部署やチームで意思決定をしたり、アイデアを出したりするためには、会議でさまざまな意見を出し合い、議論する必要があります。しかし、「特定の人ばかりが発言して議論が活発にならない」「反対意見を出しにくい雰囲気がある」など、さまざまな課題を感じることはないでしょうか。
このような課題を解消するために活躍するのが、「ファシリテーター」と呼ばれる役割です。今回は、ファシリテーターとは何か、会議でどのような役割を果たすのか、ファシリテーターに求められるスキルや、ファシリテーターの育成方法なども含めて詳しく解説します。
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ファシリテーターとは
はじめに、ファシリテーターとは何か、意味や役割、誤解されやすい言葉との違いについて紹介しましょう。
ファシリテーターの意味・役割
ファシリテーターとは、「効率的かつスムーズな会議を実現するための進行役」を指します（人事労務用語辞典より）。
時間通りに会議を進行することはもちろん、発言が特定の人に偏らないように配慮したり、意見を引き出したりすることもファシリテーターの重要な役割といえます。
司会との違い
会議を進行する役割と聞くと、司会をイメージする方も多いのではないでしょうか。たしかに、ファシリテーターと司会は、議論をスムーズに進行させるという意味で共通していますが、両者の役割は異なります。
司会はプログラムに沿って会議を時間通りに進め、進行役に徹するのが特徴です。ファシリテーターのように、特定の参加者に発言が偏らないよう配慮したり、発言や意見を引き出したりすることにまでは責任を負いません。
ネゴシエーターとの違い
ネゴシエーターは「交渉や調整を図る役割」を指し、利害関係にある相手と意見が対立した際、互いの意見を尊重しながらも落としどころを探り、合意形成に向けて調整する役割を果たします。
ファシリテーターも会議において合意形成を促しますが、ネゴシエーターはより「交渉」の側面が強く、会議以外の場面でも、M&A（合併と買収）における調整役として活躍するケースもあります。
ファシリテーターが広まった背景
ファシリテーターが一般的に広まった背景と歴史を見てみると、1960年代にまでさかのぼります。当時のアメリカでは「グループ体験」（※）によって学習を促す手法が生まれ、その際に、メンバーが成長するために働きかける人をファシリテーターと呼んだことがはじまりとされています。
その後、1970年代に入ると教育分野だけでなくビジネス分野でもファシリテーターが取り入れられるようになり、会議を効率的に進行する役割として定着しました。
※グループ体験とはメンバー同士の自由な話し合いを通じて、他の人が何を考え、どのような感情を持っているか、それに対して自分はどんな気持ちになったか、対人的理解を深めることを目的としたグループワーク
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ファシリテーターがいることで得られるメリット
会議に必ずしもファシリテーターが必須というわけでありませんが、ファシリテーターをたてることで会議の質が向上し、効率的に議論を進められることも事実です。
ここでは、ファシリテーターを設置することによって得られる3つのメリットとその理由について解説します。
会議がスムーズに進む
複数の議題を議論しなければならないにもかかわらず、意見がまとまりきらず、時間が足りなくなると、さらに別の会議の日程を調整しなければなりません。結果的に、組織としての意思決定や結論が先送りになり、業務に支障をきたしてしまうこともあるでしょう。
ファシリテーターは、会議におけるタイムキーパーの役割や、さまざまな意見を集約してまとめる役割を担うため、限られた時間内でも合意形成しやすくなります。
自由な発言が促され、新たなアイデアが出やすい
たとえば、上司やベテランの社員が参加している会議では、若手社員は意見を述べにくいこともあるでしょう。しかし、一部の参加者のみが活発に意見を出しても、新たなアイデアや意見は生まれにくいものです。
ファシリテーターは、参加者に対して発言を促すと同時に、どのような意見でも気軽に発言できる雰囲気をつくる役割もあります。それにより、新たなアイデアやイノベーションのヒントが生まれやすくなります。
チームに一体感が生まれる
会議で意見が対立した場合でも、ファシリテーターがそれぞれの意見を集約し、互いが納得できるように合意形成を促すことで、チームとしての一体感や団結力が生まれます。
その後のプロジェクトやチーム内での連携がしやすくなり、プロジェクトがスムーズに進行できるメリットもあります。
ファシリテーターに向いている人とは
参加者に意見を求めたり、さまざまな意見を集約したりといった役割を担うファシリテーターは、リーダーシップがあり、人をまとめるのが得意な人物が向いていると思われがちです。しかし、必ずしもリーダーシップを発揮できる人が向いているとは限りません。
