採用活動の基本と成功のポイント｜適切な開始時期から業務内容まで

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初めての採用活動を計画中の方や、イチから採用ノウハウを学びたい採用担当者の方に役立つ「採用活動の基本」についてご紹介します。

採用活動は、定期的に実施される場合でも、常に改善を求められる業務です。他社の採用手法から取り入れられる要素や、人的資源（HR）活用方法など最新の事例を学びましょう。

この記事では、採用活動の定義から、新卒採用と中途採用それぞれの開始時期、採用活動を進めるにあたって発生する主な業務フロー、採用を成功に導くポイントまで順序立てて解説します。採用計画を立てるうえでの必要最低限の知識を把握しましょう。

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採用活動を始めるタイミングとは

企業・組織の持続的な発展に欠かすことのできない企業活動のひとつが、採用活動です。通年採用を行わない限り、新卒採用と中途採用では、採用活動の開始時期が異なる場合もあるでしょう。

採用活動とは

自社が求める人材を探し出すため、求人などの方法を通して応募・入社を促す業務の全般が採用活動です。この内容によって、求職者の志望度や自社への理解度は変化します。採用活動によって自社の未来を担う人材を確保するわけですから、重要な企業活動のひとつであることは間違いありません。
採用活動では、自社にマッチした母集団（採用候補となる応募者の集団）の形成、選考、内定通知、内定者への研修などを、採用担当者が行っていく必要があります。

採用活動の開始時期

新卒採用の場合

新卒採用活動の開始時期は、経団連（一般社団法人日本経済団体連合会）による「採用選考に関する指針」にも影響されます。

参考：「採用選考に関する指針」（一般社団法人 日本経済団体連合会）
http://www.keidanren.or.jp/policy/2017/030.html

2019年度の新卒採用の場合、経団連に加盟する企業は以下のようなスケジュールで採用選考活動をすることを経団連から指針として求められました。公平・公正な採用や、学生の学習時間の確保などを目的に、大学もこの指針を支持し、大手就職活動サイトもサイトオープン日を準拠するなどして対応してきた経緯があります。

広報活動：卒業、修了年度に入る直前の3月1日以降

選考活動：卒業、修了年度の6月1日以降

内定日：卒業、修了年度の10月1日以降

しかし近年、経団連非加盟企業は独自のスケジュールで採用活動を行っていることが多く、指針の形骸化も指摘されています。そのような環境の下、経団連は「採用選考に関する指針」について2021年度の廃止を表明しており、それ以降の採用スケジュールの動向に関しては、引き続き情報収集が必要です。

新卒採用を取り巻く現状として、インターンシップなどを早くから行い、採用の本格的な広報活動が始まる前から応募者に接触する企業も少なくありません。新卒採用に関しては、採用の本格的な広報活動を始める前から何らかの施策を実施し、採用に向けた動きを開始している企業もあります。広報活動開始の半年前には、計画を策定しておくことが望ましいでしょう。

中途採用の場合

中途採用の開始時期は、新卒採用とは異なり、企業ごとの採用ニーズをもとに、検討されます。中途採用も含めて定期的なタイミングで採用を行う企業もあれば、随時募集している企業もあり、求める人材やそのタイミングなどによって、採用手法はさまざまです。幅広い選択肢のなかから検討することで、自社にあった採用手法を選択できるでしょう。

採用活動の主な業務

採用活動を行う際に発生する主な業務について、時系列で紹介します。

採用計画の策定

採用広報から、選考、入社までの計画を策定し、社内の承認をとります。新卒採用の場合、内定後のフォローも含めると約2年と長いスパンでの計画が必要です。

【検討すべき内容】

• スケジュール
• 採用人数
• 採用フロー
• 予算
• 採用体制（採用担当者の役割設定、社外システムを導入した場合の運用方法）
• 求める人物像の策定

採用広報

採用のターゲットとなる層などに向けて、各種メディアや説明会などを通じ、自社について伝えます。企業理念、自社の魅力、募集職種、仕事内容、応募スケジュールなどの情報を就活生や転職希望者に正しく提供することが必要です。

