KPIの意味とは? KGI・KFS・OKRとの違い、業務に応じた具体例や設定方法を紹介

KPIの意味とは? KGI・KFS・OKRとの違い、業務に応じた具体例や設定方法を紹介

KPIを導入していても「効果を感じられない」「現場でKPIが意識されていない」などの課題を感じている経営層もいるのではないでしょうか。KPIを設定したら現場へ浸透させることが重要ですが、設定が実態とマッチしていない、社員がKPIを十分に理解していないという場合は、結果に反映されにくいでしょう。

この記事ではKPIの意味や効果を簡単に分かりやすく紹介するとともに、KPIの具体例や失敗例、効果を生み出す設定方法を詳しく解説します。

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「KPI」の意味

「KPI」の意味

KPIとは「Key Performance Indicator」を略したものです。日本語では「重要業績評価指標」と訳されます。業績管理評価のための重要な「指標」(もしくは「指数」)で、中間目標としての指標となるのが大きな特徴です。

KPIは中間目標ではありますが、最終目標を達成するための定量的な指標となります。企業という大きな組織の中では、目標に対する到達度が見えなくなることや、目標達成のために何に集中すべきかが分からなくなることもありますが、指標化することで現状や注力すべきことを明確にできます。具体的には下記のような数値をKPIとして設定します。

【KPIの例】

  • 財務においては売上高、利益成長率など
  • カスタマーにおいては顧客満足度、クレーム件数など
  • 営業においては営業案件数、見込み客の成約率など

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「KPI」のメリット

「KPI」のメリット

KPIを設定するメリットは次のとおりです。

組織において目標達成に向けた過程が明確になる

KPIを設定することによって目標達成までの「必要な行動」「達成状況」が把握しやすくなります。達成までの過程も見えやすくなり、状況判断の精度が増すことで、マネジメント層もより適切なフロー・体制を構築できるでしょう。

また、組織の向かっている先が目的地とズレていないかどうかも適宜確認できます。仮にズレが生じた場合の早期発見・修正にも有効です。

さらにいくつかのKPIを設定し、それぞれのKPIの進ちょく状況を比較することで、自社の弱点を可視化するのに役立てることも可能です。

社員一人一人のやるべきことが明確になる

KPIは目標を達成するために重要な要素を絞り、それを数値化するため、組織の目的達成のために必要なことをピンポイントで表しています。目標達成のために集中すべきこと、やるべきことを明確化する数値でもあります。KPIを設定することで、社員が目的に向かって無駄なく行動できるともいえます。

なお、KPIが中間目標である点もポイントです。最終目標の場合、現状との差が大きくて行動に結びつきにくいことが懸念されますが、より身近、かつ具体的なKPIなら行動に結びつきやすくなります。

評価の公正化が計れる

KPIによって中間目標が指標化されれば、指標を部署や個人の成果に落とし込むことも可能です。評価項目に盛り込むことで、公正な評価にもつながります。

定量的情報なので、評価者が異なる場合も、評価者ごとのブレを小さくできるでしょう。

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「KGI」「KFS」との関連性、「OKR」との違い

「KGI」「KFS」との関連性、「OKR」との違い

KPIを理解するのに欠かせないのが「KGI」と「KFS」です。また類似用語である「OKR」との違いも解説していきます。

「KGI」と「KFS」の意味

KGIとは「Key Goal Indicator」の略です。日本語では「重要目標達成指標」と訳されます。経営戦略や組織目標を達成するための指標で、最終目標や成功目標などと考えると分かりやすいでしょう。

KFSとは「Key Factor for Success」の略で、日本語では「重要成功要因」と訳されます。KGIを達成するためにキーとなる要因です。KGI達成に寄与する要素は複数ありますが、その中から重要なものをいくつか選択します。これら3つの用語の関連性を図表化すれば、KGIが最上位にあり、中間層にKFS、最下層にあたるのがKPIです。

KGI、KFS、KPIの関連性

なお、中間層のKFSと同じ意味をもつ言葉としてCSF「Critical Success Factors」があります。

「KGI」「KFS」「KPI」の具体例

「KGI」「KFS」「KPI」の3つは互いに連動しています。ここでは、ECサイト運営において「売上高2割アップ」を最終目標(KGI)とするケースで具体例を見ていきます。

「KGI」
最終目標となる指標で、具体的な数値で設定します。本ケースでは「売上高2割アップ」としますが、「リピーター率50%以上」「売上〇〇万円」などさまざまな指標が考えられます。

