【テンプレート付き】面談シートを有効活用する方法とは? 記入項目例、面談の進め方を紹介

【テンプレート付き】面談シートを有効活用する方法とは? 記入項目例、面談の進め方を紹介

毎日仕事に真面目に取り組んでいるのに、思うような成果に結びつかなかったり、社内の人間関係やワークライフバランスに悩んだりする社員も少なくありません。自分なりにさまざまな工夫や対策を講じて解決できる場合もありますが、第三者からのアドバイスが必要なケースもあるでしょう。

しかし、仕事と直接関係のないことは業務時間中に相談しにくく、一人で悩みを抱えてしまいがちです。個別に時間を確保して面談をする方法もありますが、あらたまった場になると相談したい内容がうまく説明できない、正確な意図が伝えられないという方も多いのではないでしょうか。

そのようなときにおすすめしたいのが、面談シートの活用です。この記事では、そもそも面談シートとは何か、面談シートを活用するメリットやどのような項目を記載すればよいのか、テンプレートや記入例を含めて解説します。

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人事における面談とは

人事における面談とは

人事における面談とは、上司が部下の現状をヒアリングし、悩みや困っていることを聞いたり、それに対するアドバイスをしたりするものです。

基本的には評価を行うための人事評価面談ではありませんが、評価を目的として行われることもあり、その場合には事前に社員へ伝えておく必要があります。

ちなみに、面談でヒアリングする内容としては、業務に直接関係する内容以外にも、仕事とプライベートの両立に関する悩みや今後のキャリアプランなどがあり、多岐にわたります。

また、面談は上司と部下の1対1で行われる場合がほとんどです。

面談を行う目的

面談を行う目的

企業が面談を行う背景にはさまざまな目的があります。

  • 上司と部下との信頼関係構築
  • 人材育成
  • モチベーションの維持・向上

ここでは、おもな3つの目的を紹介しましょう。

上司と部下との信頼関係構築

上司と部下との間では、普段の業務において仕事と直接関連しない内容は、周囲の目や職場の空気もあり、話しづらいことが多いものです。しかし、面談という場であれば、気軽に相談できることもあるでしょう。

上司は部下のさまざまな悩みに耳を傾けることで、部下が安心して仕事に取り組める環境を構築できます。部下はささいな悩みであっても正直に悩みを打ち明けることで、上司と部下との信頼関係も構築されるでしょう。

人材育成

部下から悩みを相談された上司は、それを解決できるようさまざまなアドバイスを行います。また、普段の仕事ぶりを観察するなかで気付いた点を部下に対してフィードバックする機会にもなります。

これにより、仕事に対して部下が抱いている不安を解消できると同時に、部下自身が気付いていない問題や課題の認識とそれに対するアドバイスを提供でき、部下の成長につながるでしょう。

モチベーションの維持・向上

面談では上司から部下に対して問題点や課題点をフィードバックするだけでなく、評価すべき点も伝えられます。

部下にとっては、上司が普段自分の働きぶりをどう思っているのかを知る機会にもなり、自身の評価されている点を認識することでモチベーションの維持・向上が期待できます。

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面談シートとは?

面談シートとは?

面談シートとは、部下が上司に対して面談で伝えたい内容や、上司から部下に対して伝えたいフィードバック内容、質問項目などをまとめたシートです。

面談に臨む前に、部下は面談シートに記入しておき、それをもとに上司との面談を進めていきます。また、面談で会話した内容を面談シートへ記載しながら進めていくと、面談の内容を振り返ることもできるでしょう。

面談シートを活用するメリット

面談シートを活用するメリット

面談で伝えるべき内容を面談シートへ記載するのに時間がかかってしまうと思う人もいるかもしれません。しかし、面談シートを活用しながら面談に臨むことで、以下のようなメリットがあります。

