企業が新たな人材を採用する方法として、主に新卒採用や中途採用が挙げられます。学校を卒業予定の新卒者を採用するか、社会人を採用するかといった違いはありますが、いずれにしても求人募集から書類選考、面接、内定、そして入社といった基本的な流れは同じです。
このように、求人募集から内定、入社までの一連の流れをフロー化したものを「採用プロセス」といいます。こうした採用プロセスが円滑に進まず悩んでいる企業も少なくありません。
そこで本記事では、「求人募集をしても応募が集まらない」「内定辞退に至る数が多い」などの悩みを抱えている採用担当者に向けて、採用プロセスの課題を発見し、改善するための方法を詳しく解説します。
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採用プロセスとは
採用プロセスとはその名の通り、採用活動における一連の流れを示したものです。具体的には、どのような人材を採用するかを計画し、求人募集から内定までのプロセスをフロー化したのものを採用プロセスとよびます。
では、なぜ企業は採用プロセスを策定する必要があるのか、新卒採用と中途採用を比較したとき、採用プロセスにはどのような違いがあるのかについても解説していきます。
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採用プロセスを策定する理由
採用活動といえば、求人募集をかけて選考や面接をし、内定を出すといった流れが一般的です。そのため、「わざわざ採用プロセスを策定する必要はないのでは？」と感じる担当者もいるかもしれません。
しかし、採用プロセスを策定することで、プロセスごとの採用活動の問題点や課題点に気付き、改善に役立てられることもあります。同時に、採用活動に非効率な箇所がないかを振り返ることができ、採用コストや採用にかかる工数の削減にもつながるため、採用プロセスの策定は企業にとって重要といえます。
新卒採用と中途採用におけるプロセスの違い
企業の採用活動には、大きく分けて新卒採用と中途採用があり、採用のタイミングがそれぞれ異なります。そのため、新卒採用と中途採用の採用プロセスにはさまざまな面で違いがみられます。
まず、新卒採用の場合、大卒者を採用するにあたり候補者が大学3年の3月のタイミングから採用に関する広報が可能となります。その後、大学4年の6月のタイミングで採用活動などが解禁され、翌年4月に入社となるスケジュールで進められます。
このように、新卒採用では候補者の卒業するタイミングから逆算して採用活動のスケジュールが厳密に規定されています。企業はそれに合わせて、説明会やセミナー、インターンシップの実施など、採用プロセスを策定しなければなりません。
これに対して中途採用の場合は、新卒採用のように画一的な入社時期は決められておらず、通年での採用活動が可能です。そのため、中途採用の採用プロセスは企業の任意のスケジュールで策定できるのが特徴といえます。
ただし、中途採用であっても求人募集から選考、内定までには一定の期間を要することも事実であり、入社予定時期から逆算して採用プロセスを検討しなければなりません。
採用プロセスの一般的な例
採用プロセスには決められた手順はなく、企業によっても異なる場合が多いですが、今回は一例として一般的な採用プロセスを紹介しましょう。
戦略に沿った採用計画の策定
はじめに、どのような人材を何人、いつまでに採用するかを明確にし、採用計画として策定します。また、採用計画の段階で給与や福利厚生といった待遇面も決定するのが一般的です。
そもそも、人材を採用するには企業によってさまざまな理由や目的があるはずです。たとえば、新規事業をスタートさせる企業の場合、自社にないノウハウや知見を取り入れるために即戦力人材を採用するケースもあるでしょう。この場合、求める人材のスキルを明確化し、数字で表せるものは数値化することが重要です。
また、採用計画の策定は、採用のミスマッチを防ぐうえでも重要なプロセスといえます。どのような人材を求めるのかを明確にしておかないと、入社した社員が想定していたスキルを保有しておらず、自社で活躍できないまま早期退職に至ることもあるため、戦略に沿った採用計画の策定が重要です。
求人募集
具体的な採用計画が決定したら、実際に募集要項を作成し、求人募集を行います。
求人募集には、ハローワークや求人サイト、人材紹介会社、ダイレクトリクルーティングなど、さまざまな方法があります。そのため、求人募集で重要なのは、求める人材に応じた求人チャネルを選ぶことといえるでしょう。
たとえば、中長期的な人材育成を前提に新卒社員を数十人採用したい場合、ハローワークや求人サイト、SNSなどを併用しながら多くの候補者にエントリーしてもらい、自社にマッチした人材を選考する必要があります。
