オンライン研修を成功させるポイントとは？ メリット・デメリットについても解説

新型コロナウイルスの感染対策として、テレワークやリモートワークと同時に注目されるようになったオンライン研修。これまでは集合型の研修が一般的であったため、オンライン環境下での研修に不安を感じている方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、オンライン研修のメリットやデメリットを紹介するとともに、オンライン研修を成功させるためのポイントもあわせて解説します。オンライン研修の基本的な知識を身につけ、人事・採用業務のデジタルトランスフォーメーション（DX）化にお役立てください。

オンライン研修とは

研修対象者を特定の場所に集めて実施する「集合型」の研修ではなく、オンライン上で実施する研修のことを「オンライン研修」と呼びます。

オンライン上で研修コンテンツを好きな時間に受講する「e-ラーニング」もありますが、オンライン研修とは区別されるのが一般的です。
また、セミナー型のオンライン研修は「Web」+「セミナー」を組み合わせた「ウェビナー」と呼ばれることもあります。

オンライン研修の場合、集合型研修で行われるグループワークやディスカッションが難しいのではないかと考えられがちです。しかし、サービスによっては機能が充実しているWeb会議システムもあり、オンライン環境下においてもグループワークが可能になっています。

オンライン研修が増加している理由

なぜオンライン研修は注目されるようになったのでしょう。大きく分けて2つの理由が考えられます。

新型コロナウイルスの感染拡大防止策

新型コロナウイルスの感染拡大によって、日本でも緊急事態が宣言されるなど日常生活やビジネス、働き方においてさまざまな制約が必要とされました。感染拡大を防ぐために外出自粛が求められるなか、多くの企業ではテレワークやリモートワークが活用されるようになりました。

それに伴い、多くの企業で、業務上のコミュニケーションがオンラインに移行したほか、新入社員をはじめとする社員向けの研修においてもWeb会議システムなどが積極的に活用されるようになりました。

業務効率化

多くの企業が働き方改革や生産性向上の一環として、業務効率化を積極的に進めています。

従来行われていたオフラインでの研修の場合、会場の手配やサポート人員の手配など多くの手間がかかるものです。また、遠方に住んでいる社員を研修のために時間と交通費をかけて集めるのは効率的とはいえません。

Web会議システムを活用すれば大規模な会場を手配する必要がなく、時間やコストを最小限に抑えられます。さらに、業務の兼ね合いなどで当日の研修に参加できない社員に対して、オンライン研修の様子をアーカイブとして保存しておくことで、後日、都合のよいタイミングで、同じ研修を受講できる環境を用意できるのです。

オンライン研修のメリット

オンライン研修にはどのようなメリットがあるのでしょうか。今回は3つのポイントに絞って解説します。

交通費などのコスト削減

参加者は研修を受講するために物理的に会場まで足を運ぶ必要がなくなるため、交通費や移動時間の削減が可能です。

また、研修中はもちろん、会場へ向かうまでの交通機関利用における「密」が避けられるため、感染症対策にもメリットがあります。

講師や会場スタッフの工数削減

集合型の研修の場合、受講する対象者が多ければ複数のクラスに分けたり開催日程を調整したりする必要があるため、実施のハードルが高く、講師を派遣するためのコストもかかってしまいます。また、講師だけではなく、研修当日に会場を運営するためのスタッフも確保しなければなりません。

オンライン研修であれば大規模な会場を押さえる必要がなく、講師が講義を配信するための部屋とオンライン環境があれば実施できるため、工数削減になります。

参加者の理解度や進捗をデジタルで管理できる

オンライン研修では、研修中に行うグループワークや終了後に実施するテストをデジタルで管理できるため、参加者の状況把握が容易に行えます。

また、研修後のアンケートなども紙で回収する手間がなく、結果を即座に自動集計することも可能です。これにより、研修後の振り返りを行うための準備や工数も削減できます。

オンライン研修のデメリット

オンライン研修にはメリットだけではなく、デメリットも存在します。今回は3つのポイントに分けて解説します。

参加者同士のコミュニケーションの減少

新入社員研修のように参加者同士が初対面の場合、参加者同士のコミュニケーションがうまくいかないケースがあります。特にオンライン研修では、休憩時間中はビデオをオフにしてしまうことも多いため、参加者同士のコミュニケーションは集合型研修と比べて減少する傾向にあります。

参加者同士のコミュニケ―ションを促すために、アイスブレイクなどを効果的に取り入れる企業も多いです。

参加者のモチベーションが維持しにくい

自宅からオンライン研修に参加する場合、必ずしも参加者全員が研修に集中しやすい静かな環境にあるとはかぎりません。

また、オンライン研修がメインになっていると、緊張感や参加意欲が薄くなることで主体性が低下する可能性があります。コミュニケーションが一方的にならないように、参加者が発言する機会を適度に設けることが重要です。

また、参加者の不安を解消し、モチベーションを維持するためには、参加者同士の自己紹介やグループワークを積極的に取り入れるなどの対策が有効です。

ネットワーク接続のトラブルが発生する場合も

オンライン研修のトラブルとして、主催者または参加者が使用するネットワーク環境に不具合が発生するケースが挙げられます。

たとえば、主催者側のネットワーク環境は問題がなくても、参加者側のネットワークにトラブルが発生している場合、特定の参加者が研修を受講できなくなってしまいます。

また、必ずしも自宅に固定回線があるとはかぎらず、スマホやタブレット端末のモバイルネットワークで受講するケースもあるでしょう。万が一、通信容量の上限に達してしまうと、速度制限の対象となってしまい、それ以降の研修が受講できなくなってしまいます。

