ビジネスの現場でよく耳にする「タスクフォース」。ビジネスパーソンであれば、一度は聞いたことがあるかもしれません。しかし、その目的や役割において、プロジェクトチームやワーキングチームなどとは、どのような違いがあるのでしょうか。
この記事では、タスクフォースの意味や目的、役割を解説するとともに、企業で取り入れるメリットや具体的な構築の手順、運営のポイントを紹介していきます。
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タスクフォースの意味とは
「タスクフォース」とは、「機動部隊」を意味する軍事用語「Task Force」が由来の言葉といわれています。機動部隊とは、状況に応じてすばやく行動できる部隊のことで、軍隊の中でも特に緊急性の高いミッションの遂行が主な役割になります。
それが転じて、ビジネスシーンでも緊急性の高い課題を解決するために臨時で招集・組織されるチームを、タスクフォースと呼ぶようになりました。各部署の適任者がそれぞれ招集され、普段は別の部署・チームで業務を行っているメンバーで組織されることがほとんどです。
タスクフォースの目的・役割
ビジネスシーンにおけるタスクフォースの役割は、「緊急性の高い課題を解決すること」です。たとえ課題が解決しなくても、好転し、緊急事態を脱せられれば、タスクフォースとしての役割を果たしたと判断されます。
タスクフォースは、業務の改革や、組織改革を目的とする場合もあります。タスクフォースの各メンバーには任務遂行のため、普段の業務よりも大きな権限が委譲されるケースもあります。大きな権限を持つタスクフォースの仕事を通じて、有望な次世代リーダーを育成することもできます。そのため、多くの企業がタスクフォースを組織した結果、リーダーの育成、業務の改革を実現させています。
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タスクフォースと類似用語との違い
企業や政府などの組織では、ある目的のために臨時のチームが結成されることがあります。その中にはタスクフォースと混同されがちな、以下のようなチームがあります。
- プロジェクトチーム
- ワーキングチーム
- クロスファンクショナルチーム
ここでは、タスクフォースと上記3つのチームとの違いについて解説していきます。
プロジェクトチームとの違い
組織の中の大きな課題を解決する目的として立ち上げられる点で、タスクフォースと共通する「プロジェクトチーム」。タスクフォースとプロジェクトチームの一番の違いは、期間の長さです。
タスクフォースは緊急度の高さから、迅速な対応が求められますが、一方のプロジェクトチームは長期間の課題に取り組むケースがほとんどです。時間をかけて対応し、課題をじっくり検証することが求められています。
ワーキングチームとの違い
タスクフォースと同様に、緊急性の高い課題に対応するために結成されるのが、「ワーキングチーム」です。そのため、多くの企業ではワーキングチームとタスクフォースが同義語になっているでしょう。
ただし企業によっては、緊急性の高い課題を解決するチームをワーキングチームとして結成し、その解決のために個別の作業を行うチームをタスクフォースと呼び、2つをわけている場合があります。
この2つをわけている企業では、タスクフォースはワーキングチームの中の一部のポジションになります。
クロスファンクショナルチームとの違い
特定の課題を解決するために一時的に結成される点で、タスクフォースと共通しているのが、「クロスファンクショナルチーム」です。
タスクフォースとクロスファンクショナルチームの違いは、課題の規模です。クロスファンクショナルチームは、全社的で、より大規模な課題の解決がミッションになることが多く、企業の垣根を越えて、社外からも必要な人材を招集する場合が多いです。
タスクフォースのメリット
緊急性の高い課題に対応するタスクフォースには、大きくわけて3つのメリットがあると考えられます。
- 課題解決のためにリソースを集中できる
- 迅速に課題解決に取り組める
- 組織を横断した取り組みができる
これら3つの内容について、以下で詳しく解説します。メリットを理解し、企業で活用する検討材料にしてください。
課題解決のためにリソースを集中できる
長い期間をかけて課題に対応するプロジェクトチームや、通常の業務と違い、タスクフォースは短期間で一定の成果を出す必要があります。そのため、人材や資金など、ビジネスリソースをその期間に集中させて課題に取り組めるようになります。
普段の部署における業務では、さらなる人材リソースの必要を感じても、なかなか増員できずに最大限の効果が発揮できないこともあるでしょう。しかしタスクフォースでは、一定の期間に企業のリソースを集中させるので、高い成果を上げられる可能性が高くなります。
迅速に課題解決に取り組める
緊急性の高いミッションを担うタスクフォースには、迅速な対応が求められています。そのため、普段の業務ではなかなか獲得できない社内の権限も、ミッション遂行のために必要があれば得やすくなります。
普段の業務で、社内の稟議（りんぎ）に時間がかかり、スムーズに自身のタスクが進行できずに困ってしまった経験を持つビジネスパーソンも多いのではないでしょうか。しかし緊急性の高いタスクフォースでは、そうした稟議が短縮できるため、迅速に課題解決に取り組めます。
組織を横断した取り組みができる
タスクフォースは、特定の課題に取り組んでいるため、普段の業務以上に仕事の目的が明確です。そのため、課題解決に必要なスキルや人材が想定しやすいといえます。
そして、関係するさまざまな部署から人材を選抜するため、部署やチームなどの組織を横断した活動ができます。
多くの日本企業は部署ごとに権限を持ち、縦割りの組織になりがちです。普段、連携する機会が少ない部署の人材と接したり、さまざまな部署の人材と一緒に仕事をしたりすることで、普段の業務では気づかなかった新しい課題を発見できるかもしれません。
タスクフォースの構築手順・運営ポイント
次に、タスクフォースを具体的に構築する手順を紹介します。タスクフォースを運営するうえで重要なポイントにも触れながら、以下のステップについて、詳しく解説していきます。
