面談とは？ 面接との違いや効果的な実施方法、採用に生かすコツを解説

近年、中途採用においても目にする機会の多い面談。面接と比べて、より自然に対話ができることから、企業側と候補者が相互に理解を深めるための場として取り入れる企業が増えています。

本記事では面談の目的や形式、メリット、実施の流れを例文付きで紹介するほか、面談の内容を採用活動に生かす方法なども解説します。

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面談とは？

面談には、「向かい合って直接話をすること」という意味があります。教師と保護者、従業員と人事、上司と部下などの組合せでさまざまな場で設けられますが、本記事では企業の採用活動における面談について扱います。

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面談を行う目的

採用活動における面談は主に、企業と候補者が情報を共有し、相互に理解を深めることを目的として設けられます。企業から採用候補者に直接アプローチする「ダイレクトリクルーティング」や「リファーラル採用」などの採用戦略のプロセスの一つとして組み込まれており、成功率や効果を高めるための施策として活用されています。

企業の担当者側は面談で候補者に対する疑問を解消し、候補者からの質問に回答するとともに、自社の魅力を伝え、その後の選考へ進むための動機付けや、内定受諾のための動機付けを行います。面談が行われるタイミングによっては、業務内容の説明や給与等の条件面の話合いをすることもあります。

候補者は、面談で企業に対する疑問を解消し、また企業からの質問にも回答します。正式な選考の過程ではないので、候補者にとってはリラックスした雰囲気のなかで、自分がこれから働くイメージを持てるかどうか見極めることも可能です。

ビズリーチが行ったアンケートでは、面談を通じて「この会社、組織で働きたい」と感じた経験が「ある」と答えた方が、83％（これまでの転職活動のなかで面談を受けたことのある人、n＝517）でした。このことからも、候補者の応募意思や入社意欲を高めるうえで、非常に重要な機会であることがうかがえます。

面接との違い

面接は、直接会うという意味の言葉です。採用活動においては、企業が候補者に会い、質疑応答などを通して選考することを面接と呼びます。応募者の能力や仕事への適性、人柄などを評価して、その企業にとって必要な人材であるかどうかを選別することが目的です。

面談と面接の一番の大きな違いは、合否があるかどうかです。面接には合否の判定があり、面談にはありません。

面接は選考の場であり、基本的に企業が主導権を握っているため、基本的には企業側が質問して応募者がそれに回答する形式で進行します。候補者は自身をアピールし、企業は候補者を選別します。一方で、面談はあくまで対等な立場で話合いをする場です。企業と応募者、双方の立場は対等であり、お互いが聞きたいことを交互に質問する形式で進んでいきます。応募者と企業は面接と比べてフランクな雰囲気で話し、相互理解を深めます。面談と面接の違いをまとめると、下図のようになります。

ただし、いくら面接の場で企業が主導権を握っているといっても、面接に合格した場合に次の選考へ進むか辞退するかは、候補者の判断に委ねられています。面接官の態度や発言内容もまた候補者にしっかりと見られていることを留意しておきましょう。

面談の主な形式

面談には、カジュアルな面談、内定者面談、リクルーター面談などがあります。それぞれの特徴をまとめると下図のようになります。

カジュアルな面談は、選考を開始する前に行われることが多く、「面接などの本格的な選考を始める前に、一度気軽に話しましょう」というスタンスで行われます。一般的に履歴書・職務経歴書の受渡しは行いません。企業と候補者のお互いが自己紹介と情報交換をすることで、相互理解を深めることを目的としています。

新卒採用の例ではありますが、ある企業が説明会を行う代わりに個別就職相談会という形をとったところ、参加者の100％がその後の選考に進むという驚異的なコンバージョン率となったケースがあります。これは、面談を通して相互理解を深めることが、企業と候補者のマッチングの精度を上げるよい例だといえます。

参考：『いい人財が集まる会社の採用の思考法』酒井利昌著、坂本光司監修、フォレスト

内定者面談は、内定を出した採用予定者に対して行う面談で、入社の意思決定を促したり、入社前の不安を払拭したりすることを目的としています。条件面の話合いをする場として設けられることもあります。カジュアルな面談と同様、オンラインで行う企業が増えています。

