事例でわかる！ 採用を強くする「分析レポート」活用のポイント～コスト削減・効率化、課題の見える化を～

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労働力人口の不足が深刻化するなか、戦略的な採用を実現するために不可欠なのが数値管理です。そこで今回は、その重要性に迫るとともに、具体的な実現方法、成功のポイントを実際の事例から読み取ります。

数値管理の採用を実現する重要性と4つのメリット

株式会社ビズリーチが2017年6月に実施した調査で、採用に強い企業のうち60％が「採用戦略をデータで可視化」し、98％が「その重要性を認識している」と回答しているように、数値という客観的な事実を用いた「数値管理」は、採用の成果の最大化に重要な役割を果たします。

数値管理に必要なのは、各種データをすぐに活用できる環境の構築であり、上記の調査でも60％の企業が採用活動のデータ分析には「採用管理システムが重要」であると答えています。

数値管理の実施、またその実現に向けた採用管理システムの活用がもたらすメリットについて、押さえておくべき4つのポイントを、まずは確認しましょう。

職種ごとに、投資すべき最適なチャネルを見いだすことができる

過去に利用したチャネルごとに各採用プロセスを数値で視覚化すると、応募が集まりやすい職種、移行率の高い職種など、採用市場や自社の現状がつぶさに見えてきます。

たとえば利用歴のある人材紹介会社について、エンジニアの採用に強い人材紹介会社はA社、管理職に強いのはB社というように、明確に把握できていれば、自社のニーズや募集しているポジション、職種に応じて最適なチャネルを導き出すことができます。もっとも効果の高いチャネルにコストや人材を投入することで、無駄の少ない採用活動が可能です。

採用目標未達の前段階で対策可能。採用活動の目標達成率を高められる

採用管理システムを用いると採用活動の状況が簡単に可視化でき、順調に進んでいるかどうかが一目でわかります。各採用プロセスに数値目標を設定し、進捗状況をリアルタイムにモニタリングすれば、「現状のままでは目標を達成できそうにない」といった予測をいち早く立てることができ、早めに対策を講じられます。適切な軌道修正を行うことで、採用活動の目標達成率を高める効果が得られます。

長く険しい採用ストーリーのなかで、自社が解決すべき本質的な課題が見えてくる

採用プロセスごとに次のプロセスへの移行率を管理し、成果を振り返ることで、自社の採用における課題を詳細に把握できます。たとえば自社の採用サイトで応募を受け付けた候補者の書類選考通過率が低い場合は、採用サイトに掲載した求人情報を見直す。

一方、人材紹介会社経由で応募を受け付けた候補者の書類選考通過率が低い場合は、人材紹介会社に対して自社のニーズや採用要件の伝え方の改善を図る。このように、採用チャネルや募集している職種・ポジションごとの問題の有無、必要な対策がすぐにわかり、すばやい解決につながります。

選考途中の離脱防止にも効果的。採用スピードも向上

採用の成功確度を高めるには、採用活動のスピードアップも重要な要素です。採用管理システムによる情報の一元管理によって、採用活動に伴う事務作業やスケジュール調整などのスピードは大きく向上します。採用活動に関わるすべての人が必要な情報にアクセスできる環境が容易に構築でき、漏れのない情報共有が可能となる点が、複数の人が携わる採用活動のスピードアップに貢献するのです。その結果、候補者に対してすばやく、ていねいな対応が可能になり、企業の印象を高めることにもつながります。

こうしたメリットの実現には、優れたレポーティング機能を備え、簡単な操作、少ない手間で活用できる採用管理システムの存在が欠かせません。そこでここからは、すでに採用管理システムを利用している実際の企業の事例をもとに、現実的な活用方法をみていきましょう。

【事例1】採用管理システムのレポート機能により最適なチャネルを見極め、採用担当者2名で100名以上の即戦力人材を採用したA社

取り組みの背景と課題

インターネットサービス事業を手掛けるA社は、新会社設立から間もなく、会社の知名度がほぼないに等しい状態で、年間100名以上もの人材をわずか2名の採用担当者で採用する必要に迫られていました。

この目標を達成するには、リアルタイムで採用の進捗状況を管理し、数値をもとに課題を見つけて高速でPDCAサイクルを回していく必要があると考えました。しかし当初利用していた採用管理システムでは、候補者の情報管理は可能なものの、自社の採用のどこに課題があるのかを可視化できず、求める機能を備えた採用管理システムへの変更に踏み切りました。

採用管理システムの活用でこう変わった

新たに導入した採用管理システムでは、採用活動の課題を見いだすうえでチェックすべき数値があらかじめ整理されていたため、数値の変化に対する仮説の検討と改善策の実行が容易になりました。たとえば各求人において、選考ステップのどこがボトルネックになっているのか、どの経路からの応募の選考通過率がいいのかなど、採用の課題や採用チャネルごとの傾向の早期把握が可能となりました。人材紹介会社からの応募数の減少や、書類選考通過率・面接通過率の低下などにもすぐ気が付くため、課題に対し最適なPDCA施策を続けることに成功しています。

