社員が退職する場合、企業はさまざまな手続きを行わなければなりません。企業側で行う手続きが滞っていたり、手続き上のミスが発生していたりすると、退職者との間でトラブルが発生することも考えられます。
退職者が失業手当（失業給付金）の受給を検討している場合、企業は「離職票」の申請手続きを行う必要があります。しかし、離職票はすべての退職者にとって必要な書類とは限らず、企業としてどのような手続きを行えばよいのか把握していないケースもあるでしょう。
そこでこの記事では、企業側で行う離職票の申請手順や必要書類、ハローワークへの申請時に押さえておきたいポイントなどもあわせて紹介します。
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離職票とは
離職票とはその名の通り、離職したことを公的に証明するための書類であり、正式名称は「雇用保険被保険者離職票」とよばれます。企業からの申請手続きを経て、ハローワークから発行されます。
離職票は「雇用保険被保険者離職票-1」、および「雇用保険被保険者離職票-2」の2枚で構成されており、それぞれの書類に記入される項目は異なります。
どのような場合に離職票が必要なのか、離職票へ記載される内容や、退職証明書との違いについて次で解説します。
離職票が必要になるシーンとは
離職票は、企業を退職した人が失業保険（失業給付金）を受給するために不可欠な書類です。そのため、退職後、次の仕事がすでに決まっている場合や、失業保険を受給する必要がない場合などは、必ずしも離職票が必要とは限りません。退職者全員に対して離職票を発行している企業も存在しますが、多くは退職者の申し出を受けた後に手続きを行うケースが一般的です。
ただし、退職者が59歳以上であった場合には、「高年齢雇用継続給付」の支給金額を決定するために、本人の希望にかかわらず離職票の交付手続きが必要です。
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退職者に離職票へ記載してもらう内容
ハローワークから発行された離職票は、必要事項がほぼ印字された状態で届きますが、退職者本人に書き加えてもらう部分があります。ここでは、記入が必要な項目とその書き方について解説します。
- 個人番号（マイナンバー）
- 失業保険の振込先金融機関および口座情報
「雇用保険被保険者離職票-1」には、氏名や生年月日といった離職者情報、および事業所名称や事業所番号などの事業所情報はあらかじめ記載されています。退職者は、「雇用保険被保険者離職票-1」に記載されている情報に誤りがないか確認のうえ、個人番号（マイナンバー）はハローワークに来所した際に、窓口で所定の欄に記入します。
参考：雇用保険の具体的な手続き│ハローワークインターネットサービス
退職証明書との違い
離職票と混同されやすい書類として、「退職証明書」があります。離職票は失業保険を受給するために必要であるのに対し、退職証明書は退職者が転職先企業から提出を求められた場合などに証明書類として提出するものです。または、離職票の発行手続きが遅れている場合などにおいて、離職票の代替書類として使用することも可能です。
離職票は企業からの申請手続きを経てハローワークから発行されますが、退職証明書は企業が独自に発行する書類です。また、離職票と同様、退職証明書は退職時に必ず発行するものではないため、原則として退職者からの申し出によって企業が発行することとなります。
退職証明書は発行元企業によって書類のフォーマットは異なるものの、主に記載すべき内容は以下の通りです。
- 退職年月日
- 所属期間
- 業務の種類
- 退職以前の地位・役職
- 賃金
- 退職の理由
なお、上記の記載項目は労働基準法の第二十二条（退職時等の証明）においても以下のように定義されています。
参考：労働基準法第二十二条（退職時等の証明）│e-Gov法令検索
離職票の申請時に企業が提出する書類
先述の通り、ハローワークが離職票を発行するためには、企業が必要書類をそろえてハローワークへ提出しなければなりません。このとき、企業がそろえるべき書類は「雇用保険被保険者資格喪失届」と「離職証明書」の2つです。それぞれの書類について解説します。