リクルーター面談は、新卒採用で多く見られる面談です。企業の社員がリクルーターとなって同じ出身大学の学生などと面談を実施します。企業側は優秀な学生と早い時期に接触できるというメリットがあります。このほか、採用業務を専門に行っている採用担当者（リクルーター）が、面談を行うこともリクルーター面談のひとつといえます。

面談の担当者ですが、選考が始まる前のタイミングでは、予定配属先の部署の社員や、候補者のロールモデルになりそうな社員が適しています。内定を出した後は、予定配属先の部署の社員や、異動や昇進の経験が多い、社歴の長い社員が適任でしょう。

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面談のメリット

面談を行うことで、企業側、候補者側にどのようなメリットがあるのでしょうか。ビズリーチのアンケートでは、候補者が「面談に感じるメリット」について以下のような結果が出ています。

「面接に進む前に、求人内容や待遇条件などを直接確認できる」「気軽に社外の人と情報交換できる」などが、候補者側のメリットとして挙げられています。ここからは、企業側が面談を行うメリット3つについて深掘りしていきます。

自然な候補者の姿が見られる

面接は候補者にとって自然に振る舞うことが難しい場です。選考されていると感じることが、プレッシャーになるからです。

しかし、面談は選考とは関係なく、合否判定はありません。企業からの一方的な質疑応答になりやすい面接に対して、面談では対等な立場でコミュニケーションを図れるため、ざっくばらんに語り合えます。自然な候補者の姿を見ることで、自社での働きぶりを想像しやすくなります。

自社の魅力を候補者に直接アピールできる

面談では、候補者に直接自社の魅力をアピールできます。会社説明会やWebサイトでも自社の魅力はアピールできますが、それは大勢の候補者へ向けたアピールです。面談ではもう一歩踏み込んで、候補者の持っているスキルを生かす場を具体的に提案したり、候補者の望む働き方をしている従業員に会わせて志望度をより高めてもらったりといったアプローチができます。面談では、候補者に対して個別具体的なアピールができ、攻めの姿勢での採用活動が可能となるのです。

しかし、選考開始前に全ての人と面談をしようとすると時間と労力のコストがかかります。採用の規模によってはある程度選考を進めてから面談を行うという方法も検討するとよいでしょう。

相互理解につながりやすい

面談は面接と異なり、企業側と候補者の双方がフランクに会話をすることができる場です。お互いの疑問点を解消していけるので、相互理解につながりやすいことが特徴です。また、面談では候補者の側からもどんどん質問ができるので、特に候補者は企業への理解を深めやすいといえます。相互理解が高まることで、入社後のミスマッチも起きにくいでしょう。

一方、企業側と候補者の双方がまったく準備をしないままに面談を行うと雑談に終始し、時間の無駄となってしまうケースもあります。候補者を質問攻めにして面接のような雰囲気を出してしまうのもよくありませんが、面談をセッティングする際は面談の目的を候補者と共有しておきましょう。どんなことを話したいかをある程度示しておくことで、お互いが準備不足で面談に臨むことを防げます。

【例文あり】面談実施の流れとポイント

面談を実施するにあたって「具体的な面談のイメージがわかない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。ここでは、基本的な面談の進め方を5項目にわけ、例文とともに紹介します。

アイスブレイク・自己紹介

アイスブレイクとは、候補者の緊張を緩和するために用いられる手法です。企業の情報とは関連のない気候や天気などの話題をはさむなどして、場を和ませます。相手のプライベートを聞き出すのではなく、自分のことを開示するためのきっかけとして活用しましょう。

アイスブレイクの後に、簡単な自己紹介をします。その際、自己PRや志望動機などを候補者に聞く必要はありません。ここでも緊張感を和らげることを意識し、候補者の本音や人柄を引き出すきっかけをつくります。

自社の魅力を訴求する

候補者は自社について詳しく知らない可能性があります。そのことを前提にして魅力を伝えていきましょう。

まずは会社の説明をするのが基本となります。その際は簡潔に伝えるとともに、一方的な説明にならないよう質問をはさんで、「対話」を意識すると効果的です。面談の前に自社の魅力としてアピールできることをまとめておき、具体的な要素を盛り込んで伝えると、入社後のイメージを持ってもらいやすくなります。

