採用担当者の業務内容とは? 求められる知識やスキル、仕事のやりがいも解説

企業が新たに人材を迎え入れるためには、採用広報や母集団の形成、書類選考、面接などさまざまなプロセスを経なければなりません。これらの業務は一般的に人事部門が担いますが、そのなかでも採用に関する業務を担当するのが採用担当者とよばれる社員です。

人手不足が続くなか、採用力を強化するために採用担当者を拡充する企業も少なくありません。しかし、どういった人材を採用担当者としてアサインすればよいのか分からず悩んでいる企業もあるでしょう。

本記事では、採用担当者の業務内容から、業務に求められる知識やスキル、向いている人の特徴、仕事のやりがいについても詳しく解説します。

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企業における採用担当者とは

企業における採用担当者とは

採用担当者とはその名の通り、自社で働く人材の採用を担当する人のことを指します。

企業の経営資源は「ヒト・モノ・カネ・情報」の4つが挙げられることが多いですが、このうちの「ヒト」に関わる業務を担うのが採用担当者です。

企業にとって、事業の拡大や推進のために人材は欠かせない存在です。企業の特性にマッチした人材を採用する採用担当者は、企業の成長にとって欠かせないポジションといえます。

採用担当者の主な業務である採用計画の立案や面接は、自社全体を俯瞰しながら判断を行っていく必要があるため、会社や事業に対する深い理解が求められます。それと同時に、さまざまな立ち位置で仕事を行うため、柔軟性も求められます。採用担当者が役割を果たさなければ、自社で活躍する人材が不足し、業務そのものが成り立たなくなることもあります。

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人事担当者と採用担当者の違い

人事担当者と採用担当者の違い

採用担当者は一般的に、人事部門の一員として働く場合が多いです。では、人事担当者と採用担当者にはどのような違いがあるのでしょうか。

まず、人事担当者の業務は採用担当者と同じく「ヒト」に関わるものですが、業務の幅が広いことが特徴です。主な業務は以下の6つに分けられます。

  1. 採用(必要な人材を企業内に採り入れる活動)
  2. 育成(企業内の人材を業務で必要な特性をもつ人材に育てる活動)
  3. 配置(企業内の人材を適切な部署・ポジションに配置する活動)
  4. 評価(目標の達成度、行動、仕事の成果の達成度に基づいて人材を評定する活動)
  5. 報酬(評価に基づき人材に還元する価値を決める活動)
  6. 代謝(人材の退職に関わる活動)

人事担当者は上記のすべてまたは一部の業務を担うのに対し、採用担当者は「採用」に関わる業務を中心に担当するという違いがあります。

そのため、広い意味では採用担当者も人事担当者に含まれることになります。

採用担当者の業務内容

採用担当者の業務内容

採用に関わる業務とは、具体的にどういった業務を指すのでしょうか。代表的な採用担当者の業務を5つに分けて紹介します。

採用計画の立案

採用担当者にとって重要な業務のひとつに、採用計画の立案があります。

いつまでに、どの部署に、何人、どのような人材を採用するといった採用に関する計画を採用計画といいます。

採用計画を立てる際には、採用スケジュールや人材要件の策定などさまざまな項目も存在しますが、これらの詳細については、「採用計画の立て方」の項で詳しく解説します。

採用手法の選定

どのような採用手法で人材を採用するのか、具体的な方法や募集するための媒体を選定します。

人材採用と聞くと、求人サイトやハローワークでの募集などをイメージすることも多いですが、それら以外にもリファーラル(リファラル)採用やダイレクトリクルーティングなどさまざまな方法があります。

また、求人サイトや人材紹介会社などによっても特徴があるため、登録している求職者の傾向や業界・職種に特化しているかなど、複数の視点をもって採用手法を選定することが重要です。

募集活動

採用手法を選定した後は、求める人材を集めるための募集活動を行います。求人情報は正確かつ自社の魅力が伝わる内容にすることを意識しましょう。

たとえば求人サイトに情報を掲載した場合、求職者からのエントリーが集まるよう、告知することも大切です。自社サイトやSNSなどを用い、採用を行っていることを伝えたり、採用イベントなどを開いたりすることもあります。

書類選考・面接

応募者からのエントリーや人材紹介会社などからの紹介を受けて、応募書類に目を通して求職者を選考する書類選考や、求職者一人一人と対面やオンラインでコミュニケーションを取り、適した人材を選考する面接も担います。

