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オンボーディングとは?企業事例をはじめ、意味や実施のプロセスを紹介

近年は人材の流動化が進み、新卒採用だけでなく中途採用を積極的に行う企業が増えています。こうしたなか、新しく入った社員の早期離職を防ぎ、即戦力として活躍してもらうために、注目を集めているのがオンボーディングです。

オンボーディングとは、新卒採用者や中途採用者など新入社員が組織で早く活躍できるよう、人事担当者をはじめとして組織全体で支援するプログラムのことを指します。

本記事では、オンボーディングの意味を詳しく説明するとともに、実施するメリット・プロセスや時期ごとの施策、企業の具体的な事例などを紹介します。新入社員の定着に課題を抱えている企業や、自社で新たにオンボーディングの導入を予定している企業は、ぜひ参考にしてください。

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オンボーディングとは?

オンボーディングとは?

はじめに、オンボーディングの意味と従来の新人研修との違いを解説します。これらを正しく知ることから、オンボーディングへの理解を深めていきましょう。

オンボーディングの意味

オンボーディングとは、船や飛行機に乗っているという意味の「on-board」を語源とした言葉です。本来は船や飛行機の新しい乗務員を対象にした現場に慣れてもらうための一連のプロセスを意味しますが、そこから派生して人事用語として使用されるようになりました。

人事用語としてのオンボーディングとは、新入社員に企業の一員として早く定着してもらい、戦力として活躍してもらうまでの一連のプロセスを意味します。現在、採用の考え方や方法は多様化し、若手から幹部層まであらゆる層が中途採用で入社することも珍しくありません。そのため、オンボーディングは新卒入社の社員だけではなく、中途入社の社員、幹部を含むすべての新入社員が対象となります。

長期にわたって新入社員を支援していく点がオンボーディングの特徴です。そのため、組織への定着・戦力化を促す継続的な取り組みといえるでしょう。人事担当者だけでなく先輩社員が部署を超えて協力しあいながら、新入社員を支援することが重要となります。

オンボーディングと従来の新入社員研修との違い

従来の新入社員研修は、入社直後に1〜3カ月にわたって実施されることが常でした。会社のルールや業務上必要となる知識、ビジネスマナーなどの基本を短期間で習得することが目的で、主に人事部が担当します。研修が終了した後は、OJT(オンザジョブトレーニング)で直属の上司や先輩社員から仕事を通して実践的に学んでいくことになります。

それに対して、入社前から支援し、長期にわたって継続的に新入社員をサポートしていくのがオンボーディングです。一律で新入社員に行う従来の研修とは異なり、個々のキャリアやスキルにあわせたプログラムを実施し、既存社員を巻き込みながら職場全体で新しい社員を迎え入れます。

加えて、オンボーディングの場合は、入社初期の段階だけではなく、数カ月たって職場に慣れた頃にも定期的な面談やフォローアップ研修、懇親会などを行います。継続的な支援を実施することもオンボーディングの特徴です。

オンボーディングが注目されている背景

オンボーディングが注目されている背景

なぜ今、オンボーディングが注目されているのでしょうか。

背景にあるのは、若手社員の離職率が高止まりしているという課題です。せっかく採用した新卒の社員が数年以内に辞めてしまうケースが多く、令和4(2022)年10月に厚生労働厚生労働省が発表した「新規学卒者の離職状況」の調査によると、新規学卒者(大学卒)の3割程度が入社後3年以内に離職していることがわかります。

就職後3年以内離職率の推移
参考:厚生労働省「新規学卒者の離職状況」

また、雇用の流動化が進んだことで転職が一般的になったことも、オンボーディングが注目されている背景の1つとして挙げられます。

総務省統計局が公表している「労働力調査長期時系列データ・年齢階級(10歳階級)別転職者数及び転職者比率」によると、転職者数はリーマン・ショック後の2011年頃から年々増加し、2019年の転職者数は353万人と比較可能な2002年以降で過去最多でした。

転職者数の推移
参考:労働力調査長期時系列データ・年齢階級(10歳階級)別転職者数及び転職者比率|総務省統計局

しかし、転職者数が増える一方で、即戦力として採用された中途入社の新入社員が、これまでとは仕事のやり方や取り巻く環境、社風などさまざまな要素が異なる状況下で力を十分に発揮することは容易ではありません。周りのメンバーから適切な支援が受けられないことで仕事がうまくいかず、早期離職につながってしまうこともあります。あるいは、期待していたパフォーマンスを発揮できず、活躍できないといった課題も増えているのが現状です。

