近年、採用活動を成功させるために、ペルソナを設定する企業が増えています。しかし、「必要性はなんとなくわかっていても、具体的にどのように設定すればいいかわからない」という方もいるのではないでしょうか。
そこで、本記事では採用活動においてペルソナの設定が必要な理由や設定するプロセス、具体例、作成したペルソナを活用する方法などをわかりやすく解説していきます。
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採用活動におけるペルソナとは？
近年は日本でも雇用の流動化が進みつつあり、人材採用の難度は上がり続けている状況です。「求人広告を出しても、なかなか応募が集まらない」という課題を抱える企業のほか、「採用した人材がすぐに辞めてしまった」という悩みを持つ企業も多いかもしれません。せっかく採用した人材がすぐに辞めてしまうと、企業にとって負担が大きくなってしまいます。
こうしたなかで、採用活動を効率化するために採用ペルソナを設定する企業が増えています。
採用ペルソナを設定することで、自社が求める人物像を明確にできるとともに、求職者に対してより的確なアプローチがしやすくなります。
ペルソナとは
そもそも、ペルソナとはどういうものでしょうか。
もともとはマーケティングの概念で、自社サービスや商品を使ってもらいたい典型的なユーザー像を意味します。
まず、想定しているユーザーの基本的な経歴やライフスタイル、趣味やし好などを緻密に設定し、実際に存在していそうな架空の人物像を作り出します。出来上がったペルソナをもとにして、商品企画やブランディング、販促活動に活用していくのです。
特定の人物像をイメージすることで、その人物像にあわせたより具体的な企画や商品に落とし込むことが可能になり、マーケティングの精度を高められます。
こうしたペルソナの考え方を採用活動に取り入れたのが採用ペルソナです。採用活動を進めるにあたって、自社が採用したい人材の保有スキル、これまでの経験、重視する価値観などを具体的に挙げて、採用したい人物のイメージを作り上げていきます。
ペルソナとターゲットの違い
ペルソナと似ている言葉に、ターゲットという言葉があります。両者の違いは、設定方法とパーソナリティーがあるかどうかの2点が挙げられます。
ターゲットの場合は、性別や年齢、職業、属性といった大きな枠組みでグルーピングして設定します。例えば、「30代、エンジニア」といった大まかなグループを表すのがターゲットであり、この中にはさまざまな特徴を持つ人が含まれます。
それに対して、ペルソナの場合は、ターゲットとなるグループに属する特定の個人をイメージして一から作り上げていきます。例えば、「38歳、アプリ開発を5年以上経験しているエンジニア、年収850万円、既婚、子どもは1人、性格は好奇心旺盛で新しいことが好き、顧客対応に慣れていて、チームリーダーとしてマネジメント経験がある……」というように、詳しく人物像を想定します。
スキル、経験、ライフスタイル、価値観などを細かく設定し、より具体的な人物像を作り上げていくのが、ペルソナなのです。
大まかなターゲットを決めただけでは、社内で求める人材像に食い違いが出てしまう可能性があります。また、入社後にどのような業務をしてもらうかを事前に想定しにくくなります。
漠然としたターゲットではなく、より具体的なペルソナを設定することが採用活動においては必要なのです。
採用活動でペルソナを設定する目的
企業が採用ペルソナを設定する目的は大きくわけて2つ挙げられます。効率的な採用活動の実施と、入社後のミスマッチを避けるためです。それぞれを以下で解説します。
効率的な採用活動につなげるため
ペルソナを設定することで、自社が求める人材のイメージが明確になり、求める人材にアプローチするためにはどういった採用活動を実施すればいいかが見えてきます。ゴールから逆算した施策を展開できるようになるでしょう。
これによって、「求人広告を出したのに求める人材の応募が来ない」といった事態を回避し、採用活動の効率化につなげられます。
入社後のミスマッチを避けるため
採用ペルソナによって自社が求める人物像をより明確にすることで、選考の際に自社にマッチしているかどうかを見極めやすくなります。設定したペルソナと応募者を比較することで、職場に適応できる可能性が高い応募者を見極めて採用できるからです。
入社したあとに、実は業務に必要なスキルや経験を十分に持っていないことがわかった、価値観やマインドが自社にあわなかったとわかると、企業にとっても応募者にとってもいい結果にはつながりません。
採用ペルソナを設定するメリット
採用ペルソナを設定することで得られるメリットはいくつかあります。その中でも代表的なものとして以下の3つが挙げられます。
- 自社が求める人物像が明確になる
- 求める人材のイメージを社内共有できる
- 応募者にとっても自分にあう企業を見極めやすい
自社が求める人物像が明確になる
ここまで触れてきたように、採用ペルソナを設定することで、自社に必要な人材や自社にマッチする人材のイメージが明確になります。
