採用活動を行うにあたり、最初のステップである「採用要件の定義」はとても重要です。採用要件があいまいだと、採用のミスマッチや早期離職につながるリスクも高くなります。
今回は、採用要件の重要性や作り方、職種別の具体例、作成する際のポイントや活用方法を、わかりやすく解説します。
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採用要件とは
採用要件とは、採用活動で自社が求める人材を見分けるための基準のことで、人材要件ともいわれます。基準となる項目は、新卒採用なのか中途採用なのか、採用する役職や職種によっても異なりますが、たとえば、保有する資格やスキル、経験、価値観、仕事に対する意欲などが挙げられます。
採用要件を定義せずに採用活動を進めると、企業と求職者の間で認識のズレが生じるミスマッチが起こりやすくなり、早期離職者が増えるなどのデメリットがあります。また、求職者を正しく評価できずに、優秀な人材を見落としてしまうこともあるかもしれません。採用要件を明確にして関係者の間で共有することで、主観ではなく客観的な評価ができるようになり、誰が面接を担当しても求職者を正しく評価できるようになります。
「採用要件が適切であったか」「今後の採用活動はどう進めていくべきか」など、採用活動の振り返りと分析がしやすくなるという点も、採用要件を定義するメリットです。
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採用要件の定義が重要な理由
採用要件の定義は、採用活動のなかで重要なステップの一つです。ここでは、採用要件を定義すべき３つの理由を紹介します。
採用効率が向上する
採用活動は、基本的には「採用要件定義→募集→選考→内定→定着」という流れで行われます。最初のステップである採用要件の定義があいまいだと、その後の採用活動のなかで下記のようなデメリットが生じる可能性があります。
- 求人や求人広告がターゲットに合ったものになっておらず、募集が集まらない
- 明確な基準がないため、どの人材を採用すべきかわからない
- 面接担当者ごとに評価にばらつきがある
- 採用したものの、社風が合わなかったようで早期に離職されてしまった
これらの問題が発生すれば、採用活動は長期化し、その分コストもかかります。採用要件を明確にすることで、未然に問題を防げる可能性が高まります。ほかにも、採用活動全体の方向性が明確になり、募集から定着までをスムーズに進められるので、採用効率が向上するメリットもあります。短期間で成果を得られれば、採用コストも抑えることが可能です。
評価のばらつきを軽減できる
明確な採用の基準がないと、面接担当者ごとに評価にばらつきが生まれやすくなります。たとえば、面接担当者が求職者に感情移入してしまったり、面接担当者と求職者の相性が良く面接の場が盛り上がったりすると、主観的な評価になってしまうことがあるかもしれません。採用要件を定義することで採用基準が明確化され、評価のばらつきを軽減できます。
また、採用要件を関係者全員と共有することで、採用担当者はその人材を採用した理由を説明しやすくなり、関係者もその理由の正当性を客観的に判断しやすくなります。
採用のミスマッチと早期離職の防止につながる
企業が求職者の能力やスキルを正しく評価できなければ、せっかく採用しても、人材を最大限にいかせません。能力やスキルだけでなく、価値観や仕事に対する意欲もしっかりと選考時に見極めなければ、入社後に「社風が合わない」という理由から早期離職につながる恐れもあります。このような事態になれば、これまで採用活動にかけてきたコストが企業の損失になってしまいます。
また、自分の能力を発揮できない状態が続けば、社員はモチベーションを維持するのが難しくなります。求職者を正しく評価し、自社に合った人材を採用して長く活躍してもらうために、採用要件の定義は必要です。
まずは採用の目的を明確にする
先ほど、「採用要件の定義は採用活動の最初のステップである」と説明しましたが、良い採用要件を作るために、まずは採用活動の目的を明確にしましょう。
採用活動は、単に不足している人員を補うために行うものではありません。採用活動の本来の目的は、「経営計画や事業計画を達成するために不足している人材を補う」ことです。また、企業や組織を活性化させるために採用を行う企業もあるでしょう。