時間とコストをかけて採用した新入社員の早期離職は、企業にとって大きな損失です。早期離職を回避し、早いうちから即戦力として活躍してもらう、そして、長く働いてもらうためのサポートが必要になっています。

こうしたなか、企業で注目度が高まっているのが、新入社員の定着から戦力化までを継続的にサポートしていくオンボーディングなのです。

オンボーディングの実施事例

オンボーディングの企業事例

ここからは、企業が実施しているオンボーディングの具体的な事例を紹介します。実際に企業が行っている2つの事例のほか、具体的なオンボーディングの取り組みをビズリーチが独自に取材した2つの企業事例を紹介します。

新入社員への支援体制は企業によってさまざまです。実際の取り組みを参考にして、自社のオンボーディングのプランを検討してください。

メルカリ

多様な人材が働くメルカリでは、多彩なオンボーディングのプログラムを用意しています。エンジニア向けのオンボーディングのオリエンテーションでは、CTO(最高技術責任者)が組織体制、現状の課題などをプレゼンして組織への理解を深めてもらっているほか、経験豊富なエンジニアがメンターとなって新人エンジニアをサポートする体制が整っています。

また、オンボーディングの関連情報をオンライン上に集約しており、新入社員がわからないことがあったときに必要な情報にすぐアクセスできるようにしているほか、業務で関わるメンバーとリモートランチを開く制度もあります。

完全リモートで働く海外の人材も多いため、こうした仕組みを整備して新入社員のサポートを行っているようです。このほかにも、オンボーディングの効果測定のため、オンボーディングサーベイを実施し、状況を定量的に可視化し、適切なサポートにつなげるなどの取り組みも行っています。

参考:メルカリオウンドメディア・mercan|「すべての新入社員に素晴らしいオンボーディング体験を」リモートオンボーディングを成功させる施策 #メルカリの日々

GMOペパボ

ネットショップ作成サービス・カラーミーショップなどを展開するGMOペパボでは、ペパボカクテルというエンジニアを対象にした全社共通のオンボーディングプログラムを実施しています。このプログラムでは、初期の頃に新入社員からCTOとVPoE(エンジニア部門でのマネジメントの責任者)にそれぞれ1on1ミーティングを申し込んでもらい、コミュニケーションの促進につなげています。

こうしたエンジニア向けのプログラムのほか、事業部ごとのオンボーディングも実施。社内のドキュメンテーションツールに職種ごとのプログラムが記載されており、オンボーディングのサポーターとともにプログラムを進めていくことで、いろいろな職種の人と関わりながら事業部での仕事の進め方や会社の文化などを知ることができます。

参考:GMOペパボ|「EC Tech Talk -カラーミーショップとSTORESを支えるチームづくりと開発の裏側-」開催レポート

富士通株式会社

2019年9月、「IT企業からデジタルトランスフォーメーション企業への転身を目指す」と表明した富士通株式会社。事業方針の転換だけにとどまらず、信頼されるDXパートナーとなるべく、社内プロセス、カルチャー、人事制度などの全面的な改革も進めています。特に変化の原動力となる「キャリア人材」のオンボーディングを強化しています。

キャリア人材が活躍・定着するまでの期間を短縮し、より早期にパフォーマンスを最大化できるよう、2019年9月から、入社後90日間のフォロー体制を構築しました。一人一人に専任のアドバイザーがつき、入社時のオリエンテーションだけでなく、現場配属後も個々に合わせたサポートをしています。

「DX企業へフルモデルチェンジの変革に挑む、富士通の人事戦略/富士通株式会社|FUTURE of WORK」の記事より引用

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AI inside 株式会社

「世界中の人・物にAIを届け、豊かな未来社会に貢献する」というミッションのもと、AI事業のトップランナーとして業界をリードしているAI inside株式会社。採用段階からオンボーディングを意識したコミュニケーションを実施しています。