候補者情報の収集

候補者の現在の状況、就職や転職に関する考えなどを自然な流れで聞き出し、会話を通じて「この企業（募集ポジション）なら、自分の求めている働き方ができる」と思ってもらえるよう、入社意欲を高めていきます。

これまでの経験業務を聞き、採用要件を満たしているかどうかを確認するほか、自社への興味度合いも収集したい情報の一つです。これらについては「深く聞く」のではなく「軽く聞く」ことを意識し、選考の雰囲気をつくらないように注意します。

自社の魅力を訴求したときに候補者が興味を抱いたポイントを、より詳細に伝えて未来へのイメージを共有しましょう。

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質疑応答

候補者からの質問に対して、真摯に回答することで相互理解を促しましょう。さ細なことでも聞いてほしいというスタンスを示すことが重要です。質問した内容は、候補者が気にしているポイントの一つともいえます。そのため、ポジティブに切り返すことが大切になります。

次回への誘導

次のステップへの誘導を行います。たとえば、近々開催される自社関連のイベントへの参加を促したり、面接に進んでもらいたいと感じた候補者に対しては面接参加への意欲が高まるよう、次の予定を具体的に設定したりして候補者が離脱する可能性を下げましょう。

判断に迷う場合や、お互いの理解が十分に深めきれなかった場合は、再度面談を提案して別の社員に、別の視点からの理解を試みたり、より詳細な職務経歴書を提出してもらい社内での検討を進めたりするなど、相互理解に努めます。

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面談を行う側のNG行動

ここからは、面談を行う側のNG行動を見ていきましょう。面接のような雰囲気をつくること、一緒に働きたいと思われないような態度をとること、面談の段階で結論を出そうとすることは避けるべきです。各項目を詳しく解説していきます。

一方的に話を聞き出す・質問攻めにする

面談は対話の場です。一方的に候補者の話を聞き出そうとしたり、候補者に質問攻めをしたりしてしまうと、面接と変わりがありません。

「選ぶのはこちら側」と言わんばかりの横柄な態度も、よい印象を与えないため、自社に興味を示してくれた貴重な候補者には、誠実な態度で臨むことが大切です。相互理解を目的として、対話することを心がけましょう。

選考が開始されているかのような空気をつくる

選考前の面談の時点で、明確な志望動機がある候補者ばかりではありません。面談で話をすることによって、具体的な志望動機が形成されていくケースもあります。

候補者の発言の全てを細かくメモしたり、候補者の話す内容に対して指摘をするような鋭い疑問を投げかけたりすると、選考が開始されているかのような空気になり、候補者が萎縮してしまいます。本音を引き出すことが難しくなるので、自然な会話を心がけましょう。

結論を出そうとする

採用要件に合致しないとその場で判断したり、選考後の面談で内定受諾を結論付けようとしたりするのは避けましょう。相互理解を深め、候補者が持ち帰って判断するための材料を渡すつもりで面談をすると、切迫した雰囲気にならず、リラックスして会話できます。

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面談の内容を採用活動に生かす方法

面談結果を採用活動に生かすためには、面談前の準備やその後のフォローが大切です。ここからは面談を採用活動に生かすための方法を3つ解説します。

参考：加賀博著『リクルータースキルハンドブック』日本生産性本部生産性労働情報センター刊

面談シートを活用し共有する

主に新卒採用で行われているリクルーター面談では、面談を担当する従業員に面談シートを配布し、記入することで、面接官に面談内容を共有している企業もあります。事前に目を通しておけば、どのようなことを確認すればよいか把握でき、面談の質を保つための一助となります。

シートの内容の例は以下の通りです。新卒採用の例ですので、自社の採用方針に合わせて内容や分量をアレンジしましょう。

面談の場でシートを広げると候補者のプレッシャーになってしまう場合もありますので、面談の場では箇条書きのメモ程度にしておき、後に詳しく記入するほうがよいでしょう。記入した内容を人事担当者と共有することで、その後の選考の参考資料となります。

フォローを入れて次のステップにつなげる

面談を終えてから候補者に何もアプローチをしないのはもったいないことです。面談に不備はなかったか、追加で確認したいことはないか、その場で回答できなかった質問への回答など、メールや電話でフォローを入れましょう。候補者が仕事や他の企業の転職活動で忙しくしていても自社の印象が薄れないよう、定期的にコンタクトをとることが大切です。

