人材エージェントとは? 転職サイトとの違いやサービス内容、活用のポイントを徹底解説

求職者と企業の間に立って採用を支援する人材エージェント。人材要件にマッチする求職者を探し、紹介してくれるほか、連絡や調整など採用のさまざまな業務を代行してくれます。

本記事では、人材エージェントと転職サイトとの違いやサービス内容、メリット・デメリット、選び方や活用のポイントを徹底解説します。

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人材エージェントとは?

人材エージェントとは?
人材エージェント

人材エージェントとは、求職者と企業の間で、マッチングのサポートをする事業者やその業務を行う人のことです。登録した求職者に対し、人材エージェントは求職者の希望にマッチする企業を紹介すると同時に企業からの募集依頼も受け取っており、企業には希望にマッチする求職者を紹介します。

人材エージェントからの紹介で求職者の入社が確定した場合、人材エージェントは企業から手数料を受け取ります。一方、求職者は一貫して無料でサービスを受けられます。

人材エージェントの正式な名称は「有料職業紹介事業所」で、厚生労働省から許可を得て事業を行っています。許可を得るためにはいくつかの要件を満たす必要があり、職業安定法では、有料職業紹介事業会社(すなわち人材エージェント)が求職者から手数料を徴収することを禁じています。そのため、求職者側には登録料や手数料などの費用は一切発生しません。名称に有料と付いているのは、採用した企業から報酬を得るという意味です。

人材エージェントは、人材紹介会社、人材あっせん会社、転職エージェントとも呼ばれます。

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人材エージェントの種類

人材エージェントの種類

人材エージェントサービスは「一般紹介・登録型」と「サーチ型」の2種に大きく分けられ、それぞれ、以下のような違いがあります。

■一般紹介・登録型

人材エージェントが保有している求職者のデータベースから、各企業の希望にマッチする人材を紹介するのが「一般紹介・登録型」です。さらに「総合型」と「専門型」に細分化されることがあり、専門型とは、エンジニアやデザイナーなど、特定の職種に特化した形態のことを指します。

■サーチ型

データベースに限定せず、SNSなどを含めたあらゆる手段で、各企業の希望にマッチする人材を紹介します。エグゼクティブや管理職の採用で用いられるケースも多く、これらの層の転職は「ハイクラス転職」とも呼ばれます。

上記の2種類に加えて、リストラや事業縮小などによって人員整理を行う場合に利用される「再就職支援型」もあります。これらのサービスは法的な知見からアドバイスや支援を行いつつ、退職する人員にはキャリアカウンセリングや職業紹介といった再就職の支援を行うことで、企業とそこで働く人々の双方を支援します。

人材エージェントとほかのサービスとの違い

人材エージェントとほかのサービスとの違い

人材エージェントと転職サイトはどちらも、人事担当者がよく目にするサービスです。どちらを使用するのがよいか、悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。

ここでは転職サイトや人材派遣会社とのサービスの違いを解説し、人材エージェント向きの企業の特徴についても紹介。さらに、人材エージェントと人材派遣会社との違いについても解説していきます。

転職サイトとの違い

人材エージェントと転職サイトの違い

転職サイトとはインターネットなどで求人情報を掲載しているサービスです。

人材エージェントと転職サイトの一番大きな違いは、人材エージェントはマッチ度の高い求職者を企業に紹介してくれるのに対し、転職サイトは求職者自身が直接企業に応募するということです。

人材エージェントを使う場合、企業はマッチ度の高い求職者に絞って採用活動を進めることができます。また、企業側から気になる求職者にアプローチすることも可能です。

転職サイトを使う場合、基本的に企業側から気になる求職者にアプローチすることはできません。ただし、スカウト機能などを使って企業側から求職者にアプローチできる機能がある転職サイトもあります。

以上のことから、「人材エージェントは求職者と企業の双方にサポートがあり、転職サイトは(基本的には)自社で採用活動を進めるもの」といえます。採用活動においては、サポート役・調整役として専門家である人材エージェントが入ってくれると心強い場面があります。人材エージェントがいれば直接伝えにくいことや、条件面のすり合わせもスムーズに進めやすいでしょう。

さらに、人材エージェントは非公開求人を取り扱いますが、転職サイトは、取り扱わないという違いがあります。競合対策や新規事業の立ち上げなど、あまり公にしたくない求人の場合は人材エージェントを利用するのが適しているといえます。