これに対し、専門的で特殊なスキルをもった人材を募集する場合には、ハローワークや求人サイトでは候補者が見つからない可能性もあるでしょう。なぜなら、専門性の高い人材ほど求人市場には少なく、ヘッドハンティングなどの方法で個別にアプローチを受けて就職・転職するケースが少なくないためです。
求人チャネルのなかには、求人情報の掲載で費用がかかるところや、採用が決定した場合に成功報酬として費用を支払うところもあるため、予算に応じて求人募集のチャネルを検討する必要があります。
説明会・セミナーの実施
新卒採用のように、まとまった人数の候補者を採用する場合、説明会やセミナーを実施する企業もあります。ただし、中途採用であっても年間を通じて採用活動を行っている企業の場合は、定期的に説明会を実施しているところも少なくありません。
企業が説明会やセミナーを開催する理由としては、自社の魅力を多くの候補者に知ってもらうと同時に、業務内容や社風、実際に社員が働いている現場を見てもらい、採用のミスマッチを低減するという目的があります。
説明会やセミナーは、採用プロセスの一環として必ず実施しなければならないというものではありません。しかし、採用予定の規模が大きい企業にとっては、候補者一人一人に自社のことを個別に説明するよりも、一度に多くの候補者へ説明できることから説明会やセミナーの実施はおすすめです。
なお、従来は大きな会場や会議室などに候補者を集め、対面で説明会やセミナーを実施するケースが一般的でしたが、近年ではリモートで開催する企業も珍しくありません。
面接・選考
求人募集の後、エントリーされた候補者の面接や選考に移ります。
まず、新卒採用の場合はエントリーシート、中途採用の場合は履歴書や職務経歴書などをもとに書類選考を行うのが一般的です。企業によっては、適性検査や学力を問う筆記試験、専門的な技術・スキルを問う実技試験などを行うケースもあります。
書類選考を通過した候補者には面接を実施することが多いですが、企業によっても面接の回数は異なるほか、1次面接は人事担当者、2次面接は各実務部門の管理職、最終面接は役員や部長クラスの社員が行うなど、面接の段階によって面接官が異なる場合もあります。
複数回の面接を実施する目的としては、候補者の適性を複数人の目線で見極めて採用のミスマッチを低減する狙いがあります。
なお、説明会・セミナーと同様、面接もリモートで実施する企業が増えていますが、たとえば1次面接と2次面接まではリモートで、最終面接のみ対面というケースもあるようです。
内定
面接を含めた選考が終了し、内定を決定したら、候補者に対してその旨を通知します。内定の通知は書面で行うのが基本ですが、事前に電話やメールなどで一報を入れる企業も少なくありません。
ただし、企業が内定を決定したからといって候補者の入社が決まるわけではなく、内定の承諾を候補者から得る必要があります。万が一内定承諾が得られなかった場合、企業は再び別の候補者から選考しなければならず、時間と労力を要してしまいます。それを防ぐには、スピーディーな対応と候補者へのこまめな連絡が大事になります。
たとえば、面接が終了してから長期間連絡がないと、候補者は不安に感じることもあるでしょう。企業は選考のスピードを意識するほか、候補者に対して合否の連絡をするタイミングを事前に伝えておいたり、選考の進捗状況についてこまめに連絡したりするなど、候補者を不安にさせないことが重要です。
内定後のフォロー
候補者から内定の承諾を得られたとしても、さまざまな理由によって内定辞退に至るケースも考えられます。
たとえば、新卒採用の場合、内定承諾を得てから入社まで半年以上の期間が空くことも珍しくありません。社会人経験がない内定者にとって、入社までの期間は不安を抱きやすいものです。
そこで、企業は内定者の不安を軽減するために内定後のフォローを行う必要があります。具体的には、入社までのスケジュールをリマインドしたり、不安や疑問があれば人事へ相談できるよう体制を整えておいたりすることも重要です。また、内定式の実施や、内定者および社員との交流会の実施なども内定後のフォローとして有効です。
採用プロセスの課題を見つけるには？
採用プロセスを策定しても、課題を抱えたままでは円滑な採用活動の実現は難しいものです。課題解決につながる手がかりを探すには、次のことに焦点をあててみましょう。
- 採用単価の把握
- 費用対効果の確認
- 採用プロセスの歩留まり率を把握
- 自社の魅力を見直す
ここからは、採用プロセスの課題を見つけるための4つのポイントについて詳しく紹介します。
採用単価の把握
採用単価とは、採用者1人あたりにかかったコストのことを指し、以下の計算式で算出できます。
【採用単価の算出方法】
採用コストの総額÷採用人数
過去の採用と比較して採用コストがかかりすぎている場合には、採用プロセスの効率に問題がある可能性も考えられます。また、採用チャネルによっても採用単価は変わることがあるため、採用チャネルごとに算出することも重要です。
費用対効果の確認
求人サイトや人材紹介会社など、複数の採用チャネルを利用している場合、それぞれの費用対効果を確認しましょう。
