就労証明書とは? 手続きの方法や必要な記載事項、保育園申請時の流れを解説

就労証明書とは? 手続きの方法や必要な記載事項、保育園申請時の流れを解説

就労証明書は保育園への入園申請や転職、外国人のビザ取得などで必要です。特に保育園への入園に際しては重要な書類で、その内容が入園可否を左右することも少なくありません。

この記事では、就労証明書がどのような書類なのか、その書式や記載事項、記入のポイント、手続きの方法などを解説します。

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就労証明書とは

就労証明書とは

就労証明書とは、「就労している(働いている)事実」を証明する書類です。企業が書類を作成し、その人が在職し就労していることを証明書として発行します。

就労証明書には、就労の業種、就労期間、就労形態、就労時間、就労実績、産前・産後休業の取得状況や、育児休業の取得状況、復職年月日、短時間勤務制度の利用予定や利用実績などが記入されており、企業がその内容を証明するという書式です。

就労証明書は自治体によっては在職証明書、就業証明書、雇用証明書、勤務証明書などと呼ばれることもありますが、内容はおおむね同じと言って差し支えありません。

就労証明書が必要になるのはどんなとき?

就労証明書が必要になるのはどんなとき?

就労証明書は就職すると自動的に発行されるものではなく、自治体などから提出を求められた際に個人が企業に作成を依頼する書類です。どのような場合に必要になるのか、解説していきます。

保育園・学童への入園申請時

保育園や学童(放課後児童健全育成事業)を利用する際は、なぜ子供を預ける必要があるのか、その理由を明らかにして申し込むことが求められます。子供を預ける主な理由には以下のようなものがあります。

  • 常時就労している
  • 保護者に病気や、心身の障害がある
  • 保護者が出産をする
  • 保護者が病気や心身に障害のある親族を看護・介護している
  • 災害の復旧活動をしている

参考:ほいくえんのごあんない│品川区 子ども未来事業部 保育課

このうち子供を預ける理由として「常時就労している」を選ぶ場合、就労しているという事実と、どのような働き方をしているのかを証明するために就労証明書の提出が求められます。自治体は提出された就労証明書をもとに保育の必要性を判断し、選考を行います。

選考の結果、保育園の定員よりも応募者が多い自治体では希望の保育園に入園できないケースもしばしば起こるため、就労証明書は非常に重要な書類です。ただし、選考を有利に進めようとして虚偽の内容を記入したり、証明書を偽造したりすることは罪に問われる可能性がありますので、絶対に避けましょう。あくまで事実のみを記入します。

就労証明書はその児童の保護者全員(たとえば、父母の二人とも)が提出します。ただし、認可外保育園や託児所、ベビーホテル等の場合は就労証明書が不要なケースがあります。また、65歳未満の祖父母やそのほかの家族等、父母以外の同居家族で働いている人がいれば、その人の就労証明書が必要になる場合があります。

転職したとき

転職活動の際、内定が出たタイミングで内定先企業から就労証明書を求められることがあります。この場合は、保育園や学童への申込時と異なり、就労証明書ではなく在職証明書という呼び方をするケースも多くみられます。

内定先企業が就労証明書を求める理由としては、次のようなものがあります。

  • 応募者の職歴や業務内容が、応募時の提出書類と一致しているかどうかを確認するため
  • 基本給などの待遇を算定するため
  • 一部の公務員など、採用条件として一般企業での勤務年数を設定している場合に、勤続年数を確認するため
  • 内定先が外資系企業で、入社時に海外での就労ビザを取得するため など

内定先が外資系企業の場合、英文の就労証明書が必要になるケースもあります。

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外国人労働者のビザ申請・更新時

外国人労働者が就労関係のビザを申請・更新する際は、就労証明書が必要になります。こちらも在職証明書という呼び方をするケースが多くみられます。

就労証明書の提出先である出入国在留管理庁には指定の書式がないため、その人が就労している企業が任意の書式で作成します。ただし、所属する部署や職務の内容などのビザを申請する際に証明すべき項目があるため、事前に管轄の地方出入国在留管理局に確認し、必要な項目を設けて作成します。

就労証明書の作成準備

就労証明書の作成準備

就労証明書の提出はどのような手順で進めればよいか、作成方法から提出までの流れを解説します。これより以下は、保育園に入園申請をする場合についてみていきます。

就労証明書が必要になる時期

新年度の4月に保育園へ入園する場合は、一般的に前年の11月頃に就労証明書が必要になります。就労証明書や各種書類の提出後に選考が行われ、2月〜3月に選考結果が通知されます。

