近年、人事マネジメントや採用過程でより重視する傾向が高まっているのが面談です。
この記事ではビジネスシーンで実施される面談のパターンとともに、進め方や実施のポイント、注意点を解説します。自社の目的にあった面談を取り入れ、効果的に実施するための参考にしてください。
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面談とは？
まず、面談とは何か、定義を改めて理解しましょう。
面談とは、面会して直接話をすることです。
ビジネスシーンでは人事評価や人材育成のために実施される人事面談や、採用活動の一環として実施される採用面談などさまざまなシーンで取り入れられており、近年は面談を重視する企業が増えています。
このほかに、産業医が従業員の心身の健康状態を把握するために実施する産業医面談もあります。
ここでは主に、ビジネスシーンで行われる「人事面談」と「採用面談」について解説していきます。
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面談の目的
人事面談を重視する企業が増えている背景の1つとして、採用難、人材不足などの課題が挙げられます。採用した従業員に長く働いてもらい、スキルを発揮してもらう環境を整えるためにも、離職防止や人材育成の施策を進める必要性が今まで以上に重要となっています。企業は、適切なタイミングや方法で上司と部下が面談できるように仕組みを整えていくことが大切です。
面談による1対1のコミュニケーションを通して現状の共有や課題に対するアドバイスをすることで、信頼関係の構築につながり、これを積み重ねていくことで、長期的な人材育成や業績アップにつなげられるでしょう。
また、採用活動のなかで、従来の面接に加えて面談を実施する企業も増えています。これは、自社の魅力を知ってもらうとともに、入社後のミスマッチを回避することが目的の1つです。
上記のように、働きやすい職場づくり、効率的な人材育成や採用活動のためにも、面談による1対1のコミュニケーションがますます重要になってきています。
面談と面接の違い
面談と似ている言葉に、面接があります。面談とは何が違うのでしょうか。
面接は採用選考の一部として実施されるもので、面接のあとには合否判定があります。
それに対して面談は、企業側と候補者、あるいは上司と部下、双方が対等な立場で情報や意見を交換し、相互理解を深めるために実施されるものです。採用過程だけでなく、人事マネジメントの一環で実施されます。
■面談と面接の目的の違い
| 目的 | |
|---|---|
| 面接 | 採用選考の一部で、合否判定がある |
| 面談 | 面談を行う双方が対等な立場で意見を交換し、相互理解を深める |
【面談の種類1】人事面談
人事面談とは、上司と部下が1対1で話をすることです。
上司と部下がコミュニケーションを密に行い、目標管理、現状、課題の整理、目標達成のための具体策などを共有するために実施し、人材育成、モチベーション管理につなげていきます。
ここからは、人事面談の目的や種類を詳しく紹介していきます。
人事面談の目的
企業が人事面談を実施する目的は主に、「人材育成につなげる」「人事評価の納得度を高める」「モチベーションの向上につなげる」の3つが挙げられます。
【人材育成につなげる】
定期的な面談を通して目標の設定や達成度の把握、改善点などを共有し、具体的なアドバイスをすることで、目標の達成をサポートするとともに部下の能力を高めていくことが目的の1つです。
面談を実施することで上司は部下のスキルや意向を把握できるため、よりスキルを発揮しやすい業務に配置できます。また、本人の成長を促すだけでなく組織全体の成長につなげられます。
【人事評価の納得度を高める】
半年や数カ月単位で、評価期間のパフォーマンスや実績、目標の達成度合いなどを部下に伝え、評価の納得度を高めるために面談を実施することがあります。
「なぜその評価になったのか」「何が評価され、何を改善する必要があるのか」を上司から説明することで、部下の今後の成長につなげていくことができます。
【モチベーションの向上につなげる】
定期的な目標管理や今後のキャリアについて確認を行い、部下が高いモチベーションで業務に取り組めるようにすることも、面談を実施する目的の1つです。
