新入社員として入社したタイミングや、課長や部長に昇進したタイミングなどで研修が行われる企業は多いです。また、社員自らスキルアップのために参加する外部の研修も存在します。優秀な人材開発にあたって研修は欠かせないものですが、研修を設計する際にはどのようなポイントに注意すべきなのでしょうか。
今回は、研修の種類や目的、目的に合わせた研修の選び方から、研修を実施するうえでの具体的なステップにいたるまで、詳しく解説します。
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企業における研修とは
一口に研修といっても、さまざまな形態があります。まずは社内研修と社外研修の違いについて解説します。
社内研修
社内研修には、人事部によるビジネスマナー研修や新入社員向け研修、階層別研修などが代表例として挙げられます。また、実務に関連するスキルアップ研修や中堅社員を対象としたフォローアップ研修などを実施する企業も多いです。
当然のことながら、企業によって社風や社員の気質は異なります。自社にマッチした研修内容を選定できるのは、社内研修のメリットといえるのではないでしょうか。
社内研修のなかでも、全社員を対象としたカリキュラムとして多く実施されているのが、コンプライアンスや情報セキュリティなどに関するものです。事前の準備や社員の時間確保などが必要ですが、社内での認識を統一できるというメリットがあります。
ただし、社内研修において成果を上げるためには、研修の目的やゴールを社員がしっかりと理解している必要があります。
社外研修
社外研修とは、さまざまな外部機関や企業が行っている研修で、カリキュラムが豊富に用意されていることが特徴です。社外研修は、外部の講師を社内に招いて開催する方法もあれば、研修を開催している場所まで社員が出向く方法もあります。
社外研修は専門性の高いスキルや知識を身につけられるほか、社員が自発的に参加する場合はモチベーションも上がりやすく、社内研修では得られない気づきや発見もあります。また、社内研修のように自社で研修の準備をする必要がなく、手間がかからないのも大きなメリットといえるでしょう。研修に参加する社員は新鮮な気持ちになり、リフレッシュの効果もあります。
一方で、社外研修は受講費用がかかるというデメリットもあります。社内の講師で対応できる研修は社内研修として実施するなど、うまく使い分ける必要があるでしょう。
研修の期間はどのくらい？
同じ研修形態であっても、内容によって研修の期間は異なります。春に入社した新卒社員向けの研修は、1ヶ月またはそれ以上の期間にわたって行われるケースが一般的です。一方で、中途採用者向け研修の場合は、社会人経験がある社員を対象としているため、実務に直接的に関連する研修を比較的短期間で行うケースが多いです。
スキルアップ研修やフォローアップ研修のような対象者を限定した研修では、1日または数日単位といった短期間のカリキュラムが組まれるのが一般的です。
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研修の目的
そもそもなぜ研修は実施されるのでしょうか。企業側としては人材教育や育成、社員側としてはスキルアップといった目的があります。それぞれ詳しくみていきましょう。
企業側の目的は「人材教育」や「育成」
企業側から考えた場合、研修の最大の目的としては人材教育や人材育成が挙げられます。新入社員研修やフォローアップ研修などが代表的な例で、その企業で働いていくうえで求められるスキルや要件を満たすために研修が行われます。
また、研修の対象となるのは新入社員や若手社員に限らず、管理職に昇進した中堅社員やベテラン社員なども含まれます。社員の役割やフェーズによって求められる研修は異なりますが、人材教育や育成という目的は基本的には変わりません。
社員側の目的は「スキルアップ」
社員側から考えた場合は、自ら進んで受講したい研修を選び、参加することで自身のスキルアップにつながります。
自分が目標とする姿やキャリアプランに合わせて、技術的なスキルを身につけたり、資格を取得したりするための研修はもちろんですが、自己啓発のようなメンタル面の研修も役立ちます。
