内定と採用の違いとは? それぞれの通知書の書き方やテンプレートも紹介

採用活動において、「内定」と「採用」は似た意味の言葉として用いられます。しかし、法律的な側面から見た場合、両者には厳密な違いがあることをご存じでしょうか。

採用活動ではさまざまなトラブルも起こりやすいため、内定や採用のタイミングで通知書を発行することがトラブルの防止につながります。 そこで本記事では、内定と採用の違いとともに、内定通知書や採用通知書の書き方・テンプレートを紹介します。さらに、内定や採用時にありがちなトラブル例と対策方法も解説します。

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内定と採用の違い

内定と採用の違い

内定と採用は実質的に同じ意味として用いられることも多いですが、法律的に見た場合に両者には明確な違いがあります。具体的にどういった違いがあるのか、詳しく見ていきましょう。

内定とは

内定とは、採用プロセスを経て候補者と企業が雇用条件などに合意し、労働契約が締結された状態を指します。就職活動や転職活動では、採用試験や面接を受けた後、企業から合格の旨が伝えられた状態のことを内定とよぶことも多いです。

しかし、「内定」は、労働契約法第6条に定められている「労働契約の成立」に該当します。法律上は候補者が入社の意思を示し、労働契約を結んだ場合に初めて内定となり、法的効力が発生します。

ただし、内定から入社までは数カ月単位で期間があくこともあるため、「始期付解約権留保付労働契約」とされており、合理的な理由があれば内定の取り消しが可能となっています。

採用とは

採用とは、採用試験や面接に合格した候補者に対して自社へ入社してほしい旨を伝えた状態を指します。

この段階では、企業側が一方的に雇用する意思を示しているだけであって、候補者の入社意思は分かりません。そこで、実際に入社してもらうには候補者に「入社意思」を確認する必要があります。

入社意思の確認がとれ、候補者と労働契約が結ばれた段階で、正式に「内定」が決まります。

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内々定とは

内定と似た意味をもつ言葉として「内々定」があります。

内々定とは、企業から候補者に対して「採用合格を出す見込みである」ことを口頭またはメールなどで通知することを意味します。内定は労使契約を結んでいるため、内定後に企業側の一方的な都合では破棄できません。しかし、内々定では正式な労使契約の締結前のため、そのような法的効力は発生しません。

なお、採用は書面として正式に通知するのに対して、内々定は口頭やメールなど非公式な方法で通知するのが一般的です。ただし、口約束であっても正当な理由なく企業が内々定を破棄してしまうと、候補者との間でトラブルに発展するおそれもあるため注意しましょう。

内定と採用を通知する際の書類

内定と採用を候補者へ通知する際には、正式な書面を作成し、送付することが一般的です。内定の際には「内定通知書」、採用の際には「採用通知書」を作成しますが、どちらも法律上の発行義務はなく、候補者に対して口頭で伝えることも可能です。ただし、企業と候補者との間で認識の相違や、それによるトラブルを避けるためにも書類を発行することが望ましいでしょう。

内定通知書は「採用内定通知書」とよばれることもあり、労使契約が締結され内定が決定した旨を書面で知らせる目的があります。内定通知書が発行されている時点で、入社に対する合意に達している状態でなければなりません。

一方、採用通知書は、一連の選考プロセスを経て合格した旨を知らせる目的があります。求職者の入社の意思は関係ありません。そのため、書類を通知する順番としては、採用通知書の後に内定通知書を発行することとなります。

内定通知書の書き方

内定通知書の書き方

内定通知書は、企業が候補者に対して内定したことを通知するための書類ですが、具体的にどういった項目を記載すべきなのでしょうか。作成時の注意点もあわせて解説します。

内定通知書に記載すべき項目

内定通知書を作成する際には、主に以下の項目を記載することが一般的です。

  • 発行年月日
  • 企業名・代表者名
  • 応募に対するお礼
  • 採用が内定したこと
  • 入社予定日
  • 勤務地・勤務先
  • 雇用条件
  • 内定取り消し、内定辞退に関する内容
  • 同封する書類の案内
  • 書類への署名・なつ印を求める文言
  • 返信期限
  • 問い合わせ先