採用要件を作る際も、ただ求める要件を思いつくままに羅列していくのではなく、企業の理念やビジョンとリンクさせて、採用の目的を明らかにし、「何を実現するためにどんな人材が必要なのか」という視点で考えることが重要です。
採用活動でより良い成果を出すために、採用活動の目的・採用要件とも、人事担当者だけでなく、経営陣や他部署と協力しながら作成しましょう。
採用要件に定義すべき項目
では、実際に採用要件を定義するときに、どのような項目を設ければよいのでしょうか。業種や職種によっても異なりますが、ここでは採用要件に定義すべき基本的な項目を、新卒採用・中途採用に分けて紹介します。
新卒採用の場合
新卒採用の要件で定義すべき基本的な項目は、以下の5つです。
- コミュニケーション能力
周囲の人と情報共有や意思疎通ができる能力のことです。周囲の人と健全なコミュニケーションが取れることは、社会人として必要最低限のスキルといえるでしょう。 - 協調性
立場や意見の異なる人と協力しながら仕事を進めていける素質のことです。一つの企業、一つのチームには、多様な人が集まっています。仕事を円滑に進めていくうえで欠かせないポイントです。 - チャレンジ精神・主体性
失敗を恐れない心や、自ら考え行動しようとする姿勢のことです。人材の成長性を判断する目安になります。 - 誠実性
自己コントロール能力の高さのことです。勤勉性や継続性、真面目さなどともいわれます。周囲の人と協力しながら円滑に仕事を進めていくために必要なスキルです。 - ポテンシャル
潜在能力や成長性、可能性のことです。新卒者は経験やスキルがないため、自社に合う人材かどうかをポテンシャルで判断します。
中途採用の場合
中途採用の要件で定義すべき基本的な項目は、以下の3つです。
- スキル・経験
保有する資格やこれまでの職歴、業務経験などです。履歴書に書かれているこれらの情報から、自社にとって即戦力になる人材かどうかを判断します。 - 仕事への熱意や意欲
転職理由、志望動機などから、仕事に対する熱意や意欲を見極めます。スキルや経験が十分な人材であっても、この部分が欠けていれば早期離職につながる恐れがあるので注意が必要です。 - 順応力
新しい環境に慣れる力や、既存社員と良好な人間関係を築く力です。高いスキルを有する人材でも、自分のやり方へのこだわりが強く、周囲の人と協力できないようであれば、なかなか結果を出すのは難しいでしょう。
採用要件の作り方（1）：演繹的アプローチ
採用要件の作り方としては、大きく2つの方法があります。一つは「演繹(えんえき)的アプローチ」、もう一つは「帰納的アプローチ」です。どちらが優れているというわけではなく、両方からアプローチしてバランスを取ることが大切です。
まずは、演繹的アプローチについて解説します。経営方針や事業計画から逆算して採用要件を定義する方法で、未来の視点から、どのような人材が必要かを考えます。
では、詳しい手順を見ていきましょう。
1. 経営方針・事業計画の確認
採用活動の本来の目的は「経営計画や事業計画を達成するために不足している人材を補う」ことです。効果的な採用活動を行うために、まずは採用担当者自身が経営方針や事業計画を確認して内容を理解し、採用活動の目的や方向性を明確にしましょう。事業計画と照らし合わせながら、コスト面も十分検討します。
内容を深く理解するためには、詳細を経営層へヒアリングすることも必要です。この際、あわせて採用の目的や方向性をすり合わせておけば、経営層と採用担当者の間で共通認識を形成できます。企業の理念やビジョンとリンクした採用活動を行うために、経営層と連携しながら進めていきましょう。
2. 現場責任者、関係部署へのヒアリング
次に、現場責任者や関係部署へヒアリングを行います。現在の状況や部署が目指す姿、新たに採用する人材に任せたい役割や、具体的な業務などを洗い出し、整理します。
新入社員が実際に働くことになるのは現場です。採用後の定着支援にも現場の協力は欠かせません。早期離職を防ぎ、最大限に能力を発揮してもらうためにも、ヒアリングを通して現場の状況をしっかり把握し、連携しながら進めていくことが大切です。