研修の種類
多くの企業では会議室などに社員を集めて座学研修を行ったり、実践力を効率的に身につけるためにOJTなどを行ったりしています。しかし、じつはこれ以外にも、さまざまな種類の研修が存在します。
Off-JT（Off the Job Training）
Off-JTとは一般的な座学による研修で、セミナーや講演会なども含まれます。「研修」と聞いたとき、真っ先にOff-JTのような座学研修をイメージする方も多いのではないでしょうか。
実際に業務を始める前の段階において、初歩的なスキルや知識、体系的な内容を身につけておかなければならない場合にOff-JTから研修を始めるケースが多いです。
OJT（On the Job Training）
OJTとは、実際の業務を遂行しながら仕事を覚えていく研修方法です。効率的に仕事を覚えることができ、実践力も身につくため多くの企業に採用されていますが、業務に関するスキルを全てOJTで網羅することは難しいものです。
また、OJTで教える側に立つ社員にすべてを丸投げしてしまうと、教える社員の負担だけが増加し、思うように研修の効果が得られないこともあるため注意が必要です。
OJTだけでは業務を体系的に把握することが難しいため、Off-JTと組み合わせた研修が求められます。
ロールプレイ
ロールプレイとは、接客やサービス業などで活用されることの多い研修方法のひとつです。OJTと似ていますが、ロールプレイは実際の現場に立つ前の段階で、顧客に見立てた社員を相手に接客のリハーサルを行うものです。
たとえば販売トークの確認や契約の流れ、クレーム発生時の対応方法などを体系的に学ぶうえで有効です。
グループワーク
グループワークはOff-JTといった座学研修のなかで行われることの多い研修方法のひとつで、数人のグループを作り、協力し合いながら共通の課題を解決していきます。同じグループ内のメンバーの意見が新たな発見や気づきにつながることもあり、これはグループワークの大きなメリットといえるでしょう。
新卒研修などでも採用されることが多く、社員同士のコミュニケーションを活性化し、協調性を身につけるためにも役立ちます。
e-ラーニング
新型コロナウイルス感染症の拡大によってリモートワークが増えている今、e-ラーニングによる研修も注目されています。e-ラーニングとはPCやスマートフォン、タブレットで受講する研修方法で、時間や場所にとらわれず、いつでもどこでも研修を受講できるメリットがあります。
集合研修や1対1での対面方式での研修とは異なり、顔が見えないため本当に受講できているのか企業としては不安に感じてしまいます。そのような場合は、研修後にテストを実施することによって、受講した従業員の理解度を計ることも可能です。
目的に合わせた研修の選び方
研修を行う目的はさまざまで、目的に合わせて適切な研修形態を選ぶ必要があります。多くの企業で実施している研修を例に、目的別にどの研修形態が適しているのかも具体的に紹介します。
新人研修
新卒社員や中途採用社員に向けた新人研修は、Off-JTとOJTを組み合わせながら実施されることが多いといえます。
新卒社員向け研修
新卒社員の場合は社会人経験がないことから、基本的なビジネスマナーから実践的な内容まで、数ヶ月間にわたって広範囲の研修を実施します。
人手不足に悩まされている企業は、いち早く仕事を覚えてもらうためにOJTに頼りきりになってしまいがちです。しかし、OJTしか行わないと、新入社員としては放置されていると感じてしまう恐れもあるため、企業として責任をもって研修のカリキュラムを検討する必要があります。
中途採用社員向け研修
一方で、社会人経験のある中途社員に対しては、基本的なビジネスマナーは身についていることが多いため、実践的なスキルを身につけるための研修が中心となります。同業他社から転職してきた社員は実務経験があるため、OJT中心のカリキュラムがよいでしょう。未経験者や第二新卒者の場合は、業務全体の流れが分かるようにOff-JTを組み合わせながら研修を実施するのがおすすめです。
