一次面接への移行率を向上させるには？面接辞退を減らすスピード化のコツ

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求人に対して満足のいく数の応募を得られたと安堵したのもつかの間、書類選考を通過した応募者と会うことができず、「自社の求める要件に合いそうだ」と有望視していた応募者の数が減ってしまうというケースがあります。

「応募書類は出してみたものの、面接に行くまでに気が変わった」という応募者が一定数生じるのは仕方のないことではありますが、その割合が高くなるほど採用活動の効率は下がってしまいます。初回の面接の辞退が生じる理由、一次面接への移行率向上を図るためのポイントを押さえておきましょう。

書類選考を通過しても会えないのはなぜか？ 面接辞退につながる二大要因

応募書類を提出したにもかかわらず、面接などの接点を持つ前に応募を取り下げようと考える場合、そのきっかけの多くは大きく以下の2つに分類できます。

他社からのアプローチが先にあり、これ以上の面接は不要となった

求職者が、同時期に複数の企業に応募書類を送付するのは珍しいことではありません。そのなかから面接に至る企業と、直接会うことなく辞退に至る企業に分かれるわけですが、その明暗を分ける要素の一つは対応のスピードです。

求職者の多くは「できるだけ早く就職先を決めて落ち着きたい」と考えており、それなりに満足のいく企業から色良い返事が得られれば、その時点で求職活動を終えようと考えるでしょう。

応募書類提出後に再考してみたところ、「やはり魅力を感じない」など意欲が失われた

応募書類の提出後にあらためて熟考してみたところ、業務内容が自分に合わないと思い始めた、勤務条件に不満が出てきたというように、「この企業で働きたい」という思いが薄れてしまうケースもあります。

こうした気持ちの変化を止めることは困難ですが、求人情報にあらかじめ詳細な情報を提示することで、「判断に迷うがとりあえず応募してみよう」という応募者を減らすことができます。

また、自社の熱意を伝えることで「話を聞いてみてもよさそうだ」「一度オフィスを見てみたい」といった思いを芽生えさせることも、こうしたケースでの面接辞退防止に効果的です。すべての応募者に定型の回答をするのではなく、応募書類の内容に応じて的確なフィードバックを行うなど、応募者一人ひとりをしっかりと見ていること、その人に対する期待の高さが伝わる対応が求められます。

最大のポイントはスピード。対応の速い企業と遅い企業はこれだけ違う

最初の面接までのスピードが速いことで得られるメリットは、他社に先んじて応募者と接点を持てるという点だけではありません。対応の遅さを「熱意のなさ」と捉える応募者も多いため、好印象を与え「この企業の話を聞いてみたい」と思わせる効果が期待できます。採用スピードの改善は、一次面接への移行率の低さに悩む企業が最初に取り組むべき課題といえるでしょう。

たとえば書類選考の開始から7日後に結果を知らせるA社と、3日後に知らせるB社があったとします。B社の書類選考の結果に応募者からすぐに反応があり、とんとん拍子に面接の日程が調整できた場合、A社が「書類選考通過」の通知をした7日後の時点でB社では面接も済み、その結果も受け取っているという事態も起こり得ます。

書類選考開始の7日後から初回の面接日程を調整するA社に対し、すでに二次面接まで確定しているB社の方が先に採用に至る見込みがあると感じる応募者がいるのは当然です。そのような企業が他にもいくつかあれば、「これ以上は面接をしなくてもいいだろう」という判断から、A社との面接は辞退しようと応募者が考える可能性が高まります。

採用スピードを効率的に改善！ 押さえておきたいポイントとは

採用に要するスピードの向上、特に一次面接など最初の接点を得るために必要な改善の具体的なポイントを確認してみましょう。

なお、ここで注意したいのが単純にスピードを上げればよいというわけではない点です。自社が対応すべき部分のリードタイムの短縮を図る一方で、応募者が対応する部分は時間の余裕を確保しましょう。応募者に対して決断をせかすようなスケジュールは、企業の印象を悪くする原因になりかねません。

