2019年4月より、規模にかかわらずすべての企業に対して「年5日の年次有給休暇の確実な取得」が義務付けられました。基本ルールは知っていても、運用上で不便さを感じている、従業員からこんな申し出があったらどう対処すべきだろうといった疑問を持つ人もいるのではないでしょうか。この記事では年次有給休暇の基礎知識と運用方法、気になるケースの対処法を紹介します。
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年次有給休暇の基礎知識
最初に「年次有給休暇」の基礎的な知識と、2019年4月より施行されている「年5日の年次有給休暇」について解説します。
年次有給休暇の概要
年次有給休暇とは、一定期間勤続した労働者に対して、心身の疲労を回復し、ゆとりある生活を保障するために付与される休暇のことです。年次有給休暇を取得することは労働者の権利でもあります。
労働基準法第39条で要件を満たした者に対し、企業は年次有給休暇を付与することが定められており、概要は次の2つです。
- 正社員、パートなどの働き方に関係なく、一定の要件を満たしたすべての労働者が付与対象となる
- 「有給」であり、つまり休暇をとっても給料が支給される
なお、「有給」とは労働基準法で定める平均賃金、もしくはそのまま労働した場合に支払われる通常の賃金をいいます。有給について労使協定を締結する場合は「健康保険法に定める標準報酬月額（※）の30分の１に相当する金額」とすることも可能です。
（※）標準報酬月額とは、基本給のほかに通勤手当などの各種手当を加えた、1カ月の総支給額を所定の等級区分と照らし合わせたときに該当する金額のこと。
本来、取得は当然の権利ですが、取得に伴い罪悪感が生じたり、取得しにくい雰囲気があったりすることも考えられるので、企業側は取得しやすい環境や体制を整える必要があります。
参考：年次有給休暇とはどのような制度ですか。パートタイム労働者でも有給があると聞きましたが、本当ですか。｜厚生労働省
参考：年次有給休暇の付与日数は法律で決まっています│厚生労働省
年次有給休暇の内容
年次有給休暇の要件と付与日数は労働基準法で以下のように決められています。なお、以下は労働条件に関する最低基準であり、この条件を上回る社内ルールを就業規則などで定めることは問題となりません。
年次有給休暇の要件
- 雇い入れの日から6カ月経過していること
- その期間の全労働日の8割以上出勤したこと
なお、「雇い入れの日」とは雇用契約書の契約日を指します。雇用契約書の契約後、所定の試用期間や研修期間があった場合は、それらも雇い入れ日に含まれます。
基本的な年次有給休暇の付与日数
- 雇い入れの日から6カ月経過で10日付与
- 最初に年次有給休暇が付与された日から1年を経過した日（1年6カ月経過）に11日の年次有給休暇が付与
その後は1年ごとに所定の日数が付与されていきます。日数については下図にまとめました。
出典：年次有給休暇とはどのような制度ですか。パートタイム労働者でも有給があると聞きましたが、本当ですか。｜厚生労働省
パート従業員の年次有給休暇の付与日数
次に、パート従業員のケースについて紹介します。ここでいうパート従業員とは週所定労働日数が「4日以下」かつ、週所定労働時間が「30時間未満」の従業員、または年間の所定労働日数が216日以下の従業員です。
取得の要件は変わりませんが、週に何日働くかにより付与日数が変わります。日数については下図をご参照ください。また、黄色で塗られた箇所が後述する「年5日の年次有給休暇の確実な取得」の対象です。
出典：年５日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説（PDF）｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署
年5日の年次有給休暇とは
「年5日の年次有給休暇の確実な取得」とは、名称のとおり年5日の年次有給休暇を従業員が取得することの義務化を指します。背景として、厚生労働省の「令和2年就労条件総合調査の概況」によると年次有給休暇の取得率は52.4％（平成31年調査計）にとどまり、取得が進まない状況がありました。そのような状況を打開するために、2019年4月より取得促進の施策がスタートしました。
