内定承諾書とは?【テンプレート付き】 効力や作成方法、提出手順を解説

内定承諾書とは?【テンプレート付き】 効力や作成方法、提出手順を解説

内定承諾書とは、どのような意味・法的効力を持つ書類なのでしょうか?今回は企業側・内定者側、双方の観点から、各書類のテンプレートや書き方、提出までの手順などを解説します。

また、内定承諾書の提出後に辞退の申し入れがあった場合の対応についても紹介します。

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内定承諾書とは

サインのイメージ

内定承諾書とは、企業が新卒採用や中途採用の内定者に発行する書類です。内定者は入社を決断して内定承諾書にサインすることで、企業に対して内定を承諾し、入社の誓約をすることになります。

内定通知書との違い

内定通知書は採用内定者に「内定した」ことを伝えるための書類です。企業によっては、内定通知書とほぼ同じ意味合いをもつ「採用通知書」を用いている場合もあります。

一方、内定承諾書は先述のとおり、企業に対して入社の誓約をするための書類です。内定通知書と内定承諾書はいずれも、企業が書面を発行して採用内定者に送付します。

内定誓約書との違い

内定承諾書と並んでよく使用される「内定誓約書」。両者に違いはあるのでしょうか?

そもそも内定承諾書は、内定承諾の意思表示の目的や辞退抑制などの効果はあるものの、法的な拘束力はありません。そういった意味で、「内定承諾書」「内定誓約書」の両者に差異はなく、どちらを使っても同様の意義のある書類になります。

内定承諾書の目的と効力

承諾しているイメージ

内定承諾書は内定者側・企業側にとってどのような目的と効力があるものなのでしょうか。それぞれの立場に分けて説明していきます。

内定者側

内定者側の目的として挙げられるのは、企業に入社する意思があることや、就職活動を終了する旨の意思表示です。内定承諾書には一般的に「入社することを承諾すること」「就職活動を終了し、正当な理由なく入社を拒否しないこと」などの文言が記載され、内定者はそれらを誓約することになります。

内定承諾書自体には法的拘束力はありません。一方で、内定承諾書を提出した時点で内定の合意がされたとみなされ、労働契約が成立します。そのため内定承諾書提出後の内定辞退は「労働契約解除の意思表示」と考えることができ、民法627条の定めによって、意思表示した日から2週間以内であれば解約が可能ということになります。

しかし、内定承諾書提出後の辞退は、企業に相応の迷惑や損害(研修用に準備していた備品が無駄になるなど)を発生させるものです。内定辞退の際には、誠意ある対応が必要でしょう。

企業側

企業側の目的としては、内定の証明と内定辞退の抑制が挙げられます。内定承諾書には、企業が内定者に対して内定を通知する「内定通知書」としての意味合いを持たせる場合もあります。

就職活動や転職活動では、内定をもらってからもより良い条件を求めて活動し続けたり、優秀な人材が複数の企業から内定をもらったりすることが考えられるでしょう。自社への入社を念押しする目的のもと、内定承諾書を発行します。

一方で、内定承諾書の提出がされた時点で労働契約が成立するので、内定承諾書提出後の「辞退」は契約違反として捉えることもできます。

内定者に対して準備していた研修のための費用や備品などで生じた損害については、損害賠償を請求することも事実上可能ですが、実際に請求するケースはまれだと言えるでしょう。

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内定承諾書と併せて内定者に送付する書類(テンプレート)

サインしているイメージ

企業が内定者に内定承諾書を送る際には、併せて「内定通知書」「労働条件通知書」を送るのが一般的です。ここでは、それぞれの書類の役割とテンプレート例を紹介します。

内定通知書のテンプレート

内定通知書は、その名の通り内定者に内定したことを通知する書類です。

令和〇〇年〇月〇日

(応募者氏名)様

株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇 〇〇

内定通知書

拝啓 貴殿におかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。このたびは、弊社入社試験にご応募いただきましてありがとうございました。また先日は最終面接にご足労いただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。

厳正な選考の結果、貴殿を採用内定といたしましたので、ご連絡いたします。

入社日は、令和〇〇年〇月〇日を予定しております。
つきましては、同封の必要書類に記入、署名・押印のうえ、期日内にご返送くださいますようお願いいたします。

なお万一、期日までにお届けがないときは、採用取り消しとなりますのでご承知ください。ご不明な点がありましたら、末尾に記載しました連絡先までお問い合わせいただけますと幸いです。

労働条件につきましては別途通知いたします。
まずは取り急ぎご通知申し上げます。

敬具

1.同封書類:入社承諾書、誓約書、身元保証書

2.提出期限:令和〇〇年〇月〇日(〇)必着

以上

問い合わせ先:株式会社〇〇〇〇
人事部採用課 〇〇 〇〇
TEL 000-0000-0000
MAIL 〇〇〇〇@〇〇.〇〇.〇〇

内定承諾書のテンプレート

内定承諾書には「内定の承諾」の意思表示と、内定取り消しになる場合の条件を記載します。

採用内定承諾書

株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇 〇〇 殿

私は、貴社からの採用内定を謹んで承諾いたします。また、提出書類で変更が生じた場合には、遅滞なくご報告いたします。

なお、内定期間中に下記事項が生じた場合は、採用内定を取り消されても不服申し立てはいたしません。

・健康上の問題で、就業が困難となったとき
・書類等に虚偽が発覚したとき
・犯罪行為またはそれに類する非行を犯し、あるいは貴社(貴会)の職員(社員)として不適格ないし品位を害する事由を生ぜしめたとき
・その他、勤務に支障をきたす事象が認められたとき

以上

令和〇〇年〇月〇日

住所:             

本人氏名:           印 
保証人氏名:           印 
(本人との関係           )

