人事考課とは? 社員の能力向上や業績アップにつながる運用のコツを紹介

複数の社員やスタッフがいる組織において、人事考課は組織運営上、必要不可欠なものです。ただその方法によって、社員のやる気を高められる可能性も、逆にモチベーションを下げてしまう恐れもあるでしょう。今回は、社員の能力向上や業績アップにもつながる人事考課の運用のコツを紹介します。

人事考課とは

人事考課とは、会社が基準を設けて社員を評価することです。判断材料に用いられるケースが多い項目は、社員の能力、貢献度、業務成績。評価結果は、昇給や昇格などの人事査定に反映される場合が大半です。

人事考課と人事評価の違い

「人事考課」と似た言葉に「人事評価」があります。人や組織によってさまざまな考え方や定義があるため、同義として使われるケースも見られます。ただ一般的には、「人事考課」は人事査定のために行われ、「人事評価」は目標を達成できたか、過程が適切だったかなどの判断を指すことが多いようです。

人事考課を行う意味や目的

社員にとっても会社にとっても、人事考課にはさまざまな意味や目的があります。主なものを見ていきましょう。

会社のビジョンや目指す方向を明確にする

会社の目的やミッションなどは、主に企業理念や社訓に掲げられていますが、それらは抽象的である場合がほとんどです。人事考課の評価基準を示すことにより、社員に会社のビジョン、目指している方向をより具体的に伝えられます。

社員のモチベーションを高める

人事考課によって、何を達成すれば評価されるのかが明確になるため、社員が「それに向かって頑張ろう」と思う動機付けになります。また、努力や成果が適正に評価されれば、「次も頑張ろう」とさらなるモチベーション向上を促せるでしょう。

社員のモチベーションについては、こちらの記事もチェック！

社員の能力をアップする

前述したように、人事考課によって社員のやる気が高まれば、前向きに仕事に取り組み、能力はアップしていくでしょう。努力も惜しまなくなるはずです。

また、人事考課は社員の課題や改善点などを「見える化」できます。やるべきことが明確になることも、社員の成長を促すでしょう。

公平性や透明性を示す

評価される能力やプロセスの基準が明確ではなかったり、「えこひいき」などと不満を抱かせるような査定をしたりしていれば、社員のモチベーションは下がってしまいます。活力ある組織にするためにも、人事考課で公平性や透明性を社内に示すことが重要です。

より効果的な人員配置を行う

人事考課によって会社が社員一人ひとりの能力や適性を的確に把握できれば、それを元に異動や昇格などを実施することで、より効果的な人員配置を行うことができるでしょう。

会社のポテンシャルが向上し、業績アップを期待できる

人事考課によって、社員が共通のビジョンや目標を持ち、よりポジティブに仕事に取り組むようになれば、会社のポテンシャルは高まるはずです。それによって従来の事業を拡大できたり、新規事業を軌道に乗せることができたりし、業績アップも期待できるでしょう。

人事考課で審査する項目

では、人事考課ではどのような項目で査定するのがふさわしいのでしょうか。大きなポイントは、①どのような結果を出したか、②どのような能力や知識があるか、③適切なプロセスを踏んだかどうか、です。順に紹介します。

①業績

個人やチームがどれだけの成果をあげられたか、目標やノルマを達成したかどうかなどを査定します。売り上げや新規開拓数など、定量的だったり、可視化できたりするものが一般的です。

②能力

業務を遂行する過程を通じて、あるいは自助努力によって身に付けた能力や知識を査定します。どの程度の力があるかを純粋に査定する場合と、年次や役職によって設定された基準との比較で評価するケースとがあります。

また同僚のフォローやサポートなど、数字に表れない仕事ぶりもここで評価するといいでしょう。

③プロセス

同じ仕事をやり遂げたとしても、例えば１週間かかった場合と１カ月かかった場合、自力で達成したときと周囲の協力やカバーが必要だったケースでは評価は変わってくるでしょう。