人材派遣会社との違い

次に、人材エージェントと人材派遣会社との違いについても確認していきましょう。どちらも企業が希望する人材を紹介するという点では同じですが、違いは、雇用関係にあります。

人材エージェントを利用した場合、採用が決定すると企業と労働者の間で雇用関係が生まれます。一方、人材派遣会社の場合は、人材派遣会社と労働者の間に雇用関係があります。

また、報酬形態と報酬が発生するタイミングも異なります。人材エージェントの場合報酬形態は成功報酬で、入社が成立した際に発生します。リテイナーフィー(着手金)が必要な場合もあります。一方、人材派遣会社の場合は、報酬形態は派遣費用という名目になり、派遣期間中に発生します。

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 人材エージェントに依頼できるサービス内容

 人材エージェントに依頼できるサービス内容

人材エージェントに対し、企業はどのようなサービスを依頼できるのでしょうか。

基本的に、人材エージェントは募集から入社までの全てのプロセスにおいて、候補者(求職者)と企業の間に立って、橋渡し役を務めます。以下に挙げた利用する際の流れに沿って、解説していきましょう。

  1. ヒアリング
  2. 求人の作成
  3. 人材のサーチ・マッチング
  4. 候補者とのコンタクト
  5. 書類選考へのコメント、アドバイス
  6. 面接のスケジューリング、合否通知
  7. 条件の提示、入社日の調整など

ヒアリング

最初に、企業は人材エージェントからヒアリングを受けます。企業の事業の状況や今後の事業の方向性、競合との関係のほか、求める人物像、募集内容と仕事の内容などを人材エージェントに伝え、採用の方向性を固めていきます。

求人の作成

次に求人の作成を行います。これは企業が社内で作成する場合と、人材エージェントが作成を代行する場合があります。社内で作成する場合も、多くの場合人材エージェントによる添削やアドバイスが受けられます。自社の魅力を伝えるための書き方などのアドバイスを反映して作成すると、より訴求力の高い求人になるでしょう。

また、求人の作成に際しては人材エージェントに最近の転職者のニーズや傾向などを聞くことができます。

人材のサーチ・マッチング

ヒアリングの内容や求人に従って、人材エージェントは人材のサーチを行います。キャリアやスキル、希望条件などを登録者が申告しているデータベースのなかから、企業が希望する要件にマッチする候補者を探していきます。

候補者とのコンタクト

企業とマッチングしそうな候補者を探した後に、人材エージェントはスカウトのメールなどを送って本人にコンタクトを取ります。人材エージェントにはキャリアコンサルタントなどのアドバイザーがおり、エージェントあるいはキャリアコンサルタントが候補者と面談を行います。面談では企業や求人内容の説明と、候補者の希望や意向の確認などが行われます。

面談後、候補者の意思が固まれば、企業の求人へ応募という流れになります。

書類選考へのコメント、アドバイス

候補者が作成した履歴書や職務経歴書に加え、人材エージェントによる推薦理由や人材エージェントから見た候補者の特徴・所感などが企業に提出されます。

採用のプロであり、現在の転職市場を俯瞰して把握している人材エージェントのコメントを参考にしながら、企業は書類選考を行うことができます。また、この段階で疑問点や懸念点を人材エージェントに確認することも可能です。

面接のスケジューリング、合否通知

書類選考を経て面接に進んだ後も、スケジューリングや合否通知など、候補者との連絡は基本的に人材エージェントが担当します。同時に、人材エージェントは候補者への面接対策支援も行っています。

面接後は、人材エージェントに候補者の反応を聞いたり、入社意欲を聞いたりすることも可能です。人材エージェントを介することによって、企業が候補者に直接聞くよりも、本音に近い意見が得られる可能性が高いでしょう。

条件の提示、入社日の調整など

選考が進み、企業が内定を出したら、人材エージェントは候補者に内定を伝え、企業側の採用条件を伝えます。内定の受諾や採用条件の調整についても、多くの場合人材エージェントが行います。

また、採用の正式な通知や入社日の調整、入社前の悩み相談や質問の受け付け、雇用契約書の締結、必要書類などについての通知なども基本的に人材エージェントが行います。

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人材エージェントの紹介手数料相場

人材エージェントは一般的に成功報酬のため、採用決定時に紹介手数料が発生します。採用に至らなければ、紹介手数料は発生しません。

 人材エージェントの紹介手数料の相場は、転職者の年収の30〜35%が一般的です。また、スキルの高いヘッドハンターによる直接スカウトの場合、40%以上の手数料率を設けている場合もあります。