「年5日の年次有給休暇の確実な取得」の対象
本ルールの対象は法定の「年次有給休暇付与日数が10日以上の労働者」に限ります。一般的な従業員の場合、入社から6カ月で10日の年次有給休暇が付与されますが、パート従業員の場合は週の所定労働時間により対象の可否が分かれます。パート従業員は一般的な従業員よりも労働時間が少ないことが多く、従業員ごとにも差があるので注意が必要です。また、管理監督者や有期雇用労働者も対象となります。
ただし、パート従業員で「その年の年次有給休暇の日数が10日未満だが、前年度から繰り越した日数を含めると10日以上」といった場合は対象外です。
なお、本ルールにおける「年5日」とは最低基準となり、5日を超えて年次有給休暇を取得することに問題はありません。
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年次有給休暇の義務と罰則
ここからは、「年5日の年次有給休暇」に関する企業の義務と、義務を履行しなかったときの罰則を紹介します。
年次有給休暇の義務
年5日の年次有給休暇が確実に取得できるよう、企業側は対象の従業員ごとに「年次有給休暇管理簿」を作成し、3年間保存する義務があります。「年次有給休暇管理簿」とは取得時季、日数、基準日などを記載するものです。パソコンやシステム上でデータ管理する場合は、必要なときにいつでも出力できるような仕組みでなくてはなりません。
また、年5日の年次有給休暇に関する事項は就業規則の絶対的必要記載事項（労働基準法第89条）です。そのため、企業側による年次有給休暇の時季指定を実施する場合は、時季指定の対象となる労働者の範囲および時季指定の方法等について、就業規則に明記する義務が生じます（時季指定の運用方法については後述します）。
年次有給休暇の罰則
次のようなケースでは、労働基準法違反として30万円以下の罰則が科されることがあるので注意が必要です。また、「従業員の請求する時季に所定の年次有給休暇を与えなかった場合」に関しては、6カ月以下の懲役が科される可能性もあります。
- 年5日の年次有給休暇を取得させなかった場合（労働基準法第120条により）
- 企業側で時季指定を実施する旨を、就業規則に記載していない場合（労働基準法第120条により）
- 従業員の請求する時季に所定の年次有給休暇を与えなかった場合（労働基準法第119条により）
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年次有給休暇の運用方法
ここからは、「年5日の年次有給休暇の確実な取得」の促進に役立つ運用方法について紹介します。
企業側が時季指定をする
従来は従業員が自ら時季を選んで年5日の年次有給休暇を取得することが主流でした。自身の予定に合わせて休暇を組んだり、近しい友人と日程をすり合わせたり、従業員の希望に応じて取得できるメリットは大きいでしょう。しかし、企業側の年次有給休暇の管理はやや煩雑になるかもしれません。
従業員が任意に年次有給休暇を取得する場合、現場の人員調整をする上司の負担も大きくなると予測されます。そういった負担を考慮して従業員側からは「取得しにくい」と感じてしまう懸念があります。
そこで、企業側があらかじめ取得時季の意見を聴取したうえで、従業員側の意思を尊重して取得時季を指定する運用方法があります。意思確認の方法は対面・メールなど任意の方法を選択可能です。折衷案となりますが、企業と従業員の双方が納得しやすい方法です。また、企業側から有給の日にちを指定されることで罪悪感なく休みやすくもなるでしょう。
計画年休を活用する
計画年休とは、就業規則による規定と労使協定の締結によって企業側が労働者の有給休暇取得日を決めるものです。正確には「年次有給休暇の計画的付与制度」といい、取得しやすさと企業管理を両立させる運用方法です。大きく「企業全体が同じ時季に年次有給休暇をとる方法」と、「個別に割り振る方法」があります。
- 企業全体が同じ時季に年次有給休暇をとる方法 会社や工場そのものが閉まるため取得の確実性が増します。ただし、常に稼働を余儀なくされる部署が多いと運用が難しくなります。