  • 伝えたい内容を整理できる
  • 面談の内容を後から振り返ることができる

この2つのメリットについて解説していきます。

伝えたい内容を整理できる

面談で相談したい内容や伝えたい内容を考えていても、うまく整理できず相手に対して正確な内容や意図が伝わらないことがあります。

一人あたりの面談時間が限られているなかで、簡潔に内容を伝えるためには面談シートにあらかじめ内容を記載し、整理しておくことが面談の効率を上げるのに役立ちます。

また、面談時の伝え漏れを防げるのも面談シートを活用するメリットといえるでしょう。

面談の内容を後から振り返ることができる

面談シートを確認することで、部下は上司から受けたフィードバックやアドバイスを後から振り返ることができます。

また、上司も部下に伝えたフィードバック内容を振り返り、さらに効果的なフィードバックやアドバイスがなかったかを考えることで、今後の面談の参考にできます。

面談シートを活用した面談の進め方

ここからは、面談シートを活用した面談の進め方について、面談当日の流れや手順も含めて紹介します。

■面談シートを使った面談の進め方

  1. 面談の目的を社員へ周知
  2. 面談シートへの記入
  3. 面談スケジュールの調整
  4. 面談の実施
  5. 今後の目標のすり合わせ
  6. 今後に向けた励まし・締めくくり

面談の目的を社員へ周知

まずは人事部から全社員に向けて面談の実施を案内するとともに、なぜ面談を行うのか、その目的や趣旨も伝えます。

単純に、人事部から社員に対して面談を実施するよう案内をするだけでは、何のための面談なのか趣旨がわからず、上司と部下は戸惑ってしまいます。そのため、面談の目的を明確にしてから、社員に周知するようにしましょう。

面談シートへの記入

次に、面談シートのフォーマットを作成し、社員に展開したうえで、面談当日までにあらかじめ記入してもらいましょう。

ただし、面談シートのフォーマットを渡しただけでは具体的にどのような内容を記入すればよいのかわからない社員もいるかもしれないため、記入例も展開するとスムーズに進められます。

面談スケジュールの調整

上司と部下の間で面談スケジュールを調整し、日程と時間を確定してもらいましょう。一般的な面談の時間は1人あたり15〜30分の場合が多いですが、面談の目的や趣旨によって人事部が目安の時間を指定しておくとよいでしょう。

面談の実施

面談シートへの記入と面談日程の調整が完了したら、上司と部下で面談を実施します。今回は参考として、1on1などの面談で活用できる流れの一例を紹介します。

■面談の流れ

  1. 導入・アイスブレーク
  2. 面談の趣旨説明
  3. 現状の把握
  4. 質疑応答
  5. フィードバック
導入・アイスブレーク

アイスブレークとは、会議や打ち合わせ、面談などの場面で緊張を解きほぐすための手法を指します。

上司との1対1の面談では、部下は緊張することもあるでしょう。面談のなかで部下の本音を引き出すためにも、まずは緊張をほぐすことが重要です。

アイスブレークとして、導入段階では軽い雑談から入るのがおすすめです。たとえば、趣味のことや家族のことなど、仕事以外の話題に触れることで緊張が解けやすくなります。

面談の趣旨説明

人事部からすでに面談の目的は説明されていますが、あらためて上司から部下に対して面談の趣旨を説明しましょう。

冒頭でも説明したとおり、面談は人事評価に結びつけないことが一般的ですが、もし人事評価を前提にした面談を行う場合には、あらためて趣旨説明の場でも明確にしておきましょう。

現状の把握

次に、いよいよ面談の本題に入っていきます。まずは現状の把握として、現在の仕事内容の確認、目標の確認からはじまり、体調やメンタルなど健康面の確認、業務のなかでうまくいっていることや、困っていることなどをヒアリングします。

部下が、業務がうまくいっていると感じていない様子だった場合は、楽しいまたは自分に合っていると感じる業務は何かをヒアリングしましょう。

ただし、困っていること、うまくいっていないことがあった場合でも、部下が話したがらない内容は無理に追及しないようにします。無理に追及してしまうと、上司と部下の信頼関係を損ねてしまうことにもなるため、部下が話したいと感じたタイミングで相談してもらえるようフォローしておきましょう。

