どの程度マッチしているのかを客観的に判断できるようになります。
■採用対象の明確化
- 新たな人材のスキル・経験を把握し入社した後の役割を具体化する
- 自社が求める人物像をモデル化し採用ペルソナを設計する
課題を含めた自社の実態も開示する
採用のミスマッチは、求職者が企業へ入社した後に感じるギャップによって引き起こされることが多いものです。
たとえば、「事前に聞いていた平均残業時間よりも、入社後の残業時間が少なかった」というポジティブなギャップは採用のミスマッチには直結しませんが、「聞いていた平均残業時間よりも、入社後の残業時間が圧倒的に多かった」という悪いギャップは採用のミスマッチに直結しやすくなります。
そのため、募集や選考段階では、自社の良い面ばかりにフォーカスするのではなく、デメリットや課題といった実態についても正直に開示することが重要です。上記で挙げた残業時間に対しては、「配属される部署や繁忙期によっては、上限◯◯時間までの残業をおこなう場合もある」などを申し添えておきましょう。
■課題を含めた自社の実態の開示
- 事前に聞いていた情報と違う「悪いギャップ」は採用のミスマッチに直結
- 自社の良い面ばかりではなく実態や課題を正直に伝える
企業説明会・インターンシップの開催
募集要項に社風や企業文化を記載していたとしても、求職者によっても捉え方はさまざまです。入社後の社内の雰囲気にギャップを感じ、採用のミスマッチが発生することがあります。
募集要項だけでは伝えきれない自社の社風や文化などを知ってもらうためには、企業説明会やインターンシップなどの開催が効果的です。
企業説明会では採用担当者はもちろんのこと、現役社員からの声なども合わせて紹介することは、社内の雰囲気や文化を感覚的に伝えるための有効な手段といえるでしょう
また、インターンシップは新卒者の参加率が高く、実際に働いてもらうことで、自社のポジティブな面だけでなくネガティブな面もダイレクトに知ってもらえます。社会人経験のない新卒者の場合、企業説明会だけでは社内の雰囲気がつかみづらいケースもありますが、インターンシップを実施することで自社への理解が深まり、採用のミスマッチを低減できるでしょう。
■企業説明会・インターンシップの開催
- 現役社員からの声は社内の雰囲気を伝えるために有効
- 自社への理解を深めてもらえるインターンシップは採用のミスマッチ低減につながる
相互理解を深める
企業側は求職者に対し、入社後に何を求め期待しているのかを明確に伝えるとともに、求職者側の考えもヒアリングしながら相互理解を深めることが重要です。
求職者が入社後にどのような環境で働きたいと考えているのか、入社後のキャリアプランなども含めた希望を聞いておくことで相互理解が深まります。
そのための具体的な手段としては、カジュアルな面談の実施も効果的です。カジュアルな面談とは、正式な採用面接ではなく、採用担当者と求職者がお互いを知ることを目的におこなうコミュニケーションの場を指します。
お互いに緊張をほぐしながら本音を出し合うことで、相互理解が深まることでしょう。
仮に、お互いがマッチしないという結論にいたったとしても、そのあとの選考過程に時間をとられることもないため双方にとって効率的な方法といえます。
■相互理解を深める
- 求職者と企業、それぞれの考えを伝え相互に理解することが大切
- 相互理解を目的にしたカジュアルな面談は有効な手段
適性検査の実施
書類選考や面接だけでは求職者の適性が評価できず、自社の業務にマッチしているか判断することが難しいケースもあります。
そこで、客観的な指標として適性検査を取り入れる方法もおすすめです。採用プロセスのなかで適性検査を実施することで、その人がもっている素質や価値観、ストレス耐性などが可視化され、採用担当者は参考情報にできます。
■適性検査の実施
- 書類・面接だけで分からない客観的な手法として有効
- 価値観やストレス耐性の可視化は参考情報になる
採用方法の見直し
自社のことを十分に知ってもらったうえで採用するために、従来の採用方法を見直すことも有効です。