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3. 求める人物像の基準をリストアップ
現場責任者や関係部署へのヒアリングを終えたら、求める人物像の基準を、条件・スキル・人柄などの項目に分けてリストアップしていきます。このとき、抽象的な言葉ではなく、できるだけ具体的に示すことがポイントです。
■求める人物像の基準例
- 条件
勤務地、勤務時間、業務内容、待遇などの基本的な項目です。自社の状況や同業他社の条件と照らし合わせながら検討しましょう。 - スキル
必要なスキルや経験、保有する免許・資格などです。履歴書などの書類からは判断できないような、コミュニケーション能力やマネジメントスキルといった個人の能力も含まれます。 - 人柄
性格、価値観、仕事に対する姿勢や熱意など、「自社の社風に合う人材か」といった点を見極めるのに重要な項目です。人柄は、コミュニケーション能力やリーダーシップの有無を見極める目安にもなります。
4. リストアップした基準に優先順位をつける
リストアップした基準をすべて満たす理想的な人材にはなかなか出会えるものではありません。できるだけ近い人材を効率的に採用するために、リストアップした基準に優先順位をつけていきましょう。
まず、基準をMUST（必須項目）とWANT（歓迎項目）の2つに分けます。業務を遂行するために絶対に欠かせないものがMUST、入社後に伸ばせるものはWANTとします。分類できたら、そのなかでさらに優先順位をつけていきましょう。
さらに、評価しない、または避けたい条件をNEGATIVE（不要項目）として定めておくと、より明確な採用要件が定義できます。
5. ペルソナを設定する
最後は、求める基準を満たすペルソナを設定します。ペルソナとは、採用したい具体的な人物像のことです。大まかなターゲットではなく、その人が実在するかのように細かく設定します。たとえば、下記のような項目を設けます。
- 年齢
- 性別
- 出身地/居住地
- 家族構成
- ライフスタイル
- 趣味
- 現在の職業（業務内容・ポジション）
- 現在の年収
ペルソナを設定することで、求める人材のイメージがより明確になり、「どの求人媒体が適しているか」「どういった求人広告が響くか」といったことを、求職者の視点で考えられるようになります。
実際はさまざまな求職者がいるため、ペルソナが1人だと判断が難しい場面もあるでしょう。ペルソナは複数（2～3人）設定しておくと、スムーズな判断ができるだけでなく、多角的なアプローチも可能となります。
採用要件の作り方（2）：帰納的アプローチ
次に、帰納的アプローチについて解説します。帰納的アプローチとは、すでに活躍している優秀な社員から採用要件を定義する方法です。
現在社内で活躍している社員はどのようなスキルや経験、資格を持っているのか、どのような価値観、行動特性があるのかを正しく把握し、仕事への影響を分析します。そして、それをもとにどんな人材が必要かを考えていくというアプローチです。
では、詳しい手順を見ていきましょう。
1. 経営方針・事業計画の確認
帰納的アプローチの場合も、スタートは演繹的アプローチ同様、経営方針・事業計画の確認です。採用活動の目的や方向性を明確にして、矛盾や逸脱がないように検討しましょう。
2. 活躍している社員のリストアップ
次に、現在社内で活躍している社員を部署ごとにリストアップします。この作業は、現場の状況や社員の働きぶりをよく知る各部署の責任者が行います。主観ではなく、定量的に測れる客観的なデータをもとにリストアップしましょう。客観的なデータとは、たとえば営業職であれば、
- 月間目標・年間目標の達成率
- 表彰歴・受賞歴
- 昇進のスピード
- 平均受注単価
- 受注率
- リピート率
などが挙げられます。
「2：6：2の法則」に基づき、設けた指標の上位2割までの社員を「活躍している社員」としてリストアップすることがポイントです。「2：6：2の法則」とは、多くの組織や企業は、意欲的に働く人やパフォーマンスが高い人が2割、中程度の人が6割、低い人が2割で構成されているという考え方です。
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3. 活躍している社員のキャリアの洗い出し