質疑応答

現状の把握が終わったら、部下からの質問を受け付け、それに回答します。

ただし、質問内容によっては上司から回答ができない、または即答が難しい場合もあるでしょう。そのような場合には、担当部署に確認するなどして後日対応します。

また、部下に対して開示できない機密情報などが含まれている内容については、はっきりとその旨を伝えるとともに、回答できない理由についても明確にしておきましょう。なぜ回答できないのか明確な理由がないと、部下は上司や会社に対して不信感を抱いてしまうこともあります。

フィードバック

質疑応答の後は、それに対するフィードバックを上司から行います。

フィードバックにおいて重要なのは、高い成果を上げた内容に対しては良い点として明確に伝えることです。これにより、部下は自分自身が評価されていると認識でき、モチベーションアップにつながります。

部下が困っていることやうまくいっていないことに対して、上司の立場から何らかの助言やアドバイスができる場合にはそれも簡潔に伝えましょう。その際に重要なのは、成果が上がっていないからといってネガティブな表現で責め立てるのではなく、「こうすればもっとよくなる」と前向きで具体的なフィードバックを行うことです。

フィードバックの仕方を誤ってしまうと、部下のモチベーションを低下させることにもなりかねないため注意しましょう。

人・組織を育てる「フィードバック」の基礎知識

今後の目標のすり合わせ

フィードバックを通して、部下がこれから取り組むべき内容が見えてきたら、今後の目標のすり合わせを行いましょう。たとえば、営業担当者として「商品Aの販売に力を入れる」といった抽象的な目標ではなく、「半年後までに商品Aの売上を○%アップさせる」など定量的な目標を掲げるのが理想です。

また、部下が今後どのようになりたいのか、目指すキャリアに応じて身につけるべきスキルや能力が見えている場合には、それも目標として認識をすり合わせておくとよいでしょう。

今後に向けた励まし・締めくくり

面談の最後には、部下に対して励ましの言葉をかけます。ここで重要なのは、部下一人ではなく上司も一緒になって取り組み、フォローする姿勢を示すことです。

たとえば、「困ったことがあればいつでもフォローするから、一緒に頑張ろう」といった一言があれば、部下は上司からのフォローが得られると感じて安心でき、モチベーションを高められます。

面談を実施する際のポイント

面談を実施する際のポイント

面談においては、上司は部下の本音を引き出すことで悩みについて一緒になって考えることができます。しかし、上司から部下に「本音で話そう」と促しても、心理的な抵抗を抱くこともあり、本音を引き出すことは簡単ではありません。

では、部下の本音を引き出すためには、上司はどのような点を心がけるべきなのでしょうか。ここでは、1on1などの面談の場で活用してほしい2つのポイントを紹介します。

部下の話を聞く

面談のなかで部下が話す内容に誤りがあったとき、つい話を遮って訂正したくなることもあるでしょう。しかし、途中で話を遮られてしまうと、部下は自分の話を聞いてくれないと感じてしまいます。

そのため、面談の場では部下の話に耳を傾ける姿勢を見せることが重要です。また、普段の業務のなかで改善すべき内容や伝えたい内容があった場合も、部下が話したがっていればそちらに時間を割き、面談の場で話すのではなく後日あらためて伝えるなどの対応も必要です。

話しやすい雰囲気をつくる

面談のようなあらたまった場では、緊張して話せなくなる部下もいるでしょう。そのような状況のなかで、「なぜ◯◯できなかったのか?」といったような質問の仕方では、部下は高圧的に感じてしまい、萎縮してしまいます。

面談のはじめにアイスブレークで緊張をほぐすことはもちろんですが、「今後どのように改善していけばよいと思うか?」といったように、前向きな質問も心がけ、部下が話しやすい雰囲気をつくることが重要です。

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面談シートに記載する項目の例

面談シートに記載する項目の例

面談を実施する前、または面談の実施中には面談シートへ内容を記載しておくと紹介しましたが、具体的には以下のような内容を記載するとよいでしょう。

  • 職務内容と目標
  • 目標に対する進捗状況
  • 業務で成果を上げた内容
  • 業務のなかで困っていること
  • 業務以外で困っていること
  • フィードバック、困っていることに対するアドバイス
  • 次の目標

