採用成功に導くポイントとは　採用がうまくいかない原因と対処法

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人材不足を解消するために採用活動に取り組んでも、なかなか求める人材に出会えない、出会えても内定承諾に至らないなど、成果が出ずに悩むことはありませんか。採用成功のためには、プロセスごとにうまくいかない原因を探り、一つ一つ改善していくことが大切です。

今回は、採用成功に向けて押さえるべきポイントについて紹介します。

採用がうまくいかない原因とは

採用活動がうまくいかない原因は、必ずしも一つというわけではありません。うまくいかない原因を見つけ出し、優先順位をつけて一つずつ改善していきましょう。採用活動において、どのようなことがうまくいかない原因となるのか、6つの例を紹介します。

求める人物像が定まっていない

採用活動がスムーズに進まない原因として、「求める人物像」が具体的に定まっていない点が挙げられます。また、定まっていても、経営陣や人事・採用担当者、事業部間など社内で認識が統一されていないケースもあります。

企業側の求める人物像が明確でないと、求職者側も応募時や面接時に企業や募集ポジションに対する期待やイメージを明確にできず、入社後の働き方に不安を感じてしまう可能性があります。

また、たとえ入社に至ったとしても、ミスマッチが生じていると早期退職につながってしまうかもしれません。採用活動においては、人事部だけでなく、関係する部署・社員間でコミュニケーションを取り、求める人物のスキルや経験に加え、性格なども明確にし、共通認識として持っておくことが大切です。

採用手法や採用基準が適切ではない

「求める人物像」を定めても、そのような人物に出会えない、また、出会えたとしても採用に至らないケースもあるでしょう。

まず、応募者や採用対象となる人材が想定よりも集まらないときには、募集方法の再検討や採用基準の見直しが必要です。母集団を形成するためには、求人広告や人材紹介サービスの活用、転職イベントへの出展などさまざまな手法があります。ただし、やみくもに募集方法を増やしても、コストや人的リソースなどの負担が大きくなります。求める人物像や自社の状況に合ったものを見極め、活用しましょう。

また、母集団を形成できたとしても、採用基準が定まっていない、もしくは適切ではないと、採用成功につなげることは難しいでしょう。求める人物像を定める際と同様に、関係する部署・社員間で採用基準を定め、認識を合わせましょう。

企業のビジョンや職場環境を十分に説明していない

採用活動においては、自社の現状や魅力を求職者にしっかりと伝えていくことが重要なカギとなります。企業に対する理解度が深まらなければ、求職者が不安を抱いてしまう恐れがあるのはもちろんのこと、自社への入社意欲が高まるような工夫をしなくては、採用競合に負けてしまうからです。自社サイトの採用ページや求人広告、採用説明会などを通じて、自社の魅力をアピールしていきましょう。

また、何よりも面談・面接など、個別でのコミュニケーションを通じて、相手の志向性や知りたいことに合わせて説明することが重要です。説明をする社員は、人事・採用担当者に限りません。経営層や採用する部署の社員、また同年代の社員など、伝えたい情報によって適切な人物をアサインするなど工夫をしてみましょう。

選考のスピードが遅い

優秀な人材は自社だけでなく、他社にとっても魅力的な人材である可能性が高いでしょう。そのため、採用活動においては、選考スピードを意識することが大切です。

選考スピードが遅く、応募者にとって「連絡待ち」の時間が長いほど、応募者の不安は高まります。その間に他社のスカウトや選考などにより魅力的なアピールを受けた場合、せっかく面接時に高まった入社意欲も徐々に下がり、「選考辞退」につながってしまいます。採用活動を行う際には、他社の選考状況なども聞き、どこよりも速く選考を進める意識を持ちましょう。

そのためには、ここでも関係者間での共通認識がここでも重要です。「社内会議よりも採用面接の予定を優先する」など、選考スピード向上のため、ルールを定めるのも有効でしょう。

面接官の印象が良くない

社員・社風を知らない応募者にとって、「面接官」の印象が「企業イメージ」につながることは、多々あります。面接官の印象が良くないと感じれば、「この会社には入りたくない」と判断しますし、顧客という立場からも企業やサービスに対する好感度が下がりかねません。

面接官は応募者が対等な立場であることを認識し、質問などには丁寧に答えるよう心掛けましょう。また、どんなに意識をしていても、初対面の人と話すのが不得意な方もいますので、面接官を担当する社員の人選も大切です。

内定承諾後、コミュニケーションを取っていない

採用活動は「候補者から内定を承諾してもらえたら終わり」ではありません。内定承諾後もこまめにコミュニケーションを取らなければ、入社辞退に至るケースもあります。内定承諾後も連絡を取り、状況を確認したり、内定者向けの懇親会を開いてコミュニケーションを円滑にしておくなど、つながりを持つことが大切です。内定承諾後から入社日までの期間に候補者が不安になってしまうことがないよう、親身で丁寧なコミュニケーションを心掛けましょう。

