書類選考を効果的に活用しよう。中途採用における書類選考の、事前準備から確認ポイントを解説

採用活動において、書類選考は求める人材に効率的に出会うために重要なプロセスです。一方で、「書類選考で見るべきポイントがわからない」「書類選考で絞り込みすぎているかもしれない」など不安や疑問を感じている採用担当者もいるのではないでしょうか。

今回は、書類選考でチェックすべきポイントを紹介。さらに、マッチング精度の高い採用を実現するために求められる事前準備についても解説します。

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書類選考を行う目的

中途採用の選考の流れは、推薦や自主応募などによって候補にあがった人に対しまず「書類選考」で経験やスキルなどを見極めたうえで、面談や面接を行い、見極めていくケースが一般的です。
本来、候補者の人柄や、自社に対する興味・関心の度合いなどは、書類選考だけでは把握しきれないため、できるだけ面談・面接を行うことが理想でしょう。

しかし、応募してきた人全員と面談・面接する時間や人的コストをかけられる企業は極めて少ないものです。また、企業側から候補者に対しアプローチをする「スカウト」の場合でも、書類選考に相当する見極めの基準がないと、人材データベースから候補者を絞り込めず、多くの候補者と面談・面接する必要が生じてしまいます。

自社が求めるスキルや経験などの最低限の募集要件をクリアしているか、どんな業界や職種を希望して転職活動に臨んでいるかなど、書類選考における一定の基準を策定し、精査することは、採用業務の効率化につながるといえるでしょう。

なお、中途採用の書類選考において、応募者に提出してもらう書類としては「履歴書」と「職務経歴書」の組み合わせが一般的です。企業によっては、応募者のスキルを測るために「課題」を提出してもらう場合もあります。

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書類選考の「通過率」に対する考え方

書類選考における「通過率」とは、書類選考を通過して次の選考プロセスに進む割合のことです。たとえば100人の応募があったうち、提出された応募書類の内容を見て10人が次の面接に進めるとなれば、書類選考の通過率は10％です。

募集しているポジションや企業などによっても通過率は変わりますが、自社内でデータを蓄積しておくことが大切です。各選考プロセスにおける通過率がわかることで「1人採用するためには、何人の候補者が必要なのか」という目安がわかるようになるのです。

もし書類選考の通過率が極端に低い場合には、人材要件を緩和できないか検討する必要があります。一方で、通過率が高すぎる場合は、さらに絞り込める要素がないかを検討するとよいでしょう。
採用活動の各プロセスでの通過率と採用活動全体の改善ポイントを把握することが、効率的な採用活動につながります。

書類選考を行うための準備

書類選考の準備だけに限りませんが、採用プロセス全体を通して「求める人材にはどのような能力が必要なのか」を明確に定義することが重要です。そのうえで「書類選考では何を確認するのか」「面接では何を確認するのか」といったように、各プロセスで分けて考える必要があります。

ここでは、書類選考を行う前の段階において、明確にしておくべきポイントを2点紹介します。

人材要件・ペルソナの設定

人材要件およびペルソナとして、自社が求めるスキルや経験を定義します。
たとえばITエンジニアの採用を行う場合には、以下のように、求められる技術スキルや実務経験の目安、プロジェクトにおける役割などを条件として選定しましょう。

【ITエンジニアの人材要件（例）】

さらに、選考過程で応募者を評価しやすくするために、以下のようなペルソナを設定しておきます。ペルソナはできるだけ具体的に設定することが重要です。

【ITエンジニアのペルソナ（例）】

評価基準の設定

これらの条件に全て合致する人材を探すのは極めて難しいものです。そこで、書類上では何を重視し、見極めるべきなのか、優先的に評価すべき項目を明確にしましょう。

たとえば、今回の募集では、サーバーサイドエンジニアとしての即戦力を求めるのであれば、プログラミングのスキルや開発経験のみに重点を置くという考え方もあるでしょう。

そうではなく、将来の幹部候補として、マネジメントへの思いや転職活動へ期待することを重視するのであれば、プログラミング経験やスキルを多少満たさなくても、人物面や性格を面談・面接で見極めることに重きを置く、という判断もあります。

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中途採用における書類選考での3つのポイント

人材要件の定義や評価基準をふまえて、書類選考ではまず具体的に何を確認すべきなのでしょうか。ここでは、３つのポイントをご紹介します。

なお、新卒採用の場合は「志望動機」なども重視されるケースもありますが、即戦力人材が対象となる中途採用においては「候補者の入社意欲を高めるのは企業側の仕事」という一面もあります。「自社へ興味がなさそう」だとしても、もし、書類上で会いたいと思う人材であれば、積極的にアプローチしましょう。

誤字誤変換・文章作成のスキル

基本的なこととして、履歴書や職務経歴書などに記載された内容に誤字誤変換がないか、日本語として成立している文章であるか、わかりやすく簡潔な文章で記載されているかを確認しましょう。わかりやすい文章とは、結論や伝えたいことが明確に記載されている文章であり、理由や具体例など根拠となる情報があげられていることも重要です。

