企業が「欲しい」人材に対して送るスカウトメール。しかしスカウトを送っても、必ず返信がもらえるものではありません。スカウト型採用サービスは、「攻めの採用手法」の一つして注目されているものの、導入する企業も増えていることから、工夫を凝らさなければメールを読んでもらうのも難しくなってしまうのです。この記事では、返信率の高いスカウトを作成するための考え方やポイントについて紹介します。
1. 返信率が低いスカウトメールの特徴とは
そもそもスカウトメールへの返信率の低さには、どのような原因があるのでしょうか。返信率の低いメールの特徴を把握することで、原因が分かり、返信率の改善へのプロセスにつながることが期待できるでしょう。その共通する特徴を紹介します。
1-1. 宛名を変えれば誰にでも送れる
返信率が低いスカウトメールの特徴は、「宛名を変えれば誰にでも送れる」といった印象を受け手側にもたれてしまう可能性があることです。誰が相手でも使い回しができてしまうような定型文は、メールを受け取る側も気がつきます。必ずしも1通1通をフルカスタマイズする必要はありませんが、受け手側の心を動かすために、どのようなメッセージがあればよいかしっかり考えて、言葉にしましょう。
1-2. 自社の「自慢話」のような内容
スカウトメールにおいて、自社の持っている強みや魅力をアピールしていくことは大切です。一方で、そのアピールが「自慢話」のようになってしまっては、本来届けたかったメッセージがうまく伝わらなくなってしまいます。受け取る側がスカウトの段階で求めている情報は何かを考え、スカウトメールに取り入れることが大切です。
2. 返信率の高いスカウトメール作成のポイント8つ
求職者からの返信率が高いスカウトメールを作成するためには、意識して押さえておくべきポイントがあります。スカウトメールの文面を考える際に、気をつけておくべき8つのポイントについて見ていきましょう。
2-1. 件名をわかりやすくキャッチーに
スカウトメールを作成する際には、本文に意識が向いてしまいがちかもしれません。しかし、まずは「件名」に注目しましょう。件名は、広告におけるキャッチコピーのようなものです。受け手側が最初に見るのはまず件名であり、そこに魅力を感じなければメールそのものを開いてもらえません。件名が心に響くものでなければ、どんなに本文を工夫して書いても、読んでもらえません。「話の続きを読んでみたくなる」ような、件名を心掛けてみてください。
2-2. 「特別なあなた」であることを伝える
スカウトメールの返信率を高めるためには、あなたは「特別な存在である」ことを文面でしっかり伝えましょう。大量に刷られたチラシのようなコピーのスカウトメールでは、受け手の意欲をかき立てるには不十分です。求職者に対して手紙を書くようなつもりで、情緒的な要素も入れながら、構成していくとよいでしょう。
2-3. 会社紹介はわかりやすく端的に
スカウトメールの作成で起こりやすいミスは、自社のアピールを冒頭から長々と書いてしまうことです。自社の強みや魅力をアピールすることは大切ですが、あまりに長文になってしまうと、募集要項や次にとってほしいアクションが書かれている段落の前で、読む気をなくして離脱してしまう可能性も。
また、自社のアピールを行う際には、外部にはまだ公開されていない将来のことや今後取り組みたい課題などを載せるとよいでしょう。「もっと、この会社のことを知るために、直接話を聞きたい」と思ってもらえるよう、工夫しましょう。
2-4. 数字を使い具体的に伝える
「具体的な数字を入れて伝える」ことを心がけるのも、スカウトメールの作成において重要なことです。「働きやすい」や「風通しがよい」といった抽象的な表現では受け手に伝わりにくいものです。さらに、他社も同様の表現を使っている場合も多いため、差別化を図ることもできません。
例えば自社の特徴として充実した福利厚生制度をアピールしたければ、「有給取得率〇％」と数字を明記した方が、受け手は瞬時に判断しやすくなります。できるだけ数字で書ける部分は数字を盛り込むようにして、文面を練っていくことが大切です。
2-5. ネガティブに捉えられる可能性のあるワードを避ける
スカウトメールにおいては、可能な限りネガティブに捉えられてしまう言葉は避けた方が無難です。ケースバイケースですが、使い方によっては「急募」「大量採用」「実力主義」「歩合制」といった言葉に対し、ポジティブな印象を持たない人もいます。ほかの言い回しに変えてみるなどして、文面の印象をよくしていくことが大切です。