モチベーションが低いままで業務を続けていると、能力を適切に発揮してもらえないばかりか、離職につながってしまうこともあります。こうした兆しを早期に察知するためにも、面談でのコミュニケーションは重要といえます。
また、業務や人間関係、プライベートなどで悩みや不安を抱えているようであればヒアリングし、安心して働ける環境を整えることも大切です。
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人事面談の種類
人事面談にはいくつかの種類があります。実施する目的やタイミングにあわせて、適切な面談を取り入れましょう。
【目標設定面談】
部下の目標を確認するための面談です。漠然とした目標ではなく、具体的な取り組み内容や期間、達成すべき数字目標などを明確にし、達成するためのアドバイスをします。
年1〜2回、新しい期の始まりに実施されることが多いです。
【中間面談】
評価期間の中間で実施され、目標の再確認や進捗の確認のために行われる面談です。評価期間前半の達成状況や課題を改めて整理し、後半に向けたアドバイスをします。
評価期間が数カ月や半年と長い場合、当初の目標を忘れてしまったり、進捗が滞ってしまったりすることもあります。中間地点で振り返ることで、モチベーションの向上につなげられます。なお、中間面談は実施しない企業もあります。
【フィードバック面談】
上司から部下へ、評価をフィードバックするために実施される面談です。評価期間ごとの結果を共有するとともに課題を整理し、今後の改善点を明確にするために実施します。
【自己評価申告面談】
評価期間ごとの目標達成度について従業員自身が振り返り、自己評価や課題点を上司に伝えるための面談です。フィードバック面談とあわせて実施されることが多いです。
【1on1ミーティング】
近年は人事評価面談とは別に、人材育成のために「1on1ミーティング」を定期的に実施する企業が増えています。
評価期間が半期や年間の場合、通常実施される人事評価面談だけでは目標設定、課題の発見からフィードバックまでのサイクルが長期に及ぶため、適切かつスピーディーな人材育成につなげにくいという課題があります。
そこで、月1回や1〜2週間に1回といった短いサイクルで上司と部下の1on1ミーティングを実施することで、効率的な人材育成とモチベーション管理につなげられます。密なコミュニケーションを通して上司が部下に寄り添い、能力やモチベーションを引き出していくことが大切です。
人事面談の進め方
次に、人事面談を行う際の基本的な進め方を紹介します。
【事前準備】
人事面談を実施する際は、従業員に「面談の日時」「実施する目的」を事前に共有しておくことが大切です。
面談をする側はどのようなフィードバックをするか事前に考えておきます。また、従業員側も受け身の姿勢にならないよう、事前に伝えたいことを整理しておくことが大切です。双方が事前にしっかりと準備できれば、お互いの意見交換が活発となり、より充実した面談になります。
面談を実施する場所は、周囲を気にすることなく進められるように、1対1で静かに話ができる場を用意しましょう。
【面談の流れ】
面談が始まったら、お互いが緊張せずに本音で話ができるように和やかな雰囲気づくりを意識します。
気軽なアイスブレイクで場を和ませてから、本題へ入りましょう。上司から部下に評価期間のフィードバックや目標達成度を伝えるとともに、部下からも自己評価や課題の達成度、現在の仕事状況などを振り返ってもらいます。現状を把握後、今後達成するべき課題や目標を設定します。
面談のなかで、不安に感じていること、困ったことがないかなどもあわせて確認するとよいでしょう。
【面談後】
面談の内容を評価シートやレポートにまとめ、人事評価の判断材料にします。
面談後も部下の業務の進捗を見守り、フォローやアドバイスをしていきましょう。面談のときだけではなく、日頃から「悩みがあればいつでも相談にのる」と伝えておくことも大切です。
人事面談のポイント
人事面談を活用して人材育成やモチベーションアップにつなげていくためには、部下の本音を引き出し、相互理解を深める工夫が必要です。
上司は次の点を意識して面談を行いましょう。
【傾聴の姿勢を持つ】
部下の気持ちや考えをしっかりとつかみ、本音を引き出すという点からも、面談では部下の話を傾聴することが大事です。