誤字誤変換などがある場合、内容の推敲（すいこう）が不十分なまま応募している、性格的に雑な面があるなど、が考えられます。「誤字誤変換があってはならない」とまでは言えませんが、その頻出回数や募集しているポジションによっては、書類から「合わない」ことが判断できる可能性もあります。

また、長文の志望動機や自己PRが記載されていると、熱意を感じてポジティブな印象を抱くことも多いですが、文章が整理されていなくて、読みにくい場合は注意が必要です。端的にわかりやすい文章が書けるということは、基本的ながらも大切なスキルです。見た目のなんとなくの印象に左右されることなく、先入観を排してチェックしましょう。

スキルや経験が職務にマッチしているか

次に、自社が求める募集要件を満たしているかを確認します。その際、記載されている経歴やスキルが、「自社にマッチしているか」についても見極める必要があります。職種や部署名だけでなく、取引先の企業規模や業種などの特性、年間で対応した件数など、細かく見ることで「職種名は同じだが、実際の仕事の内容は異なる」といったことが面接で詳しく聞く前にある程度わかることでしょう。

転職回数や在籍期間は「理由」とセットで

短期間で何度も転職を繰り返していたり、転職先に業種や職種に一貫性がなかったりする場合は、注意が必要なケースもあるでしょう。
転職回数や短い在籍期間には、それぞれ何か理由があるかもしれないため、一概にネガティブな要素とは言えません。しかし、それぞれの退職および転職活動で、明確に理由や目的ではない場合、採用しても早期退職につながってしまうケースもあり得るのです。

転職経験がない人の場合は、実際の入社イメージを描けていないケースもあります。転職回数は「少ない方がいい」、在籍期間は「長い方がいい」とも言い切れません。単純に「数字だけ」で判断することは避けるべきでしょう。書類で判断がしかねる場合は、面談・面接で確認するようにしましょう。

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マッチング精度の高い採用を実現するための2大ポイント

マッチング精度の高い採用を実現するため、採用活動全体を通じて押さえるべき2つの大きなポイントがあります。書類選考時もその後の面談・面接のときも、ぜひ意識して取り組みましょう。

MUST / WANT /NEAR 各要件の基準を

採用活動を行う際に、人材要件やペルソナの定義は非常に重要です。明確に言語化することで、面接官が異なったとしても、個人の主観的な評価に振り回されることなく、適切な判断がしやすくなるでしょう。

ただし、人材要件やペルソナを細かく設定しすぎると、ポテンシャルのある人材を逃してしまう可能性も。そこで、欲しい要件を設定する際には、

の3つを設定しましょう。

MUST要件や書類選考の段階で判断するケースが多くなりますが、もし母集団が不足しそうな場合はNEAR要件を適用するなどして、「候補者が誰もいなくて、面接ができない」といったことにならないよう注意しましょう。

NEAR要件で候補にあがった人のなかから、面談や面接を通じて「この人なら短期間でMUST要件が習得できそう」「MUST要件は満たしていないが、WANT要件はあり、意欲や興味も高い」など、さまざまな気付きがあるはずです。

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納得できるまで「しつこく聞く」ことも重要

連載記事「ダメ面接官の10の習慣」で紹介したダメ面接官の習慣のなかで、「ダメ面接官はあっさりしすぎている」を紹介しました。

自分をアピールする場であるにもかかわらず、内容に具体性がない候補者に問題があるのはもちろんですが、だからといって書類選考も面談・面接もそこで終えてしまっては、本当は求める条件にマッチしている人材を見逃してしまうおそれがあります。

何か少しでも引っかかる点や気になる点があれば、候補者が書いていること、話していることだけで判断するのではなく、「それは具体的にどういうことですか」と繰り返し質問をして、相手のしてきたことを引き出しましょう。候補者にとっては「そこまで具体的に伝える必要はないのではないか」と思っていることもあるのです。

2020年は新型コロナウイルス感染症の拡大を機に、採用活動のオンライン化が加速し、面談や面接もオンライン上で行うことが普及しました。対面面接と違って日時調整しやすく、移動を伴わない分短時間での会話であっても、印象を悪くすることはあまりないといえるでしょう。メールやWeb会議システムなどをうまく活用し、候補者の情報をしっかりと引き出せるよう、取り組めるとよいでしょう。

書類選考と面談・面接で、マッチング精度の高い採用活動を実現

選考プロセスにおいて、書類選考は候補者のスキルや経験、職歴など基本的な情報を把握するには有効な手段といえます。しかしながら、募集ポジションへの興味・関心の度合いや、仕事に対するや価値観などは、話をしてみないとわからないケースも多いものです。
書類選考や面談・面接、それぞれの役割や目的を明確にすることで、効率的でかつ出会いのチャンスを逃さない採用活動が実現できるでしょう。