活躍している社員をリストアップしたら、その社員にヒアリングをして、キャリアを洗い出します。具体的な内容としては、以下のような項目が挙げられます。
■中途入社の社員の場合
- これまで担ってきた役割
- 勤続年数、役職を務めた期間など
- これまでの実績
- 退職・入社の理由
- 現在の職務内容
- スキルや経験、保有資格
■新卒入社の社員の場合
- 学歴（学校名・学部・ゼミなど）
- 学生時代の課外活動（部活・アルバイトなど）
- 成績・表彰歴
- 入社理由
- 面接担当者・リクルーター
- 入社直後のメンター
4. 活躍している社員に共通する要素の整理
活躍している社員のキャリアを洗い出したら、なぜ活躍ができているのか、その要因を分析していきます。分析した内容を表にまとめて共通する要素がないかを確認しましょう。たとえば、前職での役割や保有資格、素質などから共通する要素が見つかれば、それが自社で採用したい人材における必要な要素の一つといえます。
共通点がなかなか見つからない場合は、視点を広げることも大切です。また、適性検査を活用して、活躍している社員に共通のパーソナリティーがあるか分析するという方法もあります。
5. ペルソナを設定する
最後は演繹的アプローチ同様に、ペルソナに落とし込みます。
帰納的アプローチは、実在する人物をベースに要件を抽出しているので、演繹的アプローチよりも具体的な人物像をイメージしやすいでしょう。しかし、現在活躍している社員から導き出した要件は、あくまで現状においてのベストな要件でしかありません。将来企業が目指す姿や環境の変化なども考慮しながら設定することが重要です。
採用要件の具体例
ここまで採用要件の重要性や作り方について解説してきましたが、よりイメージしやすいように、職種別の具体例をいくつか紹介します。
営業職や企画職
営業職や企画職の採用要件を定義する場合は、BtoB（法人向け）なのかBtoC（個人向け）なのか、営業形態や手法、ポジションなどを明確にしたうえで、必要なスキルや経験を設定します。
以下は、BtoBのイベントマーケティングプランナーを採用したい場合の例です。
＜具体的な業務内容＞
営業DX（デジタルトランスフォーメーション）サービスや新規事業などに関するイベント・セミナーの運営
- イベント・セミナーの企画と実行（オンライン・オフライン）
- コンテンツ作成
- KPI（Key Performance Indicator、重要業績評価指標）・KGI（Key Goal Indicator、重要目標達成指標）の設定
- 予算管理
- マーケティングツールや調査を活用した効果の測定と分析
＜MUST（必須項目）＞
- 1年以上のマーケティング業務経験（BtoB領域）
- イベントの企画・運営チームに在籍していた経歴
- 他社と協力して物事を進められるコミュニケーション能力
＜WANT（歓迎項目）＞
- イベントの企画設計の実務経験（BtoB領域）
- マネジメント経験
エンジニア
一口にエンジニアといっても、コンピューターシステム開発の一連の流れにかかわるため、業務内容はさまざまです。たとえば、サービスの企画・開発からリリースまでを行うエンジニアもいれば、その一部分にしか携わらないエンジニアもいるでしょう。エンジニアの採用要件設定は経験年数よりも、具体的なスキルや業務経験を明確に設定することが大切です。
以下は、基幹システムの企画・開発・保守を任せる人材を採用したい場合の例です。
＜具体的な業務内容＞
ユーザーと要件定義を行い、システム製造を委託する外部企業と連携してプロジェクトの企画・管理を行う。
- 外部委託先との仕様検討、要件書作成
- プロジェクト管理
- システム受け入れテストの計画、実行
- 顧客向けのWebシステムの開発
＜MUST（必須項目）＞
- ユーザーと要件定義を実施した経験
- コーディングの経験
＜WANT（歓迎項目）＞
- プロジェクトマネジメントの経験
- Webシステム開発の経験
- システム化計画の策定に携わった経験
マーケティング
マーケティングも、任せたい業務を明確にし、必要なスキルや経験を設定します。
以下は、マーケティング責任者候補となれる人材を採用したい場合の例です。
＜具体的な業務内容＞
経営層や営業部門と連携して、営業DXやインボイス管理サービスに関するマーケティング戦略を構築し、施策を推進する。