ここでの「年収」とは、企業と転職者との間で合意した「理論年収」と呼ばれるもので、実際に入社後に支払われる年収ではありません。理論年収とは一般的に、通勤費をのぞいた月収の12カ月分と賞与を合算した金額です。例えば紹介手数料が年収の30%の場合、計算方法は以下の通りです。

【前提:月収35万円、賞与4カ月分】

手数料の計算方法:35万円×16カ月=560万円。560万円の30%は、168万円。したがって、手数料は168万円+税となる。

入社後、人材エージェントを通じて入社した従業員が早期に退職した場合は、企業が支払った紹介手数料が人材エージェントから返金される場合もあります。何カ月以内の退職に適用されるかなど、契約条件は事前に確認しておきましょう。

人材エージェントを利用するメリット

人材エージェントを利用するメリット

人材エージェントを利用するイメージがつかめてきたでしょうか。ここで、人材エージェントを利用するメリットについても触れます。

転職サイトなどとは異なるメリットがあるため、これから紹介するメリットに魅力を感じた場合は、人材エージェントの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

独自の母集団にアプローチできる

人材エージェントはそれぞれ転職を希望する登録者を抱えています。さらに、一般には公開されていない「非公開求人」や、その人材エージェントでしか応募できない「独占求人」も扱っているケースがあるため、求職者としても登録するメリットが大きいのです。そのため、自社が転職サイトを利用した場合には出会えない高スキル人材などと出会える可能性があります。

また、もともと自社に興味を持っていなかった求職者が、人材エージェントのオファーや、キャリアコンサルタントなどのアドバイスにより、自社を知り志望するようになる可能性もあります。自社を知ってもらえる機会が生まれるため、知名度の低い中小企業にとってはチャンスが増えるといえます。

自社が求める要件にマッチする人材を採用しやすい

人材エージェントは企業の求める人材像をヒアリングし人材要件にマッチする候補者のみを推薦します。そのため、企業は自社が求める要件にマッチする人材のみで母集団を形成し、採用につなげられます。

母集団が人材要件にマッチしていれば、スキルや経験、カルチャーフィットなどによる採用のミスマッチを防ぐことが可能です。

コストをおさえやすい

人材エージェントは一般的に成功報酬のため、企業は候補者の入社が決定した段階で報酬を支払います。着手金を支払うケースもありますが、多くのケースでは初期投資が必要ありません。

母集団形成のために広告費用などをかける必要もないので、結果的に採用コストをおさえやすいといえます。また、成功報酬のため「1人採用すると〇〇円」と1人あたりの予算が推定できるため、採用活動に必要な予算をシミュレーションしやすいこともメリットです。

一方で、採用したい人数が多い場合、転職サイトで求人を行うよりも、1人あたりのコストが高くなる可能性もあるため、注意する必要があります。

採用担当者の業務負担を削減できる

人材エージェントは候補者のサーチ・マッチング・面談、候補者との連絡や入社日の調整など、今まで採用担当者が担当していたさまざまな業務を代行します。そのため、採用担当者の業務負担を大幅に削減することができます。

また、応募の段階である程度マッチ度の高い人材のみに絞られているため、選考の工数も削減できます。結果として面接や内定者フォローなど、採用担当者が注力すべきことに時間が割けるようになるため、生産性の向上が期待できます。

募集をかけるまでのスピードが速い

転職サイトで求人を公開する場合、取材、素材の提供、原稿確認などが必要になるため、募集を開始するまでに時間がかかる場合があります。    

人材エージェントは年間を通してすぐにアプローチできる母集団を持っているため、ヒアリングや求人の送付のみで人材募集をスピーディーに始められます。このため、急ぎの人員調整にも対応しやすいでしょう。

自社への志望度を高めてくれる

人材エージェントは候補者のニーズを把握したプロフェッショナルです。候補者が企業に求めていることや魅力として感じやすいポイントを探り、候補者ごとにカスタマイズして効果的に自社の魅力を伝えてくれます。志望度を高めるためのツボをおさえつつ、候補者にアプローチしてくれるのです。

また、人材エージェントは他社の事情にも通じているので、他社との比較のなかで自社の魅力を候補者に伝えることができます。この点も、志望度を高めることに寄与しているといえます。