書類の発行年月日や企業名・代表者名は意外と忘れがちな項目でもあるため、記載漏れがないか必ず確認しておきましょう。

文章の書き出しは応募へのお礼から入り、内定が決定した旨を簡潔に伝えます。そのうえで、入社予定日や勤務地・勤務先が決定していればそれも明記し、雇用条件も明確に記載しましょう。

さらに、内定の取り消しを行う際の理由や、内定辞退に関するルールを明記します。企業によって異なりますが、内定承諾書、労働条件通知書、内定誓約書、身元保証書などを同封することが多く、これらに関する同意の署名・なつ印を求める内容を記載します。

内定通知書を作成する際の注意点

上記でも紹介したように、内定通知書は法律によって提出が定められているものではなく、さらに記載項目が決められているものでもありません。

ただし、内定を通知した時点で労働契約が成立し、法的効力が発生します。万が一、内定が決定した後で合理的な理由がないまま内定取り消しを行った場合、訴訟問題に発展することもあるのです。

そのため、どのような場合に内定取り消しを行うのかを内定通知書に明記しておく必要があります。なお、内定通知が遅れることで、内定者の入社意欲が下がる可能性があることから、内定通知書を発行する場合には、内定が決定次第早急に作成し、送付することが理想とされています。

内定通知書に同封する書類

内定通知書を郵送する際には、「内定承諾書」と「労働条件通知書」を同封することが一般的です。

内定承諾書とはその名のとおり、内定が決まった候補者が入社を承諾する旨の書類です。候補者から署名・なつ印のある書類を提出してもらうことにより、提示された労働条件に同意したうえで内定を承諾したという記録を明確に残しておくことができます。

労働条件通知書とは、業務内容や就業する場所、休日、給与などの労働条件を記載した書類のことです。これは労働基準法の定めにより、企業は労働者へ発行することが義務付けられています。

なお、労働条件通知書は企業側と労働者側が労働契約を締結する際に、企業側が交付する義務があるため、一般的に内定のタイミングで発行されます。

採用通知書の書き方

採用通知書の書き方

採用通知書とは、候補者に対して採用の決定を伝える書類ですが、どういった項目を記載すべきなのでしょうか。作成時の注意点もあわせて解説します。

採用通知書に記載すべき項目

採用通知書を作成する際には、以下の項目を記載しましょう。

  • 書類の発行年月日
  • 企業名・代表者名
  • 応募に対するお礼
  • 選考の結果、採用を決定したこと
  • 書類への署名・なつ印を求める文言
  • 返信期限
  • 問い合わせ先

内定通知書と同様に、書類の発行年月日や企業名・代表者名は忘れないようにしましょう。その後、応募へのお礼から始め、採用が決定したことを簡潔に記載します。

内定通知書とは異なり、入社が正式に決定してはいないため、まずは入社の意思を確認するための署名・なつ印および書類の返送をお願いしましょう。これとあわせて、返信期限や問い合わせ先も忘れずに記載します。

採用通知書を作成する際の注意点

採用通知書も内定通知書と同様、書類の発行および記載項目は法律によって決められているものではありません。

しかし、採用試験を受けた候補者の多くは合否結果を心待ちにしていることから、可能な限り早めに採用通知書を送ることが理想的です。

採用通知書の到着が遅くなればなるほど、候補者はほかの企業へエントリーしたり、先に採用通知を受け取った他社への入社を決めたりする可能性があるためです。

採用通知書に同封する書類

採用通知書の発行時点では、「入社承諾書」と「入社誓約書」を同封する企業が一般的です。

入社承諾書とは、採用の決定を受けて候補者が入社の意思を示す書類です。入社承諾書の提出は法律によって義務付けられていないため、法的効力は発生しませんが、内定辞退を抑制できる効果が期待されます。