今回の転職では「意思決定のプロセスとそのスピード感」を非常に重視していたので、1次面接からその点はかなり細かく聞きました。正直答えづらい部分もあったと思うのですが、梅田は初めて会ったばかりの私にも懐襟を開き、一つ一つの問いにストレートに返してくれました。私自身、過去に事業部長などを担い、採用に関わることもあったので、実際に話すなかで「本当にこれは任せてもらえる」と確信したのです。

「社員一人一人が「変化」と「文化」をつくる ~AI inside 流「成長する組織」とは~」の記事より引用

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オンボーディングを実施する4つのメリット

オンボーディングを実施する4つのメリット

オンボーディングを実施することで、企業にはどんなメリットがあるのでしょうか。大きく4つにわけて紹介します。

オンボーディングを実施する4つのメリット

早期離職防止

新入社員が入社後すぐに離職してしまう理由として、「職場にうまくなじめない」「業務内容や働き方、人間関係などへの不満」が多く挙げられます。厚生労働省が発表した「令和3年雇用動向調査結果の概況」によると、転職入職者が前職を辞めた離職理由別割合で「職場の人間関係が好ましくなかった」の数値は男性8.1%、女性9.6%。また、「オンボーディングが注目されている背景」の項目で紹介したとおり、新規学卒者(大学卒)の3割程度が入社後3年以内に離職しています。

業務にすぐになじんだとしても、やりたい仕事ができない、将来のキャリアが心配など、悩みを抱えている人もいるかもしれません。こうした悩みを解消し、長期にわたって戦力として活躍してもらうためにも、新入社員がわからないことを気軽に質問したり、悩みや不安を相談したりできる環境を整えることが必要です。

オンボーディングを実施することでこうした不安を解消し、業務や会社の雰囲気に早く慣れてもらい、早期離職の防止につなげられます。

参考:令和3年雇用動向調査結果の概況|厚生労働省

即戦力化

新入社員は社内のルールや仕事の進め方、業務内容などを入社後短期間で身につける必要があります。業務経験のある中途入社の社員の場合も同様で、早期に戦力として活躍してもらうためにも、基本的な業務の流れを最初にしっかりと伝えておくことが大切です。

オンボーディングでは特に、個々のキャリアやスキルにあわせたプログラムを作成し、必要な研修を実施することで、即戦力として活躍できる土台をつくれます。

入社後すぐに現場に配属し、現場のスタッフに研修や指導を任せてしまうと、人によって伝える内容にばらつきが出てしまうことがあります。会社として細かくサポートするオンボーディングを実施したほうが、業務の基礎をしっかりと固められます。早期に戦力として活躍できる環境を整えることで、新入社員も早くからやりがいを感じやすくなるはずです。

採用コストの削減

採用活動には求人サイトへの掲載費や採用イベントの開催費用、人材紹介会社への手数料など、さまざまな費用がかかります。これらに加えて採用担当者の人件費もかかります。

また、新入社員がすぐに辞めてしまうサイクルが続くと社員のモチベーションが下がるなど会社の業務にも支障が出て、会社の成長の足かせになってしまうこともあります。

オンボーディングを実施することで早期離職を防止できれば、新たな人材の採用にかかる負担、コストの削減ができることに加え、長期的な視点で人材育成の負担軽減、会社の生産性向上にもつながっていくはずです。

組織力・従業員満足度の向上

オンボーディングを実施するにあたっては、社内のさまざまな部署のメンバーが関わり、連携しながら新入社員のサポートをしていくことが必要です。組織内のコミュニケーションが活発になることで社内の風通しがよくなり、一体感のある組織づくりに役立ちます。

また、オンボーディングの実施によって、既存の社員も組織内での役割、企業文化や社内ルールに対する理解が進みます。結果として、働きやすさも高まり、従業員満足度の向上にもつながるといえます。

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オンボーディングを実施するプロセス

オンボーディングを実施するプロセス

ここからは、オンボーディングを取り入れるにあたっての実施プロセスを紹介します。オンボーディングは長期間にわたるプログラムとなるため、会社としての考え方をしっかりと整理し、それに見合った目標や施策を策定することが大切です。

オンボーディングのプロセスを考えるにあたっては、「組織社会化」という概念を参考にできます。組織社会化とは、社会への参入者がそこの文化等にいかに慣れていくか、その過程のこと。組織社会化の段階には以下3つのプロセスがあり、オンボーディングを考える際にも当てはめられます。

