採用計画書の作成ポイントとは。作成前に取り組むべき3つのポイントをチェック

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採用活動を円滑に行うために、重要な役割を果たす採用計画。採用計画書を作成するには意識すべきポイントがいくつかあります。
今回は、採用計画書を作成する目的や作成の際のポイントなどについて説明します。

1.採用計画書を作る目的とは

採用を行う際の「マニュアル」ともいえる採用計画書。あらかじめ定められた手順や基準にのっとって採用活動を行うことで、どの求職者に対しても、企業として一貫性を持ったアプローチができます。仮に採用活動の途中で担当者が変わっても、採用基準を維持したまま進めることができます。

さらに、継続して計画に沿って取り組むことにより、時系列での変化などにも気付きやすくなり、計画の改善を効率的に行うことができるでしょう。

2.採用計画書の作成前に取り組むべき3つのこと

採用計画書を作成する前に、取り組んでおくべきことがあります。それは「自社の事業計画を確認」「これまでの採用実績の見直し」「競合他社のリサーチ」の3つです。

2-1.自社の事業計画を確認する

採用計画書を作る前に、自社の事業計画を正しく把握することが大切です。採用計画においては、必要な人員数を算出するだけでなく、事業計画を遂行するために必要となるスキルや経験も明らかにしておくことが重要です。現場の意見を反映せずに人材を採用した後にミスマッチに気付くのでは遅いため、現場における人員ニーズを正確につかみ、マッチングさせておく必要があります。自社の現在の状況や未来を見据えながら、どのような人材が必要か明確にしていきましょう。

2-2.これまでの採用実績を見直す

これまでの採用実績を振り返ることも大切です。採用目標に対しての達成度などを確認し、無理のない採用計画を立てていくようにしましょう。

採用活動を効率的に進めるためには、これまでの採用手法、採用フロー、コミュニケーション方法などに問題がなかったかも、見直すとよいでしょう。たとえば、内定を出したあとに辞退者が多ければ、内定後のフォローのあり方に問題があるのかもしれません。入社後の定着率が悪ければ、研修や既存社員とのコミュニケーションが不足していることが考えられます。内定後、さらには入社後の対応も含めて採用計画を考えていきましょう。

2-3.競合他社をリサーチする

競合他社に対するリサーチも欠かせません。人材獲得競争が激化するなかで、ほかの企業の動向を把握したうえで、どのようにアプローチすべきか、戦略を練る必要があります。

リサーチ対象の候補企業をリストアップするには、近年入社した社員に「自社に入社を考える際、比較検討した企業」を聞いてみるのも有効な手段です。そのほか、転職口コミサイトなどで、競合他社の情報収集を行うのもよいでしょう。

競合他社との差別化を図るためには、自社が置かれている現状や強みを把握することが大切です。自社の内定を辞退して競合他社を選んだ理由など、社内からは集められない情報にも真摯に向き合ってみましょう。

3.実現性を高める採用計画書の作成ポイント

理想的な採用計画書を作成しても、実現性が低いものであれば意味がありません。採用計画書に書かれたことが実現されるためには、どのような点に気を付けて作成したらよいか詳しく説明します。

3-1.6つの基本事項を規定する

採用計画を立案するときには、

1. 採用目的
2. 採用人数
3. 採用計画の責任者
4. 募集方法
5. 選考フロー
6. スケジュール

の基本事項を規定するとよいでしょう。

3-2.数値計画を盛り込む

採用計画では、数値を活用することも大切です。数値目標に対して、実行段階でどのような実績が出たのか、データを収集し、分析する計画を盛り込みましょう。

さまざまな数字がありますが、自社の課題と思われる点から、少しずつ分析を始めるのもよいでしょう。

採用管理システムなどのデータベースをうまく活用すれば、採用業務の効率アップや気付いていなかった数値を確認できるかもしれません。また、採用管理システムは、数値管理だけではなく、候補者からのアクションに対して、タイムリーに対応できるので、機会損失が少ないというメリットもあります。

数値管理によって、自社の採用活動が可視化され、採用ノウハウにつながることが期待されます。現在の採用のためだけではなく、この先の採用計画を立てるうえでも、数値をうまく活用できる仕組みづくりを検討することをおすすめします。

3-3.採用予算の策定を盛り込む

自社や募集ポジションに合わせて最適な予算を組み、事前に確保しておくことは、採用活動を成功に導くために重要です。企業によっては、採用予算の上限額があらかじめ設定されている場合もあるかもしれません。しかし、採用市場は変化しています。例年と同様の予算では難しいことが予測される場合は、データなどに基づき予算を増やす必要があるでしょう。

特に一度に大量の人材を確保する必要があるときには、1人あたりの採用コストを考えたうえで、採用計画を定めていくことが重要です。

4.企業の将来につながる採用計画書

採用活動は企業の将来を左右するといっても過言ではないほど、経営において重要です。事業を推進するうえで、人材の活躍は欠かせません。求める人材に対して適切なアプローチを行っていくためにも、その活動の基準となる採用計画書を綿密に練り上げていくことが重要です。また、採用計画書は一度作ったら、終わりではありません。自社の事業計画や採用市場など、さまざまな変化にあわせて、定期的に見直すことを心がけてみましょう。