また、応募者からのエントリーや、人材紹介会社などから紹介があった場合の対応、面接スケジュールの調整など、選考までのフォローも重要な業務のひとつです。

内定通知・内定者フォロー

書類選考・面接を経て、内定が決まった求職者に対し電話やメール、書類などでその旨を通知します。

また、内定が決定してから入社するまでの間も、内定辞退にならないようにフォローが必要となります。具体的には、内定者へメールや電話などで定期的にコンタクトをとったり、内定式の実施、内定者面談や内定者向けの研修などを行ったりすることもフォローの一例として挙げられます。

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採用担当者がもっておくべき知識

採用担当者がもっておくべき知識

採用活動をトラブルなくスムーズに進めたり、自社にマッチした人材を採用したりするためには、さまざまな知識も求められます。

採用担当者がもっておくべき知識には、どのようなものがあるのでしょうか。

法令知識

採用活動において、社会的差別の原因となるおそれのある個人情報などの収集は、職業安定法で禁止されています。また、求職者の人権・権利も侵害しないよう、企業は十分な配慮をしなければなりません。

厚生労働省が公表した「公正な採用選考の基本」には「応募者の適性・能力とは関係ない事柄で採否を決定しない」と記載され、具体的には、本籍・出生地、家族、生活環境、宗教、思想、支持政党、購読している新聞や愛読書などに関する質問は面接の際にすべきではないとされています。

また、求人情報に記載する応募資格のなかに、「○歳までの方」といった年齢制限を設けるのも原則として禁止されているため注意しましょう。

参考:職業安定法|厚生労働省公正な採用選考の基本|厚生労働省

最新の採用手法

人手不足の深刻化によって、求人情報を公開しても十分なエントリーが集まらないケースも少なくありません。

採用方法が多様化している現在、従来の採用手法や求人媒体では、ターゲットとなる求職者へのアプローチが難しい場合もあるため、採用担当者は最新の採用手法を把握しておくことも求められます。

たとえば、企業側が「欲しい」人材を採用するために、企業自身が能動的に求職者へ直接アプローチするダイレクトリクルーティングや、SNSを活用して自社のことをリアルに伝えられるソーシャルリクルーティング、社員の友人や知人を紹介してもらうリファーラル採用、自社を退職した従業員を再雇用するアルムナイ採用などがあります。

採用担当者に求められるスキル

採用担当者に求められるスキル

採用担当者にはどういったスキルが求められるのでしょうか。主な4つのスキルを例に紹介します。

コミュニケーション力

面接時に質問を投げかけたり、求職者が話す内容を正しく理解したりするためにも、コミュニケーション力は不可欠です。

面接は求職者の適性や人柄を見極めると同時に、求職者に対して自社をアピールする場でもあります。コミュニケーション力が高いと、求職者に対していきいきと働いている印象が伝わるなどのメリットがあり、自社への入社を前向きに考えてもらえる可能性も高まるでしょう。

さらに、採用担当者は採用計画の立案段階などにおいて、経営層や他部門の関係者とやり取りする機会も多いため、コミュニケーション力は不可欠なスキルといえます。

調整力・交渉力

採用シーズンに突入すると、多くの履歴書やエントリーシートに目を通したり、面接のスケジュール調整に追われたりすることになります。効率的な採用スケジュールを組んだり、面接官を選任したりする調整力が求められるでしょう。

また、採用担当者だけでは業務が回らず、人事部門のほかの担当者に助けを求めたり、面接官の準備に社内のさまざまな部署に協力を要請したりすることもあるため、交渉力は必須となります。

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柔軟性・適応力

人手不足の深刻化や働くことへの価値観の変化によって、求職者の会社選びのポイントは変化してきています。企業は求人市場の変化に合わせて、つねに新しい採用方法やアプローチ方法を検討しなければならず、それに適応する力も必要です。

従来の採用方法に固執するのではなく、柔軟性をもって採用戦略を立てていくことが求められるのです。

また、面接では求職者の資質や人柄を見極めるために、さまざまな質問をしなければなりません。事前にいくつかの質問をしていたとしても、求職者の回答次第ではさらに質問を掘り下げなくてはならないこともあるでしょう。そのような意味でも、状況に応じて柔軟に対応する力が求められます。

専門分野の知識や実務経験

求職者のスキルや資質を見極めるうえでは、採用担当者本人が自社の業務にどの程度精通しているかも重要なポイントとなります。

たとえば、即戦力人材の採用では、求職者のスキルレベルや実務経験を細かく確認しなければならないため、採用担当者にも専門分野の知識や実務経験が備わっている必要があります。もし実務経験がない場合には、現場社員から専門分野の知識を教わるなどして、理解を深めておく必要があります。