  • 予期的社会化(入社前)
  • 組織適応(入社後、会社に慣れる段階)
  • 役割管理(他の職場や家庭との調整を行う段階)

実際の施策はこの後の「オンボーディング施策例・入社前」「オンボーディング施策例・入社後すぐ」「オンボーディングプラン例・入社後数カ月」の項目で解説します。ここでは、基本的なオンボーディングの実施プロセスを紹介します。

オンボーディングを実施するプロセス

1. 目標設定

まずは、オンボーディングを通して新入社員に求めるスキルや知っておいてほしいルール、マナーなどを整理します。いつまで何を身につけてほしいか、最終的にどのように活躍してほしいかなどを明確にします。また、新入社員に早く会社に慣れてもらうためにはどんな施策が必要かも検討しましょう。

これまでに入社後に早期離職してしまった事例があれば、「なぜ早期離職につながったのか」「定着率が低い理由は何か」などを分析して課題を見つけ、それを解決するためにはオンボーディングを通して新入社員にどんなサポートがあったほうがいいのかもあわせて目標設定を行います。設定した目標をしっかり言語化し何をすべきかを明確にしましょう。

2. プログラムの作成

設定した目標や課題をもとに、オンボーディングのプログラムを作成します。

新入社員の入社前から入社後1年までの期間を目安にオンボーディングのスケジュールを組み、入社直後、入社から1カ月、3カ月など、それぞれの時期で達成してもらいたい目標や取り組む内容などを具体的に盛り込んでいきます。全社員に身につけてもらいたい知識やルールなどのオリエンテーション、研修の内容に加え、一人一人のスキル、経験などをふまえて個別のプログラムを策定しましょう。

プログラムが完成したら、人事部だけではなく、新入社員を受け入れる部門のメンバーにも確認してもらい、「この内容で円滑に実施できそうか」「目標を達成できそうか」「実施する内容は適切か」などをすり合わせ、フィードバックをもらって内容を調整していきます。プログラムを社内で共有することで、現場側も受け入れる体制を整えられます。

また、昨今の状況下では、オンボーディングの多くの場面をオンラインで行う企業もあるでしょう。オンラインでのコミュニケーションでは、親近感を持ちにくいというハードルがあるため、研修を行う際のチームは共通点がある人同士を組ませるなど、オフラインより丁寧にグルーピングを行うと効果的です。

3. プログラムの実行

作成したプログラムに沿って新入社員にオンボーディングを実施します。実施するなかで新たな課題が見つかったり、スムーズに進まなかったりした場合は、そのつど改善していく必要があります。

オンボーディングを実施するにあたっては、直接のオンボーディングの担当者だけではなく、部署を超えて協力しあいながら、社内がひとつになって新入社員をサポートしていくことが大切です。

4. 見直し

一定期間のオンボーディングのプログラムが終了したら、途中で改善した点を含めてプログラムを見直します。オンボーディングに参加した新入社員だけでなく、受け入れ部署や関わったすべての人に意見を聞き、よかった点や改善点などをヒアリングするようにしましょう。フィードバックを受けた内容は次回のオンボーディングのプログラムに反映させます。

また、オンボーディングを実施したことで「早期離職率の低下につながっているか」「新入社員の成長につながっているか」「社員のエンゲージメントが上がっているか」などを分析し、効果測定も行うようにしましょう。

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オンボーディング施策例・入社前

入社前のオンボーディングプラン例

オンボーディングは入社前からはじまります。株式会社リクルートキャリア「中途入社後活躍調査(2018-2019)」によると「入社前に人事とコミュニケーションを『した人』と『していない人』を比較すると、パフォーマンス発揮者の割合に約20ポイント以上の大きな差が見られた」 とされています。

入社前には、新入社員に社内の雰囲気や業務内容のイメージが伝わるような施策を実施するといいでしょう。新入社員の不安を取り除くため人事担当者や現場社員が積極的にコミュニケーションを取り、信頼関係を築くことが大切です。

ここでは入社前に実施するオンボーディングの施策例を3つ紹介します。

参考:「個」の力を最大限に引き出すマネジメント 中途入社者活躍支援メソッド丨中途入社後活躍調査(2018-2019)