もし、高額なコストに対して採用実績が低いチャネルがあった場合、求人募集の方法を見直すことも必要です。
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採用プロセスの歩留まり率を把握
歩留まり率とは、書類選考から内定までの各フェーズに移行した割合のことを指します。たとえば、100人の候補者がエントリーし、そのうち80人が書類選考を通過した場合、歩留まり率は80％ということになります。
採用プロセスにおいては、ある採用チャネルでは歩留まり率が高い（次のフェーズへ移行する割合が高い）のに、ほかのチャネルでは歩留まり率が低いこともあります。
また、選考段階においても、書類選考から1次面接への歩留まり率は高いのに、2次面接から最終面接への歩留まり率が低いといったケースもあるでしょう。
極端に歩留まり率が高い、または低いフェーズを分析することで、採用プロセスにおける課題や問題点が見えてくるケースもあります。
自社の魅力を見直す
自社の魅力としてアピールしている情報が候補者のニーズから外れていないか、または古い情報のままになっていないかを確認しましょう。
自社の魅力と候補者が企業を選ぶ際の検討材料がマッチしていないと、それだけで応募率は低下する可能性があります。そのため、自社の魅力として発信すべき情報を常時アップデートし、必要な情報を精査することが求められるでしょう。
採用プロセスが円滑に進まない6つの原因
採用プロセスの課題解決に取り組んでいても、なかなか採用プロセス通りに進まず、求める人材を採用できずに悩んでいる企業も少なくありません。その背景には、以下のような原因が考えられます。
- 採用すべき人物像・ターゲットが不明確
- 募集要項が不明確・抽象的
- 採用プロセスの社内周知が不足している
- 面接官のスキル不足
- 内定後のフォローが不足している
- 社内リソースの不足
これら6つの原因について、次で詳しく解説していきましょう。
採用すべき人物像・ターゲットが不明確
採用計画を策定する時点で、採用ターゲットとなる人材が明確化されていないケースです。
たとえば、DX（デジタルトランスフォーメーション）を進めるためにIT人材を採用したいと考えている企業も多いでしょう。しかし、IT分野にはシステム開発やネットワーク、情報セキュリティなど、さまざまな分野があり、すべてのIT人材があらゆるIT分野に精通しているとは限りません。
このように、ターゲットとなる人物像があいまいだと、面接官によって判断基準が統一されず、採用すべき人材を不採用としてしまったり、不採用とすべき人材を採用してしまったりすることもあります。
募集要項が不明確・抽象的
求人情報として掲載する募集要項に具体的なスキルや資格、求める人材の特性などが記載されていなかったり、抽象的であったりするケースです。
募集要項が不明確、または抽象的な内容だと、「自分のスキルや経験では要件を満たさないのではないか」と考える候補者が出てくる可能性もあり、応募が集まりにくくなるでしょう。
また、反対に、「自分のスキルや経験は条件にマッチするだろう」と考え、ターゲット外の候補者が応募してくることも考えられます。その結果、選考に時間を要し、採用プロセスが円滑に進まなくなります。
採用プロセスの社内周知が不足している
そもそもなぜ人材を採用しなければならないのか、目的が全社員へ共有されず、経営陣や人事部などの一部しか把握できていない場合があります。
採用までの全体的な流れを把握することはもちろんですが、採用の目的や全体的な方針も全社員へあらかじめ共有しておかないと、どのような基準で評価すればよいのかがわからず、採用プロセスが円滑に進まなくなってしまいます。
面接官のスキル不足
面接官のスキルが不足していると、面接を行っても候補者の特性を把握することが難しい場合があります。
たとえば、候補者の話す内容に耳を傾ける傾聴力が備わっていないと、話しやすい雰囲気をつくれずに緊張感を与えてしまい、候補者を見極めるために必要なコミュニケーションが取れなくなってしまいます。
また、候補者の本質を引き出すための質問力が面接官に備わっていないと、候補者の考え方や価値観、仕事に対する姿勢などを見抜けず、本来採用すべき候補者を不採用と判断してしまう可能性もあります。
このように、面接官のスキルが不足していると、採用プロセスの歩留まり率が低下してしまう可能性があります。
内定後のフォローが不足している
内定を出してから入社までのフォロー体制が不十分だと、候補者は不安を感じ、内定辞退に至ることもあります。
内定辞退者が増えると、本来予定していた採用人数を満たせず、再び候補者を募集して選考をしなければなりません。また、必要な人材が確保できない場合もあります。
社内リソースの不足
採用にかかわる担当者の数が少なく、人手不足が原因で採用プロセスが円滑に進まないケースもあります。