課題とスケジュールの設定
まずはタスクフォースとして取り組む課題を明確にする必要があります。そして、課題に取り組むために必要な情報を洗い出すために、調査を開始しましょう。
情報がある程度、出そろったところで、どの程度の期間があれば課題が解決できるか、おおよそのスケジュールを設定します。
タスクフォースの編成
課題とスケジュールが明確になったら、それをもとにメンバーを選出、招集します。タスクフォースのメンバーとして、解決するべき課題に応じたスキルをもつ人材を集めましょう。
各部署から招集するメンバーは、所属する部門の業務を一時中断したり、所属部署の業務量を削ったりして、タスクフォースの業務に集中する必要があります。
そのため、人事部と連携して、各部署の協力を得ることが重要なポイントです。人事部は、各メンバーがタスクフォースにリソースを集中できるよう、通常業務の割り振りや業務量を調整してもらうなど、各部署への協力を要請するとよいでしょう。
また、リーダーの選出も重要なポイントの1つです。タスクフォースはもともと別の部署で働くメンバーが臨時に集まるチームのため、メンバーをひとつに束ねるまとめ役が必要になります。リーダーには、マネジメント能力が高い人材を任命するようにします。
価値観やルールの共有
メンバーが集まったら、タスクフォースの価値観を統一する必要があります。普段はそれぞれ異なる部署で働くメンバーのため、仕事の進め方や情報を共有する方法など、メンバー間でズレが生じる可能性もあります。迅速に課題を解決するためにも、はじめに価値観やルールをすり合わせておきましょう。
さらに、課題を解決するまでの手順や方向性、タスクフォース内でのルールなど、メンバー全員で共有することでコミュニケーション不全に陥らないようにします。
迅速にタスクを実施する
メンバー間で価値観を事前に共有したら、実際に課題の解決に取り組みます。その際、いかに迅速に課題に取り組めるかが重要になります。
タスクフォースのミッションは緊急性の高いものがほとんどですが、業務の途中で上長の承認を待っていては迅速な対応に支障が生じます。そこで、各メンバーに必要な権限をあらかじめ付与しておくことが重要なポイントになります。
どの仕事にもスピード感は要求されるものですが、タスクフォースではより緊急度の高い課題に取り組む必要があります。普段とは異なるアプローチで、柔軟に解決するようにしましょう。
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ノウハウの蓄積・共有
臨時で編成されるタスクフォースには、ノウハウが蓄積しづらいという課題があります。そのため、あらかじめノウハウの管理者を決めておくことが重要なポイントです。
タスクフォースによって課題が解決した後は、業務のノウハウが分散しないように情報をまとめましょう。まとまったノウハウは社内に共有し、似た事例の課題が生じたときに生かせるようにしておくとよいです。
人事考課/評価につなげる
タスクフォースの活動が終わったら、人事部や上長はその働きを適切に評価します。
メンバーは、既存部署の通常の業務量を削り、タスクフォースの業務に優先的に対応します。そのため、タスクフォースでの業務によって通常業務の遂行に影響が出たことを加味した評価基準を設けるなどして、公平性を保ちましょう。
人事部や上長は、メンバーの不利益にならないよう、タスクフォースでの活動も含めた業務を評価につなげることが求められます。
タスクフォースの企業事例
タスクフォースを編成した事例には、どのようなものがあるのでしょうか。今回は日本企業2社の事例から、タスクフォースが編成された課題や、その成果を紹介します。
日本マクドナルド「お客様対応プロセス・タスクフォース」
2015年、マクドナルド店舗で販売した商品に異物が混入していたと報じるニュースが注目を集めました。それらのニュースによって、異物混入による品質への懸念のみならず、危機管理対応に対する信頼を大きく失い、日本マクドナルドは企業としての姿勢も問われる事態に陥ります。
こうした事態を重く受け止めた同社は、「お客様対応プロセス・タスクフォース」を設置しました。タスクフォースの目的は、適切かつ迅速に顧客に対応できるようサービス品質を向上させること。メンバーは、品質保証・法務・顧客対応・オペレーションなど、社内の各部署代表たちによって構成されました。
タスクフォースのメンバーは、顧客からの問い合わせ対応プロセスをあらためて検証し、徹底的に問題点の洗い出しを行いました。その結果、異物取り扱いおよび情報伝達基準の見直しとプロセスの徹底を実現します。さらに、顧客からの問い合わせの情報管理、顧客への対応に関する基準も見直されました。
味の素株式会社「ASV」
国内のタスクフォースとして、味の素 ASVの事例も著名です。ASVとは、味の素が掲げる「Ajinomoto Group Shared Value」の頭文字を取ったもので、ミッションとビジョンの実現に向け、同社の理念の中核として位置付けています。
味の素は、「ASVエンゲージメント向上」と「個人の能力開発」を目的に、「全社オペレーション変革タスクフォース」を結成します。そして、従業員一人一人がASVを自分のことのようにとらえ、組織の力を向上させることを目指しました。
その結果、メンバーが「食と健康の課題解決」に取り組めるマネジメントサイクルを構築しました。また、食品事業本部、アミノサイエンス事業本部、コーポレート本部など、部署を横断しながら連携し、コスト削減や、スマートコーポレート化といった課題にも取り組み、企業文化の変革を推し進めました。
タスクフォースは組織改革にも効果的
緊急性の高い課題を解決するほかにも、さまざまなメリットがあるタスクフォース。企業の文化を改革したり、次世代リーダー候補が成長したりする場としても効果が期待できます。
もっと自分を成長させたいと考えるビジネスパーソンはもちろん、間接的なかたちで関わる人事部まで、タスクフォースを構築・運営するうえで重要なポイントの把握が大切です。タスクフォースに対する理解を深め、企業の緊急時に活用できるよう体制を整えておきましょう。
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