ここからは、面談シートに取り入れたい項目の例を7つ紹介します。

職務内容と目標

面談の実施前に、現在取り組んでいる職務内容と目標を部下が記載します。上司が面談シートを見たとき、目標を具体的に把握できるよう、可能な限り定量的な内容を記載します。

たとえば「商品Aの売上○万円」など、数字で表せる内容を記載しましょう。

目標に対する進捗状況

目標に対する現在の進捗状況を部下が記載します。

進捗率は可能な限り数字で表すことはもちろんですが、そのために具体的に何に取り組んでいるのかも記載しておきましょう。

たとえば、「進捗率◯%。今のペースのままでは目標が未達に終わってしまうため、既存顧客へのアプローチを継続するとともに、インサイドセールスによって新規顧客の開拓に取り組んでいる」のように簡潔にまとめます。

業務で成果を上げた内容

これまでの業務のなかで、成果を上げた内容を部下が記載します。成果のなかで定量的に判断できるものがあれば優先的に記載しておきましょう。

たとえば、営業担当者であれば「売上○万円」や「利益率○%」、バックオフィス部門の担当者であれば「業務プロセスの見直しによって工数が○%削減された」などが挙げられます。

業務のなかで困っていること

業務を進めるなかで現在困っていること、成果が上がらず悩んでいることなどを部下が記載します。

なぜ成果が上がらないのか、その原因がわかっている場合にはそれについても記載しましょう。

たとえば、営業担当者であれば「顧客との商談を進めるなかで、あと一歩のところで成約につながらないケースが多い。顧客が抱える課題解決に対するアプローチが弱い、または自分自身のセールストークの組み立て方に問題があるのではないかと不安に感じている」といった内容が考えられます。

業務以外で困っていること

業務とは直接関係ないものの、仕事やプライベートも含めて困っていることがあれば部下が記載します。

たとえば、「毎日のように長時間残業が続いており、肉体的・精神的につらい」といったワークライフバランスに関する悩みや、「先輩社員○○さんからの指導を受けているが、厳しい言葉で責め立てられる」などのハラスメントに関する相談、さらには「将来は○○の部署で○○の仕事に従事したいが、キャリアアップのために何をすればよいか?」といったキャリアプランに関する相談などもあります。

これらの悩みは、業務時間内に上司へ直接相談することが難しい場合も多く、ほかの社員に聞かれたくないと感じる部下もいます。そのため、1対1でじっくりと話ができる面談の場をうまく活用するのがおすすめです。

フィードバック、困っていることに対するアドバイス

部下のコメントに対し、上司からフィードバックやアドバイスを記載します。

うまくいっていないこと、悩んでいることに対しては、上司の経験や考えをもとに具体的に記入しましょう。

たとえば、上で例に挙げた営業担当者の悩みに対するフィードバック、アドバイスとしては、「○○さんは顧客に対して寄り添う営業姿勢が見られ、多くの信頼を獲得できていると思います。セールストークについては○○の部分をより強くプッシュできるよう組み立てると顧客の反応もよくなるはずです。今度一度練習してみましょう」といったコメントが有効です。

このコメントのなかで重要なのは、部下のモチベーションを上げ、より高い成果を得るためにも、うまくいった点は承認し、評価することです。

次の目標

フィードバックをもとに、部下自身が今後目指す目標を記入します。フィードバックを反映した次期目標の例としては、「今月末までにセールストークの見直しをはかり、今期の商品Aの売上を現在よりも○%アップさせる」などが考えられます。