上司が一方的に話をしてしまうと、部下は伝えたいことを話しにくくなってしまいます。また、部下が話を聞くだけの受け身の姿勢になってしまう可能性もあります。
気兼ねなく話ができる雰囲気をつくり、部下からどんな話が出ても、否定することなくまずは受けとめることを意識しましょう。
【エールをおくる】
部下のモチベーションを高めるためにも、評価できる部分は積極的にエールをおくり、今後も期待していることを伝えましょう。努力を認め、小さな成功体験を積ませることが大切です。
また、実績として数字が出ている部分やよかった部分を褒めるだけでなく、まだ成果が出ていないことであっても、「○○はうまくいっているようですね」というように、具体的な例を挙げて承認することも大切です。
これによって、部下は「日頃の取り組みをしっかり見てくれているんだな」と思えるようになり、自信につながります。承認されることで上司への信頼を持ちやすくなり、アドバイスを受け入れやすくなります。
【具体的な話をする】
面談がたんなる雑談だけで終わってしまうと、本来の目的を達成できない可能性があります。評価のフィードバックをわかりやすく伝えて、目標や課題を明確にすり合わせ、数字や事例を挙げて具体的かつ説得力のあるアドバイスをしましょう。
そのためにも、事前に面談の目的をしっかりとインプットしておき、適切な準備をしておくことが大切です。
【感情的にならない】
面談では評価を伝えるとともに、課題や改善点を伝えることも必要です。ただし、そのときに感情的な態度や言葉にならならいように注意しましょう。なるべくポジティブな点にフォーカスし、客観的なアドバイスをします。
【普段から従業員と交流する】
日頃から上司と部下の交流が少ない場合、いざ面談で話を聞こうとしても本音で話をしてもらいにくいケースもあります。日頃から気軽に声をかけあったり、交流を深めるイベントを実施したりするなどして、自然な関係を築いておくとよいでしょう。
信頼関係が築けていれば、面談以外のタイミングでも相談されるなどして、円滑なチーム運営につながっていくはずです。
人事面談の注意点
面談を実施する際に気をつけたい点として、以下の点を念頭に置いておきましょう。自分では気がつかないうちに発言してしまっていることもあるので、改めて振り返ってみてください。
【一方的な指示はNG】
上司から部下に対して一方的に指示命令をすることは避けましょう。これをしてしまうと、指示がなければ動けない人材になってしまいかねません。
大切なのは、現状の課題把握、目標設定において、本人が主体的に考えて発言できるように促していくことです。面談のたびに自分で考えて決定する経験を積ませることで自主性が高まり、普段の業務にも生きてきます。
【否定・尋問はNG】
面談はあくまでも1対1の対話の場です。尋問のように問いただしたり、相手の発言を否定したりすることは避けましょう。本音を引き出せないばかりか、心理的にも追い込んでしまいます。
また、人間性や人格について触れることもよくありません。できなかったことを責めるのではなく、どのように改善するか具体的なフィードバックをしましょう。
【面談でのNGフレーズ】
- 「それ、だめでしょ」「これ、意味あるの？」「なんでそうなったの？」
責めたり、否定したり、相手を追い詰めるような発言は避けましょう。信頼関係を築けず、本音を引き出せません。
- 「わかるよ、私が若いときはこういうケースがあって…」
上司がアドバイスの1つとして過去の自分の話をすることもあるかもしれませんが、部下からは共感できない場合もあります。「この面談で何を伝えるべきか」をしっかりと考え、お互いにとって有用な対話をしましょう。
- 「今後は○○しなさい」
一方的に指示するだけでは、部下の自主性を育てられません。本人が自ら考え、答えを出していくサポートをすることが大切です。
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【面談の種類2】採用面談
ここからは、ビジネスシーンで実施される面談のうちの1つである、採用面談について詳しく解説します。
近年は採用活動の流れのなかで、面接とは別に面談を実施する企業が増えています。面談は企業側と応募者側が対等な立場でコミュニケーションが図れるため、本音で語りあえる機会となります。カジュアルな面談とも呼ばれています。