採用計画の立て方

採用計画の立て方

採用担当者の業務のなかでも、採用計画の立案・構築は基本的かつ重要な業務のひとつです。

採用計画が十分に練られていないと、場当たり的な採用活動になってしまう可能性もあり、どのような人材を採用すればよいのか、いつまでに何をすればよいのかも分かりづらくなってしまうためです。

採用計画の立案はどういった流れで進めていけばよいのか、立案の基本を解説します。

採用計画の立て方

採用目的の確認

そもそも、なぜ自社で採用活動を行うのか、あらためて目的を確認しておきましょう。

経営層からのトップダウンで人材採用の指示があった場合でも、その背景にはさまざまな狙いや目的があるはずです。

人材を採用し、自社のどういった課題や問題を解決したいのか、実現したいことは何かという視点で考えると採用目的が見えてくることもあります。たとえば、「開発部門の人材を採用したい」といった要望が社内であった場合、「新商品の開発で競争力を向上させる」ことが採用目的として考えられます。

採用目的を正確に把握できれば、人材要件の策定や採用基準の明確化もしやすくなるでしょう。

体制の構築

次に、採用予定の人数に応じて体制を構築しておきます。

体制とは、たとえば、1次面接は人事部門、2次面接は配属予定部門の管理職、最終面接は経営層が面接官を担うなど、採用活動において誰がどの役割を担うのかを決めておくことを指します。

特に配属予定部門の管理職や経営層などの場合、急な依頼をしてもスケジュールの調整が難しいことが多いため、選考の日程を踏まえて事前に協力を依頼しておくことが重要です。

採用スケジュールの確認

採用スケジュールとは、採用広報のタイミングや募集開始の時期、面接の日程、内定出しの時期など、採用活動全般の日程を指します。

採用目的によっては、前任者の急な離職や休職によって一刻でも早く新たな人材を採用しなければならないケースもあれば、採用スケジュールに余裕があるケースもあります。どのようなタイミングで採用広報や募集、面接をスタートさせるかを決めておきましょう。

人材要件の策定

人材要件とは、採用したい人材の条件や特徴のことを指します。

たとえば、「新商品の開発で競争力を向上させる」という採用目的があった場合には、開発部門での実務経験者やマーケティングスキルを備えた人材が要件として考えられるでしょう。

配属予定の部門や業務内容に応じて、どういったスキルが求められるのかを具体的に定義しておくことが求められます。

選考基準の明確化

選考基準とは、求職者の評価を決定するうえで共通の指標となるものです。人材要件を策定しただけでは、公正な採用に結びつかないこともあるため、選考基準の明確化は重要なプロセスとなります。

たとえば、開発部門で1年間の実務経験があったとしても、即戦力人材として評価する面接官もいればそうでない面接官も存在します。面接官の主観によって評価のバラつきがあるため、スキルレベルや実務経験などを客観的に判断するための基準を明確化しておくことが重要です。具体的には、面接で質問する項目と評価基準を記載した面接評価シートなどの活用も有効といえるでしょう。

採用担当者に向いている人の特徴

採用担当者に向いている人の特徴

採用担当者を選任する場合、どのような人を選べばよいのか分からず困ってしまうこともあるでしょう。

採用担当者にはどういった人が向いているのでしょうか。4つの特徴を紹介します。

コミュニケーション能力が高い人

求職者や社内の関係者とさまざまなコミュニケーションをとらなければならないため、採用担当者はコミュニケーション能力が高い人材が理想的といえます。

採用面接においてコミュニケーション能力は必須ともいえ、求職者の特性や性格を見極め、自社にマッチした人材かを判断する場合にも重要なスキルとなります。

自分自身が伝えたいことを相手に分かりやすく簡潔に伝えられることはもちろんですが、相手の話をよく聞き正確に理解できることも重要です。コミュニケーション能力が高い人は相手の意見を最後まで聞き、自分自身が主張すべきところは主張できるため、社内の交渉や調整においても相手と対等なやり取りができます。

ものごとを冷静かつ客観的に見られる人

採用では求職者の資質やスキルを客観的に分析し、自社に貢献できる人材を選ぶことが求められます。

そのため、採用担当者には個人的な感情に左右されず、冷静な視点で判断できる力が求められるでしょう。

また、客観的な視点をもっていることも重要な要素となります。たとえば、「○○大学の卒業予定者だから優秀だろう」などといった偏見や先入観などを抱くことなく、求職者の本質をいかに見抜けるかという点が重要なポイントとなります。

