政府が推進している「働き方改革」に沿って、各企業では労働時間や年次有給休暇取得の見直しなど、労働者の環境整備が促進されています。しかし、働き方改革の裏では管理職への影響が問題となっていることも事実です。
本質的な働き方改革を行うには、管理職の働き方に注目する必要があります。ここでは、自社に合った働き方改革を進めていくために、管理職の役割の見直しと改善方法を紹介していきます。
▼管理職の採用については、こちらの資料もご覧ください▼
1. 大きく動き出している、働き方改革に関わる法改正
2018年7月6日「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」が公布され、2019年4月から順次、施行されています。多岐にわたって法律の改正や施行がなされているなかで、より求められているのが、働きやすさやワークライフバランスの改善です。具体的にどのような点において改正があるのか、いくつかの例を挙げて紹介していきます。
【参考】「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」について（厚生労働省）
1-1. 時間外労働の上限規制
働き方改革により、原則として残業時間の上限は月45時間、また年単位でも360時間と定められました。さらに、臨時的かつ特別の事情がない限り、これを超えることができないことも、同じように明記されています。
仮に、臨時的な事情が適応された場合でも、年720時間以内、2～6カ月の平均80時間以内、月100時間未満と決められているため、労働者は基本的に1日当たり4時間程度の残業が上限となります。さらに、原則月45時間の残業時間に対し、それを超えられるのは1年において6カ月までです。
この定めに違反した場合、6カ月以下の懲役、もしくは30万円以下の罰金が科される可能性があります。そのため、従来とは異なり残業などの定めに対して拘束力があることが大きな違いです。また、これらの法律は大企業においては2019年4月から、中小企業は2020年4月から施行されます。
【参考】時間外労働の上限規制 わかりやすい解説（厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署）
1-2. 年次有給休暇の確実な取得
多岐にわたった働き方に関する法改正のなかで、労働基準法も改正されています。その結果、法により定められている年次の有給休暇付与日数が10日以上のすべての労働者に対して、毎年かならず5日分の有給休暇を取得させる必要も明記されました。
すべての労働者とは、管理監督者や、契約社員・パートなど有期雇用労働者も含み、労働基準法に定められている有給休暇が付与される労働者とは「半年間継続して雇われており、かつ全労働日の8割以上で出勤している人」を指します。
この基準をクリアしていれば、どんな労働者でも年次の有給休暇を取得することが可能です。この法律は、2019年4月から施行され、これまで労働者にとって取得しづらかった有給休暇もとりやすくなったといえます。
【参考】年５日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説（厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署）
1-3. 勤務間インターバル制度
勤務間インターバルとは、勤務終了後、一定時間以上の休息時間を設けることです。これにより、労働者の生活時間や睡眠時間を確保ができるようになります。働き方の見直しがなされるなかで、重要視されているのがワークライフバランスです。労働者はプライベートの充実や睡眠時間などが確保された健康的な生活を、より強く求めるようになっています。
勤務間インターバル制度は、労働時間等設定改善法が改正され、勤務間インターバル制度を導入することが、事業主の努力義務となりました（施行日は2019年4月1日）。この制度は、前日の終業時刻から翌日の始業時刻の間に一定の休息を確保することを企業の努力義務とすることで、労働者のプライベートや睡眠時間を確保することを目的としています。
インターバルの時間数は、8～11時間の範囲で設定している企業が多い傾向にあります。また、なかには、年末年始には適用を除外したり、月の半分以上が規定未満の場合に個別指導を行ったりし、各企業のスタイルに合わせた形で制度を利用しているところも多くみられます。
【参考】勤務間インターバル制度について（厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署）
1-4. 高度プロフェッショナル制度
高度プロフェッショナル制度とは、「高度な専門知識等を有している」「職務範囲が明確に決まっている」といった労働者を対象とした制度です。また、一定の年収要件を満たしていることも、対象条件になります。この制度も2019年4月に働き方改革の流れで改正されたもので、労働基準法に定められた労働時間や休憩時間などが、対象者に適用されなくなる制度です。