採用活動に面談を取り入れることで、入社後のミスマッチを回避できるほか、応募前の候補者にアプローチをする目的としても活用できます。
次から、採用における面談の目的や進め方を紹介します。
採用面談の目的
採用面談の目的は、候補者と企業の相互理解を深め、対等な立場でフラットに情報交換をすることです。基本的に選考結果への影響はありません。
採用面談では、企業は会社の情報や採用にまつわる情報、求めている人材像などについて伝え、候補者はこれまでのキャリアや実績などを伝えることが多いです。
採用面談の種類
採用活動のなかで実施される面談には、主に次のようなものがあります。
【カジュアルな面談】
選考前や選考の途中に実施されることが多いのがカジュアルな面談です。企業側が採用候補者にアプローチし、自社の取り組みや採用活動について情報を伝えます。一方で、候補者からはこれまでのキャリアなどを紹介してもらいます。
カジュアルな雰囲気のなかで、双方が自己紹介をするとともに質疑応答に答え、気になる点や疑問点の解消につなげます。
【リクルーター面談】
主に新卒採用において、自社の従業員がリクルーターとなって出身大学の後輩などに対して行う面談をリクルーター面談といいます。
学生に対して自社の魅力や仕事内容、やりがいなどを伝えるとともに、学生が知りたいことに対して回答したり、選考に向けたアドバイスをしたりします。
【オファー面談】
内定を出したあとに、労働条件や入社日などのすり合わせを行うほか、入社意思を確認するために実施される面談です。「処遇面談」「条件面談」と呼ばれることもあります。
入社を決めかねている応募者に対して、企業側が最後のプッシュをすることもあります。
採用面談の進め方
採用面談の進め方に、特に決まりはありません。自社の方針に沿って適切に実施しましょう。参考として、ここでは採用選考前に候補者とカジュアルな面談を実施する場合の基本的な流れを紹介します。
【事前準備】
採用候補者にコンタクトをとり、カジュアルな面談を実施したい旨を伝えます。「面接ではないこと」「選考結果に影響しないこと」を事前に伝え、「どのような目的で実施するのか」「どんな話をしたいか」「どんな話を聞きたいか」を伝えておくとよいでしょう。
実施する場所は、オフィスに訪問してもらうケースやカフェなどで実施するケースが多いです。近年はオンラインで行われることも増えています。双方の都合や面談の内容にあわせて、適切な場所・方法を選定してください。
【面談の実施】
挨拶やアイスブレイクで緊張をほぐしたあとは、まずは企業側から自社の紹介や求めている人材について紹介します。
その後、候補者に話を振り、自己紹介やこれまでのキャリアなどについて話してもらうとよいでしょう。お互いに質疑応答し、気になる点があれば面談の場で解決しておくと安心です。
面談の最後に、今後の採用選考の流れを紹介し、クロージングします。
【面談後】
面談後、メールや電話などで、今後の採用選考に進む意思の有無を確認します。
現時点では選考に進む意思がなかったとしても、定期的に情報を提供したり、イベントに招待したりするなど、関係性を構築していくことも大切です。
採用面談のポイント
採用面談を実施する場合、次の点を意識しましょう。
【話しやすい雰囲気をつくる】
人事面談の場合と基本的に同じですが、堅苦しい雰囲気にならないように注意し、お互いがリラックスして話しやすい雰囲気をつくることが大切です。社内で行われる人事面談と異なる点として、初対面でのコミュニケーションとなることが多いので、相手が緊張していることも多いかもしれません。
また、会社の印象にもつながるため、ポジティブな雰囲気で自然体の振る舞いを意識するといいでしょう。
【自社の魅力をアピールする】
選考前に実施する採用面談では、候補者が自社についてどのくらい知っているか、わからないこともよくあります。
面談を通して、自社に対してポジティブな印象を持ってもらえるように誘導していくことや、入社への動機形成を一緒に行っていくことも大切です。
採用面談の注意点
採用面談を実施する際は、次の点に注意しましょう。
【一方的な質問はNG】
企業側から候補者に対して、一方的に質問をするのは避けましょう。