他者から信頼される人

内定者のなかには、入社までさまざまな不安を抱く人もいるため、そのような不安を解消することも採用担当者の重要な仕事のひとつです。

内定者が抱くささいな不安に対しても誠実に向き合うことが求められるため、採用担当者自身が他者から信頼される誠実な人柄であることも重要です。

また、採用担当者はさまざまな部門との交渉や調整も担当するケースがあることから、採用活動に協力してもらうためにも、自社の社員から信頼される人柄であることが求められます。

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新たなテクノロジーや採用手法に興味を抱ける人

求人サイトやハローワークでの募集などの採用方法やアプローチ方法だけでは、変化する求人市場に対応できず、エントリー数の減少につながることもあるでしょう。採用担当者には、従来のやり方に固執するのではなく、つねに新たな方法を模索することが求められます。

特に昨今では、IT技術を活用し優秀な人材の採用につなげる採用DX(デジタルトランスフォーメーション)も普及しつつあります。SNSを積極的に活用したソーシャルリクルーティングといわれる手法や、自社採用サイトを開設し、求職者からの直接的な応募を受け付けるといった企業も増えています。

そのため、つねに新たなテクノロジーに興味をもち、自社の採用力を強化するためにはどういった方法が有効なのかを考え、積極的に活用していく姿勢が重要といえるでしょう。

採用担当者に向いていない人の特徴

採用担当者に向いていない人の特徴

上記とは反対に、採用担当者に向いていない人にはどういった特徴があるのでしょうか。3つの例をもとに紹介します。

責任感がない人

採用担当者は多くの求職者にとっての窓口となるため、自社の顔ともいえる存在です。しかし、採用担当者としての責任感がないと、自社の顔であるという認識がなく、面接で上から目線の態度をとってしまったり、内定後のフォローが不足したりすることもあるでしょう。

その結果、選考途中で辞退されてしまったり、内定辞退につながったりするケースも考えられます。採用担当者の対応次第で、自社に対する志望度が上がる求職者もいるため、責任感がない人は採用担当者に不向きといえます。

コミュニケーションが苦手な人

コミュニケーションを取るのが苦手な人は、面接で求職者を冷静に分析できず、企業と求職者の間で起こる認識のズレを指す採用のミスマッチが起こるリスクがあります。

コミュニケーションが苦手な人のなかには周りを巻き込んで仕事するのが苦手だという人も少なくありません。その結果、ほかの人事担当者や他部門に協力を仰いだりすることができず、一人で仕事を抱え込んでしまうこともあるでしょう。

臨機応変な対応が苦手な人

時代の変化や求人市場の変化に気づきながらも、臨機応変な対応が苦手な人は採用担当者に不向きといえます。

自社で長年続けてきた採用方法だからといって、同じやり方に固執してしまうと、徐々にエントリー数が低下していき、内定率が下がってしまうことも考えられます。時代に応じた新たな採用手法に取り組むなど、柔軟な姿勢が求められます。

また、面接では求職者からの返答に応じて質問を掘り下げていかなければなりません。あらかじめ台本のように質問と回答が決められているわけではないため、臨機応変な対応が苦手な人は採用業務に不向きであると感じ、悩むこともあるでしょう。

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採用担当者が抱えがちな悩みと解決法

採用担当者が抱えがちな悩みと解決法

採用担当者のなかには、自分なりに努力しているのに結果が伴わず、苦悩する人も多いものです。

どういった悩みが多いのか、それに対する解決法も紹介しましょう。

母集団の形成がうまくいかない

求人募集をかけても十分なエントリーが集まらないケースです。

母集団の形成がうまくいかない背景としては、求人の数に対して働き手数が足りていない売り手市場が続いていることもひとつの要因として挙げられますが、求人媒体の選び方やアプローチ方法に課題がある場合も少なくありません。

【解決法】

求人媒体の特徴や傾向を把握したり、これまでにない新たなアプローチ方法を人材要件に合わせて検討したりしていくことで、母集団形成につなげられるケースもあります。

たとえば、求人サイトでの募集と並行して、社員の知人や友人を紹介してもらうリファーラル採用や、SNSを活用して企業側から直接求職者にアプローチするソーシャルリクルーティングなども有効な方法といえるでしょう。

