法改正に伴い、2019年4月より有給休暇の取得が義務化されました。毎年5日間の有給休暇取得が義務化され、違反した企業には罰則も設けられています。
この記事では、有給休暇取得義務化の概要や対象者、従業員の有給消化に向けて企業が取るべき対応策、労務担当者が押さえておくべきよくある質問などをまとめて解説します。
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有給休暇とは？
有給休暇とは、一定期間勤続した従業員に対し、疲労を回復し、ゆとりある生活をするために付与される有給の休暇です。正しくは「年次有給休暇」といいます。有給休暇がなければ体調が悪くても無理をして働く人が出てきてしまう可能性もあるため、有給休暇は従業員の心身の健康を守るために大切な休暇だといえるでしょう。
年次有給休暇が付与される要件は、以下の二つを満たす場合と労働基準法で規定されています。
- 雇い入れの日から6カ月が経過している
- その期間の全労働日のうち、8割以上出勤している
上記の条件を満たすと10日の年次有給休暇が付与されます。付与日数は継続勤務年数によって変わり、要件を満たしていれば、10日、11日、12日……のように、年次有給休暇の付与日数は増えていきます。
有休消化とは？
有休消化とは、付与されている年次有給休暇を残さずに全部使い切ることです。詳しくは次で解説しますが、従業員は一定期間中に毎年5日間の年次有給休暇を必ず取得しなければなりません。
また、退職する際、最終出勤日以降に、残っている有給休暇を使い切ってから退職するケースがありますが、これも有休消化のひとつです。
有給休暇の義務化とは
2019年4月から、年5日の年次有給休暇の取得が義務化されました。これは従業員を雇用する全ての会社に関わることで、守らなければ罰則もあります。企業の担当者はもちろん、従業員自身も必ず把握しておきたいルールです。
ここでは、義務化の内容や違反した場合の罰則内容について詳しく解説していきます。
法改正により、年次有給休暇の取得義務が発生
前述したように、労働基準法の改正により、2019年4月から年10日以上の年次有給休暇が付与される従業員に対して、毎年5日間、年次有給休暇を確実に取得させることが義務づけられました。これは大企業だけでなく、中小企業も含めた全ての会社に適用されます。
5日間の年次有給休暇取得は、下記のいずれかの方法で取得させる必要があります。
- 使用者による時季指定
- 労働者自らの請求・取得
- 年次有給休暇の計画的付与制度による取得
いずれかの方法で取得した年次有給休暇の合計が5日間に達すれば、使用者からは時季指定をする必要はなく、することもできません。ただし、例えば従業員が3日間だけ取得している場合など、休暇の日数が5日間に満たない場合は、残りの2日間を会社が時季を指定して取得させなければなりません。
年次有給休暇管理簿の作成と保存の義務
2019年4月以降に変更されたルールとして、「年次有給休暇管理簿の作成と保存の義務」があります。会社は「年次有給休暇管理簿」を作成し、3年間保存する義務を負うというもので、従業員の年次有給休暇の取得状況を管理するために設けられました。
管理簿は労働者ごとに作成し、入社年月日、年次有給休暇の付与日、取得した日付、日数、残日数などを記録します。年度末の駆け込み取得によって勤務が滞ることを避けるなどの効果が期待されています。
年次有給休暇の取得義務に違反した場合の罰則
もし5日間の年次有給休暇を取得できなかった場合には、企業に罰則があります。労働基準法の第39条7に反することになり、同法の第120条により、従業員1人につき30万円以下の罰金が科せられます。
単純計算では、5日間の年次有給休暇が取得できなかった従業員が100人いれば、3,000万円の罰金が科せられることになります。
参考：年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説│厚生労働省
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有給休暇の取得が義務化された理由とは？
年次有給休暇の取得が義務化されたのは、働き方改革の一環です。もともと年次有給休暇は労働者が疲労を回復し、ゆとりある生活をするために付与されているものですが、今まで取得率は低かったといえるでしょう。
取得義務化の1年前（2018年、平成30年）のデータを見ると、平成31年に厚生労働省が発表した調査結果によれば、平成30年の年次有給休暇付与日数の平均は18.0日。そのうち労働者が取得した日数は約50％の年間9.4日でした。
取得率の低さは、人手不足や同僚への気兼ね等の理由による影響が大きいと考えられています。このため政府は義務化に踏み切り、労働者のワーク・ライフ・バランス改善を目指すこととなりました。