「KFS」
KGIを基に設定するもので、最終目標を達成するための要素です。

この例の場合、KGI達成のためには、

  • アクセス数アップ
  • ECサイトのデザイン変更
  • ECサイトで決済までの動線改善
  • 価格の見直し
  • 売れ筋商品の開拓

などの要素が考えられます。

複数の要素の中から、目標達成のために特に重要な要素をKFSとして選定します。ひとつだけに絞る必要はありませんが、このKSFを基に次のKPIも設定するため、比例して数が増えてしまう点には注意が必要です。

「KPI」
例えばKFSを「アクセス数アップ」としたならば、サイト訪問者の商品購入に至る割合を算出すれば、割合から逆算してKGI(売上高2割アップ)を達成するためのアクセス数を算出できます。

算出したKGI達成に必要なアクセス数が「10万アクセス」だとした場合には、KPIは「10万アクセス」と設定します。

KPIの定点観測において「月の半分で5万アクセス」であれば、順当にいけばKPIを達成できる見込みになりますが、反対に「月の半分で5万アクセス未満」であれば何らかの軌道修正が必要です。このように指標によって目標とのギャップを測り、改善策につなげることが可能です。

「OKR」とは

OKRとは「Objectives and Key Results」を略したもので、日本語では「目標(Objectives)」と「主要な結果(Key Results)」と訳されます。

OKRは目標管理方法のひとつで、目標達成のために設定する点はKPIと同じといえます。そのため同じような意味だと認識している人もいるかもしれませんが、両者は目標達成に対するアプローチが異なります。KPIは指標を用いて目標達成までの「過程」を明確化するのに対して、OKRは組織全体で「目標を共有」し、連帯感をもって目標達成を目指すものです。

KPIとOKRの違い

OKRは目標と主要な結果を部門・チーム・個人などでリンクさせて設定するのが大きな特徴です。例えば経営陣が「本年度の売上目標〇〇〇万円」とした場合、「各部門」→「チーム」→「個人」のように目標をブレークダウンして個々の社員にまで具体的目標を落とし込みます。一人一人の目標達成がチームや部門を通じて、最終的に経営目標にまでつながることが意識でき、モチベーションやエンゲージメントの向上が期待できるでしょう。

KPIのよくある失敗例

KPIのよくある失敗例

ここからは、KPIで陥りやすい失敗例を3つ紹介します。

現場でKPIが意識されない

せっかくKPIを設定しても、それが現場で生かされないと効果が生じません。経営層がKPIを設定・周知に注力してもなお、現場レベルでKPIが意識されない場合、KPIの設定に次のような問題のあるケースが多いです。

  • 「設定と現場の数字に乖離(かいり)がある」「目標設定が曖昧で業務との関連性が薄い」などの理由でKPIそのものに興味がない、もしくは意識されない
  • KPIの重要性は理解しているが、複雑すぎたり、数が多かったりして現場で把握しきれない

KPIが硬直化している

ビジネスの状況が変化しているのにKPIの指標が変わらないケースです。例えばECサイトにおいて、「主戦場がスマホアプリに移っているのにWebサイトを軸としたKPIが設定されている」「業務態勢が変わったのに、以前の体制を前提としてKPIが設定されている」といった事例が該当します。

状況が変わっているにもかかわらず、それ以前の指標が設定されていると、KPIの意味を現場に問われることになる可能性があります。そうなると、現場で実際に業務にあたる社員にとって、KPIが形骸化したものとなり、目標達成へのモチベーション低下が懸念される状況になるでしょう。

KPIの設定のみで満足してしまう

経営層がKPIを設定したという事実だけに満足してしまい、現場に十分な周知をしないケースです。設定されたKPIが浸透していないこともありますが、それ以前にKPIの意義や重要性を社内に伝える努力が不足していることが多いです。

運用体制も不十分になり、振り返りや次期に向けた修正といったPDCAサイクルも、現場に共有されていない可能性が高いです。KPIを生かすための社内体制が整っていないといえます。

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KPIの設計手順とポイント

KPIの設計手順とポイント

KPIを成功に導くために、KPIの設定手順とフレームワーク、設定のポイントを紹介します。

KPIの設定手順

大きく3ステップで設定します。

1:KGIの設定

組織やプロジェクトにおける最終目標として現実的な数字を決定します。

2:KFSの選定

最終目標を達成するための「重要要素」であるKFSを選定します。重要要素を絞り込むことで効率的な目標達成を目指します。

3:KPIの設定

KGIを踏まえて選定されたKFS、そのKFSを達成するための指標を設定します。KPIは中間目標としての進ちょく状況を把握できる指標ですので、状況を可視化しやすくすることが重要です。