休日および深夜の割増賃金に関する規定も適用されません。ただし、労使委員会による決議に加えて、労働者本人の同意を前提とします。さらに、年間104日以上の休日はかならず確保されなければなりません。
また、健康管理時間状況によっては医師による面接指導を実施したり、適切な部署への配置転換をしたりして、健康や福祉に関する確保措置をすることが必須条件となります。
【参考】高度プロフェッショナル制度 わかりやすい解説（厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署）
2. 働き方改革における管理職の役割
働き方改革の法改正に伴い、労働時間や休暇日数などさまざまな管理が必要です。管理職は、チームメンバーが働きやすい環境に整えるために、どのような役割を担っているのでしょうか。ここでは、いくつかの例を紹介していきます。
2-1. 長時間労働の解消
働き方に関する法律の改正により、「残業時間の上限が決められる」「勤務間インターバル制度が導入される」といったことが変わりました。そのため、チームメンバーの労働時間を管理職がしっかりと把握する必要がでてきたのです。労働時間のみならず、チームメンバーの業務量なども常にチェックしていなければなりません。
そのうえで、業務量に差があれば能力を考慮して再度チーム内で割り振ったり、上限時間を超えないよう改善したりする役目を担うのが、管理職の役割の一つです。
2-2. 労働生産性の向上
どの企業も競争力を強めていくには、高い労働生産性を確保することが必須とされています。少子高齢化の問題が進むなかで、人材不足となる可能性は高いといえるでしょう。そのため、一人当たりの負担も増加しています。
さらに、労働時間の見直しに伴い、「労働者がいかに短時間で効率よく業務をこなせるか」が企業成長のカギです。特に管理職には、チームメンバーがそれぞれに効率よく業務を行えるような環境づくりが求められています。
「その人に適した業務を任せられているか」「進捗スピードに差が生まれ過ぎていないか」「部下が困っていることはないか」など、多くのことにアンテナを張りチーム一丸となって生産性を向上しなければなりません。管理職としての役割は、「チームをいかにけん引できるか」が重要です。
2-3. 働き方の多様化に関する対応
管理職に求められているもののなかには、多様化する働き方をそれぞれに管理することも含まれます。働き方改革により、リモートワークや時短勤務など、さまざまな形での勤務の選択が可能な企業も増えています。リモートワークなどの場合、会社に部下がいないことで、「コミュニケーションをとりたいときにとれない」などといった状況になることもあるでしょう。そのため、「いかに部下の状況を把握して、コミュニケーションをとっていくか」を常に意識することが必要です。
ビジネスにおけるダイバーシティ化が進むなかで、働き方も多様化しています。それらに柔軟に対応し、チームメンバーが活躍できる環境づくりをすることも、管理職の重要な役目の一つです。
2-4. 評価方法の見直し
働き方改革をうけて、管理職には評価方法の見直しも求められています。たとえば、これまで残業時間を使って業務を完了していた社員と、しっかり定時で終わらせていた社員がいる場合、業務の量はどちらも差がありません。しかし、残業時間の上限が明確に定まったことから、今まで定時で業務を完了していた社員とそうではない社員とでは、どうしてもその作業スピードに差がでてしまうことがあります。そこで、作業スピードが早い社員を評価できるように、評価方法を見直す必要があるでしょう。
3. 管理職にしわ寄せがきている働き方改革
働き方改革が進むなかでは、「仕事が増加した」と答える管理職が実に61％という調査結果もあります。ここでは、「なぜ管理職にしわ寄せがきているのか」について原因を紹介していきます。
3-1. 有給休暇・労働時間の把握
有給休暇取得の義務や残業時間の制限により、チームメンバーの勤怠管理は今まで以上に管理職の義務となり、プレッシャーとなっています。今まで通りの管理ではなく、有給休暇の管理なども必要になったため、プロジェクトなどをより全体的に把握しなければなりません。
たとえば、有給休暇取得の義務化から、繁忙期に有給休暇取得が集中しないようにしたり、当然、有給休暇を取得できないチームメンバーを出さないようにしたりするなど、管理職に求められている管理項目は増えています。限られた時間のなかで、各チームメンバーの業務や労働時間を把握するほかさまざまな管理項目の管理、そして自身のスキルアップを両立する必要があります。
3-2. 残業の肩代わり
残業時間の上限が規定されたことにより、部下の残業を肩代わりする管理職が増加傾向にあります。株式会社日本能率協会マネジメントセンターが行った管理者のマネジメントの実態に関する調査の結果では「部下の残業削減のために⾃分の仕事量が増えた」と回答した管理職は61.3％でした。
一方、「しわ寄せが上司にいっている」と実感している部下は31.8％にとどまっています。管理職と部下の間には大きなギャップが生じており、管理職サイドには、より負担が増加していると考える人も多いです。管理職と部下が連携をとり、効率よく人材育成することが、管理職の仕事量を分散させるためのポイントになります。