ちなみに取得義務化後のデータを見ると、令和3年に厚生労働省が発表した調査結果では、令和2年の年次有給休暇の付与日数平均は17.9日。そのうち労働者が取得した日数は約56％の年間10.1日で、昭和59年以降過去最高となっています。ただし令和2年（2020年）のデータであるため、新型コロナウイルス流行の影響も鑑みなければならないでしょう。
出典：令和3年就労条件総合調査 結果の概況│労働時間制度│厚生労働省
有給休暇の取得義務化の対象者は？
取得義務化の対象は、年10日以上の年次有給休暇を付与されている従業員全員です。対象には管理職、契約社員、パートタイマー、アルバイトも含まれます。具体的には、以下の「フルタイム従業員」と「パートタイム労働者」に分けて考える必要があります。
フルタイム従業員
正社員や契約社員等のフルタイム勤務の従業員のうち、雇い入れの日から6カ月間継続して勤務し、そのうち8割以上出勤した従業員が対象となります。
「有給休暇とは？」の項目で説明した通り、要件を満たすと勤続年数に従って年次有給休暇の付与日数は、以下の表の通りに増えます。
パートタイム労働者
パートタイム労働者は所定労働日数が少ない従業員のことで、ここでのパートタイム労働者とは、以下のいずれかに当てはまる人を指します。
- 1週間の所定労働時間が30時間未満であり、かつ1週間の所定労働日数が4日以下の人
- 週以外の期間によって所定労働日数が定められている場合は、1年間の所定労働日数が216日以下の人
下記の表をもとに、対象者となるパートタイム労働者の例を解説していきましょう。
■例1
週4日勤務のパートタイム労働者の場合、入社後3年6カ月継続して勤務し、直近1年間の出勤率が8割以上であれば、年10日の有給休暇の権利が発生します。その場合、年次有給休暇義務化の対象者となります。
■例2
週3日勤務のパートタイム労働者の場合、入社後5年6カ月継続して勤務し、直近1年間の出勤率が8割以上であれば、年10日の有給休暇の権利が発生。その場合、年次有給休暇取得義務化の対象となります。
■例3
週2日勤務の場合、有給休暇は最大7日しか付与されないため、年次有給休暇取得義務化の対象にはなりません。
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有給休暇はいつからいつまでに取得させる義務がある？
ここまで、年次有給休暇の義務化の概要や対象者について解説してきましたが、従業員に取得・消化してもらう期間も定められています。具体的には、年次有給休暇の付与日から1年の間に取得させる義務が生じます。
ここからは、入社6カ月後に年次有給休暇を10日付与した場合や、入社と同時に年次有給休暇を10日以上付与した場合など、三つのケースに分けて解説していきます。
入社6カ月後に年次有給休暇を10日付与した場合
法令通り、入社6カ月後に年次有給休暇を10日付与すると、4月1日に入社した場合は10月1日に年次有給休暇が10日付与されることとなります。
10月1日が付与日となるので、企業は10月1日〜翌年9月30日までの間に5日間の年次有給休暇を取得させなければなりません。その後も、毎年10月1日〜翌年9月30日までの期間に5日間の年次有給休暇取得義務が生じます。
入社と同時に年次有給休暇を10日以上付与した場合
年次有給休暇は、入社と同時に付与することも可能です。4月1日の入社と同時に年次有給休暇を10日以上付与した場合、入社日である4月1日に休暇が10日付与されます。
4月1日が付与日となるので、4月1日〜翌年3月31日までの間に5日間の年次有給休暇を取得させなければなりません。その後も、毎年4月1日〜翌年3月31日までの期間に5日間の年次有給休暇取得義務が生じます。
入社6カ月後に付与し、その後付与日を統一する場合
年次有給休暇を入社6カ月後にいったん付与するものの、起算日を社内で統一するために、その後4月1日など決まった日付に付与日を統一する場合もあります。
この場合、それぞれの期間で年5日の年次有給休暇を取得させるか、重複が生じるそれぞれの期間の長さに応じた日数（比例案分した日数）を取得させるかのどちらかを選択することとなります。
例えば4月1日に入社し、10月1日に年次有給休暇が10日付与された場合、以下の2パターンのどちらかで対応することとなります。
【1. 比例案分を行わない場合】
以下の二つの期間に5日ずつ取得する必要がある
- 10月1日〜翌年9月30日までの間に5日間取得
- 翌年4月1日〜翌々年3月31日までの間に5日間取得
【2. 比例案分を行う場合】
- 10月1日〜翌々年3月31日までに7.5日間取得
比例案分は月数÷12×5日で算出します。従業員が半日単位の取得を希望し、使用者がこれに応じた場合は7.5日以上となり、それ以外は8日以上となります。
有給休暇の取得義務化に企業はどう対応すべきか？