ここでは、社内会議などでファシリテーターを設置する場合に適した人材の条件について解説します。
自己主張を抑えられる人
1つ目の条件は、自己主張を抑えられることです。
ファシリテーターが自分の意見を主張してしまうと、会議全体がファシリテーターの意見に流されやすくなります。また、ファシリテーターが意見を主張することで、ほかの参加者が発言する時間もなくなってしまい、会議がスムーズに進まなくなってしまいます。
参加者に十分な発言の機会を与え、議論を活発にするためにも、自己主張を抑えられる人がファシリテーターに向いているといえるでしょう。
参加者をよく観察できる人
2つ目の条件は、参加者をよく観察できることです。
たとえば、ある意見に対して不満を抱いているように見える参加者がいれば、その参加者の意見を引き出すことが重要です。
出た意見の内容だけでなく、それを聞いている周囲の様子を見渡し、観察できる人がファシリテーターに適しているといえるでしょう。
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ファシリテーターに求められるファシリテーションスキルとは
ファシリテーターに求められるスキルは、「ファシリテーションスキル」とも呼ばれます。今回は、4つのファシリテーションスキルを紹介しましょう。
軌道修正のスキル
会議で議論するテーマや方向性が決められていても、議論が本題からそれていけば時間を浪費してしまいます。
斬新な意見や新しいアイデアを引き出すことは重要ですが、論点を整理しつつ会議のテーマを常に意識し、本題からずれそうになったら軌道修正をすることがファシリテーターに求められます。
発言しやすい場をつくるスキル
ファシリテーターには、参加者の誰もが発言しやすい場をつくることが求められます。参加者が発言を遮ることなく、最後まで聞いてくれるような雰囲気があれば、反対意見であっても述べやすくなるものです。ファシリテーターは、意見を述べている人の発言が遮られないように、一人一人の発言する時間を確保し、話しやすい雰囲気をつくる必要があります。
時間管理のスキル
ファシリテーターとして限られた時間内に結論をまとめるためには、タイムキーパーとしての役割も重要です。
参加者の意見に耳を傾けながらも、会議の進行度合いに注意しながら時間内に終えられるよう配慮しましょう。
結論をまとめるスキル
意見が対立するなかでも、組織やチームとして1つの結論を出さなければならないことがあります。
そのような場合には、ファシリテーターが出てきた意見をまとめたうえで認識のすり合わせを行い、参加者が結論を導き出せるように誘導することも必要です。
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ファシリテーターとしての役割を果たすためのポイント
参加者にとって有意義な会議にするためには、ファシリテーターはどのように会議を進行していけばよいのでしょうか。
ファシリテーターを務める際の4つのポイントを紹介します。
会議のゴールとルールを共有する
1つ目のポイントは、会議で出さなければならない結論やゴールを定め、優先順位を決めて議論を進めることです。
参加者が会議の目的を見失わないよう、会議が始まる前に出すべき結論やゴールを共有しておくことや、会議が進行していくなかでも都度共有していくことが有効な方法といえます。
また、会議を効率的に進めるために参加者に対してルールを共有しておく必要もあります。たとえば、「意見や質問は簡潔に内容をまとめる」「反対意見でも相手を否定しない」「積極的に意見や質問を出し合う」などのルールを定め、参加者に周知しておきましょう。
会議の進捗を共有する
2つ目のポイントは、タイムキーパーとしての役割を果たすために、会議の進捗を定期的に共有することです。
具体的には、時計やストップウオッチなどで時間を管理し、会議が進むなかで残り時間をメンバーへ共有する方法があります。また、会議が始まる前に「○○のテーマは○分まで」というように、タイムスケジュールを参加者に知らせておくことも1つの方法といえるでしょう。
定期的に会議の進捗状況を知らせることで、参加者が発言の内容を簡潔にまとめることを意識するようになり、結論を導き出しやすくなります。
必要に応じて質問を投げかける
3つ目のポイントは、参加者に対して質問を投げかけることです。
たとえば、参加者の意見がまとまっておらず、発言の内容が分かりにくい、真意が伝わりにくいことで、発言が他の参加者に誤解されてしまう可能性もあるでしょう。
このようなとき、ファシリテーターは参加者に対して「それはつまり◯◯ということですか？」など、発言の真意を確認するような質問を投げかけたうえで、内容を整理する必要があります。
合意形成を図る
会議において、ファシリテーターに決定権はありません。最終的な結論は参加者同士の合意のうえで導き出すため、ファシリテーターは合意形成に向けて会議を導く必要があります。