採用担当者だけでなく、面接官も直感的に使えるシステムであったため、評価フィードバックの回収のスピードアップにもつながり、候補者への対応の迅速化も実現しました。その結果、採用担当者2名という体制で、年間100名以上を採用したのです。

成功のポイント

• 見るべき数値が自動的に整理されたことで、そのとき必要としている数字がすぐに確認でき、採用活動の状況や課題の把握がすばやくでききるようになった
• 採用チャネルごとの傾向を把握することにより、最適なチャネルを選択できるようになったこと
• 直感的に利用でき、使いやすいため、採用担当者と面接官の間で情報共有のスピードアップが無理なく実現できたこと

【事例2】人材紹介会社ごとの特徴を分析。紹介数を10分の1に減らし、採用決定数を2倍にしたB社

取り組みの背景と課題

PR事業を手掛けるB社では、通年でさまざまな職種の人材募集があり、求人が生じるたびに複数の人材紹介会社に一斉に依頼を行っていました。それぞれの人材紹介会社から多くの候補者の紹介は得られたものの、書類選考通過率は低く、人材紹介会社や候補者とのやりとりが複雑で非効率だったことから、メールの見落としや各候補者に対するタスクの抜け漏れが起きるなどの問題を抱えていました。

グループ会社全体で採用の強化を図ることとなり、旧来の体制のままでは採用業務を円滑にこなすことが難しいとの判断から、採用管理システムの活用による課題解決の検討を開始しました。

採用管理システムの活用でこう変わった

レポーティング機能により、職種別にどの人材紹介会社が採用に強いのか、一目で把握できるようになりました。これにより、求める人材に最適な人材紹介会社に対して、ピンポイントでの依頼が可能になりました。どのように候補者を口説くのかといった相談をしながら依頼することで、候補者の質が向上し、その結果、人材紹介会社経由の紹介者数を10分の1に減らしながらも、採用決定数は2倍にすることに成功しています。

また、候補者ごとの進捗をリアルタイムで把握できるため、タスクの抜け漏れがなくなり、メールの見落としなどの人的ミスが削減。求人票の修正・変更に伴う人材紹介会社との情報共有もシステム内で完結するなど、採用業務の大幅な効率化を達成しています。

成功のポイント

• 求める人材の採用に強い人材紹介会社に、ピンポイントで候補者を紹介してもらうことで、書類選考の生産性を向上させた
• 採用業務の進捗状況の把握が容易になり、人的ミスを軽減できた
• 人材紹介会社や候補者とのやりとり、面接の評価などを可視化することで、情報共有に要する時間を削減し、採用のコア業務に時間をかけられるようになった

【事例3】採用スピードを向上。PDCAによる改善施策の実行により、エンジニア採用の事業部連携をスムーズにしたC社

取り組みの背景と課題

インターネットメディア運営事業を手掛けるC社では、手入力のスプレッドシートによる採用管理を行っていました。候補者情報の転記、重複応募のチェックなども手動で行うため、選考フローをこなすだけで多くの工数がかかり、候補者や人材紹介会社とのコミュニケーションなど、採用のコア業務に充てる時間の不足を感じていました。

また、必要なときに欲しい数値が得られないこともあり、データ分析は容易ではありませんでした。「応募経路別の歩留まり率が悪いからどうするか」といった数値分析ができないまま、感覚を頼りにした施策を実施せざるを得ないなど、PDCAを回すことができないことも課題となっていました。

採用管理システムの活用でこう変わった

採用管理システム導入以前は2日かかっていた書類選考が当日中に完結できるようになるなど、作業の効率化により選考スピードが向上しました。その結果生じたゆとりにより、「候補者がいま取り組んでいる技術や素養を踏まえると、どの部門で選考を進めるべきか」といった判断を事業部に仰ぐなど、組織的な候補者評価が可能になりました。

また、レポート機能により、データ分析に必要な情報をいつでも見ることができ、これまで月次で大まかに行うにとどまっていた採用数値の振り返りを、週次で行うことが可能になりました。応募経路別の応募数、滞留数、選考の各選考ステップの候補者数など、手作業では算出に手間がかかっていた各種数値を容易に確認できるため、より細かく、具体的に採用の状況を追えるようになりました。問題点の分析、施策の実施も速やかになり、PDCAをスピーディーに回すことができています。

成功のポイント

• 書類選考や面接の担当者との情報共有が容易になり、選考スピードの向上、候補者への詳細なフィードバックが可能になった
• 日々追いたい最新の数値がレポートとしてそろっており、簡単な操作で数値を確認できるため、問題点の分析、施策の実施も速やかになった
• 書類や情報の管理業務を自動化・効率化できたことによって、採用に関わる多くの人とのコミュニケーションを充実させる時間を生み出した

採用管理システムを活用し、多くの企業が数値管理に成功しています。なお、これらの事例はHRMOS採用を活用した企業の話をもとにしています。「HRMOS採用が選ばれる理由」では、さらに豊富な事例を公開していますので、ぜひ併せてご覧ください。