ひいては、企業全体としての生産性向上にもつながるため、お互いのコミュニケーションを促したり、人材育成に力を入れたりすることは企業運営の点から見ても必要不可欠です。
3-3. 業務量の増加
高度プロフェッショナル制度は、管理職にも適応されます。その結果、管理職の業務量が増加していることも考えられます。チームのなかで滞った仕事は、管理職が残業と休日出勤でこなしている場合もあります。
従来であれば、残業代や休日出勤手当などがあったため、管理職が部下の仕事を肩代わりしてモチベーションを維持できたケースもあるでしょう。しかし、高度プロフェッショナル制度では残業代や休日出勤手当も出ません。この制度によって管理職が疲弊していく場合もあり、企業によっては深刻な問題となっています。
3-4. 多方面へのコミュニケーション
リモートワーカーがいる場合、オフィスにいない分の時間管理が難しくなります。もちろん、勤怠管理システムなどで勤怠を把握する必要はありますが、評価としてはパフォーマンス評価となる傾向があります。そのため、「どのような成果を出しているか」についてこまめに確認を行わなくてはなりません。
リモートワーカーとは顔を合わせることが少ないため、コミュニケーション不足の問題が浮き上がります。リアルタイムで会話できるツールを導入するなどして密なやりとりをしながら、離れていても高いパフォーマンスを発揮してもらうことが必要です。
また、残業をさせないためにも、「部下の抱えている業務量」「業務がどのくらいで完了するか」など、近くにいない場合でもコミュニケーションをとりながら把握しなければならない負担が出てきます。
4. 管理職の負担を解消するには
管理職の負担を減らすことで、企業としての危機感を解消し、適切な形で企業運営を進めていくことは可能です。人事や経営者などが管理職の負担を減らすためには、「どのようなことが必要か」について重要な項目をいくつか紹介していきます。
4-1. 管理職の裁量権を拡大する
管理職の負担軽減には、経営陣のサポートが最も重要です。管理職が自分で決定できる範囲を拡大することで、迅速に動けるようになり負担も減ることが考えられます。たとえば、チームメンバーの構成は、管理職が現場のリアルな声を取り入れて、決定することが可能です。また、現場だからこそ感じる無駄な業務の排除やシステムなどを外注するかどうかなど、管理職の裁量の枠をある程度広げることが、チーム全体の負担を減らすためにも必要です。
自社の管理職に現状どのくらいの裁量権があるかなどを細かく調査したうえで、必要に応じて見直すことが大切といえます。
4-2. 全体の業務効率化を図る
管理職の負担を減らすには、チーム全体の業務効率を上げるのも効果的です。そのためには、無駄を省いて業務効率をアップさせることを意識しましょう。まずは、業務やチームメンバーのスキルを可視化し、現在の状況を把握することが大切です。また、「何が不足していて、何が必要なのか」を明確にしなければなりません。それによって、業務の適任者を選びやすくなったり、業務の無駄を省いたりすることが期待できるでしょう。
また、人事データを見直して業務効率化に必要な項目を管理職と人事で共有できるような体制をつくるのも効率的です。
4-3. 部下とのコミュニケーションの見直し
業務効率を上げるためには、限られた時間のなかで部下に主体的に動いてもらい、成果を上げていかなければなりません。そのため、コミュニケーションを円滑にして、部下との意思疎通を図りましょう。意思疎通のなかで、管理職が部下へ企業の経営⽅針や目標を明確に伝えることが大切です。
部下も経営方針への理解が深まることで、より一層意欲的に取り組むことができ、成果につながっていくことも期待できます。また、相談しやすい雰囲気をつくることも重要です。信頼関係も築くことができ、業務における連携をとることができるでしょう。
具体的には、社内SNSやコミュニケーションツールの導入を検討したり、コミュニケーションに関わる研修を行ったりすることが考えられます。コミュニケーションツールは、有料・無料のものがさまざまあり、自社に適したものを選び、導入する企業も多いでしょう。
5. 管理職の労働環境の改善は働き方改革の成功につながる
働き方改革は、改正された法律通りに行動するだけでは成功とはいえません。管理職の労働環境をしっかりと把握し、必要であれば改善することが大切です。結果として会社全体の労働環境の改善につながり、企業の信頼やイメージアップにもつながっていきます。管理職の労働環境改善が働き方改革成功の近道ともいえるでしょう。働き方改革がうまくいっていない場合は、人事主導で管理職の労働環境を見直していく必要があります。
人材要件定義だけでなく「ペルソナ」設計も重要な理由
人材要件定義だけでなく「ペルソナ」設計も行う。それが採用成功への近道です。
ペルソナ設計をすることによって、求める人材像はより明確になり、採用チームにおける共通言語にもなります。確度の高い採用活動のために、ペルソナ活用を始めましょう。