例えば小売業のケースであれば「販売数量」「販売単価」「来店者」など、現場業務になじみの深い指標にすると進ちょく状況を確認しやすいでしょう。このように「このKPIを達成していけばKGIを達成できる」と納得できる指標を設定します。

KPI設定時の代表的なフレームワーク

目標設定の代表的なフレームワークとして「SMARTの法則」を紹介します。KPIに限定されたフレームワークではなく、ビジネスにおいて目標達成の可能性を高める手法として広く知られているものです。5つの成功因子があり、それらを意識した目標を設定することで、効果的な指標を打ち立てることができます。

SMARTの法則 5つの要因

  1. Specific(明確性)
  2. 設定した目標が明確、かつ具体的であることを意味します。目標が曖昧だと行動の指標にならないため、理解しやすい目標であることが重要です。

  3. Measurable(計量性)
  4. 「測定可能な」という意味をもち、目標が数値として測定可能であることを指します。数値にすることで達成率も可視化されるため、モチベーション維持にも有効です。

  5. Assignable(割当設定)
  6. 役割や権限の割り当てを意味します。部署やチームにおける役割や業務の割り当てを明瞭にすることで、メンバーの強みを生かす、チームワークの強化を図るなどの効果が期待できます。

  7. Realistic(実現可能性)
  8. 「現実的な」「現実主義の」などを意味します。あまりに高い目標ではモチベーションをそいでしまうので、客観的な視点で実現可能な目標を打ち立てます。

  9. Time-related(期限設定)
  10. 期限設定を意味します。期限があることで「いつまでに何をすべきか」がより明確になるでしょう。期限が設けられていないと、やるべきことを先延ばしにしてしまうことが懸念され、せっかくの目標も生かされにくくなってしまいます。

KPI設定のポイント

KPI設定後は、現場でKPIを意識して行動してもらうことがポイントになります。そのための施策として、次の3つが重要です。

1:現場への浸透

積極的に周知を図ることで現場にKPIの意義と内容を浸透させます。その際は、目的と目標(KGIやKFS)も合わせて伝え、「KGI達成のためのKFSを細分化したものが、この部門に設定されたKPIであること」を理解してもらうことが重要です。

なお、KPI設定時から、現場の業務内容とKPIの因果関係が明確になるよう留意します。それによってKPIが受け入れられやすくなり、業務にKPIを生かしやすくなるでしょう。

2:KPIの設定数

KPIの数が多すぎると現場は把握しきれなくなってしまいます。仮にシンプルで業務に直結した内容だったとしても、数が多いとそれだけで意識しにくくなります。可能であれば3~5個程度にとどめ、多くても10個程度が望ましいでしょう。

3:PDCAの実施

ビジネス状況が変化すればそれに応じて変化・調整が必要になるのでKGI、KFS、KPIの見直しは定期的に実施します。また実行したらそれに伴う評価と改善も必須です。制度構築時から、PDCAサイクルを運用に組み込んでおきます。

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業務に応じた柔軟なKPIの活用例

業務に応じた柔軟なKPIの活用例

KPIについては、財務における売上高、利益成長率といった企業全体を念頭に置いた取り組みをイメージする人が多いかもしれません。しかし部門やチームなど、現場に寄り添った運用も可能です。ここでは、いくつか具体例を紹介します。

  • カスタマーサポートにおけるKPI例
  • 顧客満足度〇〇%、クレーム件数〇〇%減、架電から解決までのやり取りについて、8割までを「1往復」に削減

  • 営業におけるKPI例
  • 営業案件数、見込み客の成約率、リピート率などを指標化

  • 人材育成におけるKPI例
  • 離職率や定着率、研修の理解度や満足度を指標化

KPIは汎用性が高く、さまざまな業務で活用できます。改善したい部署や業務に導入して広く組織運営に役立てたいものです。

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現場と向き合って効果的なKPIを設定しよう

現場と向き合って効果的なKPIを設定しよう

最終目標であるKGIと関連したKPIを設定することは重要です。しかし最終的にKPIを実行するのは個々の社員である以上、現場の理解も不可欠です。丁寧に周知する、分かりやすいKPI設定を心がけるなど、社員の理解も促進するとよりKPIが生かされるでしょう。

必要に応じて研修プログラムを組んだり、KPI設定に社員の意見を取り入れたりする手法もあります。KPIが目的に沿って活用されるよう運用を工夫していきましょう。

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