雇用保険被保険者資格喪失届
「雇用保険被保険者資格喪失届」は、雇用保険の資格（被保険者）がなくなる場合に提出する書類です。
雇用保険の資格を失った日である退職日の翌日から10日以内に企業は、ハローワークへ提出しなければなりません。「雇用保険被保険者資格喪失届」のフォーマットおよび記載例は、ハローワークのサイトからもダウンロード可能です。
なお、「雇用保険被保険者資格喪失届」の提出時には、以下の添付書類も必須です。
- 出勤簿
- 退職辞令発令書類
- 労働者名簿
- 賃金台帳
- 離職証明書（雇用保険被保険者離職証明書）
- 離職理由が確認できる書類
参考：雇用保険被保険者資格取得届の記入例
参考：事業主の行う雇用保険手続き一覧表│厚生労働省
雇用保険被保険者離職証明書
「雇用保険被保険者離職証明書」は離職証明書ともよばれ、申請方法は以下の3つから選択できます。
- 専用の記入用紙へ手書きで記入したものをハローワークへ提出
- 事前にハローワークへ届出し、記入用紙以外の印刷物として提出
- e-Govからの電子申請
「雇用保険被保険者資格喪失届」と同様に、退職日の翌日から10日以内にハローワークへ提出します。ハローワークへ書類を持ち込んで提出する場合、専用の記入用紙は3枚複写式となっているため、あらかじめ記入用紙をハローワークから受け取っておく必要があります。「雇用保険被保険者資格喪失届」のようにハローワークのサイトからダウンロードはできないため注意しましょう。なお、添付書類として「退職理由が確認できる書類」が必要です。
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離職票・離職証明書の書き方
ここまで、離職票は「雇用保険被保険者離職票-1」と「雇用保険被保険者離職票-2」の2枚で構成されていると解説してきました。そのうちの「雇用保険被保険者離職票-2」は3枚複写式となっており、1枚目は会社側で記入する必要があります。ここからは、記入する項目とその書き方を解説していきます。
【雇用保険被保険者離職票-2】
- 退職者の被保険者番号
- 事業所番号
- 退職者の氏名・フリガナ
- 退職日
- 事業所情報（名称・所在地・電話番号）
- 退職者の住所・電話番号
- 退職理由
- 被保険者期間算定対象期間
- 上記期間における賃金支払基礎日数
- 賃金支払対象期間
- 上記の基礎日数
- 賃金額
さらに下記の事項も会社側で記入します。
- 離職理由
- 具体的事情記載欄（事業主用）
賃金額の「A」は月給、「B」は日給を記入します。賃金額が月給のみの場合、Bの部分には斜線を引いて該当のないことを示しましょう。
また、右側にある「離職理由」「具体的事情記載欄（事業主用）」も会社側で記入します。離職理由が退職者の自己都合によるものか、会社都合によるものかで失業保険（失業給付金）の受給に関係するため、間違いのないように記入してください。
退職者に「具体的事情記載欄」の事業主用欄に記載されている内容を確認してもらい、間違いがなければ、離職者用欄に「同上」と記載するよう伝えましょう。
また、「離職者本人の判断」の欄は、事業主用欄に記載されている「離職理由」に間違いがないか確認後、「事業主が◯を付けた離職理由に異議」に対し「無し」に◯印を記載してもらいます。
また、万が一、事業主用欄に記載されている内容に対して異議があった場合、企業に対してハローワークから事実関係の調査などが行われることがあります。その際は退職理由を裏付ける客観的な資料なども含めて、最終的に公共職業安定所長または地方運輸局長が退職理由を判断します。
参考：雇用保険の具体的な手続き│ハローワークインターネットサービス
退職者に対して離職票が発行されるまでの一連の流れ
ここからは、ハローワークから退職者へ離職票が発行されるまでの流れを解説します。
なお、離職票の発行は社員の退職後となるため、トラブルを避けるためにも離職票の発行にあたって事前に注意しておくべきポイントもあわせて紹介します。