オンボーディング施策例・入社前

現場社員との交流会

入社前に現場社員と新入社員の交流会を開催することで、会社の雰囲気や業務の内容を知ってもらえます。

新入社員にとっては、実際に一緒に働くことになる人がどういう人たちか、どのように働いているのかは気になるところです。業務内容や働き方だけでなく、自社のいいところや改善の必要性を感じているところなども含めて現場社員が多角的に伝えることで、新入社員が「思っていた企業と違うかもしれない」と感じたりする入社後のミスマッチを防ぐことにつながります。

オフィス見学

入社した後に働くオフィスや現場を見学してもらい、先輩社員と直接話す機会を設け、業務の一部を見てもらうこともオンボーディングの取り組みの1つです。これによって、自社の事業や業務内容への理解を深めてもらい、入社後のギャップを減らせます。また、入社前にオフィスを見学することで入社後に働く自分の姿をイメージできるようになり、モチベーションアップにもつながるでしょう。

社内報の配布

社内動向などを伝える社内報があれば事前に新入社員に配布しておくのもよいでしょう。会社の考え方や雰囲気を知ってもらえるとともに社員の顔が見えて新入社員が安心して入社に臨めます。

オンボーディング施策例・入社後すぐ

入社後すぐのオンボーディングプラン例

次に、入社後すぐに実施するオンボーディングの施策例を紹介します。この段階では、早く職場や業務に慣れてもらうためにも、仕事をするうえで必要な知識やルールを伝え、現場研修も行います。

入社直後から適切にフォローしていくことが早期離職を防ぐことにつながります。

オンボーディング施策例・入社後すぐ

会社の理念や仕事の進め方の説明

入社直後、まずは会社の理念や規則など基本的なルールを知るためのオリエンテーションを開催します。配属前に会社の全体像を知ってもらうことで、会社の一員としての帰属意識やモチベーションのアップにもつながります。必要な情報は事前にテキストにまとめて配布したり、社内の誰でもアクセスできる企業内ネットワークにアップしたりしておくと効率がよいでしょう。

その後は、業界の知識や業務に必要な知識を説明します。部署や業務ごとに新入社員に身につけてもらいたい内容を事前に決めておきます。現場の担当者が参加し、具体的な業務やこれまでの仕事の実績などを説明することで、新入社員の理解も一層深まります。中途採用者の場合は同じ業界からの転職というケースで業界知識を持っていることもありますが、会社によって仕事の進め方が異なることがあるので、しっかりと伝えておくことが大切です。

現場研修

オリエンテーションで基本的な説明を終えた後は現場での実践的な研修へと移行します。先輩社員が行っている業務を見学する、先輩社員からアドバイスを受けながら実際に業務に取り組むなどして、業務への理解を深めていきます。

また、配属予定の部署だけではなく、さまざまな現場をローテーションして見学していくことで、会社の業務の全体像を理解することにもつながります。

歓迎会・懇親会の実施

新入社員に早く会社の雰囲気に慣れてもらうために、入社してから早いタイミングで歓迎会を開催することもオンボーディングの取り組みの1つです。

このほか、部署や業務チームで懇親会を開催したり、部署を超えたさまざまなメンバーとランチを兼ねた懇親会などを行ったりするのもいいでしょう。こうした交流が生まれやすくなるように、会社として交流促進の仕組みをつくるのもひとつの手です。

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オンボーディングの施策例・入社後数カ月

入社後数カ月のオンボーディングプラン例

入社後数カ月で実施するオンボーディングの施策例を紹介します。

入社後数カ月たつと、現場に配属されて仕事にも慣れてくる一方で、仕事内容のギャップや、業務についていけないなどの悩みを抱えやすくなる時期でもあります。人事や上司が継続的なオンボーディングを行ってコミュニケーション不足を回避し、サポートを続けていくことが大切です。

オンボーディング施策例・入社後数カ月

メンター制度の導入

仕事をしているなかで直属の上司や部署内のメンバーには相談しにくい悩みが出てくることもあります。そこで、直属の上司とは別に、指導役や相談役となる先輩社員を選定して新入社員をサポートするメンター制度を導入する企業もあります。