労働条件通知書のテンプレート

労働条件通知書とは、雇用契約を結ぶ際に企業が人材に発行する書類です。書面で必ず明示しなくてはならない事項が定められており、以下の5つの項目となります。

  • 労働契約の期間に関する事項
  • 就業の場所及び従業すべき業務に関する事項
  • 始業及び終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて就業させる場合における就業時点転換に関する事項
  • 賃金(退職手当及び臨時に支払われる賃金等を除く。)の決定、計算及び支払いの方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
  • 退職に関する事項(解雇の事由を含む。)

【引用】雇用・労働 > 労働基準 > よくある質問 > 採用時に労働条件を明示しなければならないと聞きました。具体的には何を明示すればよいのでしょうか。|厚生労働省

労働条件通知書のテンプレートは、厚生労働省のホームページからダウンロードできます。また2019年の改正によって労働条件通知書は、電子メールなどでの送付も認められています。

【参考】雇用・労働 > 労働基準 > 主要様式ダウンロードコーナー > 労働基準法関係主要様式|厚生労働省

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内定承諾書の書き方/提出までの手順

手順のイメージ

ここからは、企業に返送する内定承諾書の書き方から提出までの手順について、説明していきます。

まずは書類の確認を行います。企業から送付されるときには、以下の書類が同封されていることが一般的でしょう。

  • 内定通知書
  • 内定承諾書
  • 労働条件通知書

内定承諾書・労働条件通知書に書かれている内容を確認

内定承諾書には「入社することを承諾します」などの文言があらかじめ記載されているため、書き方に決まりはありません。同時に「内定取り消し」の条件についても記載されているのが一般的です。内定取り消し事由の例としては以下のようなものが挙げられます。

  • 履歴書などに虚偽の記載が発覚した場合
  • 内定者が健康上の理由で働けない状態になった場合
  • 内定者に犯罪行為があった場合
  • 会社の業績悪化など経営上やむを得ない場合

労働条件通知書には、契約の期間や給与、退職についてなどの労働条件が記載されています。採用面接等で聞いた内容と異なっていないかを確認してから、記入日や住所・氏名を記入し、所定の箇所に押印しましょう。

内定承諾書は入社の意思を固めてから

内定承諾書を提出することで入社の意思表示になります。内定承諾書を提出するとその時点で労働契約が発生し、提出後の辞退は「契約違反」となります。内定承諾書の提出後も辞退は事実上可能ではあるものの、企業の迷惑になることは避けられません。そのため内定承諾書は、入社の意思を固めてから提出することが望ましいです。

内定承諾書の返送期限

内定承諾書の返送期限は、採用内定者のもとに書類が届いてから10日前後としている企業が一般的です。先述した内定承諾書と同封されている「内定通知書」に、内定承諾書の提出期限を記載していることもあるため、期限を確認して遅れないように返送しましょう。もし提出期限の記載がない場合は、内定承諾書が届いてから一週間以内を目安に返送してください。

また、理由があって期限までに返送できない場合は、早めに企業に連絡をして返送期限を延ばしてもらいたい旨を相談しましょう。返送期限間近になってからの連絡はビジネスマナーに欠けるので避けてください。また、問い合わせ先にメールアドレスを記載している場合もありますが、お詫びの気持ちを伝えるためにも、採用担当者に電話で問い合わせます。延長の理由を聞かれた際は、「〇月〇日に他社の最終選考結果が出る予定なので待ちたい」など、正直に伝えるようにしましょう。

内定承諾書の添え状(送付状)テンプレート

内定承諾書を提出する際には、封筒に「添え状(送付状)」を同封するのがビジネスマナーです。ここでは、添え状のテンプレートをご紹介します。

令和〇〇年〇月〇日

株式会社〇〇〇〇
人事部
〇〇 〇〇様

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
(本人氏名)
TEL 000-0000-0000
MAIL 〇〇〇〇@〇〇.〇〇.〇〇

内定承諾書送付の件

拝啓 時下、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。このたびは内定通知書をご送付いただきありがとうございます。

つきましては、内定承諾書をお送りいたしますのでご査収ください。

敬具

・内定承諾書 1通

以上

内定承諾書はメールで送ってもOK

メールのイメージ

内定承諾書は、メールで送付・受け取りをしても問題ありません。内定承諾書には個人情報が含まれるため、企業側も労働者側も情報の管理には十分な注意が必要です。

内定承諾書を提出した後の内定辞退にどう対応する?

内定辞退のイメージ

企業は内定者から内定承諾書を受け取った後、研修の準備や入社後の受け入れ体制などの整備を始めます。ところが、内定承諾書を受け取った後に、辞退の申し入れがある可能性もあります。

しかし先述したとおり、内定承諾書には法的な拘束力はありません。憲法で定められた「職業選択の自由」や、労働基準法で定められた「強制労働の禁止」などにより、辞退を拒否し強制的に入社させることはできないのです。

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内定後のフォローの重要性

フォローのイメージ

内定後の辞退、内定承諾書提出後の辞退は拒否できないものの、辞退の申し入れ自体を減らすことは可能です。そこでカギとなるのが内定後のフォロー。

内定後のフォローとしては、電話・メールなどでのコミュニケーションで入社までの不安や疑問点を解消したり、内定者同士の懇親会を開いたりすることがあります。内定者がベストな状態で入社を迎えられるよう、フォローしていくことが重要です。

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著者プロフィールBizReach withHR編集部

BizReach withHR編集部です。先進企業の人事担当者へのインタビューや登壇イベントなどを中心に、企業成長に役立つ「先進企業の人事・採用関連の事例」や、 事業を加速させる「採用などの現場ですぐに活用できる具体策」など、価値ある多様なコンテンツを展開していきます。