入社誓約書とは、エントリー時に提出した履歴書や職務経歴書などの内容に誤りがないか確認する書類ですが、入社承諾書と同一の書類としてまとめて作成することも珍しくありません。

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内定通知書のテンプレート

内定通知書のテンプレート

内定通知書の作成にあたり、参考となるテンプレートを新卒採用と中途採用に分けて紹介します。新卒採用の場合は学生生活を有意義に過ごしてほしいこと、中途採用の場合は今までの経験をいかしてほしいことなどを記載するとよいでしょう。

新卒者向けのテンプレート

20◯◯年◯月◯日

  ○○ ○○ 様

○○○○○○○○○株式会社

代表取締役 ○○ ○○  印

内定通知書

 謹啓 ますます御健勝のこととお喜び申し上げます。

 このたびは弊社の新卒社員募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。

 慎重な選考の結果、貴殿の採用が内定いたしましたのでお知らせします。残りの学生生活でもご健康に留意され、引き続き学業に精励されますようお願い申し上げます。貴殿と共に働く日を弊社社員一同心待ちにしております。

 つきましては、同封の書類に署名・なつ印のうえ、下記期日までにご返信くださいますようお願い申し上げます。ご不明な点がございましたら、以下連絡先までお問い合わせください。

 本状送付後、および必要書類をご返送いただいたのち、以下の事項に該当する事柄が判明・発生した場合は内定を取り消す場合があります。

  • 入社予定日までに学校を卒業できなくなった場合
  • 経歴詐称が発覚した場合

なお、新入社員研修およびオリエンテーリングの日程や場所、入社手続きに関する内容については、別途あらためてご連絡させていただきます。

敬具

入社予定日:20◯◯年◯月◯日

勤務先:東京本社

雇用条件:別紙のとおり

同封書類:

           ◯◯1通

           ◯◯1通

返信期限:20◯◯年◯月◯日

以上

問い合わせ先:○○株式会社

人事部 採用担当 ○○ ○○

TEL    XX-XXXX-XXXX

e-mail xxxx@xxxx.xx.xx

中途採用者向けのテンプレート

20◯◯年◯月◯日

  ○○ ○○ 様

○○○○○○○○○株式会社

代表取締役 ○○ ○○  印

内定通知書

 謹啓 ますます御健勝のこととお喜び申し上げます。

 このたびはお忙しいなか、弊社のキャリア採用にご応募いただき、誠にありがとうございました。

 慎重な選考の結果、貴殿の採用が内定いたしましたのでお知らせします。これまで培われてきた実績や経験を当社でいかんなく発揮されることをご期待申し上げます。貴殿と共に働く日を弊社社員一同心待ちにしております。

 本状送付後、および必要書類をご返送いただいたのち、以下の事項に該当する事柄が判明・発生した場合は内定を取り消す場合があります。

  • 違法行為により逮捕・起訴された場合
  • 経歴詐称が発覚した場合

 つきましては、同封の書類に署名・なつ印のうえ、下記期日までにご返信くださいますようお願い申し上げます。ご不明な点がございましたら、以下連絡先までお問い合わせください。

敬具

入社予定日:20◯◯年◯月◯日

勤務先:東京本社

雇用条件:別紙のとおり

同封書類:

           ◯◯1通

           ◯◯1通

返信期限:20◯◯年◯月◯日

以上

問い合わせ先:○○株式会社

人事部 採用担当 ○○ ○○

TEL    XX-XXXX-XXXX

e-mail xxxx@xxxx.xx.xx

採用通知書のテンプレート

採用通知書のテンプレート

採用通知書の作成にあたり、参考となるテンプレートを新卒採用と中途採用に分けて紹介します。記載する内容に大差はありませんが、採用から出社までの期間が短い中途採用では採用通知書の送付が省略される傾向が強いようです。