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人材エージェントを利用するデメリット

人材エージェントを利用するデメリット

人材エージェントの利用には多くのメリットがありますが、もちろんメリットばかりというわけではありません。ここでデメリットについても確認しておきましょう。

応募者数を十分に確保できない場合も

人材エージェントは年間を通してすぐにアプローチできる母集団を持っているものの、どんなときでも応募者数を確保できるというわけではありません。エリア、スキル、業種、経験、カルチャーフィットなど求める人材の要件が高すぎると、マッチする人材を十分に確保できない場合もあることを覚えておきましょう。

また、自社に魅力がないと候補者から相手にされないこともあり得ます。特に労働環境があまり良好でない、社内の雰囲気があまりよくない、といった状況である場合は、応募者の採用につながらないことも予想されます。人材エージェントを利用するとともに、自社の環境を見直すことも重要です。

ただしこれらは、転職サイトを利用しても同様に懸念される点です。人材要件のなかでどこまでが譲れない条件なのか、条件の優先順位など、人材エージェントと相談しながら要件を設定していくことが大切になります。

社内にノウハウがたまらない

人材エージェントにさまざまな業務を代行してもらえる一方、代行してもらった部分は社内でノウハウが蓄積されません。そのため採用活動のノウハウを蓄積していきたいと考えている企業には不向きであるといえるでしょう。

一方で人材エージェントと密にコミュニケーションを取りながら採用を進めれば、学べることは多いともいえます。まずは人材エージェントを利用して学び、少しずつ採用活動に関する社内業務を増やしてノウハウをためていくことが大切です。

人材エージェントの利用に向いている企業

人材エージェントの利用に向いている企業

全ての企業が人材エージェントの利用に向いているというわけではありません。ここでは、メリットとデメリットを鑑みて、どのような企業が人材エージェントの利用に向いているかを解説します。

採用担当者の作業工数が多すぎて業務が滞っている

採用担当者の数が少ないなどの理由で担当者の作業工数が多くなり、候補者への連絡が遅くなるなどして注力するべき業務が滞っている場合は、人材エージェントの利用を検討するとよいでしょう。人材エージェントを利用し、一部分を代行してもらうことで業務がスムーズに回るようになることが期待できます。

採用予定人数がそれほど多くない

人材エージェントは一般的に、1人採用するごとに成功報酬が発生します。そのため採用人数が多いと、コストが高くなってしまうことがあります。

何人を「多い」と捉えるかは採用の方針次第ですが、「マッチ度の高い人材を少数採用したい」というケースのほうが人材エージェント向きといえるでしょう。

従来の採用手法で採用がうまくいっていない

転職サイトの活用、ハローワークの活用、リファーラル採用など、自社がこれまで行ってきた採用手法で十分な成果が得られていない場合は、人材エージェントを試してみる価値があります。

採用のプロであり、現在の転職市場を俯瞰して把握している人材エージェントによる企業と候補者双方へのサポートが、採用の歯車をうまく回してくれる可能性は高いでしょう。

非公開で採用活動を行いたい

競合他社との兼ね合いや、新規事業や新規プロジェクトのための採用など、採用活動を公にせずに進めたいときは、人材エージェントが適しています。転職サイトのように多くの人の目に触れる場所に求人を出すことなく候補者にアプローチし、求める人材の採用につなげられるためです。

人材エージェントを選ぶ際のポイント

人材エージェントを選ぶ際のポイント

人材エージェントサービスを行う企業は数多くあります。実際に人材エージェントを利用する際、何を基準にして選べばいいのでしょうか。確認すべきポイントを解説していきます。

総合型か専門型か

人材エージェントには、幅広い職種に対応する「総合型」と、エンジニアやデザイナーなど特定の職種に特化した「専門型」があります。

総合型は、求める人材の要件の幅が広い場合や、さまざまな職種の人材を採用したい場合に適しています。専門型は、特定の専門的なスキルを持つ人材を採用したい場合に適しています。自社が採用したい人材に合わせて使い分けましょう。

登録者数や取引実績は十分か

登録者数や取引実績が多い人材エージェントを利用するほうが、より多くの候補者から自社にマッチする人材を探すことができます。注意点として、登録者数は累計ではなく、年間登録者数で比較しましょう。

登録者数が多くても、候補者が入社まで至っていなかったら意味がないため、取引実績を確認することも大切です。人材エージェントが実際にどのくらいの候補者を入社まで導いたかを確認しておきましょう。