中途社員向けの研修期間は、個人のスキルや経験によって大きく異なります。本人の習熟度と研修の進捗具合を確認しながら進め、理解度に応じて追加の研修が必要であれば実施しましょう。
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ITリテラシーやITスキルの向上
新型コロナウイルス感染症の拡大によってリモートワークの需要が拡大するなか、社員のITリテラシーやITスキルの向上を目的とした研修に取り組む企業もあります。
OAスキルアップ研修
PCやソフトウエア（Word、Excel、PowerPointなど）の効率的な活用方法を身につけるOAスキルアップ研修は、実務における生産性にも直結する研修です。OAスキルは社員によっても異なるため、レベルに合わせたカリキュラムを準備しておくことが重要といえるでしょう。
DX研修
DX（デジタルトランスフォーメーション）の実現に向けて、DX研修に取り組む企業もあります。属人的で非効率的な業務をデジタル技術で改善するため、社員がさまざまな方法や事例を学びながら実践に役立てます。
DX研修は、基本的なソフトウエアの使い方を社員が学ぶOAスキルアップ研修とは異なり、より高度で専門性の高い内容が中心となります。単なる座学ではなく、グループワークも含めた応用的なカリキュラムの設計が求められます。
リスクマネジメント対策
企業にとって重要な課題のひとつであるリスクマネジメントにおいては、セキュリティやハラスメントといったさまざまな要素について対策を講じる必要があります。
情報セキュリティ研修
情報漏えいやサイバー犯罪といったセキュリティインシデントを未然に防ぐために役立つのが、情報セキュリティ研修です。役職やキャリアにかかわらず全社員を対象にOff-JTとして実施する企業が多く、企業全体として情報セキュリティに関するリテラシー向上を目指します。特にテレワークやリモートワークの導入にあたっては不可欠な研修で、全社員の情報セキュリティに対する意識を統一するためにも有効です。
また、常に情報セキュリティについて高い意識を継続していくためにも、リモートワークの社員でも受講できるようにe-ラーニングの活用がおすすめです。
コンプライアンス研修
法令遵守の意識を強化するためにも、コンプライアンス研修は不可欠です。コンプライアンスが徹底されていないと、社員による不適切行動や法令違反が引き金となり、企業の信頼が失われてしまう可能性もあります。
身近に起こりがちなコンプライアンスの問題を具体化し、研修のカリキュラムに取り入れることもおすすめです。また、グループワークでコンプライアンスの問題に発展しそうな項目をピックアップしてみると、新たな気づきが得られるでしょう。
ハラスメント防止研修
パワハラやセクハラなどのハラスメント行為を、未然に防ぐために不可欠なのがハラスメント研修です。ハラスメント行為とみなされる基準を明確にするために、さまざまな事例を交えながら紹介すると参加者が理解しやすくなるでしょう。
ハラスメント防止研修は、管理職や上層部を対象としたカリキュラムと考えられがちですが、ハラスメントはどのような立場の社員であっても発生し得る問題のため、役職にかかわらず幅広い社員を対象に行うのが理想的です。
労務管理研修
働き方改革が叫ばれているなか、長時間労働が蔓延すると従業員ひいては世間から「ブラック企業」と認識されてしまい、企業全体のイメージが悪化することも考えられます。労働基準法をはじめとした法令の基本を理解し、正しい労務管理に役立てるためには労務管理研修が不可欠です。
部下の労務管理をするという意味で、管理職のみが対象と考えられがちですが、一般社員も含めた全体研修とすることで社内の意識を高めることができます。
マネジメントを学ぶ
管理職やリーダーとして活躍する社員を対象に、マネジメントの手法やポイントを学ぶ研修もあります。
リーダーシップ研修
新たに管理職として就任した社員や、すでに管理職として活躍している社員を対象に、求められるリーダー像を明確にし、リーダーシップを発揮するための方法を紹介するのがリーダーシップ研修です。
Off-JTによる集合研修の形態をとる場合が多いですが、カリキュラムに応じてe-ラーニングやグループワークを活用するケースもあります。