すでに保育園に入園して通っており、次年度以降も通園を希望する場合は、毎年1月頃に就労証明書が必要となります。

毎年必要ならば数年分の証明書をまとめて用意しておけばよいのでは?と考える人もいますが、それはできません。就労証明書の有効期限は基本的に証明日から3カ月(自治体によって異なる)なので、早く取りすぎると無効になってしまいます。必要な時期に、必要な数だけ用意するようにしましょう。

就労証明書のひな形を入手する

就労証明書にはひな形があり、以下のような場所で入手できます。

  • 入所を希望する保育園
  • 各地域の自治体の窓口、Webサイト
  • ぴったりサービス(デジタル庁・マイナポータル)

ひな形を保育園で入手できる場合、説明会の際に配布されるケースが多くあります。保育園で入手できなかった場合は、保育園に問い合わせます。多くの場合、各自治体の窓口やWebサイトに書式が用意されているので、そこから入手できます。

また、デジタル庁のマイナポータルには就労証明書作成コーナーがあり、そこから書式の入手および入力、電子申請が可能です(※)。ぴったりサービスのWebサイトから自治体と申請内容を入力して検索します。

(※)自治体によってサービス内容が異なります。また、就労証明書の原本の提出を求められる場合があります。

就労証明書の記入方法

就労証明書の記入方法

前段に引き続き、保育園に入園申請する際の就労証明書に記入する事項についてみていきましょう。一般企業に勤める人の場合と、自営業・フリーランスの人の場合に分けて解説します。

一般企業勤務の場合:勤務先の担当者が記入

一般企業に勤める人の場合、上司や人事など就労証明書の記入担当者に記入を依頼します。

就労証明書の様式と記入事項の例

就労証明書に決まった様式はありませんが、内閣府は標準的な様式として以下の書式を公開しています。

就労証明書の様式と記入事項の例

出典:就労証明書│内閣府

各項目の記入ポイントを以下の表にまとめました。

項目記入のポイント
業種・就労状況に該当する業種を記入。選択肢にチェックを入れる場合もある
就労氏名、住所・就労を証明する本人の住所、氏名を記入する
雇用(予定)期間・雇用期間が無期の場合は雇用開始日のみ、有期の場合はその期間を記入する
・契約内容の変更を予定している場合は、変更前の契約が終了する日を終期とする
勤務先事業所名、住所、電話番号・証明書を発行する事業所と、本人が実際に働いている事業所が異なる場合は記入する
雇用の形態・正社員、パート・アルバイト、派遣社員、契約社員等の雇用形態を記入
就労時間・固定就労、変則就労どちらの場合も、休憩時間は含める。残業時間は除く。育児短時間勤務制度を利用している場合、制度利用前の就労時間数を記入する
・固定就労の場合、定められている時間を記入する ・変則勤務の場合、雇用契約に基づく月間または週間の就労時間を記載する
就労実績・直近3カ月の1カ月当たりの就労日数、就労時間数について記入する
・育児休業等で直近3カ月のうち1月分の就労実績がない場合は、育児休業等取得前の(産休・育休等取得月を除いた)就労実績を記入する
・新規採用等で就労実績がない場合は今後の就労見込みを記入する
・有給休暇の取得日は就労日数に含める
・残業時間は就労時間数に含める
・休憩時間(就業規則等で定められている休憩時間に限る。)は就労時間数に含める
・育児短時間勤務制度等を利用している場合は、制度を利用した上での勤務実績(実際に当該月に勤務した実績)を記入する
産前・産後休業の取得(復職期間など)・法令上の育児休業に限らず法人独自の就業規則等に基づいた休業も含む
・終期が確定していない場合でも終了予定日を記入する
復職年月日・取得中(または取得予定)の育児休業等を終了し、復職する予定がある場合は復職予定年月日を記入する
・1年以内に証明書発行事業所において取得した育児休業等から復職済みの場合は復職年月日を記入する
保護者記入欄児童名、生年月日、通園しているあるいは希望する保育園名を記入する

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自営業・フリーランスの場合:自身で記入

自営業やフリーランスの人の場合、企業に属していないため就労証明書は自身で記入することとなります。また、就労証明書ではなく「就労状況申告書」という形で提出を求められる場合もあります。この場合、書式は各保育園や自治体から支給されるケースが多くみられます。

また、ダブルワークやトリプルワークなどを行っていて就労先が複数ある場合など、就労証明書だけでは就労状況を把握することが難しい場合があります。そのようなときや、変則勤務制でシフト表の提出ができない場合なども、就労状況申告書が用いられます。