選考や内定を辞退されてしまう

選考の途中または内定後に求職者から選考活動への参加、入社を辞退されるケースです。

選考辞退に至る理由としては、採用活動は企業が求職者を選ぶと同時に、企業も求職者から選ばれる立場であることを十分認識していないことが要因として考えられます。内定辞退については、内定者へのフォローが十分ではなかった、などの可能性があります。

【解決法】

採用プロセスにおいて自社の魅力をアピールできているか、求職者に対するフォローは不足していないかなどを振り返り、これらを改善することで求職者から辞退されにくくなると考えられます。

たとえば、自社サイトだけで採用広報を行うのではなく、SNSを活用し積極的に情報発信をしたり、求職者からの質問や問い合わせに対応できる窓口を開設したりといった方法があります。

業務が回らない

一度に多くの求職者を採用しなければならない場合、採用担当者にかかる負担が増大し業務が回らなくなるケースです。

担当業務をこなさなければならないといった責任感から、採用担当者が一人で多くの仕事を抱え込んでしまうことがあります。

【解決法】

すべての仕事をこなすのは不可能であることを認識したうえで、人事担当者やほかの部門に事情を説明・理解してもらい、協力を仰ぐことが重要です。

たとえば、面接スケジュールや面接官の割り当ては採用担当者が行い、面接官の役割を人事担当者や他部門に依頼するといったことも解決法のひとつです。

採用担当者のやりがい

採用担当者のやりがい

上記でも紹介したように、採用担当者の仕事は多忙でつらい一面があります。しかし、その一方でやりがいを感じられる場面が多いのも事実です。採用担当者は、どういった点で仕事のやりがいを感じるものなのでしょうか。

自社の成長に貢献できる

冒頭でも紹介したように、企業にとって人材は組織を支える屋台骨でもあり、人材がいなければ経営は成り立たないため、採用担当者は自社の経営を支える重要な役割を担っているといえます。

採用担当者が面接を担当した求職者が入社した後、配属先の部門で大きな活躍を見せたとき、自分ごとのようにうれしく感じる瞬間もあるでしょう。それと同時に、採用を通じて自社に貢献できていると実感しやすいことも事実です。

さらに、これまでの採用手法を見直し、新たなアイデアや方法によって母集団の形成やエントリー数が改善されたときにも大きなやりがいを感じやすいものです。

採用担当者の仕事は、営業や開発などのように決して成果が見えやすい仕事とはいえませんが、自社の成長を裏から支えているという自負を抱き、活躍している採用担当者も多く存在します。

自社の顔として責任感をもてる

採用担当者は自社の顔であると紹介した通り、面接やフォローの対応次第で求職者が自社に抱く印象は大きく変わってきます。いくら知名度が高く有名な企業であっても、採用担当者の対応が悪ければその企業で働くことが不安になり、選考を辞退する求職者もいるでしょう。

反対に、本来は自社への志望度が低かった求職者が採用担当者の対応によって、自社に好印象を抱き志望順位を上げることもあります。

他社に比べてエントリー数が少なかったり、待遇面などの条件がわずかに低かったりしたとしても、採用担当者の対応次第で採用率を高められる可能性もあるのです。

採用担当者の熱意や誠意によって、優秀な人材の採用につなげられることも大きなやりがいといえます。

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知識の習得やスキルを磨き、採用担当者としての資質を高めよう

知識の習得やスキルを磨き、採用担当者としての資質を高めよう

人手不足が深刻化し、求人市場は売り手優位の状況が続いています。

採用担当者にとっては、計画通りに自社が求める人材を採用できるか大きなプレッシャーを感じることもあるでしょう。

しかし、採用担当者は求職者を見極めると同時に、求職者への対応次第で自社への志望度を高めてもらえるため、やりがいも大きい仕事ともいえます。また、人材は経営を支えるための重要な屋台骨でもあり、採用担当者は間接的に事業運営に大きな貢献をしているといっても過言ではありません。

企業にとって現在は人手不足の深刻化という不利な状況ですが、これを打開し、自社が求める人材を採用するためにも、今回紹介した採用担当者に求められる知識の習得やスキルを磨いていくことが重要です。

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著者プロフィール株式会社IKUSA

デジタルマーケティング事業を展開し、Webサイトの制作・運用・分析、記事・DL資料・メールマガジンなどのコンテンツ制作などを行う。2021年12月時点、自社で7つのオウンドメディアを運用し、月間合計600件を超えるコンバージョン数を達成。