これによって、企業は求める人材のニーズにあわせて採用活動の手法や求人情報を掲載する媒体を選択でき、的確に自社の魅力を発信していくことが可能になります。効率的な採用活動につなげられ、求める人材を採用できる可能性も高まるでしょう。
求める人材のイメージを社内共有できる
経営層が考える必要な人材と、現場で活躍する人材が食い違っていた、というケースが起こることがあります。こうした事態の回避に役立つのが採用ペルソナです。
採用ペルソナを設定することで、採用広告の担当者、選考で面接を担当する社員、経営側と現場の社員で共通のイメージが持てるようになり、採用の目的や求める人材の基準を統一化できます。
求める人材のイメージを社内共有した結果、採用活動におけるミスマッチを防ぎやすくなります。入社後、採用した人材が会社に早くなじめたり、自分に合った業務で活躍しやすくなったりすることで、早期離職を避けることにもつながります。
応募者にとっても自分にあう企業を見極めやすい
企業の求める人物像が明確になり、その人材にアプローチするために的確なメッセージの発信ができるということは、裏を返せば、求人募集を見る応募者側にとっても求めている情報を得やすくなるということです。応募者が自分にあう企業を見極めやすくなるということは、企業、応募者の双方にとってメリットが大きいといえます。
こうした点をふまえて、応募者が企業にどのような要件を求めているかを検討し、応募者の視点で情報発信をすることが企業にとって重要です。
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採用ペルソナを設定するプロセス
ここからは、採用ペルソナを設定する際のプロセスを紹介します。大きな流れとしては、次の5つのステップがあります。
- 経営者や現場の意見を聞き必要な人材を検討する
- 採用目的を明確にする
- 求める人材の要件を書き出し優先順位をつける
- 要件にあわせてペルソナを設定する
- 設定したペルソナを採用活動に活用する
1. 経営者や現場の意見を聞き必要な人材を検討する
採用ペルソナを設定するにあたって、まずは「どの部署に、どんな人材が、いつごろまでに、何人くらい必要か」という人員計画を検討する必要があります。
深く考えずにやみくもに採用活動をスタートしてしまうと、求めているスキルを持つ人材が見つからない、採用したものの適切な仕事がない、といった事態になってしまうこともあります。その結果、採用活動に関わる業務の時間が増えたり、人材が早期離職してしまい新たな採用コストが発生したりするなど、負担も大きくなってしまいます。
そこで、ペルソナを設定する前に、まずは経営者や各部署のリーダー、現場スタッフにヒアリングを行い、自社や各部署が求めている人材を把握するようにしましょう。
特定の層だけに話を聞くと、求める人材の認識に食い違いが出る可能性があるため、さまざまな立場の人からヒアリングすることが大切です。
2. 採用目的を明確にする
必要な人材を定義したら、自社の採用目的を明確にしましょう。「なぜ今、新しい人材を採用する必要があるのか」を検討します。
例えば、退職者の業務を引き継ぐ人材が必要なのか、新規チーム立ち上げのための人材が必要なのか、育休を取得する社員の業務を補うための一時的な欠員補充なのか、リーダーとして活躍できるマネジメント人材が必要なのか、など。同じ職種であっても、採用の目的によって求める人物像や必要なスキルは異なるはずです。
採用する目的をしっかりと定義することで、どんなスキルやマインドを持つ人材が必要なのかが明確になります。また、採用後にどんな業務を任せるのか、どのように育成していくかといった先々のプランも見えてくるでしょう。
3. 求める人材の要件を書き出し優先順位をつける
人員計画や採用目的を定義したのち、求める人材の要件を書き出していきます。
まずは、必要なスキルや経験、これまでの職歴、資格、使えるツールやアプリケーションを思いつくままに列挙していきます。数は気にせず、まずは頭に浮かんだ要件をどんどん出していきましょう。
次に、優先度が高い必須要件、できればほしい歓迎要件、優先度が低い要件などに分類して整理します。
このときに、「なぜ、その要件が必要なのか」という理由までしっかり考えておくと、説得力のあるペルソナを設定できます。また、採用する部署の業務内容の特徴、社内の雰囲気をふまえたうえで検討していくと、求める人材のイメージがよりはっきりとしたものになるでしょう。
なお、この段階で、「こういう人材は採用したくない」「こういう人材は自社には向かないだろう」というネガティブな要件も整理しておくとよいでしょう。採用基準がより明確になり、ミスマッチ回避につながります。
4. 要件にあわせてペルソナを設定する
求める人物像の要件を整理したのち、具体的なペルソナを作成していきます。
ここで大事なのは、理想を詰め込みすぎないようにすることです。高いスキルを持った人材を採用したいと思うばかりに、現実的ではない要件をそろえてしまうと、ペルソナに合致する人材がそもそも見つからなくなってしまうかもしれません。
