人事評価シートの書き方とは？ 部下へのフィードバック・自己評価コメントを職種別に紹介

人事評価は社員の昇進や昇給にも直結することから、公正な評価が求められます。しかし、被評価者である社員が行う自己評価や、評価者である上司が行う評価は、ときには客観性が欠けてしまうことも少なくありません。

そこで、客観的な視点で公平な評価を実施するために有効なのが、人事評価シートを活用する方法です。

この記事では、そもそも人事評価シートとは何か、どのような内容を記載すればよいのかを解説するとともに、自己評価コメントや部下へのフィードバックコメントの書き方、代表的な職種ごとの例文もあわせて紹介します。

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人事評価シートとは

人事評価シートとは、人事評価を行う際に評価項目やコメントを記載するシートのことです。

被評価者である社員一人一人に専用の人事評価シートを作成したうえで、シートには評価結果を記載することはもちろん、被評価者の自己評価コメントのほか、評価者からのフィードバックコメントも記載します。

人事評価シートを作成する目的

人事評価シートを作成しなくても、人事評価の結果やフィードバックコメントを伝えることは可能ですが、あえて人事評価シートを作成するのはなぜなのでしょうか。おもに5つの目的が挙げられます。

以下で、それぞれについて詳しく解説します。

評価すべき項目を網羅するため

人事評価におけるポイントは1つだけとは限らず、複数の項目を網羅的にチェックしなければなりません。評価項目が整理されていないと評価漏れが生じ、適正な評価に結びつかなくなるでしょう。

人事評価シートであれば評価すべき項目が網羅されているため、評価漏れを防げます。

公平な評価をするため

評価基準が設定されていないと評価者の主観に頼ってしまい、属人化するおそれがあります。

たとえば、同じ成果を出している社員が複数名いる場合、それぞれの社員の評価者が異なることで評価結果に差が生じることもあるでしょう。

昇進や昇給を適切に行うためには、あらかじめ決められた評価項目による統一的な評価が求められます。このような場合にも、人事評価シートの活用が有効です。

人材育成を促すため

社員がキャリアアップを目指すために、どのようなことに取り組めば評価され、昇進・昇給に結びつくのかわかりづらいこともあるでしょう。

そこで、人事評価シートに評価項目が記載されていれば、企業が社員のどの部分を評価対象として見ているのかわかるため、社員は目標の達成に向けて努力するようになり、人材育成につながります。

組織風土の形成

人事評価シートに記載される評価項目は、企業としてのビジョンや方向性を反映したものとしてもとらえられます。

社員一人一人が企業のビジョンや方向性を理解することで組織風土が醸成されていきます。

社員のモチベーションを向上させるため

人事評価シートに評価対象の項目が明確化されていれば、社員は今後目指すべき方向性がわかりやすくなります。

目的に向かって取り組んだ結果、高い評価を得られるようになると、社員にとって大きな成功体験となり、モチベーションの向上が期待できるでしょう。

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人事評価シートに記載する評価要素

人事評価シートには評価結果や社員の自己評価コメント、評価者からのフィードバックコメントなどを記載すると紹介しましたが、具体的にどのような要素が含まれるのでしょうか。

人事評価シートに取り入れられることの多い3つの評価要素に分けて解説します。

業績基準

業績基準とは、設定した目標に対する達成率や結果、業務プロセスなどを評価する項目です。

たとえば、営業の場合は売り上げや予算達成率、開発部門のエンジニアの場合はプロジェクトの進行度などが業績基準の評価項目にあたります。

人事評価シートには、半年や1年など、評価期間に応じた結果を記載するのが一般的であり、3つの評価要素のなかでも数値化しやすく定量的に評価しやすい項目といえるでしょう。

能力基準

能力基準とは、業務に必要なスキルや能力をどれだけ発揮できたかを評価する項目です。

たとえば、営業の場合はコミュニケーション能力やプレゼンテーション能力、エンジニアの場合はプログラミングスキルなどが該当します。

職種によって求められる能力は異なる場合もあれば、共通している場合もあります。

情意基準

情意基準とは、業務に取り組む姿勢や行動特性などを評価する項目です。

情意基準は職種を問わず汎用的な項目が多く、たとえば部署やチームのメンバーと協力する協調性、自身の業務を途中で放棄せず最後までやり遂げる責任感などが該当します。

人事評価シートにおける目標設定のポイント

上で挙げた3つの評価要素を踏まえて人事評価シートへ目標を記載する場合、どのような点に注意すべきでしょうか。目標の決め方や書き方に悩んだ場合は、これらのポイントを押さえて考えるとスムーズです。