【採用広報手法の例】

• 採用ホームページのコンテンツ作成
• 求人作成
• 就職情報サイトへの掲出
• 説明会の開催
• ハローワークへの登録　など

リクルーターを育成し、入社志望者と接触する方法もあります。リクルーターが大学在学中に所属していたゼミやサークルの後輩に連絡をとったり、説明会で登録された情報をもとにコンタクトをとったりすることが、これにあたります。

選考

書類選考や面接を通して応募者を選考し、内定通知を行います。選考にあたっては、選考の日程調整や、2次選考、3次選考と進んだ候補者に対してのフォロー、適性検査や面接を行う会場確保なども行います。

【選考手法の例】

• 適性検査
• 筆記試験
• グループワーク、グループディスカッション
• 面接　など

内定から入社までの準備

内定通知後には、内定者向けイベントの実施や、内定辞退を防ぐためのフォローなども行います。これも、採用活動の大切なフローといえます。

【内定フォローの手法例と業務】

• 内定式の準備と実施
• 入社前研修の実施
• 入社の受け入れ準備　など

採用活動を成功させるポイント

採用時は「いかに自社が求める条件を満たしているか」に集中しがちですが、応募者に「入社することをメリットとして捉えてもらえるか」も重要なポイントです。

採用活動を行う目的を明確にする

企業側が人材を必要とする目的を明確にすることで、アプローチする人物像を定めることができます。また、スカウトや面談・面接などの採用過程において、候補者へ訴求すべき内容にギャップが出てしまうことを回避できるでしょう。

【採用目的の例】

• 業界の変化に対応するために、将来を予測して課題解決に迅速に取り組める人材を採用する
• 新規事業の立ち上げに向けて、同業に関する知見に富んだ経験者やスキルを持った人材を採用する
• 将来の事業拡大を見据えて、リーダーになり得るスキルを持った人材を採用する　など

必要とする人材を詳細に設計する

自社に必要な人材の理想をできるだけ具体的にイメージして、採用担当者や面接官の間で共有しておくことが大切です。一貫したイメージがあることで、選考時の意見の相違や採用後のギャップを防ぐことができ、最適な人材を確保することにつながるでしょう。

【求める人物像の例】

• 論理的思考力がある
• 行動力がある
• 変化に対応できる　など

求める人物像は、複数あることも多いでしょう。また同じ企業であっても、配属する部署や業務内容によって求められる人材の特性は変化します。求める人物像が複数ある場合は、優先順位をつけて採用を行うのも、ひとつの手です。

面接官に向けたトレーニングを行う

応募者が接する面接官の印象は、その企業への入社意欲を大きく左右します。面接官には、応募者から評価される立場でもあることを伝えましょう。自社を代表する人材として面接に臨めるよう、面接官としてどのような姿勢が望ましいか、伝えることが、円滑な採用面接の実施につながります。

また、実際に面接を行う前に研修を実施することもおすすめします。応募者との接し方や話し方、NGとされる質問例を学んでおくことで、応募者からの企業イメージを損なうリスクを回避できます。また、応募者からのよくある質問を面接官が事前に把握しておくことで、より充実した面接が実施できるでしょう。

「基本の流れ」を把握したうえで、自社に合った採用活動を

今回紹介した「採用活動の基本」は、多くの企業で行われている一般的な流れです。しかし、必ずしも紹介したすべてのフローに取り組むことが、貴社の採用活動の成功に直結するわけではありません。採用人数や対象、企業の成長ステージ、同業他社の動向など、採用活動にはさまざまな要件が複雑に影響します。

まずは「基本フロー」から流れを組み立てたうえで、特に力を入れるべき部分はどこか、自社に合ったフローを検討してみてはいかがでしょうか。