以下は就労状況申告書に記入する項目の例です。

■就労状況申告書に記入する項目の例(自営業・フリーランスの場合)

  • 氏名・住所
  • 勤務先名称
  • 就労開始年月日
  • 就労場所
  • 業種
  • 仕事の内容
  • 事業形態
  • 就労日数等
  • 就労時間
  • 直近3カ月の収入状況
  • 健康保険
  • 出産等による就労状況
  • 保護者記入欄

参考:就労状況申告書|東京都杉並区

記入する際の注意点

就労証明書等の書類に記入する際、手書きの場合は鉛筆、シャープペンシル、消えるボールペンなどでの記入を避け、ボールペンで記入します。

また、間違えて記入した場合は二重線を引いて訂正印を押し、正しく記入し直しましょう。修正ペンや修正テープで修正した書類は受け付けてもらえない場合があります。

就労証明書の提出方法

就労証明書の提出方法

記入が終われば後は提出するのみです。提出方法は、保育園や自治体の指示に従いましょう。持参や郵送、オンラインによる提出が一般的です。オンラインの場合は、就労証明書作成コーナー(デジタル庁・マイナポータル)から提出できます。

就労証明書のほかに必要となる書類の例

就労証明書のほかに必要となる書類の例

保育園へ入園を申請する場合、就労証明書のほかにも提出が必要な書類があります。自治体によって異なりますが、一例を紹介します。

一般企業勤務の場合

  • 保育園の利用申込書
  • 家庭状況票(父母の就労の状況や、就労以外の疾病、心身障害、看護、介護、就学、現在の保育状況等についてまとめたもの)
  • 児童状況確認票(児童の発達や健康状態についてまとめたもの)
  • 復職・復学に関する申立書(現在就労を行っていないが、保育園の利用が内定した場合は期日までに復職することを約束するもの)
  • 受託証明書(現在別の認可外保育施設やベビーシッター等に児童を預けていることを証明するもの)
  • シフト票や勤務表の写し(勤務時間が一定でない就労の場合、提出を求められることがある)

など

自営業・フリーランスの場合

  • タイムスケジュール表(就労時間の実態を記入する)
  • 請負契約書、登記事項証明、開業届、営業許可書、履歴事項証明書などの、仕事の実態がわかるもの
  • 確定申告書、直近の3カ月の報酬の記録とその振り込みが確認できる通帳などの、収入がわかるもの

など

参考:
令和4年度保育園・認定こども園・幼保一元化施設(長時間保育)入園申し込みについて | 渋谷区公式サイト
入園申込みに必要な書類(令和3年度入園申込み)│港区ホームページ

就労証明書が用意できない場合の対応方法

就労証明書が用意できない場合の対応方法

提出期限や就労状況の関係で就労証明書が用意できない場合はどのように対応すればよいか、解説します。

提出期限に間に合わない場合

何らかの事情で就労証明書を提出期限までに用意できない場合、諦めずにまずは自治体の窓口に相談しましょう。提出期限に間に合わなければ受付不可となる場合もありますが、事情をくんで提出期限を延ばしてもらえるケースもあります。

求職中の場合

入園申請時に働いておらず求職中の場合は、「求職活動申立書」を提出することで保育園への入園申請を行います。

求職活動申立書の書式は自治体によって異なりますが、含まれる項目の例を以下に紹介します。

  • 求職活動の方法(ハローワーク、チラシ・インターネット、派遣会社に登録等)
  • 希望する雇用形態
  • 希望する就労時間

参考:求職活動に関する申立書│渋谷区

求職活動申立書には、入園後定められた期間内に就労を開始すること、就労開始後に就労証明書を提出できない場合は退園することなども盛り込まれています。

また、求職活動申立書とあわせて提出する書類として、ハローワークカード、就職あっせん機関の登録画面の写し、雇用保険受給者資格表など、現在求職活動を行っていることが確認できるものを求められる場合があります。

内定したが入社前で未就労の場合

入園申請時に内定したがまだ入社しておらず、未就労の場合は、内定先の企業に就労予定証明書の記入を依頼します。自治体によって詳細は異なりますが、就労証明書と同じ書式で対応できるケースも多くみられます。

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就労証明書は正確に記入し、期日までに提出を

就労証明書は正確に記入し、期日までに提出を

就労証明書は虚偽記載や偽造で罰せられることもある重要な書類です。企業の担当者は、従業員から依頼された際、期日までに提出できるよう余裕をもって作成を始め、間違いのないように記入しましょう。

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