ネットワーク接続のトラブルを未然に防止するためには、参加者の回線速度や契約内容を事前にヒアリングしておくほか、主催者側もテスト環境を用意しておき、研修参加者と同じ環境で問題なく接続できるかを確認しておきましょう。

オンライン研修の種類と選び方

オンライン研修には大きく2つの種類があります。どのような種類があり、何を基準に選べばよいのか詳しく解説します。

オンライン研修の種類

オンライン研修には、リアルタイムで研修を受講する「リアルタイム型」と、あらかじめアーカイブとして保存された研修動画を視聴する「アーカイブ型」があります。

業務スキルの向上やチームビルディングには「リアルタイム型」

リアルタイム型の研修はその場で質問ができ、グループワークなども可能というメリットがありますが、参加者の日程や時間を調整する必要があるほか、回線トラブルなどの失敗も避けなくてはなりません。

リアルタイム型に適した研修としては、新入社員研修やフォローアップ研修、マネジメント研修などが挙げられ、業務スキルの向上やチームビルディングなどが求められる場合におすすめです。

受講対象者が幅広い研修には「アーカイブ型」

アーカイブ型研修は、参加者が時間・場所を選ばずに視聴できるというメリットがある一方で、質問やグループワークなどが難しいといったデメリットもあります。

アーカイブ型が適した研修としては、コンプライアンス研修や情報セキュリティ研修、ハラスメント防止研修などが挙げられ、受講対象者の年齢、階層や職域が幅広く、全員の日程や時間を調整するのが難しい場合におすすめです。

オンライン研修を効果的に進めるポイント

オンライン研修の効果を最大化するために、押さえておくべき5つのポイントを解説します。

効果的な研修方法を選択する

まずは、研修内容や対象者の数、階層などに応じて、リアルタイム型が適しているのか、アーカイブ型が適しているのか、適切な研修方法を見極めましょう。
知識を身につける目的であれば、アーカイブ型による研修で十分な場合があります。一方で、参加者同士のコミュニケーションの活性化や、実践に役立つスキルを身につけさせたい場合には、リアルタイム型の研修が適しています。

研修当日までの準備

オンライン型研修の場合、主催者側のネットワーク環境が問題ないかを確認することはもちろん、参加者に対してもネットワーク環境の有無や回線状況を確認しておきましょう。また、スマホの場合、途中でメールや電話などが入ってくると研修の妨げになる可能性があるため、可能なかぎりPCまたはタブレットでの視聴を推奨しておくとよいでしょう。

ちなみに、参加者の通信環境についてヒアリングした際、固定回線がない場合や、十分な通信速度が確保できない参加者に対しては、モバイルWi-Fiルーターを貸し出すなどの検討も必要です。

また、使用するWeb会議ツールはできるだけ設定が簡単なものを選びましょう。参加者によるアカウント登録やアプリのインストールが不要で、URLをクリックするだけでブラウザから参加できるものが理想的です。

ネットワークやツールなどの準備ができたら、研修内容について講師と事前に打ち合わせをしておきます。

なお、参加者へ告知する際は、URLや日時などの情報を複数回に分けてリマインドすることで、欠席や遅刻を防ぎやすくなります。

研修当日の進行

オンライン研修中は参加者の表情やしぐさが分かりづらく、研修の理解度を推し量ることが難しいものです。そのため、意識的に質問を受け付ける時間を設けましょう。

このとき、参加者には質問をするとき以外はマイクをオフにしてもらうことが重要です。マイクがオンのままになっていると、雑音によって講師の声が聞き取りづらくなることもあるためです。

また、説明にホワイトボードを使用する場合、ホワイトボードに書き込んだものを画面に映すと小さく見えづらいため、Web会議ツールのメモ機能などを活用するのがおすすめです。

なお、参加者が自宅からオンライン研修に参加する場合、モチベーションや集中力を維持しにくいため、研修の合間に適宜、休憩やアイスブレイクを取り入れることも重要なポイントです。

テストで研修効果を測定する

研修が終了した後は、テストやアンケートを実施して効果を測定しましょう。参加者の理解度を把握できると同時に、研修の振り返りと次回以降に向けた改善のヒントが得られます。

アンケートは無料で作成・分析ができる「Googleフォーム」で作成する企業も多いようです。ただし、社内のセキュリティポリシーによって利用できるサービスは異なりますので、あらかじめ確認しておきましょう。

フォローアップの体制を構築する

オンライン研修での研修参加者が多いと、参加者は緊張して質問がしづらくなることも考えられます。

研修が終了した後に疑問が出てくることも想定されるため、質問を受け付ける専門の窓口を用意しておくなど、フォローアップ体制を整えておきましょう。

多様な働き方に対応するオンライン研修

新型コロナウイルス感染症の拡大を機に、テレワークやリモートワークなど、オンラインでの活動が業種や企業規模を問わず広がりました。

仮に、従来の生活様式に戻ったとしても、働き方そのものが大きく変わりつつあるなか、研修についてもオンラインでの実施を継続し続ける企業は少なくないでしょう。

生産性向上や従業員のスキル向上などにおいても高い効果を発揮するオンライン研修。自社に適した研修の体制を構築するためにも、今回紹介したポイントを参考にしながらオンライン研修の準備を進めておきましょう。