悩みがあるときに気軽に相談しやすい環境を整えるとともに、部署や職種の垣根を越えて会社のさまざまな側面を新入社員に伝えてサポートしていくことが大切です。

定期的な面談の実施

上司による面談のほか、人事面談、メンターによる面談を定期的に実施します。

新入社員に短期的な目標を設定させるなどして現状の振り返りや目標の確認を行うほか、将来のキャリアや業務で困っていること、人間関係の悩みがないかなどの相談に乗ることで、不安の解消やキャリアアップの支援につなげていきます。

問い合わせや質問窓口の設置

新入社員が悩みや質問したいことがあったときに、気軽に相談できる窓口を用意しておくことも必要です。上司やメンターが不在のときや、誰に質問すればよいのかわからないという理由で新入社員が困惑することもあります。

誰でもアクセスできる社内サイトや社内チャットに問い合わせ窓口を設け、環境を整えておきましょう。新入社員に対しては、わからないことがあったときにどこにアクセスすれば問い合わせができるか、気軽に相談窓口を利用してほしいことなどを伝えておきます。

社員コミュニケーションの促進

新入社員が部署や業務を超えてコミュニケーションをとれる施策を実施していくことも必要です。

社内チャットで新入社員同士が自由にやりとりできるスレッドをつくったり、部署を超えた懇親会やランチ会、イベントなどを開催したり、サークル活動を実施したりと、さまざまな施策を企画し、コミュニケーションを促進していきましょう。

リモートワークが広まった近年では社内のコミュニケーションが減ってしまいがちですが、オンラインを活用した交流会を実施する企業も増えています。日常的に社員同士が活発にコミュニケーションできる仕組みや雰囲気をつくり、社内の風通しをよくすることで従業員満足度の向上などが見込めます。

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オンボーディング実施のポイント

オンボーディング実施のポイント

オンボーディングを取り入れるメリットは大きく、導入する企業も増えています。準備に関わる機会の多い人事担当者は、オンボーディングを行う際のポイントをしっかりと押さえておく必要があります。以下に人事が把握しておくべきことを2つ解説します。

準備を徹底する

オンボーディングの実施にあたっては、プログラムやマニュアル作成のほか、使用するパソコン、社内ツールの手配など多くの準備が必要です。オンラインで行う場合にも、必要な機材の用意や事前テストが欠かせません。新入社員が効率的に学べるよう、受入れ体制を整備しておきましょう。

また、人事担当者や上司が積極的にコミュニケーションを取り、新入社員が質問や相談をしやすい状況をつくっておくことも準備の1つといえます。オンボーディングの実施時にトラブルがないよう、徹底した準備を心がけることが大切です。

目標は細かく設定する

入社まもない新入社員がいきなり大きな目標を抱えてしまうと、成果が出るまでに長い時間を要し、ストレスがかかりやすくなる傾向があります。そのため、新入社員の目標を細かくわけ、達成する体験を積み重ねつつ最終目標を目指していくスモールステップ法を活用するとよいでしょう。

小さな目標から達成していくことで新入社員の成功体験が積み重なり、仕事への自信やモチベーションの向上につながります。人事担当者や上司が定期的な面談を行い、目標について話し合うと効果的です。

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まとめ

まとめ

しっかりと計画を立ててオンボーディングを実施することで、新入社員が企業や業務に早く慣れて、活躍しやすくなるとともに早期離職を防げます。また、オンボーディングは人事担当者や配属部署の上司だけでなく、社内が一丸となって取り組む必要があるため、社内コミュニケーションの促進、一体感の醸成、生産性の向上などにもつながります。

オンボーディングを成功させるためには定期的にプログラムを見直していくことが必要です。見つかった課題を改善しながら継続的に実施していくことで、自社ならではのオンボーディングのプログラムを確立できるはずです。本記事で紹介した実施のプロセスや施策、企業の事例を参考にして効果的なオンボーディングを実施しましょう。

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著者プロフィール株式会社ケイ・ライターズクラブ

書籍やムック、企業系冊子、Web記事、動画など、さまざまな教養の実用書籍から企業・大学案内、エンタメ系ムック、官公庁や地方自体のWEB記事など、幅広いジャンルのコンテンツ制作をワンステップで行う編集プロダクション。採用や人事、マネジメント、転職などに関するコンテンツも多数制作している。