退職者から企業に対して離職票の発行を依頼
ここまで解説してきた通り、離職票は原則として退職者全員に対して発行するものではないため、退職者からの申し出によって発行手続きを行います。
退職者によっては、退職時に必ず離職票が発行されるものと誤解しているケースもあります。そのため、企業としては「離職票は退職者から企業に対して発行の依頼をしなければ発行されない」ことを説明したうえで、離職票の発行を希望するかを退職者へヒアリングすることも重要です。
また、退職者のなかには離職票の発行元がハローワークではなく、企業であると誤解しているケースも少なくありません。こちらもあわせて正しく説明しておくことが求められるでしょう。
企業が雇用保険資格喪失届と離職証明書を準備
退職者から離職票の発行を依頼されたら、企業は「雇用保険被保険者資格喪失届」および「雇用保険被保険者離職証明書」を作成します。先述した通り、これらの書類を提出する際には、退職理由が確認できる書類や出勤簿、退職辞令発令書類などの添付書類も必要です。
また、「雇用保険被保険者離職証明書」には退職者本人の署名や押印箇所もあるため、忘れずに必要事項を記載してもらいましょう。
企業からハローワークへ書類を提出
「雇用保険被保険者資格喪失届」および「雇用保険被保険者離職証明書」の準備ができたら、添付書類とあわせて書類一式をハローワークへ提出します。
いずれの書類についても、提出期限は退職日の翌日から10日以内となっています。営業日換算ではなく、土日祝日も含まれるため注意しましょう。特に年末年始や年度末などのタイミングは、人事異動や入社・退職など人の入れ替わりが多くなりがちです。人事部門の業務量を見据えて、書類の提出が遅れないように対応しなければなりません。
ハローワークから企業へ離職票を送付
「雇用保険被保険者資格喪失届」および「雇用保険被保険者離職証明書」の書類手続きがハローワーク側で完了すると、ハローワークから企業に対して「雇用保険被保険者離職票-1」および「雇用保険被保険者離職票-2」の書類が送付されます。
なお、離職票はハローワークから退職者に対して直接送付されることはなく、企業に書類が届きます。
企業から退職者に対して離職票を送付
ハローワークから企業に届いた「雇用保険被保険者離職票-1」および「雇用保険被保険者離職票-2」の2枚を退職者に送付します。
ハローワークから企業に離職票が到着するのは、社員が退職した後になるため、退職者に対して郵送で送付するケースがほとんどです。そのため、企業は退職者に、離職票の送付先住所をあらかじめ確認しておきましょう。
退職者に離職票が届いていない場合の対処法
退職者が離職票の申請を申し出たにもかかわらず、「いつまで経っても届かない」という問い合わせを受けた場合、まずはハローワークからの郵便物を確認しましょう。膨大な郵便物のなかに離職票が紛れ込んでいることも考えられるため、人事部門だけでなくほかの部門の郵便物に混在していないかも確認することが重要です。
社内で十分な捜索を行ったにもかかわらず、それでも離職票が見つからない場合、企業はどのような対処をとるべきなのか解説します。
離職証明書の送付漏れがないか確認
まずは、自社からハローワークに対して「雇用保険被保険者資格喪失届」および「雇用保険被保険者離職証明書」を送付済みであるか確認しましょう。特に、年末年始や年度末といった業務量が増えるタイミングでは、手違いで郵送ができていなかったり、そもそも手続き自体を忘れていたりするケースもあるためです。
退職日からの日数を確認
離職票が発行されるのは「雇用保険被保険者資格喪失届」および「雇用保険被保険者離職証明書」をハローワークに提出してからです。これらの書類は退職日から10日以内に送付するため、多くの場合は離職票の発行まで10日から2週間程度の時間を要します。
そのため、自社からハローワークに書類を提出した日を確認のうえ、おおよその送付時期に加えて、離職票は退職日またはそれ以前に発行されるものではないことも伝えるとよいでしょう。
ハローワークへ問い合わせをする