特に候補者数が増えれば増えるほど、面接や書類選考にかかるリソースが増え、人事部の担当者だけでは手が回らなくなってしまいます。
また、採用にかけられるコストが十分でない場合、活用できる採用チャネルが限られてしまい、十分な応募者数が集まらないケースも考えられるでしょう。
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採用プロセス改善のポイント
では、上記で紹介した採用プロセスが円滑に進まない原因を解決するためには、どのようなポイントに注意して改善すべきなのでしょうか。以下の4つのポイントをもとに解説します。
- 採用ペルソナの策定
- 採用代行サービスの活用
- 採用管理システムの導入
- 内定後のフォロー体制強化
採用ペルソナの策定
採用計画を策定する時点で、採用ターゲットとなる人材を明確化するためには採用ペルソナを作成しておくことも有効です。採用ペルソナとは、自社が採用したい人物像をモデル化し、できるだけ具体的な情報をもとに設計しておくものです。
たとえば、年齢や性別はもちろんのこと、保有資格や習得済みのスキル、居住地、家族構成、最終学歴、趣味、今後のキャリアデザインなども網羅的に設計します。
ターゲットとなる人物像を採用ペルソナとしてできるだけ具体化することで、自社がどのような人材を探しているのか採用基準が明確化されます。また、選考の際には採用担当者が採用ペルソナと候補者を比較することで、客観的な判断をしやすくなるでしょう。
採用代行サービスの活用
募集要項が不明確・抽象的であるケースや、面接官のスキル不足、社内リソースの不足といった問題を抱えている場合には、採用代行サービスの活用も検討しましょう。
採用代行サービスとはその名の通り、採用ターゲットの策定から募集要項の作成、候補者の選考までを代行してくれるサービスを指します。選考から内定まですべての採用プロセスを代行してくれる場合もあれば、募集要項の作成や面接のみといった特定の採用プロセスの依頼もできます。
採用代行サービスを提供している事業者には、これまでさまざまな企業の採用活動を代行してきたプロが多数在籍しています。そのため、採用にかかわる人手を補充するだけでなく、採用のノウハウも自社で吸収できるメリットがあります。
採用管理システムの導入
採用プロセスの社内周知不足や、内定後のフォロー不足、社内リソースの不足といった問題を解消するためには、採用管理システムの導入もおすすめです。
採用管理システムとは、候補者ごとの基本情報や進捗状況、採用活動における歩留まり率を可視化し、一括で管理するためのシステムのことです。たとえば、候補者ごとにプロフィールページを作成し、エントリーシートや履歴書、職務経歴書などのファイルを添付・保存しておけるほか、LINEをはじめとしたコミュニケーションツールでやり取りできる機能もあります。
また、自社の採用サイトを簡単に作成できる機能もあり、Webサイトの構築経験がない企業にとっても心強い味方になってくれるでしょう。さらに、内定後のフォローが不足している候補者をリストアップすることも可能です。
採用管理システムを導入することで、採用における管理業務が効率化され、リソース不足の問題も解決できると考えられます。
内定後のフォロー体制強化
内定から入社まで不安を抱きやすい新卒の内定者に対しては、内定式や交流会を実施するなどしてフォロー体制を強化しましょう。ただし、内定式や交流会はあくまでも入社前の内定者を対象とすることから、強制参加ではなく任意参加とするケースが一般的です。
また、遠方に居住しており、内定式や交流会へ参加したくても時間の都合上難しい内定者もいるでしょう。このように、内定式や交流会への参加を希望しない、または参加できない内定者に対しては、入社までの間に不安なことや疑問点がないかをメールなどでフォローすることも大切です。
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採用プロセスを見直し、人材採用の課題を解消しよう
採用プロセスとは、採用計画の策定から求人募集、内定までのプロセスをフロー化したものです。採用プロセスを策定することにより、採用にかかわるさまざまな問題点や課題を客観的に見つめ直せます。
採用プロセスが円滑に進まない主な原因としては、人手不足といった物理的な問題はもちろんですが、ターゲット人材や募集要項が不明確であったり、面接官のスキルが不足していたりといったように、さまざまな要因が考えられます。
これらを解決するための一例として、今回紹介した採用代行サービスや採用管理システムの導入といった具体的な方法も検討してはいかがでしょうか。
採用プロセスの分解で課題が特定できる！
企業が求職者と直接つながる「攻め」の採用には、「逆算思考」が重要。
採用プロセスを可視化し、逆算思考をすることで採用課題が見えてきます。「採用プロセス可視化シート」を活用し、戦略的な採用活動を始めませんか。