どのようにして年5日の年次有給休暇取得を達成するかは企業の大きな課題となっています。義務化以前の年次有給休暇の取得方法は、「労働者自らの請求・取得」と、「年次有給休暇の計画的付与制度による取得」の二つでした。
- 労働者自らの請求・取得
→取得日を従業員に任せる方式 - 年次有給休暇の計画的付与制度による取得
→労使協定に基づいて企業側が従業員の有給休暇取得日をあらかじめ指定できる方式
義務化により、上記二つに「使用者による時季指定」が加わりました。これは取得日を企業が指定するもので、時季指定の対象となる従業員の範囲と指定の方法をあらかじめ就業規則に記載しておく必要があります。また、指定に際しては従業員の意見を聞き、できる限り従業員の希望に沿った日に休暇が取得できるように努力しなければならないとされています。
この「使用者による時季指定」への対応手段として、個別指定方式と計画年休制度の導入の二つを紹介します。計画年休制度は前述の通り義務化以前から存在する方法でしたが、「使用者による時季指定」にも対応可能です。
対応手段1：個別指定方式
個別指定方式は、企業側で従業員の年次有給休暇取得状況を確認し、5日未満の従業員にのみ日付を指定して取得させるという方法です。
- メリット
従業員との話し合いをふまえて取得日を決定できる柔軟性の高さ - デメリット
従業員ごとに年次有給休暇取得状況を個別管理し、コミュニケーションを取りながら取得させる工数の多さ
工数が多いため、多くの従業員に個別指定するとコストがかかってしまいます。そのため、年次有給休暇取得率が比較的高い企業におすすめの方法です。
対応手段2：計画年休制度
計画年休制度は企業が従業員と労使協定を結び、計画的に年次有給休暇取得日を割り振る方法です。具体的には、以下のようにいくつかの方法があります。
- 年末年始、夏季休暇、連休の間に入っている平日など、会社全体の休業日を設け、全従業員に同じ日に年次有給休暇を付与する
- 部署やグループ別に、交代で年次有給休暇を付与する
- 誕生日や結婚記念日などの名目で個人別に付与する
多くの従業員に一斉に付与できるので、労使協定を結んだ後は工数がそれほどかかりません。そのため、年次有給休暇取得率があまり高くない企業におすすめの方法といえます。
- メリット
個別指定方式のように取得状況を個別管理する必要がなくなること - デメリット
労使協定を結ぶ手間が発生すること
有給休暇の消化を促す対応策
上記で解説した「企業による時季指定方式」の導入のほかにも、年次有給休暇の消化を促す対応策はあります。自社のリソースに合わせて、対応可能なことから取り入れていきましょう。
年次有給休暇取得計画表を作成する
「使用者による時季指定」以外の方法として、年次有給休暇取得計画表を作成し、従業員ごとの休暇取得予定の大まかな日程を職場内で明らかにしておくという方法があります。
職場内で年間の休暇取得予定を共有しておけば仕事量を調整しやすく、引き継ぎもスムーズになります。業務の都合等による予定変更に柔軟に対応できれば、より使いやすい制度になるでしょう。
付与日を年始や年度始めに統一する
年次有給休暇の付与日がバラバラだと、管理する側は何かと手間がかかりがちです。入社日にかかわらず、年次有給休暇の付与日を全社で年始や年度始め等に統一すると管理しやすくなります。
もし全員の付与日を統一することが難しければ、各月の月初にまとめるだけでも管理がぐっとシンプルになるでしょう。
従業員が自発的に取得・消化できる仕組みを作る
本来、付与された年次有給休暇は全て取得されるべきものです。企業側が時季を指定しなくても、従業員が自発的に年次有給休暇を取得できるような仕組み作りも大切です。
そのためには、年次有給休暇取得状況を可視化し、いつからいつまでに何日取得するべきなのか、あと何日残っているのかを企業側も従業員側も把握できるような仕組み作りが必要です。
また、一人一人の仕事量が多すぎると年次有給休暇の取得が難しいので、労働実態を把握し、業務の整理や新たな人員配置等を行う必要もあります。
さらに、休みやすい文化を醸成することも大切です。休まず働くことを美徳とするのではなく、長時間労働を脱し、働きやすい会社づくりを進めましょう。企業側が有給休暇取得を奨励し、管理職が率先して取得することも有効です。
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有給休暇取得の義務化によって期待できる効果
ここまで、有給休暇の消化をいかに促進していくか、具体例をいくつか解説してきました。人事・労務部から従業員へ有給消化を促すにあたり「義務化されているから」「規則だから」という理由だけでは、事務的な連絡になってしまい、取得率が伸びないかもしれません。従業員には、有給休暇を取得することでどんな効果があるのか、何が期待されるのかという部分も伝えましょう。