2-6. 応募に際しての不安を解消する
特に未経験採用などのスカウトメールの場合、文面上で不安を解消することは重要です。未経験者でも歓迎している点や研修制度の充実、フォロー体制がしっかりと整備されている点をメールに盛り込むことが大切です。また、よくある質問や想定される疑問点などを解消する文言を入れておくと効果的でしょう。
2-7. 「特別な案内」を入れる
スカウトメールのなかに、「特別な案内」を盛り込んでおくことによって、関心を誘うことができます。例えば、「一次選考免除」や「選考テスト免除」などの文言を入れておくと、「今なら、特別な選考ステップで進むことができる」と感じてもらえるでしょう。スカウトメールに返信をすることによって、候補者にとってもメリットのある仕組みを整えておけば、返信率をアップさせることにつなげられるのです。さらに、特別な案内を受けられる期限を明示しておくことで、より返信率を高められることが期待されます。
2-8. 求職者に起こしてほしいアクションを具体的に伝える
候補者は魅力的なスカウトメールを受け取っても、すぐに行動に移してくれるとは限りません。まずは候補者に起こしてほしいアクションを具体的に明示しましょう。
たとえば、スカウトメールの文末に、「ご返信をお待ちしております」と漠然と記載しても、アクションに結びつきづらいものです。「ご希望の日時を教えてください」「〇日までにお知らせください」と、具体的かつ期限を設けておくと、効果的でしょう。
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3. 新卒採用と中途採用のスカウトメールの違い
次に、新卒採用（未経験者採用）と中途採用（経験者採用）のスカウトメールの違いについて、解説します。
3-1. 新卒採用（未経験者採用）のスカウトメールで、伝えるべきポイント
新卒者や未経験者は、未知の仕事に対して不安を抱いていることも多いので、スカウトメール作成においても、その点を解消していくことを心がけましょう。スカウトメールの文面では自社の紹介に加えて、「具体的な業務内容」や「身につくスキル」などについて触れておくと、候補者の不安をうまく取り除いていけるはずです。新卒者や未経験者でも安心して仕事ができることを伝えるために、研修の仕組みが整っていることやフォローを行っていくこともメッセージに盛り込んでおきましょう。
候補者が応募しやすい雰囲気を作っていくことを意識していけば、スカウトメールの返信率を高めることにもつなげられます。社内で職歴の浅い従業員の意見なども参考にしてみると、求職者の心に届く文面の作成に生かしていけるはずです。「新入社員の1日」といった形で、入社後の仕事の様子などをコンテンツとして制作してみるのもよいと言えます。「どうすれば、安心して働ける環境だと思ってもらえるか」といった視点で、スカウトの内容を練っていくことが大切です。
3-2. 中途採用（経験者採用）のスカウトメールで、伝えるべきポイント
中途採用におけるスカウトメールは、前職との関連性や比較したいポイントなどを盛り込んでいく方がよいでしょう。具体的には、「前職での経験がどう生かされるのか」といったように、キャリアアップやキャリアチェンジにつながっていくことをアピールすることが大切です。また、今後のスキルアップの道筋を示すことによって、求職者は入社後のイメージを持ちやすくなるでしょう。やりがいを持って仕事に取り組んでいける環境であることを伝えるのも重要です。
そして、前職との給与面や待遇面での差異についても、きちんと示しておく必要があります。すでに経験している職種や業種であれば、候補者側もある程度の給与相場などは把握しているものです。情報を隠さずに、オープンにする方が候補者からの信頼を得ることにつながり、スカウトメールの返信率も上がっていくはずです。
求職者の心を動かす「メールコミュニケーション術」
スカウト送信や面接の前の「メールコミュニケーション」は、企業を印象づける大切な接点です。
ビズリーチ会員へのアンケートからも、メールコミュニケーションの重要性が判明。選ばれる会社になるために心がけるべき5つのポイントをまとめました。