採用基準の設定方法、注意点、評価項目を紹介。採用のミスマッチを回避するなら、採用基準を見直そう。

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採用基準とは、採用候補者を評価するための指標のこと。本記事では、中途採用における採用基準の重要性から、採用基準の設定方法、具体的な評価項目の例などを紹介します。採用基準の設定を理解し、自社の採用基準を設定したり、見直す機会にしてみましょう。

採用基準の重要性

採用基準が明確でないと、採用担当者の性格や人材を見極めるスキルの差などによって評価がぶれてしまい、選考結果にばらつきが生じてしまいます。その結果、自社で活躍してもらえるような人材を不採用にしてしまうことにもつながりかねません。

また、採用はしたものの、入社後にミスマッチに気付くケースもあります。採用した人材が思うような活躍をしてくれなかったり、早期離職につながってしまうといった問題が発生することにもなりかねません。

採用基準を具体的に設定し、採用担当者全員で共有することで、どのような人材を採用すべきかをしっかり判断することが可能です。その結果、選考結果のばらつきが少なくなり、採用のミスマッチも起こりにくくなります。採用基準を満たす人材を見つけることを目標に採用活動を進めることで、満足のいく人材採用ができる可能性が高まるでしょう。

採用基準の設定方法

効率的でミスマッチの少ない採用活動を行うために、重要となる採用基準。ここからは採用基準の具体的な設定方法について説明をしていきます。

現状把握・社内ヒアリング

採用基準を設定するにあたって、まずは、自社の現状を把握する必要があります。その第一歩として、今回の採用がどのような理由を背景とした採用なのかを把握します。

また、具体的に、どのようなスキルや経験を持った人材を求めているのかといったことから、給与などの条件面も確認しておくことが必要です。社内ヒアリングを行い、実際に人材を必要としている現場の責任者やスタッフの話を聞いて、現場が求めている人物像を明確にしましょう。

さらに、経営陣や上層部からのヒアリングも行い、経営理念や今後の展望などから求める人物像を聞き出すことも有効です。しかし、この際に、経営陣や上層部の求める人物像に偏りすぎて、現場が求めている人物像からかけ離れてしまうと、配属後にミスマッチが起きてしまう可能性が高いので注意が必要です。

2-2. コンピテンシーディクショナリーを設定

コンピテンシーとは、職務や業務領域において、高い成果や業績を上げている人に共通する「思考の傾向」や「行動特性」のこと。成果につながった行動自体というよりは、そのような行動をとった背景となる考え方・思考を指します。

採用においては、コンピテンシーをリスト化した「コンピテンシーディクショナリー」を作成し、採用基準を明確にします。コンピテンシーディクショナリーを作成するためには、社内で活躍している人たちにインタビューを行ったり、行動を観察・分析したりして、行動特性を抽出することが必要です。そして、共通点を見つけ出し、採用基準の策定に生かしていきます。

求める人物像の明確化

入社後に活躍できる人物像のもととなるコンピテンシーが作成できたら、採用候補者に求めるスキルや経験等と合わせて、求める人物像を言語化します。求める人物像を、スキル・能力・経験・社会人基礎力・勤務条件・企業文化との親和性などといった項目に落とし込みながら、明確にしていきましょう。

求める人物像の基準を明確にしておくことで、採用担当者の感覚に頼らない、公平な評価が可能になります。一次面接や二次面接で担当者が替わる場合や、複数の採用担当者が選考に関わる場合でも、ばらつきの少ない評価が可能です。

評価項目の抽出

求める人物像について明確にできたら、次はそれをもとに、実際に採用候補者を評価する際に基準となる項目を抽出していきます。評価をするための項目は、スキルや経験といった、仕事を遂行するための「技術的な側面」や、社会人基礎力などの組織で働くうえでの「対人関係能力」などが考えられます。

これらの条件や、そのほかの条件について、項目ごとに重要視するものから順に並べていきます。また、求める人材に必須の条件や、合格ラインなども検討しておくことが必要です。こうして入念に検討されたものが「採用基準」となります。

採用フローへの落とし込み

完成した採用基準は、実際に採用活動に生かされていなければ意味がありません。採用基準を採用の過程で活用するためには、採用フローのなかに落とし込んでいくことが必要です。具体的には、書類選考の時点で、今回の求人で求めている最低限の基準を満たしているかを判断する際の基準にします。

たとえば面接においては、その態度や受け答えなどから、コミュニケーションスキルや人柄を見極める際の基準にも利用できます。さらに、配属予定の現場責任者やスタッフとの面接においては、業務スキルが具体的にどの程度であるかを確認する基準としても活用できるでしょう。採用フローのどの段階で、採用基準のどの項目について確認するか、ということを決めていきます。

評価項目

採用基準を適切に設定することで、人材の見極めを効率的に行うことができます。しかし、どのような評価項目を設定すればよいか迷う採用担当者も多いのではないでしょうか。そこでここからは、具体的な評価項目について紹介をしていきます。

スキル・経験・能力

経験者に絞った中途採用では、新卒採用や未経験者採用のようなこれからの成長を期待するポテンシャル採用とは違い、「即戦力」としての活躍を期待し、採用するケースが多いでしょう。

具体的な評価項目としては、専門的な知識、技術、資格など、業務遂行に必要なスキルや、研究、留学経験、海外勤務経験などの経験が挙げられます。また論理的思考力や基礎学力、計算能力といった能力面も該当します。それらの能力のなかから、配属先で必須となるスキルを洗い出し、評価項目を決めていくことが必要です。