- マーケティング戦略の構築と施策推進
- マーケティング部門のメンバーおよび各プロダクトマネージャーのマネジメント
- 予算の策定と管理
＜MUST（必須項目）＞
- マーケティング責任者の経験
- 経営陣や他部門と連携しながら高度な意思決定にかかわった経験
- マネジメント経験
＜WANT（歓迎項目）＞
- CMO（Chief Marketing Officer）の経験
- 事業責任者の経験
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採用要件を定義する際のポイント
より良い採用要件を定義するために、いくつか押さえておきたいポイントがありますが、大前提は、採用活動の目的を明確にし、見失わないようにすることです。この部分があいまいなまま進めてしまうと、採用活動が間違った方向に進んでしまう可能性があります。
ここからは、それらのポイントについて一つずつ解説します。
経営戦略をベースにする
経営戦略とは、企業が目指すビジョンや目的を達成するための方針のことで、全社戦略、事業戦略、機能戦略の3つのレベルに分けられます。
- 全社戦略
「どの事業領域でどのような事業を展開するか」「経営資源の配分をどうするか」といった、企業全体の大きな方針のことです。企業戦略ともいわれます。 - 事業戦略
事業分野ごとの方針のことです。競合企業や顧客を分析して、競争を勝ち抜くための戦略を策定します。 - 機能戦略
事業戦略を実現するために、営業、財務、人事などの機能別に策定する戦略です。
経営戦略をベースに採用要件を定義すると、戦略に一貫性を持たせやすく、求職者も企業の方向性をくみ取りやすくなるため、入社後のイメージもしやすくなります。
十分な時間をかける
採用担当者は、本来の業務と採用活動を兼務しているケースがほとんどです。採用活動にあてる時間や人員が足りないからといって、十分な時間をかけずに採用要件を決めてしまうと、本当に必要な人材からかけ離れた人材を採用してしまうこともあるでしょう。その結果、採用のミスマッチや早期離職となってしまえば、また一から採用活動を始めなければならなくなります。最初にしっかりとした採用要件を定義することが、採用のミスマッチや早期離職の防止につながります。
また、採用要件の定義によって採用活動の方向性が明確になるため、採用活動の効率も向上します。採用活動に取り組む社内体制を整え、十分に時間をかけて採用要件を定義しましょう。
それでも時間や人員が不足しているという場合は、企業に代わり採用活動を行ってくれる採用代行（RPO）を活用するのも一つの方法です。代行会社によって業務範囲はさまざまですが、採用計画の策定から内定後のフォローまでサポートしてくれるサービスもあります。
カルチャーフィットや意欲も重視する
カルチャーフィットとは、企業の文化と個人の価値観がマッチすることをいいます。スキルや経験が申し分ない人材でも、カルチャーフィットしていなければ、人間関係でトラブルになったり、モチベーションを維持できなかったりする可能性があります。
スキルや経験だけでなく、カルチャーフィットや仕事に対する熱意・意欲なども評価の対象とし、総合的に判断することで、採用ミスマッチや早期離職のリスクを軽減できます。
要件を増やしすぎない
できるだけ優秀な人材を採用したいあまり、要件を設けすぎると該当する人が少なくなり、応募自体が集まりにくくなります。高望みしすぎず、現実的な採用要件とすることが大切です。
対象の幅を広げるために、ペルソナは2～3人設定し、多様性や成長性、前項のカルチャーフィットや仕事に対する意欲といった点も意識しながら、要件を整理しましょう。採用だけでなく育成にも力を入れ、入社後に伸ばせることは要件に含めない、もしくはWANT（歓迎項目）とするなど、必要以上に対象者を絞り込まないことも、良い採用要件を作るための重要なポイントです。
客観的なデータを活用する
帰納的アプローチで現在活躍している社員をリストアップする際は、客観的なデータに基づいてリストアップします。主観的な要素が入ると、社員の能力を正しく分析できず、本当に求める人材とはかけ離れた採用要件になってしまいます。