年5日の有給休暇取得の義務化によって期待できる効果に、「従業員の心身の疲労回復やリフレッシュの促進」が挙げられます。これにより、生活の質や労働への意欲の高まりとともに、従業員のモチベーションアップ、パフォーマンス向上につながり、生産性の向上が期待できます。
また、義務化に伴い有給休暇が取りやすい文化を醸成できれば、ワーク・ライフ・バランスを重視する企業として企業イメージの向上につながります。転職市場での価値も高まり、自社が求める人材の採用に寄与することが期待できます。
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有給休暇の取得義務化に関するQ&A
年次有給休暇の取得義務化に伴う疑問をQ&A形式でまとめます。前年度繰り越し分の休暇や半日休暇の扱い方、出向者や育児休業から復帰した従業員の休暇の扱い方などよくある例を取り上げていますので、参考にしてください。
Q. 前年度繰り越し分の休暇はどうなる？
前年度の繰り越し分があってもなくても、1年の間に5日取得させる義務は変わりません。
Q. 「休めない」「休みたくない」として年次有給休暇取得の時季指定に従わない従業員にはどう対応する？
従業員が時季指定に従わず自分の判断で出勤した場合、そのまま働かせると年次有給休暇を取得したことにならないため、企業が取得義務の違反を問われることになってしまいます。
これを防ぐには、企業は従業員の労働を受領せず（そのまま働かせず）、従業員に休暇を取得させる必要があります。
また、根本的な解決のため、休めない・休みたくない理由をヒアリングし、改善していくことが求められます。
Q. 半日休も年次有給休暇にカウントできる？
半日単位で年次有給休暇を取得した場合も、義務化された5日間のうちにカウントできます。その場合、取得1回につき0.5日としてカウントしましょう。
ただし、時間単位の年次有給休暇に関しては、5日間のうちにカウントできないので注意してください。
Q. 特別休暇（慶弔休暇、年末年始、リフレッシュ休暇など）を、義務化された5日間の年次有給休暇に含めることはできる？
特別休暇は年次有給休暇としてカウントできません。
また、義務化を機に特別休暇を廃止して年次有給休暇に振り替えることは、法改正の趣旨に沿わないため、推奨されていません。
Q. 法定休日ではない所定休日を労働日に変更して、その日を年次有給休暇として企業が時季指定できる？
義務化を機に上記の質問のような対応を取ることは、実質的に年次有給休暇取得の促進につながっていないため、望ましくありません。
法定休日とは、労働基準法第35条で規定されている、企業が従業員に必ず与えなければならない休日のことです。毎週少なくとも1回、あるいは4週間の間に4日以上の休日を与えなければなりません。
所定休日は、法定休日以外に企業が労働者に対して与える休日のことです。法律上は、企業は週に1回の法定休日を従業員に与えれば問題ありませんが、労働基準法の労働時間の規定により、多くの企業が週休2日を採用しています。このような場合、週休2日のうち1日は法定休日、もう1日は所定休日となります。
Q. 出向者の場合、年次有給休暇取得の義務を負うのは誰か？
在籍出向の場合は、出向元、出向先、出向労働者三者間の取り決めによって異なります。
移籍出向の場合、従業員は出向先との間にのみ労働契約関係があります。このことから、出向先において10日以上の年次有給休暇が付与された日から1年間、5日間の年次有給休暇取得の義務を出向先が負います。
Q. 休職中の従業員にも年次有給休暇の取得義務は発生する？
企業が義務を履行できない場合には、法律違反には問われません。
例えば、基準日よりも前から休職しており、期間中に一度も復職しなかった場合、取得義務は発生しません。
Q. 年度の途中に育児休業から復帰した従業員にも、年5日間の有給休暇取得が必要？
有給休暇取得が必要です。
ただし、年度末ぎりぎりに復帰するなどの理由で企業が時季指定して取得させるべき年次有給休暇の残日数より労働日のほうが少なく、5日間の年次有給休暇を取得させることが実質的に不可能な場合には、その限りではありません。
法律を順守して有給休暇の消化を促進しよう
従業員のモチベーション向上、生産性向上などメリットの大きい有給休暇取得の義務化ですが、法律で定められた義務であるため、対応に不備があれば法的トラブルになったり、大きな罰金が科されたりするリスクもあります。
そもそも、罰金などのペナルティーに関係なく、従業員に十分な休息と心身のリフレッシュをしてもらうことは大切です。法律を順守して運用することで、より働きやすい環境を作っていきましょう。
記事全体の参考書籍：
寺林 顕（著）,米澤章吾（監）『労務管理のツボとコツがゼッタイにわかる本』秀和システム刊
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