リモートワークマネジメント研修
リモートワークという新しい働き方にマネジメント層はどう対応すべきか、マネジメントの役割や方法を紹介する研修です。新型コロナウイルス感染症の拡大によって、マネジメントに求められる役割や社員の意識は大きく変化しています。「仕事をサボっていないか監視する」というマネジメントは逆効果となるケースも多く、新たな時代に求められる研修といえるでしょう。
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コミュニケーションの活性化
役職にかかわらず、仕事を円滑に進めるうえで欠かせないのが社員同士のコミュニケーションです。コミュニケーションを活性化させるための具体的な方法を学ぶ研修もあります。
コミュニケーション研修
上司や部下、同僚など、相手の立場とは関係なく、円滑なコミュニケーションをとるための方法やノウハウを習得するのがコミュニケーション研修です。相手の立場に立って言葉の使い方や伝え方を考える必要がありますが、グループワークやロールプレイなどの手法で研修をすることで、新たな気づきを得られます。
ファシリテーター研修
会議や打ち合わせを円滑に進める役割としてファシリテーターがあります。ファシリテーターに求められるスキルに加えて、出席者の意見を取りまとめつつ、複数の意見を公平に取り入れるためのノウハウを習得するのがファシリテーター研修です。
コミュニケーション研修と同様、実際に参加者同士がコミュニケーションをとりながら実践的に学ぶ必要があります。
研修を実施するステップ
研修を実施しようと考えたとき、どのような手順を踏む必要があるのでしょうか。研修の企画および準備の段階から、研修を実施した後の振り返りまでを含めて詳しく紹介します。
解決すべき課題を把握し、研修を設計する
研修を成功させるためには、企画がもっとも重要なフェーズです。どのような課題を解決したいのか、そのためにはどのような研修カリキュラムを組むとよいのか、何をゴールとするのかを決めておく必要があります。
課題を明確にするためには、中長期的に考えるべきものと短期的な視点で考えるべきものがあります。経営課題や戦略に関係するものは中長期的な課題、業務に直接的に関連するような実践で役立つものは短期的な課題として分類されるケースが多いです。現場で働く担当者は短期的な課題や具体的な課題解決を求める一方で、経営層は中長期的な課題解決を求める傾向もあります。
たとえば経営層が「経営者視点のある社員」を求めているのであれば、現場で働く社員に対しては「財務の基本」「新規事業開発」「リーダーシップ」などのように、具体化した課題として展開する必要があります。
当然のことながら、これらの課題は一朝一夕で解決できるものではなく、繰り返し研修や業務での実践を交えながら取り組んでいかなければなりません。そのため、研修ごとに一定のゴールを決めておき、段階的に中長期的な課題を解決していけるようなカリキュラムが求められます。
現場の社員が抱える短期的な課題を抽出するためには、事前アンケートを実施し、カリキュラムのニーズを調査しておくことも重要なポイントといえるでしょう。
研修のテーマが決まったら、事前に社員の理解度を調査するためにテストを実施します。研修後に実施するテストと比較することで、研修の成果を正確に振り返り次回に生かすことができます。このテストはあくまでも参加者の現状を知るために行うため、事前リサーチや勉強をしてからテストに臨んでもらう必要はありません。そして、理解度テストの点数は社員の評価とは無関係であることも伝えておきましょう。
また、企画の段階で実施する研修の規模や日時、会場、講師を誰に依頼するのかといった事務的な計画も立てる必要があります。
スタッフの人選と研修の準備
研修の方向性が決まったら、事務的な準備を開始します。
社内の会議室やホールなどを貸し切って開催する研修の場合は、会場の設営や来場者への案内、受付担当者など人員を確保しておく必要があります。また、会場の手配や備品の準備、タイムスケジュール、講師との事前打ち合わせなども重要な要素です。