特にあいまいになりがちなのが、行動や思考パターンなどの数値化することが難しい項目です。これらを客観的に分析するために、必要に応じてコンピテンシー診断などの分析ツールの活用もしましょう。コンピテンシー診断とは適性検査の一つで、下記の要素などを可視化できます。
- コミュニケーションスキルやリーダーシップ
- 行動・思考のパターン
- 仕事やキャリアにおいて何を重視するか
- どんなキャリアプランや職種が適しているか
- 職場や上司との相性
- ストレス要因
良い採用要件を定義するために、帰納的アプローチでは活躍する社員を正しく把握し、分析することが重要です。
求職者の視点を持つ
採用活動を成功させるためには、求職者の視点を持つことも大切です。近年、有効求人倍率は緩やかに上昇を続けており、売り手市場の傾向が強まっています。多くの求人が出ているなかで、求職者は自分にメリットがある企業で働きたいと考えるでしょう。
待遇なのか、仕事内容なのか、働きやすさなのか、何が自分にとってメリットと感じるかは人それぞれです。同業他社と比較したときの自社の強みや価値を分析したうえで、具体的なペルソナを設定し、どのようにアプローチをすれば求める人材に響くのか、求職者の視点で考えましょう。
PDCAを回して効果を検証する
PDCAとは、業務改善のためのフレームワークで、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の頭文字を取ったものです。
採用要件は、一度定義したら変更できないわけではなく、定期的に効果を検証し、より良い採用要件に最適化していくことが求められます。PDCAサイクルを繰り返していくことで、採用要件だけでなく、採用活動全体のなかでの課題や、採用市場の変化にも気づきやすくなり、改善を繰り返していくなかでノウハウも蓄積していきます。
採用目標を達成して採用活動をいったん終了する場合も、次回より良い採用活動を行うために、効果の検証は必ず行いましょう。
採用要件の活用方法
採用要件は定義したら終わりではなく、採用活動に反映させることが大切です。ここからは、具体的な活用方法を解説します。
社内や外部関係者と共有する
作成した採用要件は、採用活動にかかわるすべての関係者と共有しましょう。社内では、経営層、配属予定の部署などと共有し、求める人材像をすり合わせることが大切です。ブレのない正確な評価を行うために、面接担当者には特にきちんと採用要件を伝え、丁寧に認識をそろえます。
また、採用代行や人材紹介会社などを活用しているなら、外部の関係者にも具体的なペルソナを伝えることで、求める人材に出会える可能性が高まります。
全員が同じ基準を持つことで、採用活動をスムーズに進められるでしょう。
求人広告やスカウト文などに反映する
採用要件が定義できたら、設定したペルソナに響くように、これまでの採用チャネルや求人広告、自社サイトの採用ページ、ダイレクトリクルーティングのスカウト文などを見直し、定義した内容を反映させましょう。
こうすることで、求職者に対して統一性のあるメッセージを発信でき、本当に求める人材から募集が集まりやすくなります。逆にミスマッチのある人材からの募集は減らせるので、質の高い母集団を形成できます。
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採用要件を最適化して、優秀な人材を採用しよう
明確な採用要件を定義することで、採用活動をスムーズに進められ、面接担当者ごとの評価のばらつき、採用のミスマッチや早期離職のリスクの軽減にもつながります。
定義した採用要件は、社内や外部の関係者としっかり共有し、採用活動に反映させることが大切です。また、一度定義したら終わりではなく、PDCAサイクルを回し最適化していくことで、採用活動の効率・質ともに向上します。
採用難の時代に優秀な人材を採用するためには、戦略的に採用活動を行っていく必要があります。まずは採用活動の目的を明確にして、本記事で紹介した「演繹的アプローチ」「帰納的アプローチ」などを参考に、採用要件の定義に取り組んでみてはいかがでしょうか。
「人材要件定義」を正しく行うための完全ガイド
「人材要件定義」を、十分に検討・すり合わせできていますか。
不正確な定義は「候補者が、現場の求めている人材ではなかった」など非効率な採用活動につながりかねません。人材要件定義を改めて見直し、採用効率を上げませんか。