採用を成功に導くポイント

前述の「採用がうまくいかない原因」を解決するための、６つのポイントを紹介します。

採用目的を明確にして共有する

採用計画を立てるうえで最も大切なことは、「なぜ採用活動を行うのか」という採用目的を明確にすることです。新規分野への進出や、事業拡大のための増員など、新たに人材を必要とする理由を明確にしましょう。また、社内異動ではなく「なぜ新たに外部から採用するのか」も確認する必要があります。

明確な採用目的は、求職者へのアピールポイントにもなります。募集背景、またその人物像を企業側が示すことによって、求職者は働き方や将来の姿がイメージしやすくなります。

採用目的は採用活動におけるベースとなる部分です。社内で十分に話し合い、共有することで、円滑な採用活動につながります。

求める人物像を言語化する

採用成功に欠かせないのは、求める人物像を明確にし、言語化することです。必要となるスキルや経験に加え、性格、キャリア観などさまざまな要素を具体的に洗い出し、言語化していきます。また、その際「必須条件」なのか、「あればなお良い条件」なのかもセットで考えると、求人票を作成する際や採用基準を検討する際に役立ちます。

求める人物像を明らかにしていく際には、経営層や採用担当者の意見だけでなく、ともに働く部門の担当者や同僚となる社員の意見も重要です。また、中途入社者から「入社前は自社に対しどのようなイメージがあったか」「どのような人物が自社にフィットするか」など、経験を通じた感想を集めることによって、自社の特徴とそれにフィットする人物像を言語化しやすくなります。

自社・募集ポジションに適した採用手法を使う

求める人物像によって、数ある採用手法のなかから、何を利用するのがベストか、選定する必要があります。自社サイトの採用ページや社員による紹介（リファラル採用/リファーラル採用）などは比較的コストを抑えやすいですが、求人媒体、転職イベント、紹介サービスなどは、その価格帯やコストプランはさまざまです。しかし、どんなに安くても、求める人材に出会えなければ利用する意味はありません。多様化する選択肢から、各媒体・サービスの特徴を見極め、より自社・募集ポジションに合った採用手法を選びましょう。

自社の風土や現状、理念を明らかにする

スキルや経験が豊富な人材が入社したとしても、自社の風土に合わなければ本来の能力を発揮できず、早期退職につながってしまいます。早期退職は、採用した側・された側の双方にとってデメリットがあるものです。

入社後のミスマッチを防ぐためには、採用活動の段階で、企業側が求職者に対して自社の風土や経営理念などを丁寧に伝えたうえで、マッチするか見極めることが大切です。また、良いことだけを伝えるのではなく、自社が置かれている現状などを可能な限り伝えることで、入社後のギャップを軽減できます。

自社ならではの「強み」を明確にする

自社にとって魅力的な人材は、他社にとっても魅力的な人材だといえます。採用活動を行う際には、採用競合となる企業との違いを明確にしたうえで、自社の強みを積極的にアピールしましょう。どのような点を差別化するとより自社を魅力的に感じてもらえるのかを言語化し、スカウトや面談・面接時に伝えましょう。また、他社との差別化を検討することで、既存の社員自身が「自社の良さ」に気付く副次的なメリットもあります。

入社まで定期的にフォローする

候補者の入社意欲がなくなってしまわないように、内定承諾後も定期的にコミュニケーションを取ることが重要です。入社が決定しても、在籍する企業からの引き留めや、他社からの猛烈なオファーを受けたり、また入社や転職に対して不安を感じてしまったりする候補者は一定数いるものです。定期的に連絡を取り、入社を心待ちにしていることを伝え、安心感を持ってもらいましょう。入社前に社員と触れ合う場を用意したり、入社後の歓迎会の予定などをあらかじめ伝えたりしてもよいでしょう。

ただし、候補者が在職中の場合は、業務の妨げにならない頻度で行うことを心掛けましょう。普段からコミュニケーションを取りやすい環境を整え、質問や相談がしやすい雰囲気をつくりましょう。

採用成功までのプロセスを可視化する

さらに採用活動を改善し、効率的に成果を出したいと思う方は、「採用管理システム」の利用を検討してみるのもよいでしょう。採用管理システムとは、「Applicant Tracking System」、略して「ATS」と呼ばれています。応募から入社までに関わる業務を一元化することで、採用活動の効率化につながります。

採用活動を通じて得られた情報を採用管理システムに蓄積することで、行動結果を定量的に分析することもできるため、求人媒体別の内定承諾率などを可視化し、比較することも容易になります。また、採用活動における進捗状況も、募集から入社までの各プロセスに要した期間を可視化し、改善点を見つけることが可能です。

まずは採用活動がうまくいかない原因は何か、プロセスごとに見直し、一つ一つ解決していきましょう。さらに、「採用管理システム」を活用することで、より効率的な採用活動を進めていけるでしょう。