入社時から持っていてほしい必須スキル、入社後に研修などで習得できるスキル、なくても構わないスキルをわけて考え、将来的なポテンシャルを含めて検討していくことが大切です。
適切なペルソナを設定するためには、自社ですでに活躍している社員を参考にすることも効果的です。本人や周囲にどのように活躍しているか、仕事に対する考え方などをヒアリンすると、採用したい人材のイメージがより明確になるかもしれません。
5. 設定したペルソナを採用活動に活用する
設定したペルソナをもとに、求人情報に反映する内容を決めていきます。具体的な職務内容、求める経験、資格、必須要件、歓迎要件、待遇などを明確にしていきましょう。
ペルソナに近い人材にアプローチするために、求人情報を出すメディアや手法を選定したり、求める人材に共感してもらいやすいメッセージを発信したりといった工夫も必要です。
また、採用活動に関わる社員がペルソナを共有することで、募集時に出すメッセージや、面接を通して伝える内容や選考基準が明確になり、社内での選考基準も明確になります。
採用ペルソナの設定に必要な項目
採用ペルソナを設定する際は、求める人材のイメージを可能な限り具体的にしていくことが大切です。一例ですが、次のような項目を検討していくと、具体的なペルソナを設定できます。
- 年齢、学歴、年収など
- 経験、スキル、保有資格
- 価値観、マインド、人柄
年齢、学歴、年収など
まずは、求める人材の基本的な情報を明確にしていきます。採用したい人物の想定している年齢や性別、学歴、これまでの年収、居住地、家族構成、趣味、特技などを具体的にイメージしていきましょう。
経験、スキル、保有資格など
続いて、これまでの業務経験、保有スキルや資格などを設定します。これまで働いていた業界や企業、携わってきた業務のイメージをなるべく具体化しましょう。
イメージが具体的であればあるほど、面接時に話を深掘りして聞きやすくなるほか、入社後に任せる業務や活躍する姿のイメージを持ちやすくなるはずです。
価値観、マインド、人柄
仕事をするうえで大切にしている考え方、やりがいを感じる瞬間、企業選びで重視していること、転職理由、性格などをイメージして、価値観やマインド、人柄を設定していきます。
スキルや経験が必要要件をクリアしていても、価値観やマインドが自社の方向性とあわなければ入社後のミスマッチや早期離職につながってしまう可能性があります。
例えば、家族と過ごす時間を大切にしたいと考える人にとっては残業が多い職場はあわないかもしれないですし、成長できる環境を求める人にとっては、ルーティンワークが多い業務はあわないかもしれません。また、リモートワークをしたい人は出社が必須の会社は応募を避ける可能性が高いでしょう。
自社の社風や働く環境をふまえたうえで、どんな価値観を持つ人材に来てほしいかを明確にすることが大切です。
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採用ペルソナの具体例
企業によって設定する採用ペルソナはさまざまです。参考までに、中途採用におけるペルソナ設定の具体例を紹介します。
採用ペルソナの具体例・エンジニアの場合
採用ペルソナの設定の仕方に決まりはないですが、1つの例を紹介します。こちらはエンジニアの場合のペルソナの例です。
| 性別 | 男性 |
| 年齢 | 35歳 |
| 最終学歴 | 中堅私大 情報工学系の学部を卒業 |
| 職業 | システムエンジニア |
| これまでのキャリア | 3年間Webサイト制作を担当後、保険業界向けのスマホアプリ開発を担当。マネジメント経験あり。チームリーダーとして顧客対応や若手育成にも携わる |
| 保有スキル | PHP、Java、Ruby 英語対応可能 |
| 家族 | 既婚、3歳の子どもが1人 |
| 性格・志向 | 明るく前向きで、責任感が強い、挑戦しがいのあるチャレンジングな仕事に積極的に取り組みたい |
| 転職理由 | 新しい環境で、上流工程から関われる仕事をしたいため。育児もあるので時間の調整をしやすい職場で働きたい |
| 希望年収 | 900万〜1,000万円 |
| 会社選びで重視すること | 大きなプロジェクトに参加できる、リモートワークで効率良く働ける、スキルアップができる |
ここで挙げた項目を参考に、自社ならではの視点を取り入れて採用ペルソナを作成してください。ペルソナ設定後は経営者や現場スタッフにも確認してもらい、必要な修正を追加していきます。
採用ペルソナを設定する際のポイント
適切な採用ペルソナを設定して、効率的に活用していくために、次のポイントに注意しましょう。
主観で作らない
採用担当者個人の思い込みや主観でペルソナを設定しないようにしましょう。主観だけでペルソナを作ってしまい人材を採用すると、現場と意見が異なり、入社後にミスマッチが起きてしまう可能性もあります。