- 前もって計画的に休暇取得日を割り振る方法 あらかじめ時季が決まっているので、従業員はためらいを感じることなく年次有給休暇を取得しやすくなります。割り振りの難しさはありますが、企業が主体になって時季を決定できるため取得時季の偏りを防いだり、繁忙期以外の時季に年次有給休暇を配置させたりなど、効率的に取得させることができます。
また、計画的に割り振るため取得漏れ防止の効果も期待でき、各従業員の取得管理も容易になると見込まれます。
基準日を統一する
取得漏れを防止するためには、従業員一人一人の細やかな取得管理が必要になります。そのような管理の負担を軽減したいと考える場合は、基準日を統一する運用方法がおすすめです。基準日とは年次有給休暇を「付与させる日」のことをいいます。
例えば全社一律で「1月1日」「4月1日」のように基準日を統一することで運用管理がしやすくなります。途中採用が多い企業は年単位ではなく、同じ月に採用した従業員はすべて「月初」で統一してもいいでしょう。
ただし、本来の基準日（雇入れの日から6カ月後）とは異なる日を基準日とするため、重複期間が発生してしまいます。重複期間については、期間に応じた日数を比例按分して年次有給休暇を取得させることが可能です。
2020年4月1日に入社した場合、入社から半年後（2020/10/1）に10日以上の年次有給休暇を付与します。次の付与日は本来2021年10月1日ですが、翌年度以降に基準日を全社的に「4月1日」とした場合、計算期間に重複期間が生じます。
- 本来の付与日による計算期間 2020年10月1日～2021年9月30日
- 統一された付与日による計算期間 2021年4月1日～2022年3月31日
※2021年4月1日から2021年9月30日までの期間が重複する
上記の場合、1と2の期間それぞれに5日間の年次有給休暇を取得することは可能です。しかしそれ以外にも1と2を合わせた2020年10月1日～2022年3月31日までの18カ月で「月数÷12×5日」で比例按分した日数を取得させることも可能です。後者の場合、「7.5日（18月÷12×5日）」が1と2の期間に取得する年次有給休暇となります。これで重複期間は解消されますので、2022年4月1日からの1年間は、通常どおり「年5日」の年次有給休暇となります。
年次有給休暇におけるシーン別対処法
ここでは、年次有給休暇において発生しえるシーン別の対処法を紹介します。
年次有給休暇に加えて、企業独自に法定外の有給の特別休暇を設けている場合
企業独自の休暇は、年次有給休暇の5日分に含まれないため注意が必要です。ただ、「企業独自の休暇と年次有給休暇を合わせて連休にすることが可能（推奨）」といった形で周知することで取得を促すなどの工夫ができるでしょう。
休職中の従業員にも年次有給休暇を取得させる義務があるのか
休職により年次有給休暇を取得できない場合は違反に問われません。しかし、年度の途中に育児休業から職場復帰した従業員については、年5日の年次有給休暇を取得させる義務が発生します。
企業側が時季指定をしたが、従業員が自主的に出勤した場合の取り扱いは
業務を行った場合は年次有給休暇を取得したことにならないため、法違反を問われます。このような事例が発生してしまったときは、改めて時季のヒアリングを行い、背景を確認することが望ましいです。「多忙である」「その従業員しかできない業務がある」などの問題があるならば上司を含めて業務の見直し、再発防止に努めます。
もしも、「休むことに気が引ける」といった心理的な要因であれば、上司や管理職が積極的に取得することで周りも取得しやすい雰囲気を作るとよいでしょう。
取得しやすく管理も容易な年次有給休暇の運用体制を整えよう
年次有給休暇をどのように取得できるのかは従業員にとっても重要なことです。また、年次有給休暇は「心身の疲労を回復し、ゆとりある生活を保障するための休暇」が本来の目的であり、目的が達成されればリフレッシュ効果により職場が活性化する、仕事への集中力や意欲が増す、などの効果も期待できます。
心理的な負担なく、かつ有意義に取得できるような体制を整備しましょう。
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