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

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わかりやすい達成条件を記載する

販売目標や利益率などのように、明確な数値目標がある場合は必ずその数値を記載しておきましょう。

反対に、数値化が難しく、定量化しにくい目標がある場合、可能な限り明確な達成条件を記載することが重要です。

たとえば、「◯◯の業務をマスターする」といった目標を掲げる場合には、「◯◯の業務について上司や先輩からのサポートを受けることなく完遂する」など、詳しく表現しましょう。

明確な期限を設定する

目標を定めただけでは何から取り組めばよいかがわからず、モチベーションが高まらないこともあります。

そこで、最終的な目標を達成するために、いつまでに何をやればよいのか、ステップごとに明確な期限を定めましょう。

実現可能な目標を設定する

高すぎる目標は現実的ではなく達成できない可能性があります。反対に、低すぎる目標についても、目標を達成するための努力をする必要がなくなり、仕事に対するモチベーションが低下してしまいます。

適切な目標を定めるためには、まず現時点で不足している課題を把握することが大事です。はじめから大きな目標を掲げるのではなく、今ある課題の解決に向けて、どのような手段や行動ができるかを想定しましょう。最終的な課題解決のために必要なことを目標に定め、着実にクリアしていけるようにします。

たとえば、複数のエリアを管轄している営業担当者で、Aという地域が販売不振に陥っている場合、まずはA地域の予算を○カ月連続で達成する、などと設定するのが実現可能な目標といえるでしょう。

企業の方針に基づいた目標を設定する

人事評価の目的の一つに人材育成が挙げられますが、企業が人材育成に取り組むのは企業の成長につなげるという目的があります。

そのため、人事評価の目標も経営方針や事業方針に基づいたものが求められます。所属する部門のミッションだけでなく、企業が掲げる方針にも注目した目標を設定できるとよいでしょう。

【上司・社員共通】人事評価シートの書き方のポイント

人事評価シートには被評価者である社員の自己評価コメント、評価者である上司からの評価コメントやフィードバックコメントを記載する場合が多いです。

評価に至った経緯や理由が、被評価者と評価者がお互いに理解しやすくするため、以下の点に留意しましょう。

被評価者と評価者ともに意識すべきポイントについて、以下に詳しく紹介していきます。

具体的かつ簡潔にまとめる

長文やあいまいな表現が多用されていると内容がわかりにくく、部下と上司との間で認識の違いが生じることがあるため、できるだけ一文を簡潔にまとめる必要があります。

ポイントとして、結論から先に記載すると伝えたいことがわかりやすくなります。また、「〜だと思う」などの表現は避け、事実をもとに断定的な言い回しで記載するようにしましょう。

可能な限り定量的な内容を記載する

目標や達成度などのように、数値化できる内容は具体的に記載しましょう。定性的な内容であっても、定量化できるものは数字で記載することも重要です。

たとえば、「正確な作業を心がける」といった内容であれば、「作業ミスの割合を◯％以下に抑える」などの表現に変えましょう。

改善点を記載する

目標に対して未達に終わってしまった場合、自己評価のなかに次回からどう改善していくかを示すことで仕事に対する前向きな姿勢を表せます。

評価者の場合は、悪い点を責めるのではなく具体的な改善点として提示することにより、被評価者のモチベーションの維持・向上につながるでしょう。

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【評価される社員】自己評価コメントの書き方のポイント

次に、被評価者である社員が、自己評価コメントを記載する際に心がけるポイントを2点紹介します。

失敗した内容やうまくいかなかった内容も記載する

成果を上げられた内容については積極的にアピールしましょう。

一方で、客観的な自己評価をするためにも失敗した内容やうまくいかなかった内容も記載したうえで、今後それを解決するために何に取り組むのかも記載します。

自己評価は低くつけすぎない

自ら高い評価をつけるのは謙遜や心理的抵抗があり、自己評価を低くつけてしまうこともあります。しかし、それでは公平な評価に結びつきません。

被評価者は自己評価を低くつけすぎないよう、事実をもとに適切な振り返りを行ったうえで、正直な評価を心がけるとよいでしょう。

【評価する上司】評価コメントの書き方のポイント

被評価者ではなく、評価する側の上司がフィードバックコメントを記載する際に心がけるポイントを2点紹介します。

ネガティブな表現は避け、前向きな表現へ変換する

目標に対して未達に終わってしまった、または失敗したことがあった場合、それを責め立てるようなネガティブな表現を用いると部下のモチベーションを低下させる要因になります。

