面談と面接の違いとは？面談は不安要素を払拭する場として活用しよう

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採用活動で行われる面談と面接。名称は似ていますが、それぞれ別の機能をもっています。面談と面接の違い、面談の目的や明らかにすべきこと、面談に必要なスキルなどについて、株式会社人材研究所代表の曽和利光氏にうかがいました。

面談とは

採用活動の中で行われる面談とはどのようなものか、以下の項目で解説していきます。

面談の定義

面談は企業と求職者が対等な立場で情報を交換し合い、相互に評価を行う場です。一方がもう一方に質問し続けるのではなく、対話をしながら相互に理解を深めていくというイメージです。

面談を行うタイミング

面談は一次面接などの選考が始まる前に行う場合と、面接と面接の間に行う場合があります。

選考が始まる前に行う面談は、主に入社意欲がそれほど高くない求職者を呼び込むために行われます。スカウトメディアを介した選考や、リファラルリクルーティングの場合には選考が始まる前に面談を行うことが多くなります。

面接と面接の間に行う面談は、入社の意向を高めるために行う意味合いが強くなります。

面接とは

面接は、候補者が自社の求める人材に合致しているかどうかを、質疑応答を通して企業が評価する場です。評価の結果は合否という形で求職者に告げられます。

面談と面接の違い

面談と面接の違いに関して、評価対象者と合否の有無の、2つの観点から解説します。

評価されるのは誰か

面談は相互評価の場であるため、企業と求職者がお互いに評価し合います。しかし、面接は基本的に企業が候補者を評価し、合否の判断を下します。

合否の有無

面談には合否がありません。面談を受けた求職者は、辞退しない限りは基本的に次の選考ステップへ進みます。一方、面接には合否があります。

ただし、面談には合否がないとはいえ、求職者が面談で話した内容は必ず企業の評価の対象となり、次のステップでの選考に影響します。このことを把握して面談に臨む求職者も少なくないため、「ざっくばらんに話しましょう」というスタンスで行われる面談であったとしても、完全に打ち解けた雰囲気をつくることは難しいといえるでしょう。

面談の目的は何か

面談は何を目的に行われるものなのか、求職者と企業それぞれの目的に分けて解説します。

求職者にとっての目的

求職者の目的は、企業の情報を提供してもらい、入社を検討するための材料を集めることです。面談では、企業ウェブサイトや採用ウェブサイトなどからは知り得ない、リアルな情報を収集することができます。

企業にとっての目的

企業の目的は、求職者の入社する意向を高めるためのリサーチと動機付けを行うことです。

求職者は、面接では企業からの質問に答えることがほとんどで、求職者が質問できる時間は10分程度であることも少なくありません。そのため、一次面接、二次面接と連続して面接を受けているだけでは、求職者にとって魅力的な情報が十分に集まらず、その結果として入社の意向が高まらないことがあります。

面談を組み込んで対話をすることで、企業は求職者の入社する意向を高めるためのリサーチができます。その結果に基づいて、企業は求職者一人ひとりにあわせた魅力的な情報を提供し、動機付けをすることができます。

誰が面談を担当するべきか

限られた時間内でスムーズに対話を深めるためには、誰が面談を担当するかは重要です。企業に対して良い印象を持ってもらうためには、類似性効果という心理的バイアスを利用したいため、求職者と同質な部分がある人、つまり共通点がある人を選びます。類似性効果とは、「人は自分と似たタイプの人を高く評価する」という心理学的傾向のことです。自分に似た人は理解しやすく、親しみやすいものなのです。

同質な部分は職種、キャリア、スキルなどがよいでしょう。例えば、もし求職者と同じ企業に勤めていた経験のある社員がいれば、その社員に面談に参加してもらいます。同じ企業出身であることがわかれば話が弾みますし、同じキャリアを歩む者として、求職者の相談に具体的に乗ることもできます。

面談で明らかにすべきことは何か

面談の目的である「求職者の入社する意向を高めるためのリサーチと動機付けを行う」ためには、面談で何を明らかにすべきか、また、そのために準備しておくべきことは何かを解説していきます。