たとえば、自社の社員に知人を紹介してもらうリファーラル採用は、社員の目から見て自社にマッチすると思われる人材を紹介してもらえるため、採用のミスマッチを低減できます。社員から、求職者に対して直接自社の良い面・悪い面を説明してもらい、そのうえでエントリーをするため、求職者が入社してからイメージと違っていた、という事態を防げる可能性が高いでしょう。
社会情勢などにより採用市場は日々変化するものです。採用市場の現状を把握したうえで採用方法の見直しを検討することも大切です。
■採用方法の見直し
- リファーラル採用は採用ミスマッチ低減に有効
- 現在の採用市場を把握することも大切
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企業が採用のミスマッチを防ぐ対策方法【入社後】
採用のミスマッチを防ぐためには、入社前だけでなく入社後に講じるべき対策もあります。
研修・フォロー体制の構築
新卒採用者はもちろんのこと、中途採用者に対しても入社後の研修やフォロー体制は構築しておかなければなりません。
たとえば、新卒採用の場合には、研修の理解度が進まずに不安を感じ、早期退職にいたるケースも考えられます。そのため、研修のなかで分からないポイントや不安に感じていることがないかを講師は受講者に対してヒアリングし、個別にフォローするなどの対策が求められるでしょう。
また、中途採用者に対しても仕事を進めるうえで基本的な研修は実施しておく必要があります。専門知識やスキルを習得済みであっても、自社での仕事の進め方やワークフローシステムの使い方など、仕事を進めるうえで基本的な研修は大切です。
さらに、研修後すぐに業務を遂行できるとは限りません。上司や同僚、先輩社員はきめ細かくフォローをし、入社後の早い段階で業務に慣れるための期間を用意しておくことが重要です。
■研修・フォロー体制の構築
- 個別のフォローは不安をやわらげる効果が見込める
- 中途採用者への研修・フォローは自社への理解度を深めてもらうためにも重要
面談の実施
新卒採用者、中途採用者の不安を少しでも払拭するために、オンボーディングの一環として人事部門の担当者や上司と定期的に面談を実施する方法があります。
オンボーディングとは、「新入社員を職場に配置し、組織の一員として定着させ、戦力化するまでの一連の受け入れプロセス」のことを指します。
面談では、職場における人間関係なども含めて、不安に感じていることや仕事がやりにくいと感じていないかをヒアリングし、必要な対策を講じていきます。
また、新入社員にモチベーションを保ちながら前向きに業務に取り組んでもらうために、面談だけでなく目標設定をおこなうことも有効です。
■面談の実施
- 新入社員が戦力化するまでのプロセス「オンボーティング」を意識し定期的に
- 社員に寄り添ったヒアリングのほか目標設定をおこなうことも有効
採用のミスマッチを生む原因を正しくとらえ有効な対策を講じよう
採用のミスマッチが起こると、企業にとっては採用コストの増加や企業イメージの悪化、生産性の低下など、さまざまな影響がおよぶ可能性があります。
採用のミスマッチが起こる主な原因は、企業側はもちろんのこと求職者側に問題があるケースも少なくありません。そのため、企業側の対策だけで採用のミスマッチを完全に防ぐことはできないのです。
しかし、採用対象を明確化したうえで、インターンシップやカジュアルな面談、採用方法の見直し、適性検査などを実施することにより、採用のミスマッチを低減することは可能です。
また、入社前に講じておくべき対策だけでなく、入社後の研修やフォロー対策の構築、面談の実施などもおこなうことで悩みや不安を解消し、採用のミスマッチを原因とした早期退職を防げるでしょう。
リファーラル採用を含めて採用方法の見直しに取り組む企業も多いと思いますが、採用ペルソナを明確に言語化するのは決して簡単なことではありません。採用のミスマッチを低減するために、企業が実践できるペルソナ設計のポイントを以下の資料にまとめているので、ぜひダウンロードいただき参考にしてください。
人材要件定義だけでなく「ペルソナ」設計も重要な理由
人材要件定義だけでなく「ペルソナ」設計も行う。それが採用成功への近道です。
ペルソナ設計をすることによって、求める人材像はより明確になり、採用チームにおける共通言語にもなります。確度の高い採用活動のために、ペルソナ活用を始めましょう。