前もって、現場で活躍している社員にアンケートをとったり、競合企業や採用マーケットの動向を分析したりして、客観的な視点をふまえたうえでペルソナを作ることを意識してください。実際の求職者の傾向とマッチしない、求める人材が見つからないといった状況を防ぐことにもつながります。
細かくしすぎない
ペルソナを細かく設定しすぎてしまうと、該当する人物が少なくなり、かえって採用活動が難航してしまうことがあります。
必須で求める要件と、できればほしい歓迎要件、なくても構わない要件を明確にしておき、ある程度の幅を持たせておくことが大切です。そのためにも、採用の目的や要件の優先度を整理しておきましょう。
複数のペルソナを設定する
実際の採用活動ではさまざまな個性を持った人物が応募して、選考を受け、入社します。1つのペルソナだけにしばられてしまうと、選考の難度が上がるだけでなく、組織の多様性を失うことにもつながりかねません。
人材を配置する部署や業務内容、自社の方向性をふまえ、事前に複数のペルソナを作っておくことで、採用の機会損失を防ぎ、効果的な採用活動につなげられます。
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社内で共有する
設定したペルソナは社内で共有しましょう。採用担当者や現場の社員が共通のイメージを持てるようになり、採用の目的や求める人材の基準を統一化できます。
作成時は採用担当者だけではなく、現場の社員や経営者の意見を取り入れることがポイント。作成後はフィードバックを受けるといいでしょう。
多くの視点を取り入れることで、自社の求める人物像がより明確になるはずです。
定期的に見直してブラッシュアップする
ペルソナは一度設定したら終わり、ではなく、定期的に見直しをしてブラッシュアップすることが必要です。なかなか応募者が集まらない場合はペルソナを見直して、難度を下げることも検討しましょう。
また、ペルソナを活用して採用した人材がうまく会社になじめなかったなどミスマッチが起きてしまった場合は、求める要件から改めて検討し、ペルソナを見直したほうがよいでしょう。
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採用ペルソナの活用方法
ペルソナは設計するだけなく、実際の採用活動において活用することで意味があるものになります。ここでは、ペルソナ設計後に行うことを紹介します。
ペルソナにアプローチできる媒体を選定
求人情報サイトや人材紹介会社など、求人情報を掲載する媒体はさまざまあります。あらゆる企業を網羅する媒体、業界や職種に特化した媒体、ダイレクトなコミュニケーションがとれる媒体、ハイクラス人材に特化した媒体など、特徴も母数も多種多様。そのため、設定したペルソナにより多く見てもらえる媒体、手法を検討することが大切です。
設定したペルソナにアプローチしにくい媒体を選択してしまうと、費用対効果が悪くなり、採用活動の負担につながってしまいます。せっかく作ったペルソナが意味のないものになってしまいます。
ペルソナにあわせて自社にあった媒体を選定することが、採用活動の成否をわけるカギになるといえます。
ペルソナのニーズにあう募集要項を作成
求人情報を出す媒体の選定を終えたら、設計したペルソナにあわせて募集要項やスカウト文を作成します。
応募者がどんな情報を知りたがっているか、どんな企業で働きたいと思うかなどを考え、発信するメッセージを検討していきます。大事なことは、自社の魅力をしっかりとアピールしながら、ペルソナに近い人物に「この会社で働きたい」と共感してもらえるようなメッセージ、条件を打ち出すことです。
ペルソナとして設定した求める人物像が、しっかりと文面や条件に反映されているかを確認したのち、求人情報を公開したり、スカウト文を送信したりします。その後は、応募者の反応を見ながら、適宜修正を加えていくとよいでしょう。
求人情報を出す以外に、日頃から採用マーケティングや自社サイトでの情報発信、スカウトなどに力を入れている企業も多いはず。こうした活動を企画、実行する際にも、設定したペルソナをぜひ活用してみてください。
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まとめ
自社にあった採用ペルソナを設定して採用活動につなげることで、採用活動の効率化や入社後のミスマッチを回避できます。採用の目的や求める人材がはっきりするため、採用ブランディングも強化できるでしょう。また、ペルソナを定期的に見直ししてブラッシュアップしていくことで、より精度が高まっていくはずです。
「募集をかけても応募者が集まらない」「求める人材がなかなか来てくれない」「採用活動の負担が大きい」といった課題を抱える企業は、まずは自社にあった採用ペルソナを設定し、採用活動に取り入れてみてはいかがでしょうか。
人材要件定義だけでなく「ペルソナ」設計も重要な理由
人材要件定義だけでなく「ペルソナ」設計も行う。それが採用成功への近道です。
ペルソナ設計をすることによって、求める人材像はより明確になり、採用チームにおける共通言語にもなります。確度の高い採用活動のために、ペルソナ活用を始めましょう。