年末や年度末は退職者も増えることから、ハローワークの業務がひっ迫します。このようなタイミングで離職票の発行申請を行うと、通常よりも時間を要し離職票の到着が遅れるケースもあります。
必要書類を提出しているにもかかわらず、数週間以上経過してもハローワークから離職票が届かないという場合は、ハローワークへ問い合わせて申請状況を確認しましょう。
離職票送付先住所の確認
すでに企業側から退職者へ離職票を間違いなく送付したにもかかわらず、「到着が確認できていない」「まだ届かない」という問い合わせがある場合は、送付先住所が間違っているケースも考えられます。退職のタイミングで引っ越しをしている退職者もいるため、万が一住所が変わっていた場合には配達業者へ確認をとりましょう。
「離職票が届かない」という事態を避けるため、離職票の受け渡し方法について、退職者自身が郵送や宅配便を希望する場合にはあらかじめ住所を確認しておくことも重要です。退職後に引っ越す予定があるかどうかも確認のうえ、引っ越し先住所をヒアリングしておくことも忘れないようにしましょう。
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離職票の再発行は可能？
万が一、離職票を紛失または破損した場合、離職票の再発行が可能です。退職者から離職票の再発行をしてほしい旨の相談や依頼を受けた場合、企業はどのように対処すべきなのか解説します。
退職者からハローワークへ再発行申請を行ってもらう
すでに離職票を一度発行しているのであれば、再発行の手続きは企業だけでなく退職者本人からでも請求が可能です。
企業が再発行の手続きを行う場合、初回発行時と同様にハローワークから企業へ離職票が送付されることになります。しかし、ハローワークと退職者との間に企業を挟むよりは、退職者とハローワークで直接やり取りしてもらったほうがスムーズでしょう。
そのため、退職者から離職票の再発行の相談を受けた場合、退職者本人から再発行をしてもらうよう案内するのがおすすめです。
再発行申請時に準備すべきもの
退職者本人がハローワークの窓口で再発行申請を行う場合、以下の書類を準備することを案内するとよいでしょう。
- 雇用保険被保険者離職票再交付申請書
- 顔写真付きの身分証明書
- 印鑑（認印）
- 雇用保険被保険者証
「雇用保険被保険者離職票再交付申請書」は、ハローワークに備え付けてあるほか、ハローワークのサイトからもダウンロード可能です。また、申請書には「被保険者番号」や「資格取得年月日」の記載欄もあるため、これらの情報を確認するためにも「雇用保険被保険者証」をあわせて持参するよう案内しましょう。
ちなみに、離職票を損傷したことを理由に再発行する場合には、損傷した離職票も添付する必要があります。離職票の再発行にあたっては、ハローワークの窓口申請以外にも、電子申請窓口「e-Gov」のオンライン申請、郵送での申請も可能です。
郵送の場合は、退職した会社の所在地を管轄するハローワークへ郵送します。郵送での再発行申請に対応しているか、はじめに電話で確認しておきましょう。必要事項を記入・押印した「雇用保険被保険者離職票再交付申請書」と顔写真付きの身分証明書のコピー、返送先の住所と宛名を記載して切手を貼った返信用封筒の3点を同封して郵送します。
離職票の申請は、社員の退職時に企業が行う重要な業務
退職関連の手続きのなかでも、離職票の発行申請はすべての退職者に共通して必要なものではなく、転職先が決まっている場合には不要であるケースがほとんどです。しかし、退職者から発行依頼を受けた場合には、退職後速やかに申請手続きをする必要があり、手続きが遅れてしまうと失業保険（失業給付金）の受給手続きにも影響を及ぼすこともあります。
また、退職者によっては離職票が必ず発行されるものと誤解していたり、企業に申請すれば即日で受け取れるものと認識していたりするケースもあるでしょう。
今回紹介した離職票発行におけるフローを参考にしながら、トラブルを未然に防ぐポイントを押さえつつ、企業として手続き上のミスや漏れがないよう十分に注意しましょう。
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