面談後のフォローを入れるとともに、面接や他の社員との次回の面談を打診して、次のステップへの提案を行いましょう。迷いの見える候補者に対しては、採用活動に直結するアポだけでなく、近々開催される自社関連のイベントに誘うなどしてもっと自社を知ってもらう方法もあります。

候補者は面談を受けるとき、どんな心理？

面談には合否がないとはいっても、候補者にとっては就職活動の一環です。ここからは面談の際の候補者の心理と、リラックスした雰囲気づくりについて解説します。

面談でも気を引き締めている候補者は少なくない

面談そのものに合否がないとしても、面談での印象や話した内容が選考に影響を与えることを候補者は知っています。そのため、面接と同じように気を引き締めて面談に望む候補者は少なくありません。

また、候補者は面談の担当者から得た印象や情報を、その後の選考に進むかどうかの判断材料にします。今後の選考については面談でしっかりと判断しようという思いで面談に臨む候補者は多いのです。

雰囲気づくり次第でリラックスした会話をすることは可能

面談があまりかしこまった雰囲気になってしまうと、自然体で話して相互に理解を深めるといった面談のメリットがなくなってしまいます。企業側は、積極的にリラックスした雰囲気をつくることが大切です。

面接とは違う雰囲気を演出するためにお菓子や飲み物を出したり、アイスブレイクとして最初に簡単なゲームをしたりする企業もあります。また、お互いにスーツではなくビジネスカジュアルの服装で面談をするのもひとつの方法です。さらに、候補者に「この人になら話してもいいかな」と思ってもらうためには、本記事の「心理学を利用した面談のコツ」の項目で詳しく解説する「自己開示の法則」を利用してみましょう。

心理学を利用した面談のコツ

面談をする際に心理学を利用することで、無理なく自然に面談を有意義なものにすることができます。ここでは、「自己開示の返報性」と「興味加減の法則」という2つのコツを紹介します。

参考：曽和利光著『人事と採用のセオリー 成長企業に共通する組織運営の原理と原則』ソシム刊

「自己開示の返報性」を利用する

自己開示の返報性とは、自分のことをすすんで開示すると、同じ程度の深さの自己開示を相手が返してくれるという法則のことです。

深い話が聞きたければ、同じくらい深い話を自分がしなくてはなりません。「この人になら話してもいいかも」と面談の相手である候補者に思ってもらうためには、まずは自分の話をしましょう。失敗談、候補者と同じような年齢や立場のときに考えていたこと、仕事に対する考え方、将来のビジョンなどを話します。さらに、自分と候補者の共通点を意識しながら話すと、共感が得やすくなります。

▼自己開示については、こちらの記事で詳しく解説しております▼

「興味加減の法則」を利用する

興味加減の法則とは、相手に対する関心の度合いが小さい方が、より強い交渉力を持つという心理バイアスです。「追えば逃げる、逃げれば追う」という言葉は興味加減の法則を表しています。

興味加減の法則に従うならば、相手に強い興味を持っていることを表現しすぎるのは得策ではありません。また、強引にくどき落とそうとするのも逆効果となります。

もし候補者が選考に進むことや内定を受諾することを迷っている場合は、損得勘定を抜きにして、候補者にとっての最適な選択がなされるようにフラットに相談に乗ることがベストです。候補者にとって本当によい選択とは何かを一緒に考えれば、自社に合った人材を採用するという目的を自然と果たすことができます。

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面談を活用してよりよい採用活動にしよう

企業のことを詳しく知らない状態でいきなり選考に進むことに抵抗がある就職・転職活動者は、少なくありません。特に、転職を急いでおらず、じっくり検討したいと考えている候補者に対しては「選考を受ける前に、まずは面談をしてみませんか？」「選考とは関係なく、カジュアルに情報交換をしませんか？」といった形で面談をオファーすることは効果的です。

また、面談を行うことで面接のみの場合よりも相互に理解が深まるので、「こんなはずではなかった」という採用後のミスマッチも防ぎやすくなります。採用において課題を感じている場合は、面談を取り入れてはいかがでしょうか。