講師との事前の打ち合わせでは、当日の研修カリキュラムや制限時間、プロジェクターといった必要な機材について入念に確認しておきましょう。講師と主催者との認識が違っていると、研修のスケジュールに大幅なズレが生じたり、必要な機材が当日揃っておらずトラブルに発展したりする可能性もあります。
OJTの場合は会場の手配が不要のため、大勢の人員を確保しておく必要はありませんが、誰が研修を担当するのか、カリキュラムや研修の進め方について事前に認識を合わせておきましょう。
研修実施の案内
社内研修の準備や人員手配のめどがついたら、社員向けに研修内容や日時などを告知します。特に階層別研修など、一定の条件の下ですべての社員が対象となる場合は、できるだけ早めに周知しスケジュールを押さえておく必要があるため注意しましょう。
多くの社員が対象となる社内研修を実施する場合は、会場の広さやキャパシティを確認し、参加人数を事前に決めておくことが重要です。
OJTの場合は対象者への連絡だけで問題ありませんが、研修参加者およびトレーナー双方のスケジュールも事前に確認し、計画通り研修が実行できる状態にしておきます。
研修の実施
研修当日を迎えたら、受付で座席の案内や参加者のチェックを行います。
Off-JTの場合、当日会場で配布する資料などがあれば、配布を手伝うサポート人員も必要です。ただし、対応できる人員が限られている場合は、事前に必要な資料などを取りまとめておき、受付の際に参加者に渡す方法もあります。
研修がスタートした後は、会場の予約時間なども関係するため、研修時間がオーバーしないようにタイムキーパーを配置し、講師と連携しながら進めていきましょう。
研修報告書やレポートでの振り返り
研修のカリキュラムが終了したら、参加者が正しく内容を理解できたか効果測定を行います。研修開始前に実施したテストと、研修後のテスト結果を比較することで研修の効果が見えてくるはずです。
その他、研修報告書や研修レポートを所属部署の上長へ提出するケースもあります。研修報告書および研修レポートとは、研修の参加者が参加した研修の内容をまとめ、自分自身の感想や理解したことを記したものです。研修参加者は自分の言葉で内容を整理し文章にまとめることで、研修をあらためて振り返ることができ、上長にとっては具体的にどのような研修に参加したのかを簡潔に把握できます。
参加者に研修報告書の提出を求める場合は、事前にそのことを伝えておきましょう。また、研修報告書や研修レポートの書き方やコツも教えておくと安心です。参加者によってはメモを取るのに集中してしまい、肝心の研修内容が頭に入ってこないケースもあります。特に重要な数字や用語などは都度メモを取るとして、基本的には講師の話を聞くことに徹し、自分の頭で理解したうえで要点をまとめる方法が効率的です。要点が整理しやすいように、研修報告書や研修レポートのフォーマットを事前に渡しておくのもよいでしょう。
なお、研修そのものの満足度を調査するためには、参加者へアンケートを取り、満足度や改善点などをヒアリングするとよいでしょう。大規模な社内研修では、アンケートの結果を踏まえ、次回運営時の改善につなげていくことも大切なポイントです。
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まとめ
一口に「研修」といっても、企業が人材育成のために行う研修もあれば、社員自らがスキルアップを目指すために参加する研修までさまざまです。OJTやOff-JTといった多様な研修形態があり、一概にどの研修が適しているのか判断することは難しいもの。
実施する研修カリキュラムや参加者の規模、その企業の社風などによっても最適な研修形態は異なります。まずは解決したい課題を具体化し、そのためにはどのような研修カリキュラムが求められるのかを明確化することが重要といえるでしょう。
研修カリキュラムの選定においては、現場で働く社員と経営層の間で認識している課題が異なるケースも多いものです。抽象的な課題から具体的な課題まで、経営層と現場の社員のギャップを考慮しつつ、最適なカリキュラムに落とし込んでいくのも重要なポイントです。
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