面談シートのテンプレート・記入例

面談シートのテンプレート・記入例

面談シートへ記載する項目例をもとに、テンプレートと例文を作成しました。

面談シートを作成する際の参考にしてください。

■面談シート

氏名○○ ○○
所属部署○○本部 ○○部 ○○課 ○○グループ
職務内容法人営業(取扱商材:○○)
現在の目標商品Aの売上○万円
目標に対する進捗状況進捗率◯%。 今のペースのままでは目標が未達に終わってしまうため、既存顧客へのアプローチを継続するとともに、インサイドセールスによって新規顧客の開拓に取り組んでいます。
業務で成果を上げた 内容売上○万円 利益率○% (2022年○月○日時点)
業務のなかで困って いること顧客との商談を進めるなかで、あと一歩のところで成約につながらないケースが多いと感じています。 顧客が抱える課題解決に対するアプローチが弱い、または自分自身のセールストークの組み立て方に問題があるのではないかと不安に感じています。
業務以外で困っていること先輩社員○○さんからの指導を受けていますが、厳しい言葉で責め立てられ萎縮してしまいます。精神的にもつらいので、有効な対策はないでしょうか?
フィードバック・ 困っていることに 対するアドバイス○○さんは顧客に対して寄り添う営業姿勢が見られ、多くの信頼を獲得できていると思います。セールストークについては△△の部分をより強くプッシュできるよう組み立てると顧客の反応もよくなるはずです。今度一度ロープレを実施しましょう。 部下の□□さんと面談を行い、改善をはかります。また○月にはハラスメント研修の実施を予定しています。
次期の目標今月末までにセールストークの見直しをはかり、今期の商品Aの売上を現在よりも○%アップできるよう取り組みます。

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面談を実施した後の流れと面談シートの活用法

面談を実施した後の流れと面談シートの活用法

面談シートは面談のためだけに活用するものではなく、面談の実施後にもさまざまな方法で活用できます。今回は一例として、2つの活用方法を紹介しましょう。

社員の育成方針の検討

社員の育成のためには、面談を実施しただけでは十分といえず、その後のフォローも重要となります。

もし、社員のモチベーションが低下しており、現在の業務内容が合っていないことが面談のなかで判明した場合には、上層部や管理職側で社員の育成方針を検討しなければなりません。

たとえば、開発部門に在籍していた当時は高い成果を収めていたものの、営業部門に移ってからは成績が上がらず悩んでいる、といった社員がいた場合には、営業研修に参加させたり、重点的にロールプレーイングを行ったりするなどの対策も考えられるでしょう。

また、それらの対策を講じても成果に結びつかなかった場合には、社員本人の適性を考慮しながら強みを生かせる部署への異動も検討する必要があります。

社員の評価を決定

冒頭でも紹介したとおり、面談を通して社員の評価に結びつけるケースもあります。この場合、あらかじめ面談を実施する前に評価を決定することが目的であることを社員へ説明しておく必要があります。

また、評価に結びつける場合は、部下と上司の1対1の面談だと、上司の主観的な評価となってしまうおそれがあるため、上司とその上司を含めた3者以上が参加し、面談を行うのが理想的です。

さらに、直属の上司だけが面談シートを記入するのではなく、部下が作成した面談シートをコピーして複数の上司が個別にフィードバックや評価内容を記載するなど多角的に行う対策も求められるでしょう。

面談シートを活用し信頼関係構築や人材育成に役立てよう

面談シートを活用し信頼関係構築や人材育成に役立てよう

上司と部下が信頼関係を構築するためには、お互いに本音で意見を出し合い、理解を深めることが重要であり、そのための一つの方法として面談があります。

しかし、部下は面談の場で意見を言おうとしても、内容をうまく整理できず伝えたいことを十分に伝えられない場合が少なくありません。面談シートを活用することで、部下は上司に対して話したいことを面談前の段階で整理でき、上司は部下の悩みや困っていることに有効なフィードバックやアドバイスを提供できるようになります。

今回紹介した面談シートのテンプレートや記入例も参考にしながら、ぜひ有意義な面談のために役立ててください。

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著者プロフィール株式会社IKUSA

デジタルマーケティング事業を展開し、Webサイトの制作・運用・分析、記事・DL資料・メールマガジンなどのコンテンツ制作などを行う。2021年12月時点、自社で7つのオウンドメディアを運用し、月間合計600件を超えるコンバージョン数を達成。