分業型か統一型か

人材エージェントは、企業の担当者である「エージェント」と、候補者の担当者である「キャリアコンサルタント」がそれぞれ別の人である場合もあります。これを「分業型」といい、特に大手の人材エージェントでは分業型であることが多いといえます。

分業型はそれぞれの対象者を理解して深く関わり業務にあたることができますが、エージェントとキャリアコンサルタントの連携がうまく取れていないと、情報のやりとりに齟齬が生じたり、時間がかかったりするなど、採用活動に支障を来す可能性があることも覚えておきましょう。

企業、候補者ともに1人の人材エージェントが担当するケースを、「統一型」といいます。双方の意見を聞き、調整しながら採用を進められるため、やりとりはスムーズで認識の齟齬は生じにくいといえます。

分業型と統一型はどちらが優れているということではありませんが、どちらの形式を採用しているのかは事前に確認しておいたほうがよいでしょう。

代行業務を兼ねているか

人材エージェントによっては候補者と企業の橋渡しだけでなく、面接などのスケジューリングから入社手続きまでを代行してくれる場合もあります。自社の担当者の作業工数削減を考えている場合は、代行業務を行う人材エージェントの利用を検討するのも一つの方法です。

紹介予定派遣があるか

紹介予定派遣とは、まずは派遣社員として企業で働き、その後人材が「引き続き働きたい」、企業が「引き続き働いてほしい」となれば、派遣先の会社がその人材を直接雇用するという形式です。

派遣社員として一定期間の勤務を経て、お互いが納得したうえで正社員となるため、離職率が低いのがメリットです。採用後のミスマッチや離職率の高さに悩んでいる企業に、有効な方法といえます。

人材エージェントを利用する際のポイント

人材エージェントを利用する際のポイント

人材エージェントのメリットを最大限にいかすために、知っておきたいポイントを解説します。できる限り情報を共有し、理解を深めたうえで採用活動に取り組むことでよい結果が得られるでしょう。信頼関係を築くことも大切です。

採用の方針を共有する

実際に採用活動を始める前に、人材エージェントの担当者と以下のような点について認識を共有しておきましょう。

  • 募集の背景
  • 求める人材の要件
  • 自社がアピールできるポイント
  • 自社のカルチャー

人材エージェントに最初のヒアリングの段階でこれらの情報を共有しておくことで、認識のずれが生まれることを防ぎ、自社が思い描く採用の方向性に向かってスタートを切ることができます。

信頼関係を築く

誠実な対応などで人材エージェントとの信頼関係を築くことで、他社に先駆けて魅力的な人材を紹介してもらえる可能性が高まります。候補者が面談を行う際、人材エージェントが自社の魅力を熱心に語ってくれる可能性も高まるため、信頼関係を築くことは重要です。

定期的に情報を共有する

選考結果の根拠や採用・不採用の理由などは、担当の人材エージェントに丁寧なフィードバックを行うことを心がけましょう。できるだけ詳細に伝えることで、自社がどのような人材を求めているか人材エージェントが把握し、以降の候補者のサーチ精度が高まり、ミスマッチを減らすことができます。

また、採用を進めるにつれ、人材要件の見直しが発生することあります。担当者とは定期的に情報共有を行い、人材要件の見直しなどの変化にもすぐに対応してもらえるようにしておきましょう。応募状況や、選考中の候補者の状況、転職市場の動向などを人材エージェントに質問するのもおすすめです。

密なコミュニケーションで常に最新の情報を共有しておくと、成果を得やすくなります。担当者とは一つのチームという意識をもって取り組むことが大切です。

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まとめ

マッチ度の高い母集団にアプローチでき、社内担当者の負担を軽減、欠員にすぐ対応できる、非公開求人が可能など、メリットが大きい人材エージェント。

利用する際には、依頼できるサービス内容を確認したうえで、登録者数・取引実績が十分かどうかなどのポイントを意識するとよいでしょう。また、人材エージェントと信頼関係を構築することで、魅力的な人材を紹介してもらえる可能性が高まります。

採用における困りごとがあれば、本記事を参考にして導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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著者プロフィール株式会社ケイ・ライターズクラブ

書籍やムック、企業系冊子、Web記事、動画など、さまざまな教養の実用書籍から企業・大学案内、エンタメ系ムック、官公庁や地方自体のWEB記事など、幅広いジャンルのコンテンツ制作をワンステップで行う編集プロダクション。採用や人事、マネジメント、転職などに関するコンテンツも多数制作している。