面談はあくまでも対話の場。交互に自己紹介や質問をしあい、対話を通して相互理解を深めることが大切です。
【志望理由を聞くのはNG】
面談は面接とは異なります。まだ応募を決める前の候補者にアプローチすることもあります。そのため、面談では志望理由は聞かないようにしましょう。
【面談の種類3】産業医面談
面談には、従業員の心身の健康を守るために実施される産業医面談もあります。主に以下のような従業員に対して実施されます。
- 健康診断やメンタルヘルスチェックで医師による診察が必要と判定された従業員
- 時間外・休日労働が1カ月80時間以上の長時間労働となっている従業員
上記のほか、なんらかの理由で休職や復職をしたタイミング、異動で環境が変わったタイミングなどで、産業医面談を実施する企業もあります。
産業医面談では、今抱えている仕事の状況やストレス、睡眠時間や運動などの生活習慣に関わることなどを従業員にヒアリングし、必要に応じて病院の受診を勧めたり、アドバイスをしたりします。
産業医面談に関して、人事労務の担当者が行うことは、産業医面談の社内への周知、対象者への受診の促しなどです。従業員が必要なタイミングで適切に産業医面談が受けられるように、面談に至るハードルを下げるための環境づくり、仕組みづくりを行いましょう。
面談で話を聞き出すコツ
ここまでに紹介した面談の進め方のポイントや注意点に加えて、面談に臨む際は以下の点を意識してください。
相手の話に興味を持つ
自己開示をする
適切なリアクションをする
オープンクエスチョンを取り入れる
それぞれについて、次で詳しく解説していきます。
相手の話に興味を持つ
面談の場に限らず、コミュニケーションを円滑に進めるためにも、自分が話したいことだけを一方的に話すのではなく、相手が話したいことに興味を持つ姿勢が大切です。
これによって、自然と話が膨らみ、さまざまな話を引き出すことができます。お互いに共感しあうことで、信頼関係の醸成にもつながります。
自己開示をする
相手の緊張をほぐし、本音を引き出すためには、面談を実施する側が自己開示をすることも大切です。自分のことを進んで開示することで、相手も同じくらいの自己開示をしてくれます。これは、心理学で「自己開示の返報性」といわれるものです。
自分の失敗談や個人的な話などをすることで、相手も「こういう話もしていいのか」と安心しますし、企業や面談の担当者に対して親近感を持ちやすくなります。
また、会話のなかでお互いの共通点を意識しながら話すことで、共感を得られやすくなります。
適切なリアクションをする
話をしているときに聞き手の反応が返ってこないと、どのように感じているかがわかりません。話を聞くときは、相手の話に興味を持っていることを示すために、適切な相づちやリアクションをとるようにします。
傾聴してくれる相手に対しては、人は心を開きやすくなるものです。相手の話を否定せずに傾聴し、共感しながら、対話を進めていくとよいでしょう。
オープンクエスチョンを取り入れる
「この仕事は終わった？」というような「YES」「NO」で答えるクローズドクエスチョンだけでは会話が盛り上がりません。
深い話を引き出すためには「この前の仕事、どうだった？」「次はどんなことがやりたい？」と状況や自身の考えを説明してもらうオープンクエスチョンを取り入れるようにしましょう。
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まとめ
企業ではさまざまなシーンで面談が行われています。人事面談、採用面談、産業医面談、それぞれ目的は異なるものの、1対1での対話を通して現状や今後について話し合いをするという点はいずれも共通しています。
面談の本質や目的を理解したうえで、シーンごとに適切な面談を取り入れられれば、働きやすい職場づくりや人材育成につなげられるのではないでしょうか。
記事全体の参考書籍：「増補版 どんな部下でも成長する最強の面談術」（言視舎）PART1、「増補版 どんな部下でも成長する最強の面談術」（言視舎）PART3
採用成功につながる「面談」のコツ。面談トーク例付き
企業と候補者の対等なコミュニケーションの場である「面談」。能力・スキルを見極めるための「面接」とは異なり、「候補者の入社意欲を高めること」が重要です。
巻末の面談トーク例も参考にしながら、採用成功につながる「面談」を実践してみませんか。