参加者同士の意見が真っ向から対立したまま時間が経過してしまうと、合意形成できず、結論が出ないことも考えられるでしょう。意見が対立しているときは、ファシリテーターが話題を変えたり、「同じ意見の方はいますか？」といった質問を投げかけたりして意見を整理し、参加者が感情的にならないように誘導することが大切です。そうすることで、異なる意見であっても認めやすくなり、合意形成に近づきます。
ファシリテーターが覚えておきたい注意点
ファシリテーターが、会議の進行にあたって注意しておくべきポイントを4つ紹介します。
中立的な立場を意識する
ファシリテーターは中立的な立場から会議を進行し、活発な議論を促す存在です。そのため、自分の意見を発言してしまうと、ファシリテーターとしての役割を果たせなくなります。
ファシリテーターは議長とは異なり、議論に対する決定権はありません。あくまでも中立的な立場を忘れずに議論を促す役割であることを忘れないようにしましょう。
発言の機会を公平に与える
ファシリテーターとして中立的な立場に徹すると同時に、すべての参加者に対して発言の機会を公平に与えることも重要です。
特定の参加者ばかりが発言してしまうと、その人の意見が全体の総意であるかのように錯覚し、反対意見を出しにくい雰囲気が醸成されてしまいます。
このような状態にならないよう、ファシリテーターは発言の時間や機会を公平に配分することや、発言が少ない人に対して発言を促すことが必要です。
参加者が多い場合はファシリテーターのサポート役をたてる
会議の参加者が多い場合、ファシリテーター1人がタイムキーパーをしながらすべての参加者に目を配ることは難しいものです。
会議の規模によっては、ファシリテーターのサポート役をたてることも検討しましょう。
たとえば、ファシリテーターは会議の進行に徹し、サポート役にタイムキーパーを任せるなど、臨機応変に役割を配分することも重要なポイントです。
Web会議にも対応できるよう準備する
テレワークを導入する企業が増えた昨今、従来のような対面形式での会議ではなく、ビデオ会議システムを活用したWeb会議が実施されることも多くなっています。しかし、Web会議では相手の細かな表情やしぐさが確認しづらく、会議が円滑に進まないケースも少なくありません。
そこで、ファシリテーターは会議が始まる前に参加者に対し、「発言時は挙手をする」「質問をする場合は、誰に対しての質問かを明確にしてもらう」「発言を遮らないように、発言者以外はミュートにする」などのルールを共有しておきましょう。
また、参加者が会議の内容を把握しやすくするために、オンラインホワイトボードやチャット機能などを活用し、内容をまとめながら進行することも有効です。
ファシリテーターの育成方法
ファシリテーターとしての経験がない社員を、いきなりファシリテーターに任命しても、うまく会議をまとめ上げることは簡単ではありません。
では、ファシリテーターとしてのスキルを身につけてもらうためにはどのような方法があるのでしょうか。代表的な2つの方法を紹介します。
ファシリテーター育成講座・プログラムの受講
ファシリテーターに求められるファシリテーションスキルを身につけるために、さまざまな企業や団体が育成講座を実施しています。
講座では、ファシリテーターに求められる心構えや基礎知識を学ぶ座学研修のほか、受講者同士でのワークショップ形式のカリキュラムもあります。実践を通じてファシリテーションスキルを体系的に学ぶためには、育成講座やプログラムの受講が効率的な方法といえるでしょう。
なお、教室や会議室などで対面形式によって行われる講座もあれば、オンデマンド配信やライブ配信で受講できる講座もあります。自宅や職場の近くに会場がなくても、さまざまな方法でファシリテーションスキルを身につけられます。
資格の取得
資格の取得もファシリテーションスキルを身につけるために有効な方法といえます。ただし、ファシリテーターとしてのスキルを証明する公的資格は存在しません。
民間資格としては、日本プロカウンセリング協会が認定している「FIT™ファシリテーター資格認定講座」などさまざまなものがあります。資格を取得することで、ファシリテーターに必要なスキルや知識を効果的に身につけられるだけでなく、スキルの証明として示せます。
自身のキャリアアップやスキルアップのためにも、資格取得に向けて挑戦するのもよいでしょう。
会議の質を上げるためにファシリテーターは不可欠
今回紹介してきたように、ファシリテーターのもとで会議を進めることで、時間内に意見がまとまり、結論を導き出しやすくなるほか、活発な議論によってイノベーションが生まれやすくなることも期待されます。そのため、会議の質を上げるためには、ファシリテーターは不可欠な存在といえるでしょう。
ファシリテーターには、時間管理や発言しやすい雰囲気づくりなど、さまざまなスキルが求められますが、育成講座や資格の取得を通してスキルを身につけることも可能です。会議の質を向上させたいと考えている企業の担当者は、ファシリテーターの育成に取り組んではいかがでしょうか。
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