応募書類の整理・管理の効率化を図る

たとえば、多様な採用チャネルからの応募情報がそれぞれ異なる形式で届く場合、それを整理するだけでも手間がかかります。すばやく一元管理できるシステムを整えることで時間の短縮が図れます。

さらに応募者から受け取った情報を手を加えることなく面接官に共有できるので、添付ファイルの保存やデータの転記などの作業にかかる時間も大幅に削減できます。事務作業の効率化は手を付けやすい施策であり、採用のスピードアップに際してまず着手すべきポイントといえるでしょう。

応募者情報の効率的な共有システムを構築する

「必要な書類や情報が届くのを待つ時間」によるタイムロスは、効率的な情報共有システムの導入によりなくすことができます。書類選考に関わるすべての人が必要な情報を必要なときに引き出せる仕組みを構築しましょう。

応募者情報を蓄積し、リアルタイムで最新の情報を反映できるデータベースを共有すれば、配布用のファイルを作成し、メールや共有ドライブを使ってその都度必要な人に配布するという手間がなくなります。なお、応募者の情報は個人情報であるため、権限に応じて閲覧制限を設けるなどセキュリティーが確保できる方法で共有しなければなりません。

選考結果を素早く共有する

書類選考の結果を素早く共有できるフローの確立も必要です。書類選考の担当者同士、また応募者や人材紹介会社に連絡する採用担当者と情報を共有することで、意見のすり合わせや合否の判定にかかる時間を短縮でき、応募者への素早い対応が可能になります。

たとえば書類選考を行う複数の担当者が、それぞれに異なる方法で結果の報告やフィードバックを行っていては、採用担当者がそれを整理する作業が生じます。一つのシステムに同じフォーマットで結果やフィードバックを登録できればそうした手間は削減できます。

さらにそれぞれの結果をまとめて確認できるようにすることで、選考作業が遅れている担当者へ合否判定を促すことが期待でき、合否判定の回収にかかる時間の短縮にもつながります。

スケジュール調整のスピードを上げる

面接官のスケジュール、利用する会議室の確保など、面接の日取りを決めるのに必要な情報の確認・調整・手配にかかる時間も短縮したいポイントです。こうした情報を素早く把握し、面接官のスケジュールを確保できる環境を作ることで、応募者や人材紹介会社により素早く面接日を連絡することができます。

書類選考の時間を短縮し、他社に先んじて応募者に連絡することができれば、応募者のスケジュールを確保できるチャンスは広がります。また、「採用に対して意欲がある」「仕事が早い企業である」などの印象を与える効果も期待できます。

応募者情報から選考結果までを一元管理、多彩な機能で書類選考のスピードアップに貢献する「HRMOS採用」

株式会社ビズリーチは、「HRテックで採用を強くする」をコンセプトに、採用活動の効率化に貢献する「HRMOS（ハーモス）採用」というクラウドサービスを提供しています。多彩な情報を簡単に共有できる豊富な機能を備え、応募の書類選考のスピードアップに効果を発揮します。

採用活動のスピードアップに役立つ「HRMOS採用」の機能

• さまざまな採用チャネルからの応募情報をHRMOS採用で一元管理することができます。応募者の情報は自動的に蓄積・整理されるため、情報の転記やファイルの作成・保存などに要する時間を削減できます。
• HRMOS採用に登録された情報には、権限を持つすべての担当者が素早くアクセスできます。セキュリティー対策が講じられたシステムは、リアルタイムで情報が更新され、ファイルをメールで送信する際にパスワードを設定したり、応募者情報をまとめたファイルを作成して共有ドライブに保存したり、そのファイルに各担当者にアクセスしてもらったりといった手間がなくなります。
• 応募者情報だけでなく、書類選考の担当者からのフィードバックも一元管理できます。選考結果のやりとりにかかる時間が削減できるうえ、評価リマインド機能により面接の合否判定をしていない面接官に自動でリマインドするなど、評価回収のスピードアップにも貢献、応募者や人材紹介会社への素早い対応を実現します。
• Googleカレンダーと連携することで、HRMOS採用の管理画面上だけで、面接官の予定や会議室の空き状況の確認・確保ができるなど、日程調整にかかる工数を削減できる機能も豊富に備えています。

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