また仮に達成できなかったとしても、ハードルが高い案件に粘り強く取り組んで最善を尽くすなど、プロセスが良かった場合は評価する必要があります。容易な仕事をこなすと評価され、困難な仕事で失敗した場合は評価が下がるようでは、社員は無難な仕事をこなし、厳しい仕事は敬遠するようになってしまうからです。

加えて、新型コロナウイルスの流行や災害などの外的要因で業績を伸ばせなかったり、逆に好景気などで努力しなくても数字を出せたりする場合もあります。評価者は数字や結果だけをみるのではなく、プロセスを冷静にみることが大事なのです。

人事考課を行う手順

次に、人事考課を行う一般的な流れ、手順を紹介します。

目標を設定する

まずは、一定期間に達成したい目標を設定します。期間は、半年か１年のケースが多いようです。目標は、個人が設定するもの、会社がその社員の年次や役職などに応じて設定するものとあります。業績など数値化できるものと、能力やプロセスなど数値化が難しいものとを分けて、設定するといいでしょう。

社員が自身を評価する

目標に対して、社員自身が「達成できたか」「達成できるよう、どれだけ努力・行動したか」などを評価します。

上司が評価する

次に、上司が対象の社員を評価します。最終的に「A、B、C…」などとランクづけし、賃金やボーナスに反映したり、異動の材料にしたりするのが一般的です。

結果のすり合わせ、フィードバック

評価を元に上司と対象社員が面談し、社員に対して人事考課の結果、評価した点、至らなかった点などを伝えます。また、来期以降に期待することや課題などを伝えるのもいいでしょう。

なお、社員が結果に納得できない場合は、時間をかけてじっくり話し合うことが大切です。評価者に対して不信感や不満を抱かせてしまうと、組織運営に支障をきたす恐れもあります。

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効果的に人事考課を運用するコツ

では、実際に人事考課を行ううえで、具体的にどのような点に気を付ければいいのでしょうか。

社員間の公平性を担保する

先ほども触れましたが、人事考課をするうえで公平性や透明性は非常に大切です。上司の思い込み、好き嫌いなどが影響してしまうと、社員の士気は下がり人事考課においては、客観的な評価が求められるのです。

とはいえ人間が評価する以上、主観が反映されてしまう恐れはぬぐえません。そのためには、評価者を複数にするのも有効な手法です。例えば近年は、役職が下の人が上の人を評価したり、職場の全員が対象者を評価したりする「360度評価」を取り入れる会社も増えています。１人の評価ではなく、より多くの人が査定することで、公平性の向上が期待できます。

「誰にとっても100％公平な制度」を確立するのは不可能でしょうが、会社としてはなるべく公平な仕組みを整えるように努力し、その姿勢を社員に示すことが求められます。ときには評価項目の見直しも有効です。

相対評価だけではなく、絶対評価も行う

評価する側からすると、結果や能力を序列化する「相対評価」の方が査定しやすいかもしれません。ただ相対評価だけだと、評価される側に不満を抱かせ、モチベーションを下げてしまう恐れもあります。どうしても部署内や同年次で社員同士を比べる必要もあるかもしれませんが、社員一人ひとりの個別の能力や努力を査定する「絶対評価」を行うことも大切です。それにより、社員に納得感や公平感を感じてもらいやすくなるでしょう。

マイナスにもプラスにも偏りすぎない

査定というと、対象者をつい厳しく見てしまい、「あれができなかった」「ここが足りない」などと、マイナスポイントに目が行ってしまうかもしれません。ただ、ダメ出しばかりされると、その社員は萎縮してしまったり、やる気を失ったりする可能性もあるので、努力やプロセスなどで評価できる点を見逃さないようにする必要があります。

とはいえ、いい面だけを評価すると、今度はその人の課題や改善すべき点が見えなくなってしまいます。人事考課は、マイナスにもプラスにも偏りすぎないことが大事なのです。

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