新卒者向けのテンプレート

20◯◯年◯月◯日

  ○○ ○○ 様

○○○○○○○○○株式会社

代表取締役 ○○ ○○  印

採用通知書

謹啓 ますます御健勝のこととお喜び申し上げます。

このたびは弊社の新卒社員募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。

慎重な選考の結果、貴殿を採用することが決定いたしましたのでお知らせします。

つきましては、同封の書類に署名・なつ印のうえ、下記期日までにご返信くださいますようお願い申し上げます。ご不明な点がございましたら、以下連絡先までお問い合わせください。

敬具

同封書類:

           ◯◯1通

           ◯◯1通

返信期限:20◯◯年◯月◯日

以上

問い合わせ先:○○株式会社

人事部 採用担当 ○○ ○○

TEL    XX-XXXX-XXXX

e-mail xxxx@xxxx.xx.xx

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中途採用者向けのテンプレート

20◯◯年◯月◯日

  ○○ ○○ 様

○○○○○○○○○株式会社

代表取締役 ○○ ○○  印

採用通知書

謹啓 ますます御健勝のこととお喜び申し上げます。

このたびはお忙しいなか、弊社のキャリア採用にご応募いただき、誠にありがとうございました。

慎重な選考の結果、貴殿を採用することが決定いたしましたのでお知らせします。

つきましては、同封の書類に署名・なつ印のうえ、下記期日までにご返信くださいますようお願い申し上げます。ご不明な点がございましたら、以下連絡先までお問い合わせください。

敬具

同封書類:

           ◯◯1通

           ◯◯1通

返信期限:20◯◯年◯月◯日

以上

問い合わせ先:○○株式会社

人事部 採用担当 ○○ ○○

TEL    XX-XXXX-XXXX

e-mail xxxx@xxxx.xx.xx

メールで通知する場合のテンプレート

メールで通知する場合のテンプレート

書類とは別に、候補者に対して選考結果をいち早く知らせるために採用通知書をメールで送る企業も少なくありません。そこで、メールで通知する場合に参考となるテンプレートも紹介しましょう。

新卒者向けのテンプレート

件名:○○株式会社 選考結果のご連絡

本文:

○○様

○○株式会社 採用担当の○○と申します。

このたびは弊社の新卒社員募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。

慎重な選考の結果、貴殿を採用することが決定いたしましたのでお知らせします。

つきましては、入社にあたりご提出いただきたい書類を本日郵送しました。

お手元に到着次第、書面の内容をご確認いただき、署名・なつ印のうえ同封した返信用封筒にて期日までにご返送くださいますようお願いいたします。

■郵送書類

  • 採用通知書
  • 入社承諾書
  • 入社誓約書

■提出期日

令和○年○○月○○日

※注意事項※

提出物の不備や虚偽の記載があった場合、採用を取り消すことがございます。

内定式および入社式についての詳細は、別途ご連絡申し上げます。

問い合わせ先:○○株式会社

人事部 採用担当 ○○ ○○

TEL    XX-XXXX-XXXX

e-mail xxxx@xxxx.xx.xx

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中途採用者向けのテンプレート

件名:○○株式会社 選考結果のご連絡

本文:

○○様

○○株式会社 採用担当の○○と申します。

このたびはお忙しいなか、弊社のキャリア採用にご応募いただき誠にありがとうございました。

慎重な選考の結果、貴殿を採用することが決定いたしましたのでお知らせします。

つきましては、入社にあたりご提出いただきたい書類を本日郵送しました。

お手元に到着次第、書面の内容をご確認いただき、署名・なつ印のうえ同封した返信用封筒にて期日までにご返送くださいますようお願いいたします。

■郵送書類

  • 採用通知書
  • 入社承諾書
  • 入社誓約書

■提出期日

令和○年○○月○○日

※注意事項※

提出物の不備や虚偽の記載があった場合、採用を取り消すことがございます。

入社までのスケジュールおよび手続きについては別途ご連絡申し上げます。

問い合わせ先:○○株式会社

人事部 採用担当 ○○ ○○

TEL    XX-XXXX-XXXX

e-mail xxxx@xxxx.xx.xx

 内定・採用にありがちなトラブル一例と対策方法

 内定・採用にありがちなトラブル一例と対策方法

内定や採用にあたって、候補者と企業との間でさまざまなトラブルに発展するケースもあります。

代表的なトラブルの事例と、それぞれの対策方法を3つ紹介しましょう。

企業と候補者の認識に相違がある

1つ目は認識の相違です。「入社前に聞いていた雇用条件と、入社後の実態が異なっていた」「候補者側は内定だと思っていたが、企業側は内定を出したつもりではなかった」など、このような認識の相違は口頭でやり取りした際に発生しがちです。

言った・言わないの水掛け論になったり、さらに大きなトラブルに発展したりすることもあります。内定通知書や採用通知書は、法律上は発行の義務はないとはいえ、上記のような認識の相違を避けるためにも、正式な書面として発行することが望ましいといえるでしょう。

内定取り消し

内定取り消しとは、候補者に内定を出したにもかかわらず、企業がこれを取り消す行為です。

企業の都合による内定取り消しは契約の一方的破棄にあたるため、合理的理由が認められない限り無効となります。内定者が社風に合っていないため、定員以上を採用してしまったため、などを理由に内定を取り消すことは認められません。

内定者とのトラブルを避けるためにも、内定取り消し事由は内定通知書の書面へ記載しておく必要があります。

ただし、どのような事由であっても法的に認められるとは限らず、一般的に内定取り消しが認められる事由としては、以下の4点が挙げられます。

  1. 内定者が入社予定日までに学校を卒業できなくなった場合
  2. 内定者の健康状態が悪化し、就労が困難となった場合
  3. 内定者の経歴詐称が発覚した場合
  4. 内定者が違法行為により逮捕・起訴された場合

上記の4点はいずれも内定者に起因するものであることから、内定取り消しが認められます。企業の都合では基本的に内定は取り消せないものと考え、内定を出す際に慎重な検討を行う必要があります。

内定辞退

内定辞退とは、候補者側の都合で内定を辞退する行為です。

そもそも労働者は、民法によって「退職の自由」が認められており、2週間以上の予告期間をおくことで労働契約を解除できます。これは、たとえ候補者が労働契約に合意し、承諾書などを提出している場合でも同様です。すなわち、入社予定日の2週間前までは内定辞退が可能であることを意味しています。

一方、入社予定日の直前など予告期間をおかずに内定辞退を申し入れた場合、正当な理由がないとみなされると、候補者は企業に対して損害賠償責任を負わなければならない可能性があります。

内定辞退に至る理由はさまざまですが、候補者側で社会人生活への不安や個人的な悩み・事情を抱えているケースも少なくありません。企業は内定を出して終わりにするのではなく、不安の解消や事情のヒアリングなど、候補者に対して適宜フォローをすることが重要となります。

内定と採用の違いを把握し、候補者とのトラブルを回避しよう

内定と採用の違いを把握し、候補者とのトラブルを回避しよう

内定と採用は法律上明確な違いがあり、特に労働契約を締結した後の内定は法的拘束力が生じるため、企業は慎重に候補者を選考しなければなりません。

また、内定や採用を決定した場合、その事実を記録として残しておくためにも内定通知書や採用通知書を作成し発行することがトラブル回避に有効です。

内定通知書や採用通知書の書き方が分からない場合には、今回紹介した注意点やテンプレートを参考にしながら作成しましょう。

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著者プロフィール株式会社IKUSA

デジタルマーケティング事業を展開し、Webサイトの制作・運用・分析、記事・DL資料・メールマガジンなどのコンテンツ制作などを行う。2021年12月時点、自社で7つのオウンドメディアを運用し、月間合計600件を超えるコンバージョン数を達成。