求職者が抱いている、企業に対する不安要素を明らかにする

面談で明らかにすべきことは、面談のようにリラックスした場でしか聞けないことです。これは、面接では合否に関わる可能性を懸念して聞きにくいこと、すなわち「企業に対して求職者が抱いている不安要素」を意味します。

不安要素とは、「長時間労働でとても激務なのではないか」「ガツガツした人が多くて、足の引っ張り合いがあるのではないか」「若くてもできる仕事＝簡単な仕事で、成長できないのではないか」などの、企業に対してネガティブに感じているポイントのことです。

不安要素はそのままにしておくと、いつまでも払拭する機会がなく、求職者がモヤモヤするポイントになってしまいます。それらが解消されない限り、入社を決意できないボトルネックになってしまうのです。

求職者が不安に思うポイントを明らかにし、払拭することで、入社の意向を高めることができます。

あらかじめ不安要素をリストアップしておく

不安要素を聞き出し、その場で適切に対処するためには、企業側が事前に準備をしておくことが重要です。求職者が不安に感じると予想される要素をあらかじめリストアップしておきましょう。

多くの場合、求職者が抱く不安要素にとっぴなものはありません。自身が入社した際に不安だったことを思い返してみたり、最近中途採用で入社した社員に聞いてみたりして、思いつく限りの不安要素を洗い出します。

不安要素を払拭するための回答を用意しておく

洗い出した不安要素のリスト一つひとつに、自分なりの回答を用意しておきましょう。面談の場でよい答えが浮かばずあたふたすることがないように、カウンタートークの内容を考えておくのです。

不安要素はその内容が事実である場合と誤解である場合に分かれ、それぞれ答え方が異なります。

事実である場合は、「確かに、そうですね」とごまかすことなく素直に認めることが大切です。そして、例えば「でもそれは会社も認識していて、制度を改革するために先月チームが結成されたんです」と改善策を語り、今後の夢や目標につなげます。

しかし、例えば「御社の給料水準は他社より少し低いと感じています」と言われた場合はどうでしょうか。「そうなんですよね……」と答えるだけでは、不安の払拭にはなりません。こういった場合は、「チームの人数が多いので、一人当たりの負荷を減らせる」「何十万円もする研修が受けられる」など、給料以外のメリットがあると説明できるとよいでしょう。

誤解である場合は、即座に頭から否定しないよう注意しましょう。「火のないところに煙は立たない」ということわざの通り、自社にそういう誤解をさせてしまう何らかの理由があると考え、注意深く接します。「確かにそう思えますね」と肯定したうえで、具体的な事実に基づいて、丁寧に疑念を晴らしていきましょう。「自分も入社前はそう思っていたんです」と言ってあげることもよいでしょう。

また、不安要素を払拭する際には、数字を使って具体的に説明できると説得力が増します。「すごく忙しいのではないですか」という質問に対しては、「弊社では労働時間のマネジメントをとても厳しくやっていて、一ヶ月の残業時間が45時間を超えないように管理しています」と数字を交えて伝えることができれば、求職者側の不安は払拭されるでしょう。労働時間や育児休業からの復職率など、数字を覚えておくと役立ちます。

面談にはどのようなスキルが必要か

面談で不安要素を払拭し、入社の意向を高めるためにはどのようなスキルが必要なのでしょうか。以下の各項目について、解説していきます。

いきなり「深い話」はできない

まず初めに留意しておきたいのが、いきなり「深い話」はできないということです。求職者からしてみれば、初対面の面談担当者に、面談開始早々に「何か不安なことはありますか？」「うちの会社って、率直にいってどんなふうに見えていますか？」と聞かれても、答えづらいものです。

ではどのように「深い話」、すなわち不安要素へ話題を移していけばいいのか、確認していきましょう。

面談はループで深める

会話は何段階かのループを経て、深めていきましょう。第一のループは、軽い自己紹介や「今日は情報提供の場なので、何でも聞いてくださいね」といった場の定義をします。そこから第二のループ以降で求職者の質問を受け始めましょう。おそらく最初はライトな質問のやりとりから始まります。ここではまだ深い話題は出てきません。少しずつ質問のループを重ねていきましょう。

