退職理由を聞く際のポイント｜真の退職理由を探る「エグジットインタビュー」「エグジットサーベイ」とは

採用面接でよくある質問の一つに前職の「退職理由」があげられます。退職理由を聞くことで、候補者の価値観や行動特性を知ることができるからです。今回は、面接官が採用面接時に退職理由を聞く際のポイントや、退職希望者が今の会社を退職する際の退職理由のポイントなどを解説します。

また、組織運営を改善していくうえで重要なカギとなる「エグジットインタビュー（退職前/退職時面談）」「エグジットサーベイ（出口調査）」についても紹介します。

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面接官が採用面接で退職理由を聞く目的

面接時に退職理由を聞くことで、その人の価値観や行動特性をうかがい知ることができます。退職理由はさまざまですが、前職での不満や困りごとなどが一因としてある場合、どのような点にストレスを感じていたかを掘り下げて聞くことで、仕事観やストレスを感じやすいポイントがわかります。

また、単に「不満な点」を聞くだけではなく、そのヒアリングを通じて「仕事をするうえで大切にしたい価値観は何なのか」など、建設的にとらえていくことも大切です。

＜面接官向け＞採用面接で、退職理由を聞く際のポイント

採用面接で候補者に退職理由を聞く際に意識すべきことを紹介します。話に誠実さや論理性はあるか、どのような観点で自分自身を分析しているかなど、「退職理由そのもの」以外にも注目してみましょう。

本音を隠さずに伝えているか

本音を言わず、質問に対し論理的な説明ができていない人は、前の会社で抱えていた問題や悩みを隠している可能性があります。退職に至る理由は人それぞれであり、抱えていた悩みが人間関係や給与などであったとしても、その理由そのものがネガティブな要素を持っているわけではありません。むしろ、そこを双方が認識できていないまま、入社を進める方がミスマッチにつながります。

退職理由を理解し、次の会社ではその問題を解決することができるかを双方が見極めることが大切なポイントです。

「退職を決意した後」のアクションも要確認

前の会社で「退職を決意した前後」のアクションについても聞くことで、候補者の問題解決力や、前職での評価がわかります。

転職歴は「回数」よりも「理由」に注目

「長く働いてほしい」と考えている企業の場合、候補者の過去の転職回数が多過ぎると、その数字だけで不安を感じることもあるかもしれません。

しかし、転職事情はさまざまです。回数だけを見て判断せず、退職の理由を聞いたうえで、候補者のストレスの対処法や問題解決の仕方に問題がないか確認していく必要があるでしょう。

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＜求職者向け＞現職を辞める際、退職理由をどう伝える？

退職理由は、面接の場だけでなく今の会社を辞める際にも伝える必要があります。どのような伝え方をすればよいか、ポイントを解説します。

角の立たない伝え方にする

退職理由は、相手が納得できる、前向きな伝え方にしましょう。不満や会社への批判は避け、角の立たない伝え方にすることで、退職後もよい関係性を保つことができます。具体的な伝え方については後述します。

伝えるタイミング

退職を決意したら、引き継ぎや欠員補充に要する時間を考えて早めに、退職を希望する日の1カ月半〜2カ月前には伝えるようにしましょう。法律では、退職の意思の表示は退職日の2週間前までにするものとされていますが、就業規則で「●カ月前」と定められている場合もありますので、確認しておくとよいでしょう。

退職の意思は、まずは直属の上司に伝えます。退職の背景にはさまざまありますが、直属の上司を飛び越えてその上の上司に伝えたり、人事部に申し出たりすべきではありません。直属の上司の立場を悪くしてしまうことになり、退職日までの期間、居心地の悪い日々をお互いに過ごすことになりかねません。

また、退職が決定するまで退職の件を口外することは控え、同僚や社外の人に話すのは、上司から社内に公表された後にします。

伝える手段

退職の意思は、まずは口頭で伝えます。メールで伝えたり、退職願をいきなり持参したりするのは避けましょう。退職願は退職日が決まった後で提出します。

真の退職理由を探る「エグジットインタビュー」「エグジットサーベイ」とは

円満退職にために、本音を隠して退職しようとする人も少なくありません。しかし、真の退職理由がわからないまま退職者を見送り続けることは、企業にとっては大きな損失です。

そこで取り入れていただきたいのが「エグジットインタビュー」や「エグジットサーベイ」です。上司との関係性や評価への影響などを懸念して言いづらかった企業への不満、組織の改善点などを退職希望者に教えてもらいましょう。

エグジットインタビュー（退職前/退職時面談）

エグジットインタビューは、退職する際に人事部や外部機関が行うインタビューのことです。「退職前面談」や「退職時面談」ともいいます。

エグジットインタビューでは、直属の上司には話しづらい本当の退職理由を人事部や外部機関がヒアリングし、社内の状況把握や、今後のマネジメントおよび人事制度の改善につなげていきます。

エグジットインタビューは対面で話をするため、退職者の本音を掘り下げられることや、退職者に「退職後もあなたを応援します」といった良い印象を与えるメッセージを直接伝えられるというメリットがあります。

直属の上司が人事部に伝えていた説明とはことなる退職背景に気付くきっかけになることもあり得ます。しかし、面談を行う人のヒアリング能力や退職者との関係性によって、ヒアリングの精度に差が出ることもあります。また、後述の「エグジットサーベイ（出口調査）」に比べると、ヒアリングする時間やその内容精査に工数がかかります。

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エグジットサーベイ（出口調査）

エグジットサーベイは、退職時に行われるアンケートです。対面式ではなく、オンラインや紙面で質問に答えるだけなので、エグジットインタビューに比べて、退職者も本音を出しやすいといえるでしょう。

さらにエグジットサーベイのメリットは、回答内容をデータ化して分析しやすいという点です。一方、一人一人に合わせた質問や掘り下げる質問ができないことや、アンケートに書かれた内容に対してフォローや補足説明などをその場で伝えることができない点がデメリットといえます。

まとめ

退職理由は、転職面接の場では候補者の価値観や行動特性を知るための重要な手がかりとなります。しかしながらセンシティブな内容に踏み入る可能性もあるため、聞き方については一定のマナーが必要な場合もあります。

採用時のトラブルなどを防ぐために知っていただきたい内容を、簡単にまとめた以下の資料もぜひご覧のうえ、活用ください。