悪い点を挙げ反省を促すといったニュアンスではなく、今後期待を寄せているといった前向きなニュアンスに変換することで、社員のモチベーションの維持・向上につなげられるでしょう。

客観的な視点を心がける

人事評価は公平であることが大前提であり、上司の私的な感情や主観的な考えではなく、客観的な視点に立ってコメントしなければなりません。

なぜそのような評価となったのか、第三者が見ても納得できるような論理的な説明が必要です。

【職種別例文】人事評価シートの書き方

上で人事評価シートへの記載ポイントを紹介してきましたが、実際にどのような内容を記載すればよいのでしょうか。

書き方の参考として、代表的な職種別に自己評価コメントとフィードバックコメントそれぞれの例文を紹介します。

営業職

■自己評価コメント

営業職は売り上げや利益率、予算達成率など定量的な目標が多いことから、実際の数字を根拠にコメントを記載することで客観的になり、説得力をもたせることができます。

■フィードバックコメント

売り上げや利益に直接的には結びついていなくても、同僚や後輩のサポートを積極的に引き受けている社員もいます。そのような細かい部分まで目を配り、情意基準として適切に評価しましょう。

事務職

■自己評価コメント

事務職は売り上げに直接貢献する職種ではありませんが、業務効率化などの観点から利益率への貢献をアピールできます。業務プロセスの見直しや残業時間の削減などを根拠に、定量的な内容を記載するとよいでしょう。

■フィードバックコメント

自分が仕事をしやすいように工夫したポイントについて、評価対象となることを認識していない部下も少なくありません。作業効率化に貢献しているものがあれば、コメントに残したうえで評価に反映させるようにしましょう。

ITエンジニア

■自己評価コメント

ITエンジニアはプロジェクトの進捗や達成度などのほかにも、最新技術の習得や専門的な資格の取得実績なども能力基準の評価につなげられます。

■フィードバックコメント

障害対応などが求められるITエンジニアの場合、臨機応変な対応を情意基準として評価することもフィードバックにおいて重要です。

企画・マーケティング職

■自己評価コメント

企画・マーケティング職の場合、新商品や新サービスとしてリリースされたものがあれば定量的な内容として記載しましょう。

■フィードバックコメント

企画や開発段階で今期のリリースに結びつかなかった場合には、どういったプロセスを踏んできたかをフィードバックコメントに残しておきましょう。

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公務員

■自己評価コメント

おもに事務職や技術職などに従事している公務員の場合、売り上げや利益率の換算が難しいケースが多いものです。

一般企業の事務職と同様に正確性が求められる業務が多いことから、作業ミスの割合を◯％に抑えられた、など客観的に自己評価を行うことが求められるでしょう。

■フィードバックコメント

フィードバックにあたっては、設定目標に対する達成度の業績評価と、業務に必要なスキルとして身につけた能力評価の両面からコメントを残すとよいでしょう。

店長・管理職・マネージャー

■自己評価コメント

店長や管理職、マネージャーの場合は、店舗や部署、チームを管理するためにどのような目標を掲げ、それに対してどの程度達成できたのかを定量的に評価します。

また、業務効率化や生産性向上のためにチームとして取り組んだことがあればそれも記載しましょう。

■フィードバックコメント

チームとしての定量的な評価はもちろん、ほかの部署に展開できるような業務効率化や生産性向上につながる取り組みがあれば、それも公正に評価しましょう。

看護師

■自己評価コメント

看護師は一般的な会社員とは異なり、売り上げや利益率といった定量的な評価が難しいものです。そこで、自己評価に記載するコメントとしては、患者に対して普段どのような対応を心がけているか、自身のスキルアップのために取り組んでいることなどをアピールするとよいでしょう。

■フィードバックコメント

部下の動きを普段から細かく見ておくことはもちろん、患者から信頼されているかなども情意基準として評価しましょう。

そのうえで「このような対応を心がけたほうがよい」、または今後身につけてほしいスキルなどがあれば、期待を込めたコメントを記載します。

人事評価シートの書き方をマスターし、公正な評価を実現しよう

公正な評価と人材育成を実現するためにも、人事評価シートは有効なツールです。

評価シートへ記載する内容は、自己評価コメント・フィードバックコメントともに客観性があり、定量的な内容が理想といえます。ただし、すべての職種が定量的な評価ができるとは限らないのも事実です。そのような場合には、定性的な内容だけでなく業務効率化や業務プロセスの改善に向けた取り組み内容も記載しましょう。

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