社会人基礎力

即戦力として活躍し、業務を円滑に行っていくためには、業務遂行に必要な能力以外にも、コミュニケーション能力や課題解決力といった能力が必要です。

これらの能力について、わかりやすくまとめたものが、経済産業省が提唱する「社会人基礎力」です。社会人基礎力は、「前に踏み出す力」「考え抜く力」「チームで働く力」の3つの能力によって構成されています。

その3つの能力は、そこからさらに細分化され12の能力要素として定義されています。具体的には、前に踏み出す力は、「主体性」「働きかけ力」「実行力」の3つの能力要素に。また、考え抜く力は「課題発見力」「計画力」「創造力」に細分化され、チームで働く力は「発信力」「傾聴力」「柔軟性」「状況把握力」「規律性」「ストレスコントロール力」に分けられます。

評価項目の決定時には、業務遂行に関する能力以外の部分について、社会人基礎力の考え方を参考にすると、評価項目に落とし込みやすくなるためおすすめです。

その他（勤務条件・企業文化等）

前述した中途採用者に求める能力やスキル以外の条件として、勤務時間、勤務形態、給与、勤務地などの勤務条件も決めておく必要があります。勤務条件については、求人を出す際に最初から提示する部分であり、転職希望者が重要視する項目のひとつです。

また、企業理念や社風、職場の雰囲気といった企業文化については、候補者が抱くイメージと現実にギャップがあることもあるでしょう。そのため、評価項目には、自社の企業文化を理解し、なじめるかといった点についても盛り込んでおく必要があります。以上のことから、勤務条件・企業文化の両方とも採用基準を設定する際には、具体的に示しておきたい項目です。

評価項目に入れてはいけない事項

中途採用に限らず、採用活動で人材を選考する際には、評価に使用してはいけない事項があります。これは、厚生労働省が定める法律で明確に禁止されているため、違反した場合には、法律違反に問われ、最悪の場合、企業の社会的な信用の失墜にもつながる重要な事項です。

具体的には、本籍・出生地、家族に関するような本人に責任のない事項や、住宅状況や生活環境・家庭環境に関すること。また、宗教、支持政党、人生観、生活信条、尊敬する人物、思想、労働組合の加入状況、学生運動や社会運動の参加経験、購読新聞・雑誌・愛読書も評価に使用できません。

これらは、本人の意思が尊重されるため、厳密には面接の際に尋ねるだけでも問題となります。このほかにも配慮しなければならない事項はあります。採用基準に含めないことはもちろんのこと、面接などの際にうっかり尋ねないように注意しなければなりません。

採用基準の設定時に注意するべきこと

前項目までで、採用基準の設定方法や具体的な評価項目について説明をしてきました。次にこの項目では、採用基準を設定するときに、気をつけておきたいことについて紹介をしていきます。

現場の意向を取り入れる

採用基準の設定時には、採用後に配属する現場の意向を取り入れることが大切なポイントです。ヒアリングの際には、スキルや経験といった業務遂行能力だけでなく、「どのような人が合いそうか」などの人間性についても、詳しく希望を聞いておきます。現場のことを把握していない上層部や人事・採用担当者だけで採用基準を定めようとしても、現場が求める人材要件は把握できません。そのため、現場の意向を無視した採用は、配属後のミスマッチにつながるだけではなく、既存の社員のモチベーション低下にもつながりかねません。現場の意向を採用基準に反映することで、ミスマッチなどの問題も起こりにくくなり、より効率のよい採用活動を行えるでしょう。

採用基準を共有する

採用基準を採用に関わる人たちの間で共有することで、求めている人物像が明確になり、採用活動の成功率も上がります。採用面接では、主に採用担当者が行う一次面接、現場の責任者などが参加する二次面接、社長や役員などが行う最終面接というように、複数回に分けて面接を行うことが基本です。そのため、各面接の担当者間で採用基準をきちんと共有しておく必要があります。特に、経営陣や上層部など、採用の最終決裁者と採用基準を共有しておくことは非常に重要です。

最終決裁者と採用基準を共有できていなかったことで、一次・二次面接を経て、ぜひ採用したいと思っていた人材が、最終面接で落とされてしまうことがあります。そのようなことを防ぐためには、採用基準の設定後や最終面接前など、重要な場面ではあらためて採用基準や評価のポイントなどを伝えることが大切です。

業界・競合他社の求人内容を確認する

採用基準を設定する際には、自社内だけでなく、他社や業界、転職市場動向にも目を向けて検討することが必要です。同業他社の求人内容や転職市場のトレンドなどを取り入れず、自社の希望ばかりを並べてしまうと、基準が高くなりすぎてしまうことも。

その結果、条件に当てはまる人材の絶対数が少なくなってしまい、採用ができなくなることも考えられます。そのため、採用基準は、自社の目線で検討すると同時に、他社や業界の動向も確認し、条件のバランスを見ながら設定することが大切です。

採用基準を満たした人材を採用するには

求める人材を獲得するためには、ダイレクトリクルーティングが非常に効果的です。ダイレクトリクルーティングは、求人広告や人材紹介など、従来の「待ち」の採用活動と違い、企業側が「欲しい」人材を獲得するために、企業自身が採れる手段を主体的に考え、能動的に実行する採用活動を指します。いわば「攻め」の採用活動です。自分たちの求めている人材にピンポイントでアプローチできるため、効率よく採用活動を行えるでしょう。

候補者に自社の魅力や業務内容をより具体的に伝えられるため、事前に相互理解を深めやすく、ミスマッチを回避できるでしょう。

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