自己開示をして信頼感を積み上げていく

面談でキーとなるのは「自己開示」です。深い話が聞きたければ、同じくらい深い話をまずは面談担当者がしなくてはなりません。自分の心にある価値観、その価値観が形成されたきっかけ、その価値観につながる現在の行動などを、求職者に対してオープンに語っていきましょう。若手時代にコンプレックスだと感じていたことや失敗談などを語ることも有効です。

その際は、面談担当者と求職者の共通点があるような分野で自己開示ができるとよいでしょう。共通点があるほうが共感を抱きやすく、信頼や好感を得やすくなります。

多くの面談担当者は求職者から話を引き出そうとするばかりで、自分の情報をあまり出そうとしません。それはプライドの問題であったり、あるいは公私混同にあたると思っているケースもあります。しかし何も明かさない人を相手に、果たして求職者は心を開いて不安要素を語ってくれるでしょうか。自分は心を閉ざしているのに、相手には本心を開示してほしいと願うのは無理な要求というものです。

面談担当者が積極的に自己開示をすることで、「この人になら話をしてもいいかもしれない」と求職者に感じてもらえるようにしましょう。

入社動機を聞かれたら、深い話をするチャンス

自己開示をしながら面談を進めていくと、求職者は企業の面談担当者に対して少しずつ親近感や信頼感をもち始めます。そうして目の前の面談担当者に興味が湧いてきたときに出てくるのが、「○○さんは、なぜ△△に入社されたんですか？」とか、「入社の決め手は何でしたか？」といった入社動機を問う質問です。この質問が、深い話への転換点となります。入社動機を聞かれたら、チャンスだと考えてください。

自分が感じていた不安要素やライフヒストリーを語る

入社動機を聞かれたら、自身が入社するときに不安に感じていたことを語りましょう。そして、その不安をどのように解消して入社したかというエピソードや、あるいは、不安に感じていたことは確かに事実だけれど、それとは別にこんなよい点があったので入社した、と不安を払拭したエピソードを語ります。まずは面談担当者自らが不安要素について語ることで、求職者が不安要素について語りやすい雰囲気を醸成していきましょう。

また、入社動機は生い立ちや前の会社であった出来事など、自分のライフヒストリーをからめて語ることでより個人的かつ具体的なものとなり、求職者に共感してもらいやすくなります。自己開示のベースは自分の生育史だからです。どのような環境で過ごし、どのような経験をして、どのような価値観をもつにいたったか、その結果会社のどのような部分に魅力を感じて入社を決めたのかを話しましょう。「そんな経験があれば、この会社に入社したいと思うのもよくわかる」と求職者に思ってもらえれば理想的です。

▼面談時の自己開示については、こちらの記事でも詳しく解説しております。▼

一般社員が担当する場合は、面談のスキルとともに不安要素リストとその回答を共有しておく

面談を一般社員が担当する場合は、面談の目的、自己開示の重要性とその手法、入社動機を聞かれたら深い話をするチャンスであることを伝えるとともに、不安要素を洗い出したリストとその回答を事前に共有しておくとよいでしょう。

もしも入社動機をなかなか聞かれない場合は、「○○さんは△△な性格だと先ほどおっしゃっていましたが、そうするとうちの会社で働いた場合のキャリアパスがどうなるか、気になるのではないですか？」などと水を向けてみてもよいでしょう。

採用活動に面談を加えて求職者の入社意欲を上げよう

採用活動に面談を取り入れることで、入社する意向を高めるためのボトルネックとなっている求職者の不安要素に気づき、その不安を払拭することができます。求職者との対話を通して相互に理解を深め、採用を成功させましょう。

ビズリーチでは、下記の資料でも面談のコツをまとめております。面談時のトーク例も掲載しておりますので、ぜひご確認ください。